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CDU-Fraktion Bornheim | Servatiusweg 19-23 | 53332 Bornheim Bornheim wird vor Ort gemacht Dr. med. Helmut Preiß Unterdorfstraße 7 53332 Bornheim Mobil: 0170-7877193 E-Mail: preiss.helmut@gmx.de www.cdu-bornheim.de Herrn Bürgermeister Christoph Becker Rathausstraße 2 53332 Bornheim Bornheim, 13.12.2021 Antrag der CDU-Fraktion: Ehrenamtsmedaille der Stadt Bornheim Sehr geehrter Herr Bürgermeister Becker, wir bitten Sie, den folgenden Antrag auf die Tagesordnung des nächsten Ausschusses für Sport, Kultur und Ehrenamt zu setzen: Beschlussvorschlag Der Bürgermeister wird beauftragt, eine Ehrenamtsmedaille der Stadt Bornheim zu schaffen. Diese soll zusammen mit einer entsprechenden Urkunde in jedem Jahr an drei Personen verliehen werden, die sich in besonderer Weise um das Ehrenamt in Bornheim verdient gemacht haben. Die Verleihung der Medaille soll im Rahmen einer offiziellen Veranstaltung des jeweiligen Vereins oder des Dienstes verliehen werden, für den das Ehrenamt ausgeübt wurde oder wird. Alternativ dazu soll die Ehrung im Rahmen einer offiziellen Veranstaltung der Stadt Bornheim (z.B. Sportfest, Tollitätentreff o.ä.) erfolgen. Begründung Das Ehrenamt in unserer Stadt trägt seit langem maßgeblich zur Sorge um Menschen und deren Pflege, zur Gründung und zum Aufrechterhalten von Sportvereinen sowie zur Schaffung und zum Erhalt von Kulturgut und Brauchtum bei. Ehrenamtliche Arbeit sorgt für den generationsübergreifenden Zusammenhalt der Gesellschaft und die vorbehalts- und selbstlose Hilfe für die Schwächsten. Menschen, die in diesen Ämtern tätig sind, sind ein Vorbild für uns alle. Diese Vorbildfunktion sollte seitens der Stadt auf verschiedenen Wegen gewürdigt werden. Die bereits eingeführte Ehrenamtskarte ist eine Möglichkeit, mit dem die Stadt und die Bürger sich für diesen Dienst an der Gesellschaft bedanken können. Seite 2 von 2 Menschen, die sich in besonderer Weise ehrenamtlich betätigt haben, erhalten darüber hinaus durch die Verleihung einer Ehrenamtsmedaille eine Leuchtturmfunktion. In dem die Medaille öffentlich verliehen wird, wird sowohl der oder dem Geehrten als auch der Öffentlichkeit die Wichtigkeit und die Bedeutung des Ehrenamtes verdeutlicht. Der Ausschuss für Sport, Kultur und Ehrenamt wählt jeweils in seiner letzten Sitzung im Jahr die Personen, denen die Medaille im darauffolgenden Jahr verliehen wird. Die Medaille kann nur an natürliche Personen verliehen werden. Jeder Bornheimer Bürger und jede Bürgerin sowie alle Bornheimer Vereine haben das Recht, Menschen für die Verleihung der Ehrenamtsmedaille vorzuschlagen. Das Aussehen der Medaille stimmen die Verwaltung und der Ausschuss für Sport, Kultur und Ehrenamt miteinander ab. Vielen Dank, Dr. med. Helmut Preiß und Fraktion der CDU-Bornheim

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Seite | 1 Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen Häufige Fragen & Antworten Stand: 08. Oktober 2025 | Version 1 Seite | 2 1993 seit 1993 waren die jeweils einschlägigen Vergabe- und Vertragsver- ordnungen aufgrund eines Runderlasses des damaligen nordrhein- westfälischen Innenministeriums durch Kommunen anzuwenden. 2002 / 2003 erstmals werden Abweichungen von der VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen) durch festgelegte Wertgrenzen im Land Nordrhein-Westfalen getroffen 2005 / 2006 erstmals wird die VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistun- gen) nur noch zur Anwendung im Land Nordrhein-Westfalen emp- fohlen. Des Weiteren werden Wertgrenzen als Abweichungen zur VOB eingeführt. 2012 erstmals werden Wertgrenzen für alle Auftragsformen eingeführt. 2018 erstmals werden Direktaufträge bis 5 000 Euro Auftragswert durch den neuen Runderlass „Kommunale Vergabegrundsätze“ Nord- rhein-Westfalen ermöglicht. 2020 / 2021 Wertgrenzen für Direktaufträge und verschiedene Vergabeverfah- ren werden angehoben – immer gefolgt und begleitet von Forde- rungen nach noch höheren Wertgrenzen, um das kommunale Vergabewesen zu vereinfachen und zu beschleunigen 2021 Starkregen- und Hochwasserkatastrophe 2021: Das Unterschwel- len-Vergaberecht für Kommunen wird bis Ende 2021 ausgesetzt. bis zum 31. Dezember 2025 bis zu diesem Datum sind die „Kommunalen Vergabegrundsätze“1 Nordrhein-Westfalen anwendbar; zugleich Datum des Außerkraft- tretens ab 1. Januar 2026 Bisheriges Landesrecht für Kommunalvergaben wird durch § 75a GO NRW aufgehoben 1 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=1&gld_nr=6&ugl_nr=6300&bes_id=39386&menu=0&sg=0 &aufgehoben=N&keyword=Kommunale%20Vergabegrunds%E4tze#det0 | RECHT.NRW Historie der Wertgrenzen im kommunalen Vergabe- recht Nordrhein-Westfalen https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=1&gld_nr=6&ugl_nr=6300&bes_id=39386&menu=0&sg=0&aufgehoben=N&keyword=Kommunale%20Vergabegrunds%E4tze#det0 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=1&gld_nr=6&ugl_nr=6300&bes_id=39386&menu=0&sg=0&aufgehoben=N&keyword=Kommunale%20Vergabegrunds%E4tze#det0 Seite | 3 Historie der Wertgrenzen im kommunalen Vergaberecht Nordrhein-Westfalen 2 Kommunale Vergaben 2023 | Zahlen, Daten, Fakten 4 Das kommunale Vergaberecht Nordrhein-Westfalen bis zum 31. Dezember 2025 5 Das kommunale Vergaberecht Nordrhein-Westfalen ab dem 1. Januar 2026 6 Wie könnte eine typische Beschaffung nach § 75a GO NRW ab dem 1. Januar 2026 ablaufen? 9 Die Vergabedokumentation im Unterschwellenbereich ab dem 1. Januar 2026 16 Auftragsänderungen, Auftragsverlängerungen ab dem 1. Januar 2026 im Unterschwellenbereich 17 Sonstige Fragestellungen 17 § 75a Absatz 2 GO NRW: Zielsetzung und Zweck 20 Diese „Häufige Fragen & Antworten“ über die kommunalen Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen im Hinblick auf das Schaffen von Gestaltungs- und Vergabefreiheiten ab dem 1. Januar 2026 im Unter- schwellenbereich durch Aufhebung der landesrechtlichen Vorschriften werden – je nach Frageaufkom- men – aktualisiert. Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen bedankt sich für die Zusammenarbeit bei Heuking Kühn Lüer Wojtek Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung von Rechtsanwälten und Steuerberatern mit Sitz in Düsseldorf. Sie haben Fragen und/oder Hinweise? Bitte nutzen Sie: vergabekommunal@mhkbd.nrw.de Inhaltverzeichnis mailto:vergabekommunal@mhkbd.nrw.de Seite | 4 2023 wurden im Land Nordrhein-Westfalen durch die Kommunen insgesamt 23.587 Vergabeverfahren auf den Weg gebracht; hiervon betrafen 21.488 Vergaben solche im Unterschwellenbereich: Die nordrhein-westfälischen Kommunen haben im Jahr 2023 rund 8,311 Milliarden Euro Auftragswerte ausgelöst. Mit den rund 21.500 Unterschwellen-Vergaben wurden rund 3,934 Milliarden Euro bewegt, was einem Anteil von 47,3 Prozent entspricht. Ein erheblicher Anteil des Verwaltungsaufwan- des wird bisher für kommunale Vergabeverfah- ren im Unterschwellenbereich verwendet, ob- wohl damit nur knapp 50 % der Auftragswerte bewegt werden. Kommunale Vergaben 2023 | Zahlen, Daten, Fakten Seite | 5 Das kommunale Vergaberecht Nordrhein-Westfalen bis zum 31. Dezember 2025 Bis zum 31. Dezember 2025 gelten die „Kommunalen Vergabegrundsätze“ im Land Nordrhein-Westfa- len. Danach treten Sie ersatzlos außer Kraft, weil der zum 1. Januar 2026 in Kraft tretende § 75a der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (im Folgenden kurz: GO NRW) die relevanten Vorgaben, die es bei einer kommunalen Vergabe zu beachten gilt, aufnimmt und regelt. Zugleich wer- den durch die gesetzliche Neuregelung alle eventuell kommunal bestehenden (internen) Regelungen über Kommunalvergaben aufgehoben: Stunde „Null“ im Unterschwellenvergaberecht Nordrhein- Westfalen. Was gilt es im Übergang zu beachten? Im Übergang gilt: Auf alle im Jahr 2025 begonnenen Verfahren sind die „Kommunalen Vergabegrund- sätze“ Nordrhein-Westfalen weiter anzuwenden. Wenn und soweit die einbezogenen Allgemeinen Nebenbestimmungen oder sonstige Förderrichtli- nien eine dynamische Verweisung auf die jeweils geltenden Vergabegrundsätze enthalten, sind ab 2026 die neuen Freiheiten nach § 75a Absatz 1 GO NRW anwendbar. Bitte prüfen Sie daher die mit dem Zuwendungsbescheid verbundenen Nebenbestimmungen oder die Förderrichtlinie. Die Allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest) – die ANBest-G Nordrhein-Westfalen und die AN-Best-Gk – verweisen für Kommunen dynamisch auf geltende Vergabegrundsätze: Damit ist die Anwendung des § 75a GO NRW eröffnet. Wichtig: Beim Einsatz von Finanzmitteln aus EU-Förderprogrammen können europäische Sonderregeln auch unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten. Das Nähere geht aus dem zugrundeliegenden Bescheid hervor. Welches Recht gilt für kommunale Vergaben, die im Jahr 2025 begonnen wurden? Die Kommune hat 2025 einen Zuwendungsbescheid erhalten. Die Auftragsvergabe wird erst 2026 begonnen. Was gilt? Seite | 6 Das kommunale Vergaberecht Nordrhein-Westfalen ab dem 01. Januar 2026 Nein. Das Bundesgesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen mit seinen Verfahrensregelungen gilt nicht im Unterschwellenbereich. Das GWB gilt nur für Aufträge, die die europäischen Schwellenwerte übersteigen. Auch die ANBest-G Nordrhein-Westfalen und die ANBest-Gk in ihrer gültigen Fassung ord- net für den Unterschwellenbereich keine Geltung des GWB an. § 75a Absatz 1 Satz 1 GO NRW enthält alle für eine kommunale Unterschwellenvergabe notwendigen Vorschriften: Die Gemeinde hat die Vergabe von öffentlichen Aufträgen vorbehaltlich anderweitiger Rechtsvor- schriften wie folgt zu gestalten: Überrascht? Nein, denn bei den oben genannten Vergabekriterien handelt es sich um die ehernen Grundsätze eines jeden Vergabeverfahrens. Die Rechtsprechung leitet das Recht auf ein diskriminie- rungsfreies und transparentes Verfahren insbesondere aus Artikel 3 des Grundgesetzes ab. § 75a Absatz 1 Satz 3 GO NRW regelt lediglich klarstellend, dass die Geltung höherrangiger Vorschriften sowie der Vorschriften für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen, deren geschätzter Auftrags- oder Vertragswert die europäischen Schwellenwerte erreicht, unberührt bleibt. 1 Allgemeine Fragestellung: Gilt das „Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen“ (GWB) für Vergaben im Unterschwellenbereich? 2 Unterschwellen-Auftragsvergaben ab dem 01. Januar 2026: Wonach erfolgen Vergaben? wirtschaftlich effizient sparsam unter Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung Transparenz 3 Für welche Beschaffungen gilt das neue Vergaberecht? Seite | 7 Das neue Recht gilt für alle Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte (jeweils netto): für Bauaufträge liegt die Grenze aktuell bei 5.538.000 Euro, für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei aktuell 221.000 Euro und für soziale und andere besondere Dienstleistungen aktuell bei 750.000 Euro. „Die Haushaltswirtschaft ist wirtschaftlich, effizient und sparsam zu führen.“ Kommt Ihnen das bekannt vor? § 75 GO NRW enthält die „Allgemeinen Haushaltsgrundsätze“, die in Satz 3 einen allgemeinen Anspruch an die kommunale Haushaltswirtschaft formulieren. Da das kom- munale Handeln bereits bisher nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsam- keit zu erfolgen hat, finden sich diese allgemeinen Grundsätze in § 75a Absatz 1 GO NRW als „Allge- meine Vergabegrundsätze“ wider. Kommunen handeln bei Vergaben wirtschaftlich, effizient und sparsam, wenn sie zu Marktpreisen ein- kaufen. Bei alltäglichen Gegenständen dürfen Kommunen Qualität und Preise vergleichen – zum Bei- spiel anhand von Prospekten, Katalogen, Internetangeboten. Vergleichsangebote benötigen Kommunen dann, soweit keine Marktpreise bestehen oder diese für Kommunen auch nach einer Marktrecherche nicht ersichtlich sind. In diesen Fällen kann die Kommune beispielsweise drei Vergleichsangebote einholen. Preisangaben aus früheren Aufträgen – auch von Auftragnehmerinnen oder Auftragnehmern anderer Kommunen – reichen aus, wenn die Kommune keine Anhaltspunkte hat, dass sich die Marktlage geän- dert hat. Wenn eine Kommune die Informationen zu einem Unternehmen an eine Nachbarkommune weitergeben möchte, muss sie die Einwilligung des Unternehmens einholen. Für das wirtschaftlichste Angebot ist das Preis-Leistungs-Verhältnis entscheidend, nicht das preislich- günstigste Angebot. Mit dem neuen Vergaberecht wird es den Kommunen ermöglicht, der Qualität einer Leistung höheres Gewicht einzuräumen. 4 Wie handeln Kommunen wirtschaftlich, effizient und sparsam? 4.1 Wie wählen Kommunen das wirtschaftlichste Angebot aus? Seite | 8 Für Vergaben im Unterschwellenbereich stehen folgende Verfahrensarten zur Verfügung: Direktauftrag Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb Offenes Verfahren Nicht offenes Verfahren Wettbewerblicher Dialog Innovationspartnerschaft Die Auswahl der für Ihre Beschaffung geeigneten Verfahrensart hängt beispielsweise von dem Auf- tragswert, Ihren Zielen wie Schnelligkeit oder die Einschätzung über die Wichtigkeit eines größtmögli- chen Wettbewerbs ab. Wichtig: Sofern Ihre Kommune Festlegungen im Zusammenhang mit Unterschwellenvergaben derart treffen will, dass beispielsweise ab bestimmten Auftragswerten bestimmte Verfahrensarten zu verwenden sind, ist die Kommune an § 75a Absatz 2 GO NRW gebunden. Dies bedeutet, dass der Rat oder der Kreistag darüber beschließen muss, dass die durch das Land Nordrhein-Westfalen zum 1. Januar 2026 geschaffene Vergabefreiheit im Unterschwellenbereich eingeschränkt werden soll. Von dieser Bera- tungs- und Beschlusspflicht sind beispielsweise auch interne Dienstanweisungen (oder vergleichbar bezeichnet) umfasst. Nordrhein-Westfalen hebt die Kommunalen Vergabegrundsätze und somit auch die Anwendung der UVgO und der VOB/A (Abschnitt 1) für Unterschwellenvergaben auf. Damit entfallen für die Kommu- nen bisher einschränkende Vorschriften, die einer schnelleren und zugleich rechtsicheren Vergabe bis- her im Wege stehen. Förmliche Verfahrensarten ab bestimmten Auftragswerten unterhalb der euro- päischen Obergrenzen sind ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr vorgeschrieben. Wesentlich sind folgende Gestaltungs- und Verfahrensfreiheiten für Unterschwellenvergaben, die ab dem 1. Januar 2026 begonnen werden: keine pflichtige Anwendung der VOB/A bei Bauleistungen mehr 6 Welche neuen Handlungsspielräume schafft das Land Nordrhein-Westfalen mit § 75a GO NRW für kommunale Vergaben ab dem 1. Januar 2026? 5 Welche Verfahrensarten stehen für Unterschwellenvergaben ab dem 1. Januar 2026 zur Verfügung? Seite | 9 keine pflichtige Anwendung der UVgO bei Unterschwellenvergaben mehr Form- und Fristvorschriften entfallen unkomplizierte Aufträge an Mittelstand, Handwerk und Start-ups werden möglich Auftragsverlängerungen und -änderungen sind zulässig Auftrags- und Vergabebekanntmachungen entfallen Einkauf ohne förmliche Vergabeunterlagen ist möglich Verhandlungen sind immer zulässig Produkte dürfen ausgewählt werden Statistikpflichten entfallen Damit erhalten Städte, Gemeinden und Kreise dieselben Freiheiten, wie Ihre Tochter- und Enkelgesell- schaften sie bereits heute haben. Kommunale Ausgründungen der Vergangenheit, um beispielsweise bei Vergaben schneller zu werden, werden ab dem 1. Januar 2026 überflüssig. Damit gibt es ab dem 1. Januar 2026 nur noch zwei statt drei Vergaberegime – das Haushaltsvergabe- recht und das EU-Vergaberecht. Die Abgrenzung der Vergaberegime erfolgt nur noch über die EU- Schwellenwerte. Kommunale Einschränkungen dieser ab dem 1. Januar 2026 geltenden Gestaltungs- und Verfahrensfreiheiten unterliegen § 75a Absatz 2 GO NRW. Wie bisher: In der Regel stellt ein Fachbereich einen Beschaffungsbedarf fest und bestimmt den Auf- tragsgegenstand. Es ist zu entscheiden, ob nur der Preis oder zusätzlich die Qualität der Leistung rele- vant für die Vergabe sein sollen. Wenn die Qualität der Leistung Relevanz haben soll, sind die Anfor- derungen an die Qualität festzulegen. Ja. Kommunen dürfen in jedem Einzelfall auch Mindestanforderungen an die Nachhaltigkeit – wie etwa an den Energieverbrauch von Elektrogeräten – aufstellen und örtliche Gegebenheiten berück- sichtigen. Anforderungen an Beschaffungskriterien (wie beispielsweise Nachhaltigkeitskriterien) un- terliegen nicht § 75a Absatz 2 GO NRW. 7 Die Vorbereitung einer Beschaffung 7.1 Dürfen Kommunen Nachhaltigkeitskriterien als Qualitätskriterien berücksichtigen? Wie könnte eine typische Beschaffung nach § 75a GO NRW ab dem 1. Januar 2026 ablaufen? Seite | 10 Kommunen dürfen Produkte bestimmter Marken oder Leistungen einer bestimmten Herkunft beschaf- fen, wenn ein sachlicher Grund besteht. Der Grundsatz der Produktneutralität entfällt. Dies stärkt das Leistungsbestimmungsrecht der Kommunen. Sachliche Gründe sind unter anderem (beispielsweise) kurze Lieferzeiten, geringe Transportkosten und/oder schnelle Reaktionszeiten. Wie bisher: Kommunen müssen den Auftragswert nach § 3 Vergabeverordnung (VgV) schätzen, um festzustellen, ob die europäischen Schwellenwerte erreicht sind. Wie bisher: Kommunen dürfen den geschätzten Auftragswert nicht in der Absicht berechnen, sich dem europäischen Vergaberecht zu entziehen. Der geschätzte Auftragswert ist der voraussichtliche Gesamtwert der eingekauften Leistung ohne Um- satzsteuer. Falls die Kommune Optionen oder Vertragsverlängerungen vorsieht, muss sie diese einbe- rechnen. Bei Rahmenvereinbarungen gilt der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge während der Vertragslaufzeit. Entscheidend ist eine ernsthafte Prognose über den Wert der zu beschaffenden Leis- tung. Ja. Der Hauptgegenstand des Auftrags ist eine Bauleistung, daher gilt der Schwellenwert von 5,538 Millionen Euro für Bauleistungen. Ein Rückgriff auf die Argumentation im sog. „Burgi-Gutachten“ ist beispielsweise bei Vergabe an einen Totalunternehmer dann nicht erforderlich. Nach der sogenannten „80/20-Regel“ können Bagatelllose von der Anwendungspflicht des EU-Verga- berechts ausgenommen sein, obwohl der Gesamtauftragswert die EU-Schwellenwerte überschreitet. In diesem Fall ist für die Bagatelllose § 75a Absatz 1 GO NRW anwendbar. 8 Die Bestimmung des Auftragswertes: Unterhalb oder oberhalb der europäischen Schwellenwerte? 8.1 Gilt der Schwellenwert für Bauleistungen, wenn Kommunen Bau- und Planungsleistungen gemeinsam vergeben? 7.2 Dürfen Kommunen Produkte bestimmter Marken oder Leistungen einer bestimmten Herkunft beschaffen? 8.2 Die „80/20“-Regel nach § 3 Absatz 9 VgV: Was gilt? Seite | 11 Kommunen müssen prüfen, ob an dem Auftrag ein grenzüberschreitendes Interesse bestehen könnte (sogenannte „Binnenmarktrelevanz“). Ob eine Binnenmarktrelevanz vorliegt, ist im Wege einer Ge- samtschau zu prüfen. Die Kommune muss den Auftragsgegenstand, den geschätzten Auftragswert und den Leistungsort (einschließlich erforderlicher Reaktionszeiten und Entfernungen) berücksichtigen. Je höher der geschätzte Auftragswert ist, desto eher besteht Binnenmarktrelevanz. Eine „Bagatell- grenze“ gibt es nicht. Bitte beachten Sie: In der Regel gibt es wiederkehrende und/oder ähnliche Beschaffungsaufträge unterhalb der EU- Schwellenwerte. Als Beurteilungskriterium können Sie bei – vergleichbaren – Sachverhalten Angebots- eingänge der Vergangenheit mit in die Prüfung einfließen lassen, ob eine Binnenmarktrelevanz besteht oder nicht. Liegt Binnenmarktrelevanz vor, gelten automatisch bestimmte Verfahrensschritte: Bei Vorliegen einer Binnenmarktrelevanz haben Kommunen den Auftrag vorab angemessen zu veröf- fentlichen. Um die europarechtlichen Vorgaben rechtssicher zu erfüllen, können Kommunen den Auf- trag auf dem Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen veröffentlichen. Bei der Wertung von Interes- sensbekundungen und Angeboten gilt der Grundsatz der Gleichbehandlung. Die Aufhebung der landesrechtlichen Vorschriften für Kommunalvergaben im Unterschwellenbereich zum 1. Januar 2026 lässt andere Rechtsvorschriften unberührt. Dies betrifft: das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen2 Kommunen müssen beim Einkauf von Leistungen ab einem geschätzten Auftragswert von 25.000 Euro netto weiterhin den Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen entsprechende Vertragsbedingungen verwenden. Das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein- Westfalen verpflichtet öffentliche Auftraggeber, bei der Vergabe von Aufträgen sicherzustellen, dass die Auftragnehmer den Mindestlohn und tarifvertragliche Arbeitsbedingungen einhalten. das Korruptionsbekämpfungsgesetz Nordrhein-Westfalen3 2 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=84520180406102037245 | RECHT.NRW 3 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=2&gld_nr=2&ugl_nr=20020&bes_id=6824&menu=0&sg=0 &aufgehoben=N&keyword=Korruptionsbek%E4mpfungsgesetz#det0 | RECHT.NRW 10 Welche Gesetze wirken im Übrigen auf eine Beschaffung im Unterschwellenbereich? 9 Die Prüfung der Binnenmarktrelevanz bei einer Unterschwellenvergabe https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=84520180406102037245 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=2&gld_nr=2&ugl_nr=20020&bes_id=6824&menu=0&sg=0&aufgehoben=N&keyword=Korruptionsbek%E4mpfungsgesetz#det0 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=2&gld_nr=2&ugl_nr=20020&bes_id=6824&menu=0&sg=0&aufgehoben=N&keyword=Korruptionsbek%E4mpfungsgesetz#det0 Seite | 12 Wie bisher gilt: Kommunen sind nach dem Korruptionsbekämpfungsgesetz Nordrhein-Westfalen insbesondere verpflichtet, über den Einkauf von Leistungen über einem Wert von 500 Euro netto mit mindestens zwei Personen (Vieraugenprinzip) zu entscheiden. Darüber hinaus trifft die Kom- mune eine Anzeigepflicht, wenn Anhaltspunkte für eine Korruptionsstraftat vorliegen. das Sicherheitsüberprüfungsgesetz Nordrhein-Westfalen4 Bei dem Einkauf von sicherheitsempfindlichen Leistungen müssen Kommunen eine Sicherheits- überprüfung durchführen und eine Sicherheitserklärung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz Nordrhein-Westfalen einholen. das Mittelstandsförderungsgesetz Nordrhein-Westfalen5 Kommunen sind gehalten, auf die Grundsätze und Ziele des Mittelstandsförderungsgesetzes Nord- rhein-Westfalen hinzuwirken. Zu den Grundsätzen und Zielen dieses Landesgesetzes gehören un- ter anderem die Gewährleistung der Erfolgschancen mittelständischer Unternehmen sowie der Abbau und die Verhinderung von Marktzutrittsschranken. Die neuen Freiheiten – insbesondere der Verzicht auf Formvorschriften – bauen Marktzutrittsschranken ab. Mit den neuen Gestaltungs- und Vergabefreiheiten ab dem 1. Januar 2026 reduziert sich der Aufwand für die Unternehmen deutlich. Kommunen können lokale kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nun gezielt in den Einkauf unterhalb der Schwelle einbeziehen. Für KMU waren unterschwellige Vergaben auf Grund des hohen Aufwands und der Kosten eines Vergabeverfahrens zuvor oft nicht attraktiv. das Wettbewerbsregistergesetz6 Ab einem Auftragswert von 30.000 Euro netto müssen Kommunen bei der Registerbehörde vor Abschluss des Vertrages abfragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu der Auftragneh- merin oder dem Auftragnehmer gespeichert sind. Dies folgt unmittelbar aus § 6 Absatz 1 Wettbe- werbsregistergesetz. Durch die Aufhebung der landesrechtlichen Vorschriften im Hinblick auf die Vorgabe bestimmter Ver- fahrensarten unterhalb der EU-Schwellenwerte zum 1. Januar 2026, entscheiden Sie selbst über die Wahl der Verfahrensart bei jeder Einzelvergabe. Bei jedem Beschaffungsvorgang handelt es sich somit um eine zu treffende Einzelfallentscheidung, die zu dokumentieren ist. 4 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=2&gld_nr=1&ugl_nr=12&bes_id=48168&menu=0&sg=0&a ufgehoben=N&keyword=Sicherheits%FCberpr%FCfungsgesetz#det0 | RECHT.NRW 5 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=10000000000000000415 | RECHT.NRW 6 https://www.gesetze-im-internet.de/wregg/BJNR273910017.html | GESETZE IM INTERNET 11 Wie wird die Beschaffung nun umgesetzt? Die Wahl der Verfahrensart https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=2&gld_nr=1&ugl_nr=12&bes_id=48168&menu=0&sg=0&aufgehoben=N&keyword=Sicherheits%FCberpr%FCfungsgesetz#det0 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=2&gld_nr=1&ugl_nr=12&bes_id=48168&menu=0&sg=0&aufgehoben=N&keyword=Sicherheits%FCberpr%FCfungsgesetz#det0 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=10000000000000000415 https://www.gesetze-im-internet.de/wregg/BJNR273910017.html Seite | 13 Natürlich dürfen Sie in Bezug auf den jeweiligen Einzelfall zu der Entscheidung kommen, ein förmliches Verfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte durchführen oder einen Auftrag nach Fach- oder Teillosen vergeben zu wollen. Alle Verfahrensarten unterhalb der EU-Schwellenwerte stehen zur Auswahl, um aufgrund der Merkmale einer durchzuführenden Beschaffung eine Verfahrensart sachgerecht auszu- wählen. Die Kommunen fordern, wenn sie keine Marktpreise kennen, auf Basis der allgemeinen Vergabegrund- sätze, beispielsweise drei geeignete Unternehmen auf, Angebote abzugeben. Die Anforderungen wer- den mitgeteilt, zusätzlich die Angebotsfrist und die erbetenen Inhalte, in der Regel der Preis. Das kann direkt über den Fachbereich oder über die Vergabestelle geschehen. Die Organisation (Vergabestelle zentral, dezentral oder Fachbereich) regelt die Kommune. Fehlen Angaben in Angeboten, können sie unproblematisch nachgefordert werden. Preisverhandlun- gen sind zulässig. Vertragsänderungen sind im Nachhinein möglich. Der Auftrag wird auf das wirt- schaftlichste Angebot erteilt. Die unterlegenen Bieter werden informiert. Wenn Marktpreise bekannt sind, weil beispielsweise der Beschaffungsvorgang vergleichbar ist und die Nachbarkommune das Verfahren abgeschlossen und die Wirtschaftlichkeit festgestellt hat, darf auch nur ein einziges Angebot eingeholt werden. In der zu erstellenden Dokumentation ist darauf einzuge- hen. Kommunen müssen für Unterschwellenvergaben, die ab dem 1. Januar 2026 begonnen werden, keine aufwändigen Vergabeunterlagen erstellen. Die kommunale Verwaltung darf unkompliziert festlegen, was sie benötigt, und dies direkt am Markt abrufen. Wenn Kommunen Vergleichsangebote einholen, müssen die Kommunen nur für alle Bieter in gleicher Weise klar und deutlich festlegen, was sie be- schaffen möchten. 12 Die Möglichkeiten, die § 75a GO NRW für Unterschwellenvergaben ab dem 1. Januar 2026 eröffnet 12.1 Unkomplizierte Festlegung, was beschafft werden soll 12.2 Die öffentliche Auftragsbekanntmachung 11.1 Einholung nur eines Angebotes, wenn Nachbarkommune vergleichbares Verfahren abgeschlossen hat Seite | 14 Öffentliche Auftragsbekanntmachungen sind für Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte, die ab dem 1. Januar 2026 begonnen werden, nicht mehr erforderlich. Kommunen dürfen sich auf Pros- pekte, Kataloge oder auch Internetangebote stützen oder Vergleichsangebote einholen. Eine Auftragsbekanntmachung bietet sich in Einzelfällen dann weiterhin an, wenn Kommunen den Marktpreis nicht feststellen können und nicht wissen, welche Unternehmen die gewünschte Leistung erbringen können. Kommunen können weiterhin die Eignung vorab und gesondert prüfen, falls sie dies für erforderlich halten. Formblätter sind nicht erforderlich. Referenzen können verlangt werden, müssen aber nicht, wenn die Eignung bekannt ist oder beispielsweise Start-ups der Zugang zu öffentlichen Aufträgen dort ermöglicht werden soll, wo dieser bisher aufgrund fehlender Referenzprojekte verwehrt blieb. Dadurch werden Marktzutrittsbarrieren, die bisher im Vergabewesen unterhalb der EU-Schwellen- werte bestanden, beseitigt. Kommunen müssen bereits aufgrund des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit prüfen, ob die Auftrag- nehmerin oder der Auftragnehmer in der Lage ist, den Auftrag auszuführen. Dies müssen sie doku- mentieren. Merke: Wenn der Kommune aus vorherigen oder bestehenden Verträgen die Eignung bekannt ist, muss sie keine weiteren Nachweise einholen und kann darauf Bezug in der Dokumentation nehmen. Sie darf auch auf Erfahrungen von Nachbarkommunen Bezug nehmen. Dies gilt nicht, wenn sie Anhaltspunkte hat, dass das Unternehmen nicht mehr geeignet ist. Die Kommunen werden von Form- und Fristvorschriften befreit. So entfällt bei Vergaben im Unter- schwellenbereich, die ab dem 1. Januar 2026 begonnen werden, unter anderem eine formale Ange- botsöffnung nach Ablauf einer Angebotsfrist. Falls Kommunen Vergleichsangebote einholen, müssen sie keine Form- und Fristvorschriften beachten, Submissionstermine fallen weg. Der Grundsatz der Gleichbehandlung und Transparenz verlangt allerdings, dass Kommunen allen Bie- tern identische angemessene Angebots- und Bindefristen setzen. 12.3 Formale und fachliche Eignung im Unterschwellenbereich ab dem 1. Januar 2026 12.4 Form- und Fristvorgaben im Unterschwellenbereich ab dem 1. Januar 2026 Seite | 15 Die Angebotseinholung darf per E-Mail erfolgen. Kommunen dürfen mit Unternehmen über Preise oder sonstige Angebotsinhalte verhandeln. Die Ge- schäfts- und Betriebsgeheimnisse der Bieter müssen gewahrt werden. Ein Verhandlungsverbot besteht für Beschaffungsvorgänge unterhalb der EU-Schwellenwerte, die ab dem 1. Januar 2026 begonnen werden, nicht mehr. Eine Auftragnehmerin oder ein Auftragnehmer darf weiterhin Nachunternehmer einsetzen. Kommu- nen dürfen von den Auftragnehmerinnen oder Auftragnehmern verlangen, die Nachunternehmer zu benennen. Sie dürfen auch Nachunternehmer ausschließen, wenn sie zum Beispiel Start-ups fördern wollen. Aus dem Grundsatz der Transparenz folgt, dass Kommunen am Verfahren beteiligten Unternehmen über den Verfahrensverlauf im gleichen Umfang informieren müssen. Kommunen sind nicht verpflich- tet, eine Vergabebekanntmachung zu veröffentlichen. Wie bisher gilt: Die Kommunen dürfen die Beschaffung aufheben, wenn keine wirtschaftlichen Ange- bote eingehen oder andere schwerwiegende Gründe bestehen. Die Kommune ist nicht verpflichtet, einen Auftrag zu erteilen. 12.5 Wie erfolgt die Angebotseinholung? 13 Die Auswahl von Angeboten 13.1 Verhandlung über eingereichte Angebote 13.2 Einsetzen von Nachunternehmern durch Auftragnehmer 14 Aufhebung eines Verfahrens bei Unwirtschaftlichkeit 13.3 Mitteilung an unterlegene Unternehmen Seite | 16 Die Vergabedokumentation im Unterschwellenbereich ab dem 1. Januar 2026 Wie bisher gilt: Was nicht aufgeschrieben ist, ist nicht dokumentiert. Aber: Der Dokumentationsauf- wand reduziert sich durch das neue Vergaberecht signifikant. In der Regel reicht es aus, wenn Kommu- nen die eingeholten Angebote und die Korrespondenz mit den Unternehmen dokumentieren und (di- gital) ablegen. Die wesentlichen Entscheidungen sind zu dokumentieren, aber nicht zu veröffentlichen. Alle Bieter müssen die gleichen Informationen, insbesondere zu den Zuschlagskriterien, erhalten. Falls Kommunen auf allgemeine Leistungsangebote am Markt – Prospekte, Kataloge, Internetangebote – zurückgreifen, müssen sie diese Leistungsangebote sowie durchgeführte Preisvergleiche ebenfalls dokumentieren, zum Beispiel durch Screenshots. Kommunen müssen insbesondere alle Entscheidungen dokumentieren, die Zweifel an der Wahrung der Haushaltsgrundsätze und der Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz aufkommen las- sen könnten. Dies gilt namentlich für Fälle, in denen Kommunen produktspezifisch einkaufen, regio- nale Anbieter beauftragen oder nicht das preislich günstigste Angebot auswählen. Kommunen stellen die Gleichbehandlung von als geeignet ausgewählten Bietern sicher, indem sie für alle Bieter die gleichen Wertungskriterien anwenden und mehreren Bietern gleichzeitig identische In- formationen mitteilen. Offene Informationen an neue Bieter sind weiterhin zum Beispiel über die In- ternetseite der Kommunen möglich. Wenn Kommunen Vergleichsangebote einholen und den Bietern die Wertungskriterien mitteilen, sind sie daran gebunden. Sie dürfen auch nicht nur einem einzigen Unternehmen mitteilen, anhand welcher Kriterien sie die Angebote werten. Auftragsänderungen, Auftragsverlängerungen ab dem 1. Ja- nuar 2026 im Unterschwellenbereich 15 Wie soll beispielsweise ohne öffentliche Ausschreibung oder einen Teilnahmewettbe- werb die Gleichbehandlung von Bietern sichergestellt werden? 16 Auftragsänderungen oder Auftragsverlängerungen ab dem 1. Januar 2026 Seite | 17 Kommunen dürfen bestehende Verträge verlängern oder anpassen und so stärker an dem jeweils ak- tuellen Bedarf ausrichten. Qualitative, nachhaltige oder innovative Änderungen lassen sich so leichter und schneller umsetzen. Kommunen müssen nur prüfen, ob sie im Fall der Vertragsverlängerung oder -änderung weiterhin wirt- schaftlich und sparsam handeln. Markterkundungen und neue Wettbewerbe sind möglich. Falls An- haltspunkte bestehen, dass andere Unternehmen die Leistung wirtschaftlicher erbringen können, ist ein neuer Wettbewerb erforderlich. Wenn ein bestehender Auftrag durch eine Auftragsänderung oder Auftragsverlängerung den EU- Schwellenwert erreichen würde, stellt sich natürlich die Frage, ob dieser neu erteilt werden muss. Un- ter der Voraussetzung, dass die Kommune den Auftragswert seriös und ohne Verstoß gegen das Um- gehungsverbot nach § 3 Absatz 2 VgV geschätzt hat, muss sie bei einer unvorhergesehenen Vertrags- verlängerung oder -änderung keinen neuen Auftrag erteilen. Wichtig (siehe auch zu Nummer 8): Wie bisher gilt Kommunen dürfen den geschätzten Auftragswert nicht in der Absicht berechnen, sich dem europäischen Vergaberecht zu entziehen. Die Vergabestatistikverordnung7 vom 12. April 2016 (BGBl. I S. 624, 691), die durch Artikel 5 des Ge- setzes vom 25. März 2020 (BGBl. I S. 674) geändert worden ist, beinhaltet in § 2 Vorschriften über die Art und den Umfang der Datenübermittlung. Mit dem „Gesetz zur beschleunigten Beschaffung im Bereich der Verteidigung und Sicherheit und zur Optimierung der Vergabestatistik“ (BGBl. I S. 674) wurden die §§ 1 bis 6 neu gefasst: Der Einkauf unterhalb der Schwelle ist nach der Vergabestatistikverordnung nicht mehr meldepflichtig. 7 https://www.gesetze-im-internet.de/vergstatvo/BJNR069100016.html | GESETZE IM INTERNET 16.1 Bestehende Verträge erreichen EU-Schwellenwerte durch Auftragsänderungen oder Auftragsverlängerungen Sonstige Fragestellungen 17 Unterschwellenvergaben ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr meldepflichtig https://www.gesetze-im-internet.de/vergstatvo/BJNR069100016.html Seite | 18 Der Gesetzgeber hat in der Gesetzesbegründung ausdrücklich klargestellt, dass eine Meldepflicht nicht besteht, wenn die Beschaffung keinem konkreten Verfahrensrecht unterliegt. Das bisherige Ver- fahrensrecht („Kommunale Vergabegrundsätze“) wird zum 1. Januar 2026 in Nordrhein-Westfalen auf- gehoben – mit der Folge, dass die bisherige Statistikpflicht entfällt. Sofern Sie freiwillig melden wollen, können Sie dies natürlich tun. Aus der Gesetzesbegründung (Bundesrat-Drucksache-Nummer 583/19), PDF-Seite 66 f., zu §§ 2 und 3: „[…] Die Änderungen in § 2 dienen der Klarstellung. Zur Datenübermittlung verpflichtet sind Auf- traggeber gemäß § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Die Übermittlung soll erst nach der Erteilung des Zuschlags erfolgen. Da nach § 1 Absatz 1 das Statistische Bundesamt durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie beauftragt wurde, die Daten zu empfangen und zu ver- arbeiten, werden die Daten nicht an das Bundesministerium übermittelt, sondern unmittelbar an das Statistische Bundesamt. Die Ergänzung der Nummer 3 in § 2 Absatz 2 stellt klar, dass Beschaffungsvorgänge mit einem Auf- tragswert unterhalb der EU-Schwellenwerte nicht von der Vergabestatistik erfasst sein sollen, wenn vergabe- oder haushaltsrechtliche Verfahrensregeln, wie beispielsweise die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (UVgO) oder der erste Abschnitt der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A (VOB/A 1. Abschnitt), aufgrund entsprechender Vorgaben des Bundes oder der Länder nicht zur Anwendung kommen. Die Anwendung der genannten Verfahrensregeln hängt von dem Anwendungsbefehl in dem jeweils maßgeblichen Haushaltsrecht (teils auch den Vergabegesetzen der Länder) ab. Das hat zur Folge, dass von der Anwendung des Unterschwellenvergaberechts nach diesen Vorgaben nicht alle Auftraggeber umfasst sind, die bei Vergaben ab Erreichen der EU-Schwellenwerte als Auftraggeber die vergabe- rechtlichen Regelungen des GWB anzuwenden haben. Soweit diese Stellen bei der Vergabe von Auf- trägen mit einem Auftragswert unterhalb der EU-Schwellenwerte nicht einem konkreten Verfahrens- recht bei der Auftragsvergabe unterliegen, sind diese dann auch nicht verpflichtet, Daten über den vergebenen Auftrag zu übermitteln. Die an das Statistische Bundesamt zu übermittelnden Daten rich- ten sich bei Vergabeverfahren mit einem Auftragswert ab Erreichen der EU-Schwellenwerte jetzt nach dem neugefassten § 3 Absatz 1 und 3 und bei Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte nach den neuen Regelungen in § 3 Absatz 2 und 3. Der bisherige § 4 wird daher vollständig durch den neu gefassten § 3 in Verbindung mit der neu angefügten Anlage 8 ersetzt. Bezüglich der Daten, die zu Vergabeverfahren mit einem Auftragswert ab Erreichen der EU-Schwellenwerte zu übermitteln sind, enthält § 3 Absatz 1 eine Aufzählung der sieben verschiedenen von der VergStatVO erfassten Katego- rien von öffentlichen Aufträgen/Konzessionen, denen jeweils eine Anlage zugeordnet ist. Für jede der sieben Kategorien wird auf eine der Anlagen 1 bis 7 verwiesen, die jeweils eine Auflistung der zu über- mittelnden Daten enthält. Die Bezugnahmen auf die Anhänge der Richtlinie 2014/24/EU bzw. 2014/25/EU werden durch den Verweis auf die jeweils geltenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen ersetzt. Diese Änderung dient insbesondere der Rechtsklarheit, da Seite | 19 diese Kategorien öffentlicher Aufträge/Konzessionen unmittelbar im GWB verankert sind. Ein Verweis auf die EU-Richtlinien wird damit entbehrlich. Für Vergabeverfahren mit Auftragswerten unterhalb der EU-Schwellenwerte verweist der neu gefasste § 3 Absatz 2 auf die neu angefügte Anlage 8. Zur besseren statistischen Erfassung auch dieser Verga- beverfahren enthält die Anlage jetzt ebenfalls eine Auflistung der Daten, die an das Statistische Bun- desamt zu übermitteln sind. Die Regelung in § 3 Absatz 3 ermöglicht freiwillige Datenlieferungen, wenn im Einzelfall der Auftrag einen Auftragswert hat, der unterhalb der Wertgrenzen des § 2 liegt. Würde der Auftragswert diese Wertgrenze überschreiten, wären diese Datenlieferungen nach § 3 Absatz 1 verpflichtend. […]“ Seite | 20 § 75a Absatz 2 GO NRW: Zielsetzung und Zweck Seit 1993 wurde das kommunale Vergaberecht im Land Nordrhein-Westfalen in mehreren Schritten entbürokratisiert. Insbesondere seit 2018 mit der erstmaligen Einführung des Direktauftrages und der 2020 und 2021 stetig erhöhten Wertgrenzen, um Kommunalvergaben zu beschleunigen, hat sich her- ausgestellt, dass es Kommunen gibt, die über Dienstanweisungen sich derart selbst beschränkt haben, dass sie die landesrechtlichen Erleichterungen nicht haben in Anspruch nehmen können. Auch war deutlich erkennbar, dass Kommunen kommunale Unternehmen gegründet haben, um von den Vergabefreiheiten im Unterschwellenbereich Gebrauch machen zu können. Mit dem am 1. Januar 2026 in Kraft tretenden Recht wird das kommunale Vergabewesen im Unter- schwellenbereich maximal entbürokratisiert, in dem das Land Nordrhein-Westfalen auf vergaberecht- liche Verfahrensvorschriften für Kommunen verzichtet und zugleich bis dato bestehende, zusätzliche kommunale Regelungen aufgehoben werden. § 75a Absatz 2 GO NRW sieht daher vor, dass Kommunen einschränkende Vergabevorschriften nur per Satzung erlassen können. Dies versetzt den Rat oder den Kreistag in die Lage, sich mit dem Erfordernis einer eigens zu schaffenden Kommunalbürokratie auseinanderzusetzen und darüber zu entscheiden, ob angesichts der daraus resultierenden Personalbedarfe, der Verwaltungsmehraufwände und/oder Verzögerungen bei Beschaffungen sich eine Rechtfertigung dafür ergibt. Auch das Erlassen von Dienst- anweisungen (oder vergleichbar benannt) fällt unter die Satzungspflicht – von der Satzungspflicht ist alles umfasst, was die Gestaltungs- und Vergabefreiheiten im Unterschwellenbereich, so wie sie ab dem 1. Januar 2026 gelten, wieder einschränkt. Nein. Keine Kommune im Land Nordrhein-Westfalen braucht eine kommunale Satzung, um Verga- ben im Unterschwellenbereich ab dem 1. Januar 2026 durchführen zu können. Es gelten für Kommu- nalvergaben die ehernen Vergabegrundsätze von Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit unter Beachtung von Gleichbehandlung und Transparenz. Das ist völlig ausreichend. A Um kommunale Vergaben ab dem 1. Januar 2026 überhaupt durchführen zu können, wird gesagt, dass es eine kommunale Satzung braucht: Stimmt das? B Sind kommunale Zuständigkeitsordnungen ab dem 1. Januar 2026 auch automatisch mitaufgehoben? Seite | 21 Nein. Kommunale Zuständigkeitsordnungen regeln das Verhältnis des Rates zur Verwaltung bei näher bezeichneten Vorgängen bzw. ab wann sich der Rat eine Befassung vorbehält („Kontrolltätigkeit des Rates“). Ja, weil es die Kommune bei der Beschaffung einschränkt. Denn bei Marktkenntnis oder bei Anschluss- aufträgen kann das Einholen von Angeboten entbehrlich sein. Dies gilt beispielsweise, wenn eine Nach- barkommune gerade eine vergleichbare Spielplatzausstattung im Wettbewerb bestellt hat. Zu Auf- tragsänderungen oder Auftragsverlängerungen siehe zu Nummer. 16 und 17. Ja, weil es die Gestaltungs- und Vergabefreiheiten, die ab dem 1. Januar 2026 im Unterschwellenbe- reich für Kommunen gelten, einschränkt. Eine generelle Regelung, ab einer bestimmten Wertgrenze öffentlich auszuschreiben, würde pauschal Verhandlungsverfahren ausschließen, was unwirtschaftlich und zum Beispiel in Notfällen unsinnig sein kann. Ja. Vermerke und ordentliche Aktenführung gehören ohnehin zu den Pflichten einer jeden Behörde und ergeben sich aus den Grundsätzen der Transparenz. Dafür braucht es keine separate Regelung. Zentrale Vergabestellen sind nicht generell erforderlich. Es hängt vom Einzelfall ab, ob ihr Einsatz effi- zient ist, wie die Erfahrung in allen Behörden und die Flucht in Tochtergesellschaften zeigt. Es empfiehlt sich, Vergaben auch für Fachbereiche zu ermöglichen. Allerdings ist für diese Organisationsentschei- dung keine Satzung erforderlich, wenn sie sich nur auf die Zuständigkeit, nicht auf das Verfahren be- zieht. C Eine allgemeine Regelung, dass ab einem bestimmten Auftragswert immer drei Vergleichsangebote einzuholen sind, erfordert einen Satzungsbeschluss? D Eine Regelung, dass ab einem bestimmten Auftragswert immer öffentlich auszuschreiben ist, erfordert einen Satzungsbeschluss? E Eine Regelung zur Verwendung von Vergabevermerken oder zur Einbindung einer zentralen Vergabestelle erfordert einen Satzungsbeschluss? F Regelungen, mit denen die Anwendung von VOB/A, VOB/B und/oder VOB/C für verpflichtend erklärt werden, erfordern ein Satzungsbeschluss? Seite | 22 Ja. Die Anwendungspflicht der VOB/A wird zum 1. Januar 2026 für Kommunalvergaben im Unter- schwellenbereich aufgehoben. Damit wird Gestaltungsfreiheit geschaffen. Sofern die Verwaltung bei Beschaffungen generell an Vertrags- und Vergabeordnungen gebunden werden soll, erfordert dies ei- nen Satzungsbeschluss, weil dies Gestaltungsfreiheiten einschränkt. Bei der jeweiligen Entscheidung im Einzelfall, wie vergeben werden soll, kann beispielsweise die VOB/B und die VOB/C einbezogen werden, aber: Es gibt etliche Wege zum wirtschaftlichen Handeln und zur Vertragsabwicklung. Daher werden diese Wege zum 1. Januar 2026 über den § 75a Absatz 1 GO NRW geöffnet. Ja. Eine Regelung, die den Wechsel einer Auftragnehmerin oder eines Auftragnehmers bei wiederkeh- renden Verträgen vorschreibt, schränkt die Durchführung von Vergaben ein. Unter Umständen handelt die Kommune wirtschaftlicher, wenn sie die Auftragnehmerin oder den Auftragnehmer nicht wechselt. Ja. Die Nutzung eines bestimmten Kommunikationsmittels – zum Beispiel einer Vergabeplattform – kann sinnvoll sein. In eiligen Fällen kann die Einholung eines Angebotes per E-Mail der schnellere und wirtschaftlichere Weg sein. Grundsätzlich: § 75a Absatz 2 GO NRW versetzt den Rat in die Lage, selbst darüber zu entscheiden, ob und inwieweit örtliche Vorschriften mehr Bürokratie – als landesgesetzlich erforderlich – vorsehen sollen. Die Kom- mune darf ohne Satzungsregelungen in jedem Einzelfall entscheiden, wie sie die Leistung konkret be- schaffen möchte. Einer Satzungsregelung bedarf es nur, wenn die Kommune ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abstrakt-generell Vorgaben zur Durchführung von Vergaben machen will. G Eine Regelung, nach der regelmäßig ein verpflichtender Wechsel einer Auftragnehmerin oder eines Auftragsnehmers stattzufinden hat, bedarf einer Satzung? H Eine Regelung, nach der beispielsweise eine Vergabeplattform zu nutzen ist, erfordert einen Satzungsbeschluss? I Interne Dienstanweisungen unterliegen einem Satzungsbeschluss? Seite | 23 Dienstanweisungen (oder vergleichbar benannt): Eine Satzung, die eine Regelung per Dienstan- weisung vorsieht, genügt den Anforderungen nicht; darüber hinaus widerspricht sie dem Be- stimmtheitsgebot. Organisationsinterne Vorgaben über Zeichnungsbefugnisse oder Zuständigkeiten: Für derartige organisationsinterne Vorgaben bedarf es hingegen keiner Satzung. Unter organisationsinternen Vorgaben fallen insbesondere interne Kompetenzverteilungen. das Recht, Weisungen zu erteilen: Vorgesetzte dürfen weiterhin den Mitarbeiterinnen und Mitar- beitern der kommunalen Verwaltung Weisungen erteilen Seite | 24 Impressum Herausgeber Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen Jürgensplatz 1, 40219 Düsseldorf E-Mail: info@mhkbd.nrw.de www.mhkbd.nrw © Oktober 2025 / MHKBD Die Druckfassung kann heruntergeladen werden: www.mhkbd.nrw.de/publikationen Haftungsausschluss Alle Angaben wurden sorgfältig recherchiert und zusammengestellt. Für die Richtig- keit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte wird jedoch keine Gewähr übernom- men.

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Dienstanweisung zum Fördermittelmanagement (FMM) __________________________________________________________ Stand: 10.06.2026 Verfasser: 2.1 Kämmerei -2- Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung .................................................................................................................. 3 1.1 Chancen .................................................................................................................. 3 1.2 Risiken ..................................................................................................................... 3 2 Geltungsbereich und Zuständigkeit FMM ............................................................... 3 3 Ziele ........................................................................................................................... 4 4 Prozessablauf ........................................................................................................... 4 4.1 Prüfung und Antragsstellung .................................................................................... 4 4.2 Abwicklung............................................................................................................... 5 Anlage .............................................................................................................................. 5 -3- 1 Einleitung Auf Grund immer knapperer Finanzmittel ist es für Kommunen essentiell Finanzmittel zu gene- rieren und diese zielgerichtet und nachhaltig zukunftsfähig einzusetzen. Aus dem § 77 Abs. 2 GO Finanzmittelbeschaffung geht bereits hervor, dass Finanzmittel vorrangig aus sonstigen Fi- nanzmitteln zu beschaffen sind. Hierzu zählen u.a. auch Zuschüsse, die aus Förderprogram- men generiert werden. Einnahmen durch Steuern und Abgabe sind in der gesetzlichen Finanz- mittelbeschaffung erst nachrangig genannt. Somit soll die steuerliche Belastung der Bürger*in- nen möglichst geringgehalten und der Grundsatz gem. § 75 GO „Wirtschaftlichkeit und Spar- samkeit“ erfüllt werden. Daher ist eine vollständige Inanspruchnahme aller möglichen Förder- programme anzustreben. Durch den Wegfall bzw. der immer stärkeren Reduzierung pauschaler Zuwendungen für Kom- munen und das weit gefächerte Förderspektrum begründet sich die stetig wachsende Bedeu- tung der Fördermittel zur Finanzmittelbeschaffung. Die breite Fächerung stellt sich zum einen im Bereich der Maßnahmengröße, als auch im Bereich der Fördermittelgeber komplex dar. Die Maßnahmengröße reicht von einzelnen Projekten oder Programmen bis hin zu ganzen Einrich- tungen. Fördermittelgeber können neben allen staatlichen Ebenen (EU, Bund; Land) auch Dritte, wie beispielsweise Banken sein. Die daraus resultierende Komplexität wird durch regel- mäßige Änderungen der Förderprogramme sowie der zuwendungsrechtlichen Grundlagen ver- schärft. 1.1 Chancen Für die Stadt Bornheim besteht durch das Fördermittelmanagement (im Folgenden „FMM“) die Chance alle relevanten Förderprogramme zu prüfen und diese zeitnah sowie gezielt an die Ver- antwortungsbereiche weiterzuleiten. So kann die Sicherstellung der Einnahmemöglichkeiten im Rahmen der Fördermittel gewährleistet werden. 1.2 Risiken Auf Fördermittel besteht kein Rechtsanspruch. Durch das Eintreten von Ereignissen oder Hand- lungen kann die Nicht-Erreichung der Förderziele und somit besteht der Verlust der Förderung mit eventueller Rückzahlung bereits erhaltener Fördermittel. Gleiches gilt bei verspäteter oder unvollständiger Einreichung benötigter Unterlagen. Somit sind eine zentrale Steuerung, einheitliche Abläufe und eine laufende Überwachung der Fördermodalitäten auf kommunaler Seite unverzichtbar. Denn: Die teuerste Förderung ist die, die ihr Ziel nicht erreicht. 2 Geltungsbereich und Zuständigkeit FMM Mit dieser Dienstanweisung wird ein Standard bzw. Rahmen geschaffen, der das Verfahren mit Fördermitteln, die damit verbundene Planung von Maßnahmen, die Zuständigkeit der Fachäm- ter und des FMM transparent darstellt. Als Grundlage dafür wird das in der Anlage abgebildete Flussdiagramm verwendet. Grundsätzlich ist eine geplante Maßnahme vollständig im Haushalt abzubilden (100 %) und un- abhängig von einer möglichen Förderung umzusetzen. Dem Fachamt obliegt die Fach- und Ressourcenverantwortung. Dazu zählt u. a., sich laufend über Fördermöglichkeiten zu informie- ren und diese ggf. in Zusammenarbeit mit dem FMM aktiv zu nutzen. Darüber hinaus ist die Si- cherstellung der Förderung zu gewährleisten und Fehler o.ä. zu vermeiden, die zu einer Nicht- Förderung bzw. der Rückzahlung bereits erhaltener Förderungen führen. -4- Das FMM ist im Wesentlichen für die zentrale Steuerung, regelmäßiges und zeitnahes Informie- ren der Fachämter über aktuelle Förderprogramme, eine laufende Überwachung der Fördermo- dalitäten sowie für die Sicherstellung einer einheitlichen Vorgehensweise in der Verwaltung ver- antwortlich. Die Zuständigkeit des FMM umfasst unmittelbar die Stadt Bornheim betreffende Förderpro- gramme. Fördermaßnahmen, Beratungen und Antragstellungen Dritter (z.B. Vereine) sind hier- von nicht umfasst. Ferner sind regelmäßige pauschale Zuweisungen ausgenommen; bspw. Gemeindefinanzie- rungsgesetz (GFG), Kinderbildungsgesetz (KiBiz), Pauschalen aufgrund von Meldeverfahren wie Schülerzahlen, Meldungen nach dem Flüchtlingsaufnahmegesetz (FlüAG), o.ä. Das FMM ist immer zu beteiligen, sobald sich die Stadt Bornheim aktiv um Fördermittel bemüht, z.B. durch eine Antragstellung oder Interessensbekundung. 3 Ziele Mit einer systematischen Umsetzung des FMM werden folgende Ziele verfolgt: Systematische Identifizierung und Prüfung von Förderangeboten. Information der Fachämter über konkrete Fördermöglichkeiten. Begleitung und Unterstützung durch das FMM in den Prozessabläufen. Schaffung von Finanzierungsquellen für Maßnahmen und Projekten in der Verwaltung. Optimierung der Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit und Qualitätssicherung. Verbesserung der städtischen Liquidität und Abbau von Liquiditätsschulden. Minderung des Kreditbedarfes bei Investitionen. Vermeidung von Abschreibungs- und Zinsaufwendungen. Erwirtschaftung von Überschüssen, die dem Haushaltsausgleich bzw. der Überschusser- wirtschaftung dienen. 4 Prozessablauf Die einzelnen Prozessschritte sind in der Anlage „Flussdiagramm Fördermittelmanagement“ dargestellt. Die haushaltsrechtliche Prüfung sowie die Sicherstellung der einheitlichen Abläufe und Qualität stellen dabei Schlüsselrollen des FMM dar. Insgesamt ist das FMM bei allen wesentlichen inhaltlichen und finanziellen Aspekten im Zusam- menhang mit beabsichtigten oder laufenden Förderprogrammen zu informieren. Nur so kann ein amtsübergreifender Überblick gewährleistet werden. 4.1 Prüfung und Antragsstellung Zu Beginn des Prozessablaufes steht die laufende, kollektive Prüfung und Bewertung aller Beteiligten, ob Fördermittel für die Stadt Bornheim relevant sind und für eine konkrete Maß- nahme genutzt werden können. Entscheidet sich das Fachamt für eine Umsetzung, obliegt ihm die konkrete inhaltliche Prü- fung des Förderprogramms zur beabsichtigten Maßnahme. Eine Ablehnung eines Förder- programmes ist zu begründen. In beiden Fällen ist das FMM unter Beteiligung der Amtslei- tung innerhalb von 5 Werktagen zu informieren. Im Falle der positiven Vorprüfung durch das Fachamt und Benennung des Produktberei- ches/des Projekts zur Finanzierungssicherung prüft das FMM die haushaltsrechtlichen Vo- raussetzungen (Auswirkung auf den städt. Haushalt, zeitliche Bindung, Beteiligung weiterer Ämter) sowie die Verhältnismäßigkeit. Dazu teilt das Fachamt vor Maßnahmenbeginn dem -5- FMM die benötigten Daten, wie bspw. beteiligte Ämter, Gesamtkosten, Eigenanteil, Folge- kosten, Projekt- bzw. PSP-Nummer sowie Sachkonten mit. Nach positiver Prüfung durch das FMM fertigt das Fachamt den Fördermittelantrag o. ä. mit dazu gehörigen Unterlagen und leitet diesen über das FMM an den Fördermittelgeber zwecks Beantragung weiter. Das FMM führt eine formelle Qualitätssicherung durch und holt notwendige Unterschriften über den folgenden Dienstweg ein: Amtsleitung Fachamt, FMM, Abteilungsleitung 2.1, Amtsleitung 2, Dezernent/Kämmerer und Bürgermeister. Im Falle einer onlinebasierten Antragstellung (keine Original-Unterschrift durch den Bürger- meister erforderlich) wird ein Ausdruck des Förderantrages (bspw. Screenshot) mit einem Vermerk des Fachamtes, der die wesentlichen Informationen zum Förderprojekt beinhaltet, über den vorgenannten Dienstweg an den Bürgermeister zwecks Kenntnisnahme vorgelegt. 4.2 Abwicklung Der Bewilligungs-/Ablehnungsbescheid ist dem FMM zuzuleiten. Im Falle einer Bewilligung fertigt das Fachamt fristgerecht die Mittelabrufe, Sachstands- bzw. Schlussberichte und Verwendungsnachweise gem. der Förderrichtlinie an und reicht diese zur formellen Qualitätssicherung dem FMM ein. Selbiges gilt auch für Änderungsan- träge. Dabei verpflichtet sich das zuständige Fachamt alle zum Förderprozess gehörenden Bedingungen, Fristen und Verfahrensschritte einzuhalten. Die notwendigen Unterschriften werden wie im oben genannten Dienstweg eingeholt. In Absprache mit dem FMM ist bei Bedarf die Pressestelle, Gremien sowie der Verwaltungs- vorstand mittels Berichterstattung zu informieren. Grds. informiert das Fachamt über ein- zelne Maßnahmen. Eine Gesamtübersicht aller laufenden Fördermaßnahmen wird jährlich durch das FMM für den HFA zusammengestellt. In der Regel wird das Förderprogramm mit einer Beendigungsanzeige abgeschlossen. Im Falle einer Ablehnung beantragter Fördermittel entscheidet das Fachamt über die Um- setzung der Maßnahme im Rahmen des im Haushalt zur Verfügung stehenden Budgets. Anlage Flussdiagramm Prozessablauf FMM Fördermittelmanagement Mandant: Stadt Bornheim Arbeitsbereich: Stadt Bornheim Exportiert am: 10.06.2026, 09:03 Uhr Seite: 1 von 1 Hauptdiagramm

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