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Seite 1 von 1 An den Verwaltungsvorstand Sitzung am TT.MM.JJJJ Federführendes Amt: Beteiligte Ämter: Beteiligte Ämter: Stand Betreff Beschlussentwurf Der Verwaltungsvorstand ……… Sachverhalt (Kurze Darstellung des Sachverhaltes) Finanzielle Auswirkungen (Darstellung der einmaligen Aufwendungen) (Darstellung der Folgeaufwendungen) Personelle und stellenplanmäßige Auswirkungen (Darstellung personelle Auswirkungen) Anlage zum Sachverhalt (Anlagen zum Sachverhalt, Skizzen und Pläne beifügen) Seite 1 von 1 An den Verwaltungsvorstand Sitzung am TT.MM.JJJJ Federführendes Amt: Beteiligte Ämter: Beteiligte Ämter: Stand Betreff Beschlussentwurf Der Verwaltungsvorstand ……… Sachverhalt (Kurze Darstellung des Sachverhaltes) Finanzielle Auswirkungen (Darstellung der einmaligen Aufwendungen) (Darstellung der Folgeaufwendungen) Personelle und stellenplanmäßige Auswirkungen (Darstellung personelle Auswirkungen) Anlage zum Sachverhalt (Anlagen zum Sachverhalt, Skizzen und Pläne beifügen)

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Amt: B Stempel & Kurzzeichen An Amt 2 Änderungsmeldung zum Anlagevermögen bei der Stadt Bornheim Schenkung oder Überlassung eines Vermögensgegenstand Schenkung in Form von (Geld-oder Sachleistungen) Wert der Schenkung Standort der Schenkung Standort Amt, Gebäude, Etage, Zimmer Kostenstelle Betrag der Schenkung Name und Adresse des Schenkenden Nachweis der Schenkung oder Überlassung Datum und Unterschrift Bearbeitungsvermerke von Anlagenbuchhaltung ( nur von Amt 2 auszufüllen ) Wert (lt. der Bewertung) Buchungssatz gebucht:

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An den Verwaltungsvorstand Sitzung am TT.MM.JJJJ Federführendes Amt: Beteiligte Ämter: Beteiligte Ämter: Stand Betreff Beschlussentwurf Der Verwaltungsvorstand ……… Sachverhalt (Kurze Darstellung des Sachverhaltes) Finanzielle Auswirkungen (Darstellung der einmaligen Aufwendungen) (Darstellung der Folgeaufwendungen) Personelle und stellenplanmäßige Auswirkungen (Darstellung personelle Auswirkungen) Anlage zum Sachverhalt (Anlagen zum Sachverhalt, Skizzen und Pläne beifügen) Seite 1 von 1 image1.png

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SSTTAADDTT BBOORRNNHHEEIIMM BBÜÜRRGGEERRIINNFFOORRMMAATTIIOONN jeden Montag 14:00 - 15:30 Uhr und nach Vereinbarung Alter Weiher 2 Telefon 0 22 22 / 945- 510 Fax: 0 22 22 / 945 - 511 E-Mail: cdu-fraktion @rat.stadt-bornheim.de CDU jeden Dienstag 10 - 13 Uhr und nach Vereinbarung Alter Weiher 2 Telefon 0 22 22 / 945 - 520 Fax: 0 22 22 / 945 - 521 E-Mail: spd-fraktion @rat.stadt-bornheim.de SPD jeden Montag 17:30 - 18:30 Uhr (außer während der Fe- rien) und nach Vereinbarung Büro: Rathaus, Raum 801 Telefon 0 22 22 / 994 - 450 Fax: 0 22 22 / 994 - 452 E-Mail: fraktion @fdp-bornheim.de Internet: www.fdp-born- heim.de FDP nach Vereinbarung Hans Gerd Feldenkirchen Telefon 02227 / 9099377 Fax: 02227 / 909427 E-Mail: h.g.feldenkirchen @t-online.de Heinz Müller Telefon 02227 / 912070 Fax: 02227 / 8199713 E-Mail: jenneberg @googlemail.com UWG/Forum nach Vereinbarung Alter Weiher 2 Telefon 0 22 22 / 945 - 540 Fax: 0 22 22 / 945 - 541 E-Mail: gruene @rat.stadt-bornheim.de Internet: www.gruene-born- heim.de Bündnis 90 / Die Grünen Fraktionen Bürgermeister Alle Fraktionen bieten re gel mä ßige Sprechstunden an: Bürgersprechstunde für Kinder, Jugendliche und Er- wachsene in der Regel jeden 1. und 3. Donnerstag im Mo- nat ab 16 Uhr. Bitte im Vorzimmer des Bür- germeisters (Telefon 0 22 22 / 945 - 101) vorher telefo- nisch anmelden; damit eine Vorbereitung des Gesprächs gewährleistet werden kann. Störungshotline: Telefon 02227 / 93 20 77 oder auf der Internetseite der Stadt Bornheim: „Störungsmeldung Straßenbe- leuchtung“ Bornheimer Jugendtreff (BJT) Stadtverwaltung Bornheim Defekte Straßenbeleuchtung Energieberatung Volkshochschule Bornheim/Alfter Alter Weiher 2, 53332 Bornheim, Telefon 02222 / 945-460, Fax 0 22 22 / 945 - 115 E-Mail: vhs@stadt-bornheim.de Internet: www.vhs-bornheim-alfter.de Öffnungszeiten Montag, Dienstag 08:30 - 12:00 Uhr und 14:00 - 16:00 Uhr Mittwoch, Freitag 08:30 - 12:00 Uhr Donnerstag 08:30 - 12:00 Uhr und 14:00 - 18:00 Uhr Öffentliche Stadtbücherei Servatiusweg 19 - 23, 53332 Bornheim Telefon 0 22 22 / 938565, Fax: 022 22 / 938567 E-Mail: stadtbuecherei-bornheim@web.de Internet: www.stadtbuecherei-bornheim.de Öffnungszeiten: Montag, Dienstag, Freitag 10:00 - 13:00 Uhr und 15:00 - 18:00 Uhr Mittwoch geschlossen Donnerstag 10:00 - 13:00 Uhr und 15:00 - 19:00 Uhr Königstraße 31 53332 Bornheim AnsprechpartnerIn: Brigitte Bitter und Frank Unkelbach Telefon 0 22 22 / 2500 E-Mail: bornheimerjugendtreff@gmx.de Internet: www.bornheimerjugendtreff.de Postanschrift: Postfach 1140, 53308 Bornheim Anschriften: Rathaus: Rathausstraße 2, 53332 Bornheim Telefon 0 22 22 / 945 - 0, Fax 0 22 22 / 945 - 126 Bürgermail: info@stadt-bornheim.de Internet: www.bornheim.de Fachbereich Jugend und Schule: Brunnenalle 31, Telefon 0 22 22 / 9437 - 0 Öffentliche Verkehrsmittel: Stadtbahnlinie 18 und 68: Haltepunkt Bornheim Rathaus Buslinie 817 und 818: Haltestelle Rathaus Öffnungszeiten Bürgerbüro und Infozentrum: Montag- Mittwoch 07:30 - 16:00 Uhr Donnerstag: 07:30 - 18:00 Uhr Freitag: 07:30 - 12:30 Uhr Öffnungszeiten Bauaufsicht und Bauberatung: Montag 08:30 - 12:30 Uhr Donnerstag 08:30 - 12:30 Uhr und 15:00 - 18:00 Uhr Öffnungszeiten Fachbreich Soziales und Wohnen: Montag, Dienstag, Donnerstag, Freitag: 08:30 - 12:30 Uhr Donnerstag zusätzlich 14:00 - 18:00 Uhr Mittwoch geschlossen Öffnungszeiten übrige Fachbereiche: Montag - Freitag 08:30 - 12:30 Uhr Donnerstag zusätzlich 14:00 - 18:00 Uhr sowie nach Vereinbarung Donnerbachweg 15, 53332 Bornheim Telefon 0 22 27 / 9320 - 0, Fax: 0 22 27 / 9320 - 33 Mail: info@sbbonline.de Internet: www.stadtbetrieb-bornheim.de Öffentliche Verkehrsmittel Stadtbahnlinie 18: Haltepunkt Waldorf Buslinie 818: Haltestelle Waldorf (Stadtbahn) Öffnungszeiten Stadtbetrieb mit Friedhofsverwaltung: Montag - Donnerstag 08:30 - 12:30 Uhr und 14:00 - 16:00 Uhr Freitag 08:30 - 12:30 Uhr Öffnungszeiten Stadtbetrieb für Grünabfälle und Elektroschrott: Montag - Mittwoch 07:30 -15:00 Uhr Donnerstag 10:00 - 18:00 Uhr Freitag 07:30 - 12:00 Uhr Jeden 1. und 3. Samstag im Monat 09:00 - 13:00 Uhr Wirtschaftsförderung Für einen neuen Gewerbestandort oder Gewerbegrundstückskauf: Herr Strauss, Wirtschaftsförderungs- und Entwicklungsgesell- schaft mbH Bornheim, Telefon 02222 / 945-223, E-Mail: strauss@wfg-bornheim.de Für Fragen zu Betriebserweiterungen, Betriebsumsiedlungen, zur Standortsuche und für allgemeine Informationen zum Wirt- schaftsstandort Bornheim: Herr Römer, Wirtschaftsförderung der Stadt Bornheim, Telefon 02222 / 945-339, E-Mail: sebastian.roemer@stadt-bornheim.de StadtBetriebBornheim AÖR SPRECH- STUNDEN HallenFreizeitBad Bornheim Rilkestraße 3, 53332 Bornheim, 02222 / 3716 Öffnungszeiten des Hallenbades: Montag - Freitag 06:30 - 08:00Uhr, Frühschwimmen 14:30 - 21:30 Uhr, Familienbad Samstag, Sonntag, Feiertage 08:00 - 19:00 Uhr, Familienbad Sauna im Hallenfreizeitbad Öffnungszeiten Sauna Montag - Mittwoch, Freitag 10:00 - 22:30 Uhr, gemischte Sauna Donnerstag 10:00 - 22:30 Uhr, Damentag Samstag 08:00 - 21:30 Uhr, gemischte Sauna Sonntag, Feiertage 08:00 - 19:00 Uhr, gemischte Sauna Sauna XXL, jeden 2. Samstag im Monat (von Oktober bis April) 08:00 - 01:00 Uhr, gemischte Sauna Im Rathaus Bornheim durch die Verbraucherzentrale NRW am 6.2.2013 von 14 - 18 Uhr. Kostenbeitrag: 5 Euro Anmeldung bei Frau Domschat Telefon 0 22 22 / 945 - 307 AMTLICHE BEKANNTMACHUNGEN verantwortlich: Bürgermeister der Stadt Bornheim Jugendhilfeausschuss, Donnerstag, 31.01.2013, 18:00 Uhr Ausschuss für Schule, Soziales und demographischen Wandel, Dienstag, 05.02.2013, 18:00 Uhr Ausschuss für Bürgerangelegenheiten, Mittwoch, 06.02.2013, 18:00 Uhr Die nächsten Sitzungen Alle genannten Sitzungen sind öffentlich und finden im Rats- saal des Bornheimer Rathauses, Rathausstraße 2, 53332 Born- heim statt. Weitere Informationen (Tagesordnung und Sitzungsunterla- gen) finden Sie auf der Internet-Seite der Stadt Bornheim direkt unter http://session.stadt-bornheim.de/bi/infobi.php. 30. Januar 2013 Satzung der Stadt Bornheim über die Änderung der im Flurbereini- gungsverfahren Rösberg getroffenen Festsetzungen vom 07.01.2013 Auf Grund § 2 des Gesetzes über die durch ein Auseinanderset- zungsverfahren begründeten gemeinschaftlichen Angelegenhei- ten vom 09.04.1956 (GV.NRW. S. 134 / SGV NRW 7815) in Ver- bindung mit den §§ 7 und 41 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein - Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666 / SGV NRW. 2023), zuletzt geän- dert durch Gesetze vom 18. September 2012 (GV. NRW. S.436), hat der Rat der Stadt Bornheim in seiner Sitzung vom 06.12. 2012 folgende Satzung beschlossen: § 1 Die im Flurbereinigungsverfahren Rösberg, Schluss feststellung 31.12.1957, getroffenen Festsetzungen werden wie folgt geändert: (1) Die Wirtschaftswege Gemarkung Rösberg, Flur 3, Flurstücke 15, 25, 69, 72, 117, 118, 122 und 128, werden auf ganzer Länge eingezogen. (2) Der Wirtschaftsweg Gemarkung Rösberg, Flur 3, Flurstück 30, wird auf einer Länge von ca. 135 m ab Weg Flurstück 25 eingezogen. Die eingezogene Wegestrecke ist dem beigefügten Ausschnitt aus der Flurkarte, der Bestandteil dieser Satzung ist, schraffiert dargestellt (Anlage I). (3) Der Wirtschaftsweg Gemarkung Rösberg, Flur 3, Flurstück 68, wird auf einer Länge von ca. 525 m ab Weg Flurstück 76 eingezogen. Die eingezogene Wegestrecke ist dem beigefügten Ausschnitt aus der Flurkarte, der Bestandteil dieser Satzung ist, schraffiert dargestellt (Anlage II). § 2 Diese Satzung tritt mit dem Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Bekanntmachungsanordnung Vorstehende Satzung über die Änderung der im Flurbereini- gungsverfahren Rösberg getroffenen Festsetzungen vom 07.01.2013 mache ich hiermit entsprechend § 7 Abs. 4 und 5 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in Verbindung mit der Verordnung über die öffentliche Bekannt- machung von kommunalem Ortsrecht bekannt. Hinweis: Ich weise darauf hin, dass eine Verletzung von Verfah- rens- oder Formvorschriften der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen beim Zustandekommen dieser Satzung nach Ablauf eines Jahres seit dieser Bekanntmachung nicht mehr geltend gemacht werden kann, es sei denn, 1. eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt oder ein vor- geschriebenes Anzeigeverfahren wurde nicht durchge- führt, 2. diese Satzung, die sonstige ortsrechtliche Bestimmung oder der Flächennutzungsplan ist nicht ordnungsgemäß öffentlich bekannt gemacht worden, 3. der Bürgermeister hat den Ratsbeschluss vorher bean- standet oder 4. der Form- oder Verfahrensmangel ist gegenüber der Stadt vorher gerügt und dabei die verletzte Rechtsvor- schrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt. Bornheim, den 07.01.2013 gez. Wolfgang Henseler, Bürgermeister Anlage 2Anlage 1 Glas- und Alkoholverbot an Weiberfastnacht Die Stadt Bornheim erlässt als örtliche Ordnungsbehörde ein Glas- und Alkoholverbot an Weiberfastnacht auf den Straßen vor dem Gelände des Baubetriebshofs in Waldorf. Danach sind das Mitführen und der Konsum von alkoholischen Getränken sowie die Benutzung von Glasflaschen und Gläsern in der Ortschaft Waldorf in nachfolgenden öffentlich zugänglichen Bereichen untersagt: - Donnerbachweg von Kreuzung Feldchenweg bis Ein mündung Dahlienstraße einschließlich des gesamten Einmündungsbereiches - Dahlienstraße von Haltestelle Stadtbahnlinie 18 bis Ein mündung Donnerbachweg - Bahnsteiggelände der Haltestelle der Stadtbahnlinie 18 Das Glas- und Alkoholverbot besteht auch auf den Freiflä- chen/Brachen entlang des Donnerbachwegs sowie der Dahlien- straße in den vorstehend bezeichneten Bereichen. Das Verbot gilt am Donnerstag, 07.02.2013, von 16:00 Uhr bis 24:00 Uhr. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 50 € sowie durch Einziehung und Vernichtung der verbotswidrig mit sich geführ- ten Alkoholika und Glasflaschen/Gläser geahndet werden. Glaseinwurf nicht rund um die Uhr erlaubt Immer wieder erhält die Stadt Bornheim Beschwerden über Lärmbelästigung durch Gla- scontainer. Dabei geht es nicht um die Container selbst, denn im Stadtgebiet stehen aus- nahmslos geräuschgedämpfte Modelle mit dem blauen Um- weltengel. Ursache sind viel- mehr gedankenlose Benutzer, die frühmorgens, am späten Abend oder sogar sonntags ih- re Flaschen entsorgen. Dabei nehmen sie keinerlei Rük- ksicht auf die Nachbarn sol- cher Standorte, die ohnehin ei- ne Zusatzbelastung ertragen und wenigstens manchmal ih- re Ruhe brauchen. Irmgard Mohr, Umwelt-Fachfrau der Stadt Bornheim, stellt daher klar: „Die Benutzung sämt- licher Container ist zwischen 22 und 6 Uhr sowie an Sonn- und Feiertagen nicht erlaubt. Dies sind die gesetzlich ge- schützten Nacht- und Ruhe- zeiten.“ In reinen und allge- meinen Wohngebieten sei die Benutzung sogar noch weiter eingeschränkt und darf nur werktags zwischen 7 und 20 Uhr erfolgen. Zuwiderhand- lungen können als Ordnungs- widrigkeit mit bis zu 500 € Bußgeld geahndet werden. Im Interesse der Nachbarn sollte außerdem die Mittags- ruhe zwischen 12 und 15 Uhr beachtet werden. Bei Beschwerden über die Be- nutzung von Glascontainern zur Unzeit wenden Sie sich bit- te an das Ordnungsamt (02222 / 945-161) oder das Umweltte- lefon (02222 /945-310). Landschaftswarte für Bornheim gesucht Der Rhein-Sieg-Kreis und die Stadt Bornheim suchen zur Nachfolge und Unterstützung der bisher im Stadtgebiet tä- tigen Landschaftwarte ein bis zwei Personen mit Interesse an Natur und Landschaft, die häufig draußen unterwegs sind und sich um einen Teil- bereich des Stadtgebiets kümmern möchten – Auftei- lung je nach Wohnort in Ab- sprache mit dem noch tätigen Landschaftswart. Wesentliche Aufgabe der eh- renamtlichen Landschafts- warte ist es, die Entwicklung der Landschaft zu beobach- ten, die zuständigen Behör- den über nachteilige Verän- derungen in der Landschaft zu informieren und insbeson- dere durch Beratung und Aufklärung vor Ort darauf hinzuwirken, dass Schäden von Natur und Landschaft ab- gewendet werden. Dabei geht es um Themen wie das illegale Ablagern oder das Verbrennen von Abfällen und das Roden geschützter Ge- hölzbestände. Die Landschaftswarte werden als sogenannte „Beauftragte für den Außendienst“ vom Rhein-Sieg-Kreis bestellt, der gerne Vorschläge der Stadt für die Besetzung annimmt. Wer daran interessiert ist, das Ehrenamt eines Land- schaftswartes in Bornheim auszuüben, oder noch Fragen dazu hat, kann sich bei der Stabsstelle Umwelt und Agenda der Stadt Bornheim, Tel. 02222-945 310, melden 13_05 Amtsblatt Bornheim:Layout 1 25.01.2013 11:18 Seite 1

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1 Newsletter 01/2020 – eGovernment Einführung Dokumentenmanagement (DMS) __________________________________________________________________________ Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, mit diesem Newsletter informiere ich Sie gerne über den derzeitigen Sachstand zum Projekt „Einführung Dokumentenmanagement“. Nach nun einem Jahr Dokumentenmanagementsystem bei der Stadt Bornheim sind wir in der Lage Dokumente, E-Mails und sonstige Objekte in digitalen Vorgängen abzulegen, zu suchen und in diese aktiv zu arbeiten. Grundlage für eine einheitliche, strukturierte Ablage in der Allgemeinen Schriftgutverwaltung - wie schon in mehreren Newslettern zuvor thematisiert- ist der aufgabenorientierte KGST-Aktenplan. Dieser wurde und wird in den einzelnen Ämtern überarbeitet; Aktenzeichen wurden gelöscht, hinzugefügt oder umbenannt. Für Schulungszwecke wurde die notwendige Hardware angeschafft, 11.3- Informationstechnik arbeitet nun mit Hochdruck daran, diese einzurichten und den Aufbau der nötigen Infrastruktur im Bereich der Besprechungsräume 901 und 904 herzustellen, um einen geeigneten Schulungsbetrieb zu gewährleisten. Wenn die Schulungsumgebung zur Verfügung steht, werden wir umgehend mit Inhouse- Schulungen und Einführungsworkshops beginnen. Termine werden mit den Amtsleitungen abgestimmt. Erstes Einführungsprojekt ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung. Nachdem wir erste Schritte im Umgang mit Workflows gemacht haben, wurde noch im Dezember 2019 mit einem weiteren großen Projekt gestartet: der ePersonalakte. Weitere werden folgen; geplant sind die Einführung eines Beschwerdemanagements, die Anbindung des Bauamtes im Bereich Bauordnung (IV Quartal 20 oder I Quartal 21) nach Umstieg des Baugenehmigungsfachverfahrens. Erste Gespräche wurden geführt zur Umsetzung/Einführung einer eSteuerakte im Bereich Finanzen. Zum Beschwerdemanagement gab es einen Termin zur Vorabstimmung mit den Amtsleitungen. Den aktuellen Projektplan mit Terminserien des Herstellers (OS) und des Rechenzentrums (regioIT) füge ich bei. Bitte um Beachtung! Natürlich werden wir zu den Terminen noch Outlook- Einladungen verschicken! 2 Teilbereich – Einführung der Personalakte: Termin Tätigkeit Art Mitarbeiter Einrichtung der Personalaktenlösung 25.03.2020 Dauer: ca. 1 Tag Beginn: Vorschlag OS 09:00 Uhr Tel. Workshop zur Klärung offener Punkte der Personalaktenlösung Tel. / Fernwartung Herr Lukas Gorzolka Stadt Bornheim und die regio iT erforderlich 26.03.2020 Fortführung Lösungskonzept Intern Herr Lukas Gorzolka Dauer: ca. 1 Tag 16.04.2020 Beginn: Vorschlag OS 08:30 Uhr Dauer: ca. 2 Stunden Vorbereitung zur Einrichtung gem. Konzept Tel. / Fernwartung Herr David van Biema regio iT erforderlich 21.04. – 23.04.2020 28.04. – 29.04.2020 Dauer: ca. 4 - 5 Tage Beginn: Wird kurzfristig besprochen Einrichtung der Personalakte gem. Konzept ***Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es sich bei den beauftragten Aufwänden um Schätzwerte handelt, die auf unseren „best practices“ Lösungen basieren. Sie können von der tatsächlichen Umsetzung variieren. Aus diesem Grund ist ein Workshop erforderlich, um die genauen Anforderungen zu ermitteln. Tel. / Fernwartung Herr David van Biema regio iT erforderlich 05.05.2020 Dauer: ca. 4 Stunden Qualitätssicherung der Personalakte Tel. / Fernwartung Herr Lukas Gorzolka Herr David van Biema regio iT und ggf. die Stadt Bornheim erforderlich 3 Beginn: Wird kurzfristig besprochen Lösungstraining Einrichtung Personalakte In Klärung Dauer: ca. 1 – 2 Std Beginn: Wird kurzfristig besprochen Vorbereitung und telefonische Absprache, Agenda und Organisatorisches Tel./Fernwart ung In Klärung Stadt Bornheim erforderlich In Klärung Dauer: ca. 1 Tag Beginn: Wird kurzfristig besprochen Durchführung Training Personalakte Vor Ort In Klärung Stadt Bornheim erforderlich Teilbereich – Einführung Beschwerdemanagement: Termin Tätigkeit Art Mitarbeiter Einführung Beschwerdemanagement 30.01.2020 Dauer: ca. 1 Std Beginn: ab 09:30 Uhr Vorbereitung telefonische Absprache, Agenda und Organisatorisches Tel./ ggf. Fernwartun g Herr Ali Demirok Stadt Bornheim und die regio iT erforderlich 06.02.2020 Dauer: ca. 1 Tag Workshop zur Einführung des Beschwerdemanagements Vor Ort Herr Ali Demirok Stadt Bornheim und die regio IT erforderlich 10.02.2020 Dauer: ca. 1 Tag Beginn Konzepterstellung Einführung des Beschwerdemanagements Intern Herr Ali Demirok 06.03.2020 Dauer: ca. 2 Stunden Vorbereitung Einrichtung des Beschwerdemanagements gem. Konzept Tel. / Fernwartun g Herr David van Biema regio IT erforderlich 4 09. – 12.03.2020 Dauer: ca. 4 - 5 Tage Beginn: Wird kurzfristig besprochen Einrichtung des Beschwerdemanagements gem. Konzept ***Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es sich bei den beauftragten Aufwänden um Schätzwerte handelt, die auf unseren „best practices“ Lösungen basieren. Sie können von der tatsächlichen Umsetzung variieren. Aus diesem Grund ist ein Workshop erforderlich, um die genauen Anforderungen zu ermitteln. Tel. / Fernwartun g Herr David van Biema regio IT erforderlich 17. – 18.03.2020 Dauer: ca. 1 – 2 Tage Beginn: Wird kurzfristig besprochen Einrichtung mailextractor- osvh Tel. / Fernwartun g Herr Lotz regio iT erforderlich 19.03.2020 Dauer: ca. 4 Stunden Beginn: Wird kurzfristig besprochen Qualitätssicherung Einrichtung des Beschwerdemanagements und Trainingsvorbereitung Tel. / Fernwartun g Herr David van Biema Herr Ali Demirok Stadt Bornheim und die regio IT erforderlich Lösungstraining Beschwerdemanagement 31.03.2020 Dauer: ca. 1 Tag Beginn: Wird kurzfristig besprochen Lösungstraining Beschwerdemanagement Vor Ort Herr Ali Demirok Stadt Bornheim erforderlich An dieser Stelle möchte ich mich/wir uns bei Ihnen für die Unterstützung, Verständnis und für das Feedback aus Ihren Organisationseinheiten bedanken. Nur mit Ihnen und Ihrer tatkräftigen Mitarbeit kann die flächendeckende Einführen des Dokumentenmanagementsystems zeitnah gelingen. 5 Im Auftrag gez. Geurtsen

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1 Newsletter 01/2019 – eGovernment Einführung Dokumentenmanagement __________________________________________________________________________ Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, die Basisinstallation des Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Firma OPTI- MAL Systems enaio ist nun abgeschlossen. Die ersten Clients sind an die Arbeitsplätze der Projektbeteiligten verteilt. Das Sys- tem ist in unsere IT-Infrastruktur implementiert bzw. angepasst worden, wird genutzt und intensiv getestet. Herr Löffler und Herr Geurtsen wurden im Januar bzw. Februar in Hannover beim Hersteller OPTIMAL Systems geschult. Herr Löffler für den Bereich „Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV)“ und Herr Geurtsen ebenfalls für den Bereich „Allgemeine Schriftgutverwaltung“ und die Schulungen „Administration Teil I und II“, dadurch er- langte die Stadt Bornheim die Support-Berechtigung beim Hersteller. Herr Löffler wird als Schwerpunkt den Aktenplan betreuen und die Organisationseinheiten im Haus bei dessen Überarbeitung und Anpassung unterstützen. Herr Geurtsen hat die Auf- gabe des Systemadministrators übernommen und wird das Dokumentenmanage- mentsystem administrieren, schwerpunktmäßig im Bereich Benutzerverwaltung (Rechte und Rollen im System) und ist erster Ansprechpartner für die Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter im Hause. Er koordiniert die Zusammenarbeit zwischen der IT im Haus, den Rechenzentren (Civitec u. regio IT) und dem Hersteller. Der erste Workshop wurde am 19.03.2019 durchgeführt, Teilnehmer waren u.a. Be- schäftigte von Amt 11, die IT und der Personalrat. Aufgabe ist es nun, die Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter, die das DMS nutzen und testen sollen, zu unterstützen, Ver- waltungsprozesse zu analysieren, Arbeitsabläufe von der analogen Welt in die digita- le Welt zu überführen. Sukzessive werden weitere Arbeitsplätze mit dem enaio-Client ausgestatte, für das Jahr 2019 stehen 50 Lizenzen zur Verfügung. Für die Folgejahre sind weitere 100 Lizenzen pro Jahr eingeplant. Ab April 2019 werden, parallel zur Testumgebung, die Voraussetzungen geschaffen um den Echtbetrieb des DMS aufnehmen zu können. Die Testumgebung wird wei- terhin für alle als „Trainingsplatz“ zur Verfügung stehen. Dort werden Neuerungen zuerst ausprobiert und getestet, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die neu zum Pro- jekt dazu gestoßen sind, können hier die neu Software/Anwendung testen. Es wird Workshops und Schulungen geben. Zu diesem Zweck laufen die Vorberei- tungen eine geeignete Schulungsumgebung zu schaffen, sowohl technisch als auch räumlich. 2 Neben diesem Projekt läuft natürlich für alle Bereiche das Tagesgeschäft weiter. Zu Ihrer Information nur ein paar Beispiele von Maßnahmen die außerdem erledigt bzw. begonnen wurden. - Austausch der gesamten Drucker und Multifunktionsgeräte, im Rathaus und den Außenstellen - Die Arbeitsplatzrechner der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die mit einen enaio-Client ausgestattet werden sollen, müssen in ein anderes IT-Netzwerk umgezogen werden - Hardware muss verteilt, aufgebaut bzw. eingerichtet werden - Umfangreiche System- und Einrichtungsarbeiten müssen ebenfalls erledigt und dokumentiert werden - Für den Bereich Bürgerservice wurden die Online-Dienste auf der Internetseite erweitert. Wahlhelfer können sich nun auf diesem Weg melden und Urkunden können beim Standesamt bestellt werden. Ihr Projektteam Gez. Geurtsen

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II. Prozessablauf und Zuständigkeiten im Fördermittelverfahren Fachamt erhält vorbereiteten Antrag 1. Antragsformular Online/Papierform FMM stellt allgemeine Daten ein (Zugangsdaten) 1.2 Antragsinhalt FMM stellt Qualitäts- sicherung her und gibt Haushaltsdaten Fachamt fertigt fachliche Beschreibung, Inhalt und Anlagen 2. Antragsstellung FMM holt Unterschriften ein und versendet Antrag Fachamt hat die benötigten Unterlagen vollständig zusammen-gestellt und die inhaltliche Beschreibung gefertigt 2.2 Rückmeldung Fördermittelgebers 2.1 Bearbeitungszeit des Fördermittelgebers FMM steht für Rückfragen zur Verfügung Fachamt gibt erforderliche Auskünfte an FMM 3. Entscheidung über Antrag 4. Abruf der Fördermittel 5. Förderbericht- erstattung 6. Verwendungs- nachweis 7. Archivierung Fachamt startet mit Projekt/ Vorhaben FMM erhält Zuwendungs- bescheid, informiert Fachamt FMM informiert Fachamt Fachamt startet nach Zusage mit dem Projekt/ Vorhaben FMM erhält vom Fachamt die Mittelabrufe und zeichnet mit Fachamt fertigt Mittelabrufe und Sollstellung, Versand an Fördermittel- geber FMM erhält vom Fachamt die Sachstands- berichte Fachamt fertigt die Sachstands- berichte und leitet diese an FMM FMM erhält Verwendungs- nachweis zur Mitzeichnung Fachamt fertigt Verwendungs- nachweis und versendet diesen FMM archiviert nach Vorgaben des Fördermittel- gebers und Archivplan Fachamt archiviert nach Vorgaben des Fördermittel- gebers und Archivplan FMM erhält Ablehnungs- bescheid, prüft und beteiligt Fachamt FMM stellt ggfs. erneuten Antrag Fachamt prüft mögliche, erneute Antragsstellung, fertigt benötige Unterlagen 5.1 VV / Gremien FMM bündelt die Berichte der Fachämter und erstellt Übersicht Fachamt informiert über die Projekt- abschnitte 5.2 Presse / Öffentlichkeitsarbeit FMM zeichnet die Berichte mit 5.3 Fördermittelgeber Fachamt fertigt Sachstands- berichte FMM informiert nach Bedarf die Pressestelle Fachamt informiert nach Bedarf die Pressestelle 3.1 Bewilligungsbescheid FMM informiert Fachamt Fachamt startet Projekt und informiert über Ablauf 3.1 siehe Bewilligungs- bescheid 3.2 siehe Ablehnungs- bescheid 2.3 Ergebnis 3.2 Ablehnungsbescheid FMM informiert Fachamt Fachamt startet ggfls. Projekt ohne Fördermittel bei Sicherstellung der Finanzen 4.1 Umsetzungsschritte Abrufe erfolgen gemäß Förder- bedingungen, Auflagen sowie Projekt- schwerpunkt., innerhalb des Haushaltsjahr FMM wird vom Fachamt informiert II. Prozessablauf und Zuständigkeiten im Fördermittelverfahren Fachamt erhält vorbereiteten Antrag 1. Antragsformular Online/Papierform FMM stellt allgemeine Daten ein (Zugangsdaten) 1.2 Antragsinhalt FMM stellt Qualitäts- sicherung her und gibt Haushaltsdaten Fachamt fertigt fachliche Beschreibung, Inhalt und Anlagen 2. Antragsstellung FMM holt Unterschriften ein und versendet Antrag Fachamt hat die benötigten Unterlagen vollständig zusammen-gestellt und die inhaltliche Beschreibung gefertigt 2.2 Rückmeldung Fördermittelgebers 2.1 Bearbeitungszeit des Fördermittelgebers FMM steht für Rückfragen zur Verfügung Fachamt gibt erforderliche Auskünfte an FMM 3. Entscheidung über Antrag 4. Abruf der Fördermittel 5. Förderbericht- erstattung 6. Verwendungs- nachweis 7. Archivierung Fachamt startet mit Projekt/ Vorhaben FMM erhält Zuwendungs- bescheid, informiert Fachamt FMM informiert Fachamt Fachamt startet nach Zusage mit dem Projekt/ Vorhaben FMM erhält vom Fachamt die Mittelabrufe und zeichnet mit Fachamt fertigt Mittelabrufe und Sollstellung, Versand an Fördermittel- geber FMM erhält vom Fachamt die Sachstands- berichte Fachamt fertigt die Sachstands- berichte und leitet diese an FMM FMM erhält Verwendungs- nachweis zur Mitzeichnung Fachamt fertigt Verwendungs- nachweis und versendet diesen FMM archiviert nach Vorgaben des Fördermittel- gebers und Archivplan Fachamt archiviert nach Vorgaben des Fördermittel- gebers und Archivplan FMM erhält Ablehnungs- bescheid, prüft und beteiligt Fachamt FMM stellt ggfs. erneuten Antrag Fachamt prüft mögliche, erneute Antragsstellung, fertigt benötige Unterlagen 5.1 VV / Gremien FMM bündelt die Berichte der Fachämter und erstellt Übersicht Fachamt informiert über die Projekt- abschnitte 5.2 Presse / Öffentlichkeitsarbeit FMM zeichnet die Berichte mit 5.3 Fördermittelgeber Fachamt fertigt Sachstands- berichte FMM informiert nach Bedarf die Pressestelle Fachamt informiert nach Bedarf die Pressestelle 3.1 Bewilligungsbescheid FMM informiert Fachamt Fachamt startet Projekt und informiert über Ablauf 3.1 siehe Bewilligungs- bescheid 3.2 siehe Ablehnungs- bescheid 2.3 Ergebnis 3.2 Ablehnungsbescheid FMM informiert Fachamt Fachamt startet ggfls. Projekt ohne Fördermittel bei Sicherstellung der Finanzen 4.1 Umsetzungsschritte Abrufe erfolgen gemäß Förder- bedingungen, Auflagen sowie Projekt- schwerpunkt., innerhalb des Haushaltsjahr FMM wird vom Fachamt informiert

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1 newsletter 12|2018 eGovernment Einführung Dokumentenmanagementsystem Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, die Verwaltung wird einen weiteren Schritt in Richtung „Digitale Verwaltung“ machen, in dem wir das Dokumentenmanagementsystem der Firma OPTIMAL Systems enaio einführen werden. Der Haupt- und Finanzausschuss hat in der Sitzung vom 27.09.2018 die Beschaffung und Einführung eines DMS einstimmig beschlossen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Grundvoraussetzung für digitales Arbeiten in der Verwaltung. Ein DMS gewährleistet eine einheitliche Ablagesystema- tik (Ordnerstruktur) nach KGST-Aktenplan und gibt uns ämterübergreifend die Mög- lichkeit, papierlos, gesteuert über Rollen- und Zugriffsberechtigungen, zusammen zu arbeiten. Verwaltungsprozesse können hiermit effizienter von jedem Arbeitsplatz durchgeführt werden. Die Strategie beinhaltet grundsätzlich auch eine Anbindung von Außenstellen und Telearbeitsplätzen. Der Einführungsprozess startete mit einer Kick-Off-Veranstaltung am 12. und 13.12.2018 mit den Pilotämtern 11 und 6, durchgeführt von der Firma OPTIMAL Sys- tems bei uns im Hause. Als Einstiegsprojekt wurde die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV), zunächst bei Amt 11, gewählt. Ein grober Zeitplan, Meilensteine und sonstige Einführungsregula- rien wie zum Beispiel die Implementierung einer Schnittstelle zu einem Fachverfah- ren werden im Rahmen der Kick-Off-Veranstaltung sowie in Abstimmung mit der Dienststelle festgelegt. Der flächendeckende Rollout wird uns in den nächsten Jah- ren beschäftigen. Ämter, Abteilungen oder Sachgebiete werden sukzessive, je nach Bedarf und Möglichkeiten, mit Blick auf personelle und finanzielle Kapazitäten, ins Einführungsprojekt aufgenommen. Prozesse, Workflows usw. müssen analysiert, bewertet und möglicherweise angepasst oder verändert werden. Wir, das Projektteam werden Sie auf diesem Wege vierteljährlich, oder aus aktuellem Anlass auf dem Laufenden halten. Abgelegt werden die Newsletter im Intranet der Stadt Bornheim unter E-Government im Unterpunkt Newsletter zur DMS-Einführung. Projektteam: Frau Pohl Herr Geurtsen Abt. 11.3 (IT) Herr Löffler Personalrat, Datenschutzbeauftragte, 11.2 Arbeitsschutz Schwerbehindertenbeauftragter Vertreter der jeweiligen Ämter, Abteilungen gez.: Geurtsen

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1 Newsletter 03/2019 – eGovernment Einführung Dokumentenmanagement (DMS) __________________________________________________________________________ Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, mit diesem Newsletter möchte ich Sie gerne über den derzeitigen Sachstand zum Projekt „Einführung Dokumentenmanagement“ unterrichten. Die Strategie bei der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) wurde angepasst. Wie geplant, wurden die Clients in den Pilotämtern erfolgreich ausgerollt. Daneben werden aber auch bereits weitere Clients im Hause auf Anfrage eingerich- tet. Das Projektteam erwartet hierdurch ein noch größeres Feedback aus den Orga- nisationseinheiten, um auch hier auf Wünsche und Anregungen eingehen zu können. Nach der Anwenderschulung kann das Anlegen von Akten, Registern und Unterre- gistern und deren Befüllung mit Dokumenten, Tabellen und E-Mail selbstständig aus- probiert werden. Die ersten Einweisungs-Workshops haben bereits stattgefunden. Ebenfalls können auch erste Erfahrungen in der internen Zusammenarbeit über das DMS innerhalb einer Akte bzw. eines Vorgangs gesammelt werden. Im Rahmen der Pilotierung erfolgten gemeinsam mit den Fachämtern Anpassungen des Aktenplanes. Einheitliche Ablagestrukturen innerhalb der Fachämter und Abtei- lungen sowie Standards beim Anlegen von Akten und Vorgängen sind Grundvoraus- setzung zur größtmöglichen Wertschöpfung eines Dokumentenmanagementsystems. Aber keine Sorge: Änderungen sind auch nachträglich möglich. Ziel muss es bleiben, zügig mit dem System, erst im Testsystem, aber auch bald im Produktivsystem zu ar- beiten. Zukünftig werden für die Anwenderbetreuung regelmäßige Sprechstunden zum Thema angeboten. Hierzu werden zwei Bildschirmarbeitsplätze zur Verfügung ste- hen, an denen bis zu vier Kolleginnen und Kollegen Detailfragen stellen, üben und die Anwendung vertiefen können. Die weiteren Projektschritte stellen sich wie folgt dar: - Multiplikatorenschulung 02.10.2019 - Implementierung Workflows im Bereich Personal, November 2019 inkl. Schu- lung der Kolleginnen und Kollegen - Start des Teilprojekts „Personalakte“, Dezember 2019-Januar 2020 inkl. Schu- lung der Kolleginnen und Kollegen 2 Perspektivisch sind für das Jahr 2020 folgende Meilensteine definiert: - Einführung eines Beschwerdemanagements - Anbindung der Bauakte - Elektronische Steuerakte Bei Fragen, Hinweisen und Anregungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung! Im Auftrag gez. Geurtsen

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