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Stadt Bornheim · Postfach 1140 · 53308 Bornheim Ihr Zeichen / Ihr Schreiben vom Mein Zeichen / Mein Schreiben vom Datum 1/10 43 20 04.12.2014 Dienstanweisung Interne Revision (IR) Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit Verfügung vom 28.02.2013 habe ich die Einrichtung einer Internen Revision (IR) für alle Dienststellen und Einrichtungen der Stadt Bornheim bekanntgegeben. Die bisherige Dienstanweisung wurde inzwischen aktualisiert; die neue Fassung tritt zum 01.01.2015 in Kraft. Zweck der IR ist es, Mehrwerte für die gesamte Verwaltung zu schaffen durch Optimierung von Geschäftsprozessen, Bescheinigung der Recht- und Zweckmäßigkeit des Verwaltungs- handelns (Compliance) und Minimierung verwaltungsinterner Risiken. Für die Tätigkeit der IR wurde ein Konzept erarbeitet, um die Grundsätze der Objektivität, Transparenz und Willkürfreiheit zu gewährleisten und eine standardisierte Vorgehensweise bei allen künftigen Untersuchungen sicherzustellen. Die Einzeluntersuchungen (Audits) werden im Rahmen eines jährlichen Revisionsplanes im Abstimmung mit der Antikorruptionsbeauftragten, der örtlichen Rechnungsprüfung und dem Zentralen Controlling festgelegt. Die Revisionsstelle informiert über ihre Aufgaben und Tätigkeiten regelmäßig im Intranet der Stadt Bornheim (Intranet / Fachbereich 2 / Interne Revision) unter Wahrung ihrer Ver- schwiegenheitspflicht. Das Revisionskonzept und die von mir freigegebenen Berichte werden dort veröffentlicht. Besuchszeiten: Montag - Mittwoch 08.30 - 12:30 Uhr Donnerstag 08.30 - 12.30 Uhr und 15.00 - 18:00 Uhr Freitag 08.30 - 12.30 Uhr An alle Fachbereiche nachrichtlich -an die Dezernenten -Personalrat Rathausstraße 2 53332 Bornheim Internet: www.bornheim.de 1-STEUERUNGSUNTERSTÜTZUNG UND ZENTRALE DIENSTE Herr Brandt Zimmer: 358 Telefon: 0 22 22 / 945 - 237 Telefax: 0 22 22 / 945 - 126 E-Mail: joachim.brandt@stadt-bornheim.de R 6/2014 Im Zusammenhang mit personellen Veränderungen im Fachbereich 2 habe ich seit dem 01.09.2014 Frau Kaiser mit den Aufgaben der Internen Revision betraut. Ich bitte um Kenntnisnahme und konstruktive Mitarbeit bei der Umsetzung. Mit freundlichen Grüßen (Wolfgang Henseler) Bürgermeister Dienstanweisung Interne Revision Stand 01.01.2015 Dienstanweisung Interne Revision ab 01.01.2015 Seite 2 von 4 I. Geltungsbereich Der Bürgermeister der Stadt Bornheim hat mit Dienstanweisung zum 01.01.2013 eine Interne Revision für den Gesamtbereich aller Dienststellen und Einrichtungen der Stadt Bornheim eingeführt. Die Interne Revision übt eine unabhängige, verwaltungsinterne Überwachungs- und Beratungsfunktion im Auftrage des Bürgermeisters aus. Zweck der Internen Revision sind die Schaffung von Mehrwerten für die Verwaltung durch Förderung und Sicherstellung der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit des Verwaltungshandelns, die Optimierung der Geschäftsprozesse und Aufdeckung von Risiken für dolose Handlungen. II. Aufgaben der Internen Revision 1. Die lnterne Revision untersucht im Auftrag des Bürgermeisters das gesamte Verwaltungshandeln mit seinen Geschäftsprozessen im Zuständigkeitsbereich der Stadt Bornheim auf seine formelle und materielle Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. Dazu gehört die unabhängige Untersuchung, ob die einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Erlasse etc. sowie die internen Regelungen und Weisungen des Bürgermeisters bei der Aufgabenerledigung beachtet werden. 2. Gleichzeitig untersucht die Interne Revision die Aufbau- und Ablauforganisation auf Ordnungsmäßigkeit, Richtigkeit, Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit, insbesondere im Hinblick auf fachliche und organisatorische Zuständigkeiten sowie Schnittstellen des zu prüfenden Bereichs, bekannte und ehemalige Risiken, Existenz und Zustand Interner Kontrollsysteme. 3. Die Interne Revision erarbeitet selbständig oder gemeinsam mit den Beteiligten zukunftsgerichtete Optimierungsvorschläge in Prozessen und Strukturen. 4. Negative Abgrenzung Der Internen Revision obliegen ausdrücklich nicht: das Controlling (I/1 Stabstelle Zentrales Controlling) die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung (FB 2) die Korruptionsprävention und -bekämpfung (FB 1.4) die Dienst- und Fachaufsicht (Kommunalaufsicht) polizeiliches oder staatsanwaltliches Ermitteln Das aufgrund gesetzlicher Bestimmungen bestehende Prüfungsrecht der örtlichen Rechnungsprüfung (FB 8) bleibt unberührt. III. Organisatorische Stellung und Anbindung der Internen Revision 1. Die Interne Revision ist dem Bürgermeister unterstellt. Sie ist organisatorisch im Fachbereich 2 - Finanzen angesiedelt. 2. Die Interne Revision nimmt ihre Aufgaben eigenständig oder nach Weisung des Bürgermeisters auf der Grundlage dieser Dienstanweisung wahr. Dienstanweisung Interne Revision ab 01.01.2015 Seite 3 von 4 3. Die lnterne Revision hat ein uneingeschränktes lnformationsrecht. Alle Beschäftigten der Stadt Bornheim haben die Interne Revision bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Tätigkeit uneingeschränkt zu unterstützen. Sie haben auf Verlangen der Internen Revision alle Unterlagen vorzulegen und eine allumfassende Untersuchung zu ermöglichen. Das aufgabenbezogene lnformationsrecht der Internen Revision besteht auch in datenschutzrechtlich relevanten Bereichen. Auf die entsprechenden Vorschriften hinsichtlich personenbezogener Daten sowie Sozialdaten wird hingewiesen; vgl. § 13 Abs. 3 Datenschutzgesetz NRW, § 67c Abs. 3 SGB X. Das Akteneinsichtsrecht bezüglich Personalakten ist für die Interne Revision als Prüfungseinrichtung in § 14 KorruptionsbG NRW i.V.m. § 84 Abs. 2 S. 3 Landesbeamtengesetz NRW ausdrücklich geregelt. 4. Während die Tätigkeit des Fachbereiches Rechnungsprüfung gesetzlich verankert ist (§ 101 ff. GO NRW) und die örtliche Rechnungsprüfung in ihrer sachlichen Tätigkeit unmittelbar dem Rat unterstellt und verantwortlich ist, ist die lnterne Revision als verwaltungsinternes Frühwarninstrument gegenüber dem Bürgermeister verantwortlich und diesem unterstellt. Innerhalb dieser unterschiedlichen Ausrichtung haben die Interne Revision und die örtliche Rechnungsprüfung mit ihren jeweiligen Arbeitsbereichen vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. Hierbei soll ein konkreter Austausch von Informationen immer dann erfolgen, soweit dies zur jeweiligen Revision möglich und erforderlich ist und andere Revisionsarbeiten hierdurch nicht gefährdet werden. 5. Die Interne Revision hat keine Weisungs- bzw. Ausführungsbefugnis (Prozessunabhängigkeit). Entscheidungen aufgrund der von ihr getroffenen Feststellungen bleiben dem Bürgermeister vorbehalten. 6. Die Interne Revision arbeitet und handelt nach den Grundsätzen der Rechtschaffenheit, Transparenz, Willkürfreiheit, Objektivität, Vertraulichkeit und Fachkompetenz. Die Beschäftigten der Internen Revision unterliegen der Schweigepflicht. IV. Abwicklung der Revisionsaufgaben 1. Die Arbeit der Internen Revision vollzieht sich grundsätzlich in den Phasen: Revisionsplanung, Revisionsdurchführung, Berichterstattung und Nachschau / Begleitung der Beteiligten bei der Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen. 2. Die Interne Revision stimmt jeweils zum Ende des Kalenderjahres zwecks Vermeidung von Doppelarbeit den beabsichtigten Revisionsplan für das Folgejahr mit der örtlichen Rechnungsprüfung ab, soweit Prüfungsarbeiten hierdurch nicht gefährdet werden. 3. Der Bürgermeister kann im Laufe des Jahres auch Sonderuntersuchungen außerhalb des Revisionsplans anordnen. 4. Die Revisionsdurchführung (der Audit) umfasst die Phasen Revisionsvorbereitung, Datenerhebung, Ermittlung und Festlegung der Ist- sowie der Soll-Größen, Abweichungsanalyse, Erarbeiten von Empfehlungen und Maßnahmen zur Beseitigung von Schwachstellen und Störprozessen sowie Abstimmung der vorgeschlagenen Maßnahmen mit dem geprüften Bereich. Dienstanweisung Interne Revision ab 01.01.2015 Seite 4 von 4 Die lnterne Revision erhebt Daten grundsätzlich stichprobenweise. Es werden ausgewählte Vorgänge für einen bestimmten Zeitraum untersucht. Die Auswahl kann nach dem Zufall oder nach bestimmten Kriterien erfolgen. Von einer lückenlosen Datenerhebung ist aus wirtschaftlichen Gründen abzusehen, es sei denn, dass diese wegen des Verdachts von Unregelmäßigkeiten ausnahmsweise angezeigt ist. 5. Die Revision wird in der Regel gegenüber dem zu untersuchenden Bereich angekündigt. Nur in Fällen, bei denen der Revisionszweck vereitelt würde, insbesondere bei unrechtmäßigen Handlungen, unterbleibt eine Ankündigung. 6. Revisionsvorbereitung und Datenerhebung erfolgen durch Befragung und Anforderung schriftlicher Unterlagen sowie unter Nutzung der lT-Systeme. 7. Die Berichterstattung erfolgt grundsätzlich schriftlich. Der Bericht beschränkt sich dabei in kurzer Form und klarer Sprache auf die wesentlichen Ergebnisse der Untersuchung, insbesondere Soll-Ist-Vergleich, Risiken sowie Schwachstellenanalyse. Die Berichterstattung der Internen Revision erfolgt an den Bürgermeister auf dem Dienstweg. Der Bericht wird nach erfolgter Kenntnisnahme durch den Bürgermeister dem untersuchten Bereich sowie dessen vorgesetzten Stellen vorgelegt. 8. Zusätzlich unterrichtet die Interne Revision den Bürgermeister zum Ende eines Kalenderjahres in einem zusammenfassenden Bericht über ihre Tätigkeit. 9. Um Transparenz, Willkürfreiheit und Gleichbehandlung bei allen Untersuchungen zu gewährleisten, werden ein Revisionskonzept und ein Revisionshandbuch zur standardisierten Vorgehensweise erstellt und gepflegt. V. Inkrafttreten Die vorstehende Dienstanweisung tritt zum 01.01.2015 in Kraft. Stadt Bornheim, den 19.11.2014 Der Bürgermeister (Wolfgang Henseler)

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Stadt Bornheim Seite 1 von 2 DA Mitarbeitergespräch.doc Dienstanweisung zur Führung von Mitarbeitergesprächen 1. Ziele des Mitarbeitergespräches Vorgesetzte und Mitarbeiter/innen sollen sich und ihr Arbeitsumfeld besser kennen- und verstehenlernen. Dazu gehören z.B. Erörterungen über Fragen der Organisation des Arbeitsumfeldes, des Informationsflusses innerhalb der Dienststelle, das soziale Umfeld am Arbeits- platz und die Wünsche der Mitarbeiter/innen im Hinblick auf die weitere berufliche Entwicklung. Auf der Basis der dann bekannten Probleme bzw. Wünsche können gegenseitige Zielvereinbarungen geschlossen werden, um die Situation zu verbessern. Mitarbeitergespräche sind kein Ersatz für Teambesprechungen, Kritik- oder Beurtei- lungsgespräche. 2. Beteiligte der Mitarbeitergespräche Die Mitarbeitergespräche sind jeweils zwischen den Vorgesetzten und Mitarbei- ter/innen zu führen, die in einer direkten Leitungsbeziehung zueinander stehen und regelmäßig zusammenarbeiten (z. B. Dezernent / Fachbereichsleiter, Geschäftsbe- reichsleiter / Sachbearbeiter). Die/der Vorgesetzte hat jeder Mitarbeiterin/jedem Mit- arbeiter ein Gespräch anzubieten. Die Teilnahme an einem solchen Gespräch steht der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter jedoch frei. 3. Zeitpunkt der Mitarbeitergespräche Die Gespräche sollen jährlich innerhalb von drei Monaten, möglichst im ersten Quar- tal des Jahres, stattfinden. Soweit Zielvereinbarungen mit Terminvorgaben getroffen werden, sind evtl. weitere Gespräche im Laufe des Jahres notwendig. Der jeweilige Termin ist mindestens eine Woche vorher zwischen den Beteiligten ab- zustimmen. 4. Ort der Mitarbeitergespräche Die Gespräche sollen in der Nähe des Arbeitsplatzes in einem separaten Raum statt- finden, der es ermöglicht, sich ca. eine Stunde ausschließlich auf das Gespräch zu konzentrieren. 5. Vorbereitung/Durchführung Mitarbeitergespräche dürfen nur von Vorgesetzten durchgeführt werden, die vorher an einer entsprechenden hausinternen Schulung teilgenommen haben. Zu diesem Zweck organisiert der Fachbereich 1 mindestens einmal jährlich eine aus- reichende Anzahl von verbindlichen Schulungen für Führungspersonen. Stadt Bornheim Seite 2 von 2 DA Mitarbeitergespräch.doc Weiterhin bietet der Fachbereich 1 auch allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen min- destens einmal jährlich die unverbindliche Teilnahme an einer Schulung an und or- ganisiert bei Bedarf einen Workshop für einen Erfahrungsaustausch. Bei der Vorbereitung und Durchführung der Mitarbeitergespräche ist nach Möglich- keit auf die in der Schulung ausgehändigten Unterlagen (Vorbereitungsblatt, Ge- sprächsvorschläge etc.) zurückzugreifen. 6. Vertraulichkeit Mitarbeitergespräche sind Vier-Augen-Gespräche. Der Inhalt, der die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzter/Vorgesetztem und Mitar- beiter(in) sowie die Zusammenarbeit im jeweiligen Bereich betrifft, ist absolut vertrau- lich. Hierüber werden keine Informationen an Dritte weitergegeben, oder wenn, dann nur auf Wunsch der Beteiligten. So kann z. B. der Inhalt, der sich auf das Fortkommen, Veränderungs- und Entwick- lungswünsche der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters bezieht, an den Fachbereich 2 wei- tergeleitet werden. Zielvereinbarungen können, wenn dies einvernehmlich gewollt ist, auch schriftlich festgehalten werden. Die Partner können hierüber eine Niederschrift fertigen, die si- cher aufzubewahren ist und Dritten nicht zugänglich gemacht werden darf, insbeson- dere geht sie nicht auf den oder die Nachfolger(in) über. 7. Informationspflicht Die/der Vorgesetzte hat unmittelbar im Anschluss an das Mitarbeitergespräch dem Fachbereich 1 mit dem Vordruck gem. Anlage 1 mitzuteilen, dass ein Mitarbeiterge- spräch stattgefunden hat. Die/der Vorgesetzte hat ferner mit dem Vordruck gem. Anlage 1 mitzuteilen, wenn die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter kein Gespräch gewünscht hat. Sofern dem Fachbereich 1 auch Fortbildungs-, Veränderungs- bzw. Entwicklungs- wünsche oder Vorschläge mitgeteilt werden sollen, ist der Vordruck von beiden Ge- sprächspartnern zu unterschreiben. 8. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am 01.02.2001 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung vom 01.03.1997 außer Kraft. Bornheim, den 12.01.2001 Der Bürgermeister

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