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Abteilung 1.1 - Recht und Vergabe - Mai 2026 Dienstanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren und Erteilung von Direktaufträgen der Stadt Bornheim Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 2 von 22 INHALTSVERZEICHNIS 1. Vorbemerkungen 3 2. Vergaberechtliche Regelungen 4 2.1 Geltungsbereich 4 2.2 Wahl des anzuwendenden Vergaberechts 4 2.3 Schwellenwerte 4 2.4 Rechtliche Grundlagen 5 2.5 Vergabegrundsätze 7 2.6 Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen 9 2.7 Binnenmarktrelevanz 13 2.8 Wettbewerbsregisterabfrage 14 2.9 Vieraugenprinzip 14 2.10 Verfahrensarten 14 2.11 Einholung von Angeboten 15 2.12 Öffnung der Angebote 15 2.13 Nachforderung von Unterlagen 16 2.14 Verhandlung über eingereichte Angebote 16 2.15 Aufhebung des Vergabeverfahrens und von Verhandlungen im Bereich von Direktaufträgen 17 2.16 Zuschlag 17 2.17 Vergabestatistikmeldung 17 2.18 Dokumentation des Vergabeverfahrens 17 2.19 Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung 18 2.20 Auftragsänderungen und Nachträge 18 2.21 Geheimhaltung und Datenschutz 19 2.22 Arbeitnehmerschutz 20 2.23 Rechtliche Wirkung 20 2.24 In Kraft treten 20 Anlage 1: Abkürzungsverzeichnis 21 Anlage 2: Verweise zur FAQ-Liste „Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen“ ab dem 01.01.2026 des MHKBD (Stand 08. Oktober 2025, Version 1.0) 22 Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 3 von 22 1. Vorbemerkungen Die Stadt Bornheim hat als öffentliche Auftraggeberin bei der Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleis- tungen sowie bei der Erteilung von Konzessionen die einschlägigen Vorschriften des Haushalts- und Ver- gabewesens zu beachten. Die damit verbundene Formstrenge soll eine bestmögliche Rechts- und Verfah- renssicherheit für Aufträge und Vergaben gewährleisten. Gemäß § 2 i. V. m. § 4 Landesgleichstellungsgesetz (LGG) haben die Verwaltungen der Gemeinden und Gemeindeverbände die sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern zu beachten. Wir verwen- den daher in dieser Dienstanweisung geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen. Sofern es diese im Einzelfall nicht gibt, verwenden wir die weibliche oder die männliche Sprachform. Diese Dienstanweisung soll sicherstellen, dass alle Vergabeverfahren und Direktaufträge der Stadt Born- heim rechtmäßig und einheitlich, diskriminierungsfrei, transparent und im Sinne einer wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung sowie entsprechend den vergaberechtlichen Grundlagen abgewickelt wer- den. Sie soll Bewerbende, Anbietende und Bietende vor wettbewerbsverfälschenden Manipulationen und die Auftraggebende vor ungerechtfertigten Vorhaltungen der Anbietenden / Bietenden schützen und insbe- sondere auch der Korruptionsbekämpfung dienen. Anhaltspunkte für Verfehlungen bei der Auftragsvergabe und / oder der Ausführung von Leistungen im Sinne des § 3 Abs. 1 KorruptionsbG NRW können der Antikorruptionsbeauftragten, dem Rechnungsprü- fungsamt oder einer Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz gemeldet werden; die Identität der meldenden Person wird vertraulich behandelt, und aus einer Meldung dürfen keine Nachteile entstehen. Diese Dienstanweisung soll keine Wiederholung normierter Vergabe- und Verfahrensregeln sein. Vielmehr sind die organisationsinternen Vorgaben Gegenstand dieser Dienstanweisung. Zudem enthält diese Dienstanweisung Regelungen, die insbesondere zum Vergabeverständnis der an der Vergabe Beteiligten ergänzend zu den gesetzlichen Vorschriften, der Zuständigkeitsordnung und der Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim hilfreich sind. Die in dieser Dienstanweisung genannten Wertgrenzen oder Schwellenwerte verstehen sich als Netto-Be- träge. Sollte es sich im Einzelfall um Brutto-Beträge handeln, wird dies explizit erwähnt. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 4 von 22 2. Vergaberechtliche Regelungen 2.1 Geltungsbereich Die Dienstanweisung ist für alle Organisationseinheiten der Stadt Bornheim eine verbindliche Handlungs- grundlage und gilt für alle Liefer-, Dienst- und Bauleistungen, freiberufliche Leistungen sowie für die Ertei- lung von Konzessionen, die die Stadt Bornheim beschafft. 2.2 Wahl des anzuwendenden Vergaberechts Das anzuwendende Vergaberecht richtet sich nach dem Gegenstand der Beschaffung und der Auftrags- wertschätzung. Bei der Vergabe wird hinsichtlich des anzuwendenden Vergaberechts zwischen • Lieferleistungen, • Dienstleistungen, • sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen, • freiberuflichen Leistungen1 und • Bauleistungen unterschieden. Auf Grundlage der Auftragswertschätzung wird festgelegt, ob es sich um einen Direktauftrag handelt oder eine Ausschreibung national oder EU-weit zu erfolgen hat. Vergaben über dem EU-Schwellenwert - Losaufteilung: Wenn der geschätzte Nettowert eines Loses bei Lie- fer- und Dienstleistungen unter 80.000 € und bei Bauleistungen unter 1.000.000 € liegt und die Summe der Nettowerte dieser Lose 20 Prozent des Gesamtwertes aller Lose nicht übersteigt, können diese Bagatelllose gemäß § 3 Abs. 9 VgV von der Anwendungspflicht des EU-Vergaberechts ausgenommen sein, obwohl der Gesamtauftragswert die EU-Schwellenwerte überschreitet (sog. 80/20-Regel). In diesem Fall ist für die Ba- gatelllose § 75a Abs. 1 GO NRW anwendbar (vgl. dazu auch Anlage 2). 2.3 Schwellenwerte Die folgenden Schwellenwerte gelten für Vergabeverfahren und Direktaufträge der Stadt Bornheim. Die Werte für Vergabeverfahren und Direktaufträge bis zu den EU-Schwellenwerten sind in der Vergaberechts- satzung der Stadt Bornheim festgelegt (§ 5 Abs. 1a, 1b und 1e). Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre von der Europäischen Union angepasst. Die derzeit gelten- den EU-Schwellenwerte (2026) sind der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen. Geänderte Schwellenwerte werden jeweils im Bundesanzeiger veröffentlicht. 1 Freiberufliche Leistungen sind selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende, erzieherische oder sehr ähnlich gelagerte Tätigkeiten (vgl. hierzu § 18 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) und § 1 Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehörender Freier Berufe (PartGG) Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 5 von 22 Leistungsart / Verfahren Bauleistungen Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen Soziale oder besondere Dienstleistungen § 130 Abs. 1 GWB Direktaufträge bis 250.000 € bis 100.000 € bis 100.000 € Förmliche nationale Vergabe- verfahren 250.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert EU-Verfahren2 ab dem EU-Schwellenwert von 5.404.000 € (gilt auch für Bau- und Dienstleistungskon- zessionen) ab dem EU-Schwellenwert von 216.000 € ab dem EU-Schwellenwert von 750.000 € 2.4 Rechtliche Grundlagen Für die Durchführung einer Beschaffungsmaßnahme gelten die normierten Vergabebestimmungen der Euro- päischen Union, des Bundes und des Landes Nordrhein-Westfalen in den jeweils gültigen Fassungen sowie die Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim, die Zuständigkeitsordnung der Stadt Bornheim und die ergän- zenden Regelungen dieser Dienstanweisung. Bei der Vergabe von Lieferungen oder Leistungen, die mit Mitteln der Europäischen Union, des Bundes bzw. des Landes oder sonstigen Fördermitteln gefördert werden, sind vorrangig die Nebenbestimmungen des je- weiligen Bewilligungsbescheides maßgebend.3 Für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte sind im Wesentlichen die nachfolgend aufgeführten Vor- schriften in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden: • Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) • Kommunalhaushaltsverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (KomHVO NRW) • Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim • Zuständigkeitsordnung der Stadt Bornheim Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte sind im Wesentlichen die nachfolgend aufgeführten Vor- schriften in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden: • Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), • Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV), • Vergabebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU (VOB/A-EU), • Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV), • Verordnung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasser- verordnung und der Energieversorgung (SektVO), • Verordnung zur Statistik über die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen (Vergabestatistik- verordnung - VergStatVO). 2 Dies sind die EU-Schwellenwerte für die Jahre 2026-2027. Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre angepasst. 3 Enthalten die Nebenbestimmungen zum Bewilligungsbescheid eine dynamische Verweisung auf die jeweils geltenden Vergabegrundsätze, ist gemäß der „FAQ-Liste zu Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen ab dem 01. Januar 2026“ des MHKBD für damit verbundene Beschaffungen unterhalb des EU-Schwellenwertes die Anwendung des § 75 a GO NRW eröffnet. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 6 von 22 Für Vergaben oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte sind insbesondere folgende weitere Regelun- gen in der jeweils gültigen Fassung zu beachten: • Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW), • Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung (KorruptionsbG), • Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Landes Nordrhein-Westfalen und den Schutz von Verschlusssachen (Sicherheitsüberprüfungsgesetz Nord- rhein-Westfalen - SÜG NRW), • Gesetz zur Förderung des Mittelstandes in Nordrhein-Westfalen (Mittelstandsförderungsgesetz), • Gesetz zur Einrichtung und zum Betrieb eines Registers zum Schutz des Wettbewerbs um öffentli- che Aufträge und Konzessionen (WRegG), • Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung (SchwarzArbG), • Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (AentG), • Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG), • Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge (SaubFahrzeugBeschG), • Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverlet- zungen in Lieferketten (LkSG), • EU-Verordnung über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, deren Änderung und die „Allgemeinen Genehmigung Nr. 31“ zur Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen4, • Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (VerpfG) • Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) • Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB/C) • Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) • Runderlass für Eignungsnachweise durch Präqualifikation bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und bei Freihändigen Vergaben (Präqualifikationsrichtlinie) 4 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, Verordnung (EU) 2022/576 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und Bekanntmachung des Bundesamtes für Wirtschaft und Aus- fuhrkontrolle (BAFA) der Allgemeinen Genehmigung Nr. 31 (Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen) Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 7 von 22 2.5 Vergabegrundsätze • Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung Die Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen muss den Grundsätzen einer wirtschaftlichen, effi- zienten und sparsamen Haushaltsführung gemäß § 75 GO NRW entsprechen und die Interessen der Stadt Bornheim berücksichtigen. Bei der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten (Direktauftrag und Vergabeverfahren) soll zwischen den Unternehmen gewechselt werden. Eine örtliche Beschränkung des Wettbewerbs ist unzulässig (§ 3 Abs. 1 Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim). Für Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt: Die Beschaffung erfolgt bei diesen wirtschaftlich, effizient und sparsam, wenn zu Marktpreisen eingekauft wird. Bei alltäglichen Gegenständen ist ein Vergleich von Qualität und Preisen, beispielsweise mittels Pros- pekten, Katalogen und Internetangeboten, ausreichend. Auch Preisangaben aus früheren Aufträgen (nicht älter als 18 Monate) reichen aus, wenn keine Anhaltspunkte bekannt sind, dass sich die Marktlage geän- dert hat. Leistungen zu Marktpreisen können direkt am Markt abgerufen werden; aufwändige Vergabeunterlagen sind nicht erforderlich. Vergleichsangebote sind erforderlich, wenn keine Marktpreise bestehen oder auch nach einer Marktrecher- che nicht ersichtlich sind. Werden Vergleichsangebote eingeholt, ist zuvor für alle potentiellen Anbietenden in gleicher Weise klar und eindeutig festzulegen, was beschafft werden soll (vgl. dazu auch Anlage 2). • Transparenzgebot Die Vergabeverfahren müssen nachvollziehbar sein. Die Verfahren sind zu dokumentieren und in einer Vergabeakte zusammenzufassen. Für Direktaufträge und Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt : Das Transparenzgebot wird gewahrt, wenn die am Verfahren beteiligten Unternehmen im gleichen Umfang über den Verfahrensverlauf informiert werden. Zudem ergibt sich aus dem Transparenzgrundsatz, dass Akten ordentlich zu führen sind (vgl. dazu auch Anlage 2). • Gleichbehandlungsgrundsatz Bei der Vergabe von Aufträgen darf kein Unternehmen benachteiligt werden. Für Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt : Es dürfen auch Produkte bestimmter Marken oder Leistungen einer bestimmten Herkunft beschafft werden, wenn sachliche Gründe bestehen. Diese sind zu dokumentieren. Wenn produktneutral ausgeschrieben wird, aber ein Leitprodukt genannt wird, sind gleichwertige Produkte zuzulassen. Der Nachweis der Gleich- wertigkeit obliegt den Bietenden. Gemäß dem Grundsatz der Gleichbehandlung sind allen Bietenden identische angemessene Angebots- und Bindefristen zu setzen, gleiche Wertungskriterien anzuwenden und unterschiedslose Informationen mitzuteilen. Es besteht zudem die Verpflichtung, die Grundsätze und Ziele des Mittelstandsförderungsgesetzes NRW bei mittelstandsrelevanten Beschaffungen zu berücksichtigen. Die Interessen kleinerer und mittlerer Unter- nehmen sind angemessen (z. B. durch Teil- bzw. Fachlosbildung) zu berücksichtigen. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen ganz oder teilweise zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche, technische, zeitli- che oder personelle Gründe dies rechtfertigen. Die Entscheidung ist zu dokumentieren (§ 3 Abs. 3 Verga- berechtssatzung der Stadt Bornheim). Vergleiche dazu auch Anlage 2. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 8 von 22 • Stückelungsverbot Der EU-Schwellenwert darf nicht dadurch umgangen werden, dass ein sachlich zusammenhängender Be- darf durch getrennte Aufträge geteilt bzw. gestückelt wird. Auch die Schwellenwerte zwischen Direktaufträ- gen und förmlichen nationalen Vergabeverfahren dürfen nicht durch getrennte Aufträge umgangen werden (vgl. dazu auch Anlage 2). • Auftragserteilung nur an geeignete Unternehmen Die Auftragnehmenden sind nach Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit auszuwählen. Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten zusätzlich (zu den bereits o. g. Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung, des Transparenzgebotes, des Gleichbehandlungsgrundsat- zes, des Stückelungsverbotes und der Auftragserteilung nur an geeignete Unternehmen) folgende Grundsätze: • Wettbewerbsgrundsatz Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sind grundsätzlich im Wettbewerb zwischen mehreren Bietenden zu ver- geben. • Vorrang offener Vergabeverfahren Der Vergabe von Aufträgen im Oberschwellenbereich muss ein offenes Verfahren oder ein nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vorausgehen. Wenn Ausnahmetatbestände vorliegen, kann die Leis- tung im Oberschwellenbereich im Wege eines Verhandlungsverfahrens oder eines wettbewerblichen Dia- logs vergeben werden. Das Vorliegen des jeweiligen Ausnahmetatbestandes im konkreten Einzelfall ist in der Vergabedokumentation festzuhalten. Mögliche Ausnahmetatbestände ergeben sich aus den einschlägi- gen Vergabeverordnungen (VgV und VOB/A-EU). • Mittelstandsprinzip und Gebot der Losaufteilung Bei der Vergabe von Aufträgen sind mittelständische Interessen zu berücksichtigen (§ 5 Abs. 2 VOB/A-EU bzw. § 97 Abs. 4 GWB). Mittelständischen Interessen kann vornehmlich durch Losbildung in Fach- (ge- trennt nach Art oder Fachgebiet) oder Teillose (in der Menge aufgeteilt) entsprochen werden. Von der Losbildung kann abgewichen werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. • Grundsatz der Produktneutralität Die Leistung ist grundsätzlich produktneutral zu beschreiben. Produkt- oder fabrikatspezifische Beschrei- bungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig. • Einbeziehung strategischer Ziele Bei der Beschaffung sind die Qualität der Leistungen, Innovationen sowie Sozial- und Nachhaltigkeitskrite- rien zu berücksichtigen. Die Auftraggebenden können in jeder Phase des Vergabeverfahrens, von der Defi- nition der Leistung über die Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien bis hin zur Vorgabe von Aus- führungsbedingungen, qualitative, soziale, innovative sowie nachhaltige Aspekte einbeziehen. Aspekte der Energieeffizienz sind bei allen Beschaffungsvorgängen, die energieverbrauchsrelevante Leistungen betref- fen, einzubeziehen. Ebenfalls sind die Belange von Menschen mit Behinderungen sowie Waren aus fairem Handel bei der Definition der Leistung zu berücksichtigen. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 9 von 22 2.6 Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen zur Erteilung von Direktaufträgen und zur Durchführung von Vergabeverfahren Leistungsart / Verfahren und Zuständigkeit Bauleistungen Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen Soziale oder besondere Dienstleistungen § 130 Abs. 1 GWB Direktaufträge bis 250.000 € bis 100.000 € bis 100.000 € Direktaufträge Fachamt bis 50.000 € bis 50.000 € bis 50.000 € Direktaufträge Zentrale Vergabestelle 50.000 - 250.000 € 50.000 - 100.000 € 50.000 - 100.000 € Förmliche nationale Vergabe- verfahren Zentrale Vergabestelle 250.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert EU-Verfahren5 Zentrale Vergabestelle ab dem EU-Schwellenwert von 5.404.000 € (gilt auch für Bau- und Dienstleistungskon- zessionen) ab dem EU-Schwellenwert von 216.000 € ab dem EU-Schwellenwert von 750.000 € Direktaufträge bis 50.000 € Direktaufträge bis 50.000 € werden von den Fachämtern eigenständig abgewickelt. Eine Abwicklung per E-Mail ist erlaubt. Wenn der Auftragswert 25.000 € überschreitet, informiert das entsprechende Fachamt die Zentrale Vergabestelle über den erteilten Auftrag. Die Zentrale Vergabestelle übernimmt zweimal im Jahr die Informati- onspflicht gegenüber dem Haupt- und Finanzausschuss über alle erteilten Aufträge der Stadt Bornheim über 25.000 €. Die Verpflichtung zur rechtzeitigen Meldung der erteilten Aufträge zwischen 25.000 und 50.0000 € an die Zentrale Vergabestelle obliegt den Fachämtern und hat jeweils unverzüglich nach Auftragserteilung zu erfol- gen. Folgende Schritte sind durchzuführen: 1. Bedarfsermittlung 2. Markterkundung- und Auftragswertschätzung (die Ermittlungsgrundlage ist zu dokumentieren) 3. Überprüfung der Haushaltsmittel 4. Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses (die Festlegung des genauen Leistungsinhalts- und Umfangs darf nicht den potentiellen Anbietenden überlassen werden) 5. Auswahl geeigneter Firmen 6. Einholung der Angebote (gleiche Informationen für alle potentiellen Anbietenden); sofern der Markt- preis sicher bekannt ist, darf auch lediglich ein einziges Angebot eingeholt werden. 7. Prüfung und Auswertung der Angebote 8. Beantragung Mittelbindung (ab 5.000 € brutto) 9. Vorlage des Vorgangs beim Rechnungsprüfungsamt (ab 10.000 €) 10. Abfrage des Wettbewerbsregisters über die Zentrale Vergabestelle, solange der Wert von 30.000 € für diese Abfrage gilt 11. Erteilung des Auftrages 12. Aufbewahrung des Vorgangs gemäß Aufbewahrungsfristen Sollte der tatsächliche Auftragswert den Wert von 50.000 € um mehr als 10 Prozent überschreiten, so kann der Auftrag nicht durch das Fachamt erteilt werden. Der Auftrag muss von der Zentralen Vergabestelle über den Vergabemarktplatz neu aufgesetzt und durch- geführt werden. 5 Dies sind die EU-Schwellenwerte für die Jahre 2026-2027. Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre neu angepasst. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 10 von 22 Direktaufträge ab 50.000 € bis 100.000 € / 250.000 € Direktaufträge ab 50.000 € bis zur jeweiligen Wertgrenze für Direktaufträge für Bau- / Liefer-, Dienstleistungen und freiberufliche Leistungen werden über die Zentrale Vergabestelle abgewickelt. Im Einzelfall kann ausnahmsweise eine Abweichung vorab mit der Zentralen Vergabestelle vereinbart werden. Bedarfsermittlung Fachamt Auftragswertschätzung Fachamt Überprüfung der Haushaltsmittel Fachamt Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses Fachamt Auswahl geeigneter Firmen Fachamt Übergabe der vollständigen Unterlagen an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung der Angebote über den Vergabemarktplatz Rheinland Zentrale Vergabestelle Öffnung der Angebote Zentrale Vergabestelle Übergabe der Angebote an Fachamt zur Prüfung Zentrale Vergabestelle Rechnerische und fachtechnische Prüfung der Angebote Fachamt Rückfragen an Anbietende Zentrale Vergabestelle Verhandlungsgespräche (wenn gewünscht / erforderlich) Zentrale Vergabestelle und Fachamt Auswahl des Angebotes, welches beauftragt werden soll Mitteilung an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung Wettbewerbsregisterabfrage Zentrale Vergabestelle Beantragung Mittelbindung Zentrale Vergabestelle Darstellung des Sachverhaltes zur Erstellung eines Vermerkes zur Auftragsertei- lung und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Erstellung eines Vermerkes zur Auftragserteilung Zentrale Vergabestelle Vorlage des Vorgangs zur Prüfung bei der örtlichen Rechnungsprüfung Zentrale Vergabestelle Erteilung des Auftrages, Absagen an nicht ausgewählte Anbietende Zentrale Vergabestelle Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 11 von 22 Förmliche nationale Vergabeverfahren ab 100.000 € / 250.000 € bis zum EU-Schwellenwert Bedarfsermittlung Fachamt Auftragswertschätzung Fachamt Überprüfung der Haushaltsmittel Fachamt Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses gemäß vergaberechtlicher Vorgaben siehe 2.5 dieser Dienstanweisung Erstellung aller fachtechnisch notwendigen Unterlagen Vorschlag zu Eignungs- und Wertungskriterien im Dialog mit der Zentralen Vergabestelle Fachamt Einholung von Bedarfs- und Baubeschlüssen Fachamt Auswahl geeigneter Firmen (außer für Öffentliche Ausschreibungen) Fachamt Übergabe der vollständigen Unterlagen an Zentrale Vergabestelle Fachamt Prüfung der vom Fachamt erstellten Unterlagen auf vergaberechtliche Zulässigkeit Zentrale Vergabestelle Einholung von Einleitungsbeschlüssen, wenn erforderlich Zentrale Vergabestelle Erstellung der Vergabeunterlagen Zentrale Vergabestelle Veröffentlichung der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland Zentrale Vergabestelle Submission inkl. Niederschrift Zentrale Vergabestelle Formale Prüfung der Angebote Zentrale Vergabestelle Übergabe der Angebote, der formalen Prüfung und vergaberechtlicher Hinweise an Fachamt Zentrale Vergabestelle Rechnerische und fachtechnische Prüfung der Angebote Fachamt Rückfragen an Bietende Zentrale Vergabestelle Verhandlungsgespräche (wenn erforderlich) Zentrale Vergabestelle und Fachamt Auswahl des Angebotes, welches bezuschlagt werden soll Vergabevorschlag an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung Wettbewerbsregisterabfrage Zentrale Vergabestelle Beantragung Mittelbindung Zentrale Vergabestelle Darstellung des Sachverhaltes zur Erstellung eines Vergabevermerkes zur Auftragserteilung und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Erstellung eines Vergabevermerkes Zentrale Vergabestelle Vorlage des Vorgangs zur Prüfung bei der örtlichen Rechnungsprüfung Zentrale Vergabestelle Erteilung des Zuschlags, Absagen an nicht berücksichtigte Bietende Zentrale Vergabestelle Abschluss des Verfahrens und Übergabe der digitalen Akte an das Fachamt zur Aufbewahrung Zentrale Vergabestelle Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 12 von 22 Vergabeverfahren über dem EU-Schwellenwert Bedarfsermittlung Fachamt Auftragswertschätzung Fachamt Überprüfung der Haushaltsmittel Fachamt Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses gemäß vergaberechtlicher Vorgaben siehe 2.5 dieser Dienstanweisung Erstellung aller fachtechnisch notwendigen Unterlagen Vorschlag zu Eignungs- und Wertungskriterien im Dialog mit der Zentralen Vergabestelle Fachamt Einholung von Bedarfs- und Baubeschlüssen Fachamt Übergabe der vollständigen Unterlagen an Zentrale Vergabestelle Fachamt Prüfung der vom Fachamt erstellten Unterlagen auf vergaberechtliche Zulässigkeit Zentrale Vergabestelle Erstellung des fachtechnischen Teils der Beschlussvorlagen (Sachverhalt, klima- relevante Auswirkungen, finanzielle Auswirkungen) und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung von Einleitungsbeschlüssen Zentrale Vergabestelle Erstellung der Vergabeunterlagen Zentrale Vergabestelle Veröffentlichung der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland Zentrale Vergabestelle Submission inkl. Niederschrift Zentrale Vergabestelle Formale Prüfung der Angebote Zentrale Vergabestelle Übergabe der Angebote, der formalen Prüfung und vergaberechtlicher Hinweise an Fachamt Zentrale Vergabestelle Rechnerische und fachtechnische Prüfung der Angebote Fachamt Rückfragen an Bietende Zentrale Vergabestelle Verhandlungsgespräche (nur möglich, wenn Bestandteil der Ausschreibung) Zentrale Vergabestelle und Fachamt Auswahl des Angebotes, welches bezuschlagt werden soll Vergabevorschlag an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung Wettbewerbsregisterabfrage Zentrale Vergabestelle Beantragung Mittelbindung Zentrale Vergabestelle Erläuterung des fachtechnischen Vergabevorschlages zur Erstellung eines Vergabevermerkes und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Erstellung eines Vergabevermerkes Zentrale Vergabestelle Vorlage des Vorgangs zur Prüfung bei der örtlichen Rechnungsprüfung Zentrale Vergabestelle Absagen an nicht berücksichtigte Bietende und Einhaltung der Wartefrist Erteilung des Zuschlags Zentrale Vergabestelle Meldung Vergabestatistik Zentrale Vergabestelle Abschluss des Verfahrens und Übergabe der digitalen Akte an das Fachamt zur Aufbewahrung Zentrale Vergabestelle Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 13 von 22 Beschlussfassung durch die zuständigen Gremien Bauleistungen erfordern für die folgenden Auftragswerte Beschlussfassungen durch die zuständi- gen Gremien: Einleitungsbeschlüsse sind ab 500.000 € geschätztem Auftragswert im Rat oder dem zuständigen Ausschuss von der Zentralen Vergabestelle einzuholen. Bei Großprojekten ab 4.200.000 € Volumen entscheidet der Rat zusätzlich zu dem zuständigen Ausschuss über einen Einleitungsbeschluss. Dieser ist von der Zentralen Vergabestelle einzuholen. Für Bauprojekte ab 500.000 € Auftragswert ist ein Baubeschluss im zuständigen Ausschuss, vor Vergabe der Bauleistungen, durch das Fachamt einzuholen. Bei Bauprojekten ab 15.000.000 € muss der Baubeschluss zu- sätzlich im Rat vom Fachamt eingeholt werden. Für Hochbaumaßnahmen ab 1.000.000 € Auftragswert ist zusätzlich ein Bedarfsbeschluss vom Fachamt, vor den Vergaben der zugehörigen Planungsleistungen, im zuständigen Ausschuss einzuholen. Bei Auftragserteilung über 15.000.000 € ist vor Zuschlagserteilung die Zustimmung des Rates erforderlich. Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen erfordern für die folgenden Auftrags- werte Beschlussfassungen durch die zuständigen Gremien: Einleitungsbeschlüsse sind ab 150.000 € Auftragswert im zuständigen Ausschuss oder dem Rat durch die Zentrale Vergabestelle einzuholen. Bei Großprojekten ab 4.200.000 € Volumen entscheidet der Rat zusätzlich zu dem zuständigen Ausschuss über einen Einleitungsbeschluss. Dieser ist von der Zentralen Vergabestelle einzuholen. Besonderheit Planungsleistungen: Für Hochbaumaßnahmen ab 1.000.000 € ist ein Bedarfsbeschluss vom Fachamt, vor den Vergaben der zuge- hörigen Planungsleistungen, einzuholen 2.7 Binnenmarktrelevanz Wegen der sogenannten Binnenmarktrelevanz unterscheidet man nicht nur Aufträge oberhalb oder unter- halb der Schwellenwerte, sondern kann sogar von einer Dreiteilung sprechen. Gemeint sind Aufträge, die nicht unter eine der Vergaberichtlinien der EU und damit in Deutschland auch nicht unter den Vierten Teil des GWB fallen, aber wegen Besonderheiten des Einzelfalls nicht nur für inländische Unternehmen von Interesse sind (sog. Grenzüberschreitendes Interesse). Letztlich hat diesbezüglich jeweils eine Einzelfallprüfung stattzufinden, wobei Sachverhalte wie • der Auftragsgegenstand, • der geschätzte Auftragswert, • die Besonderheiten des betreffenden Sektors (z. B. Größe und Struktur des Marktes, wirtschaftliche Gepflogenheiten) sowie • die geografische Lage des Ortes der Leistungserbringung, hier z. B. Nähe zur niederländischen oder belgischen Grenze, zu berücksichtigen sind. Als Beurteilungskriterium können zudem Angebotseingänge aus der Vergangenheit einbezogen werden, sofern diese vergleichbare Sachverhalte betreffen (vgl. dazu auch Anlage 2). Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 14 von 22 Als Faustregeln seien genannt: Eine Entfernung von ca. 80 km zur Grenze stellt nicht mehr einen typischen grenznahen Einzugsbereich dar, so dass sich bei einer Dienstleistung von unter 100.000 € argumentieren lässt, es sei keine Binnen- marktrelevanz mehr zu erwarten (aber auch die weiteren Faktoren des Marktes und des Einzelfalles sind wichtig). Ein Bauprojekt von ca. 900.000 € oder ein Straßenbauprojekt von mehreren 100.000 € kann hingegen mit dem Leistungsort Bornheim durchaus Binnenmarktrelevanz haben. Ist eine Beschaffung unterhalb des EU-Schwellenwertes per Direktauftrag oder in einem nicht offenen Ver- fahren beabsichtigt und liegt zudem Binnenmarktrelevanz vor, ergeben sich Bekanntmachungspflichten. Darüber hinaus hat die Auftraggebende die allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts zu beachten. 2.8 Wettbewerbsregisterabfrage Ab einem Auftragswert von 30.000 €6 ist vor der Erteilung des Zuschlags das Wettbewerbsregister abzufragen. Die Abfrage des Wettbewerbsregisters erfolgt bis zur Erhöhung des Betrages auf 50.000 € zentral über die Vergabe- stelle. Die erforderlichen Daten zur Abfrage müssen vom Fachamt vor Auftragserteilung der Zentrale Vergabestelle mitgeteilt werden. Die folgenden Daten werden zur Abfrage des Wettbewerbsregisters benötigt: • Aktenzeichen / interne Verfahrensnummer (zur Zuordnung) • Kurzbeschreibung des Auftrages • Firmenname inkl. exakter Rechtsform • Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land) • Registerangaben (Registergericht und Registernummer) Unabhängig hiervon kann gem. § 6 Abs. 2 WRegG das Wettbewerbsregister auch auf freiwilliger Basis ab- gefragt werden. 2.9 Vieraugenprinzip Die Entscheidung über die Beschaffung von Leistungen, deren Wert 500 € übersteigt, ist gemäß § 11 Kor- ruptionsbG von mindestens zwei Personen zu treffen. 2.10 Verfahrensarten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes stehen folgende Verfahrensarten zur Verfügung (vgl. dazu auch Anlage 2): • Direktauftrag, • die förmlichen Verfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes (Öffentliche Ausschreibungen, Be- schränkte Ausschreibungen (mit und ohne Teilnahmewettbewerb), Verhandlungsvergabe (mit und ohne Teilnahmewettbewerb) sowie • im Einzelfall zusätzlich die förmlichen Verfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes. 6 Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Vergabebeschleunigung wird die Pflicht zur Abfrage des Wettbewerbsregisters von 30.000 € auf 50.000 € erhöht. Zudem wird Abs. 2 um einen Passus ergänzt, wonach Auftraggebende das Register im Fall eines Direktauftrages abfragen können. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 15 von 22 Der Direktauftrag kann nur innerhalb der unter 2.3 genannten Wertgrenzen gewählt werden. Die Auswahl des Vergabeverfahrens ist bis zum EU-Schwellenwert freigestellt. Als Kriterien für die Wahl der für die Be- schaffung geeigneten Verfahrensart kommen beispielsweise der Auftragswert, die Schnelligkeit und / oder die Wichtigkeit eines größtmöglichen Wettbewerbs in Betracht. Die Wahl der Verfahrensart ist zu dokumen- tieren.(vgl. dazu auch Anlage 2). Vergabeverfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes stehen folgende Verfahrensarten zur Verfügung: • Offenes Verfahren, • Nicht offenes Verfahren, • Verhandlungsverfahren mit und ohne Teilnahmewettbewerb, • Wettbewerblicher Dialog, • Innovationspartnerschaft. 2.11 Einholung von Angeboten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes • Bei Direktaufträgen bis 50.000 € darf die Angebotseinholung auch per E-Mail erfolgen (vgl. dazu Anlage 2). • Für Direktaufträge über 50.000 € und förmliche Vergabeverfahren wird der Vergabemarktplatz Rheinland genutzt. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Das Vergabeverfahren bzw. der Teilnahmewettbewerb ist grundsätzlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland durchzuführen. • Auftragsbekanntmachungen, Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachun- gen über Auftragsänderungen sind dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union mit elektronischen Mitteln zu übermitteln. Der Tag der Absendung ist nachzuweisen. • Elektronisch übermittelte Angebote und Teilnahmeanträge werden grundsätzlich über den Vergabe- marktplatz Rheinland entgegengenommen und bis zum Submissionstermin dort verschlüsselt aufbe- wahrt. 2.12 Öffnung der Angebote Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Direktaufträge unterhalb von 50.000 € ist eine formale Angebotsöffnung nicht erforderlich (vgl. dazu Anlage 2). Angebote für Direktaufträge, die über den Vergabemarktplatz Rheinland abgewickelt werden, werden unter Berücksichtigung des Vieraugenprinzips geöffnet. Ein Termin zur Angebotsabgabe ist erforderlich, eine for- male Angebotsöffnung nicht. Formale Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes bedürfen einer formalen Angebotsöffnung und eines Submissionstermines. Über die Submission ist eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist von den teilnehmenden Beschäftigten zu unterzeichnen. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 16 von 22 Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Die Angebotsöffnung führt die Zentrale Vergabestelle unter Berücksichtigung des Vieraugenprinzips nach Ablauf der Angebotsfrist durch. Bietende sind nicht zugelassen. • Über die Submission ist eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist von den teilnehmenden Beschäftigten zu unterzeichnen. • Bei Bauleistungen ist den Bietenden das Submissionsergebnis gemäß den Vorgaben des § 14 Abs. 6 VOB/A-EU zur Verfügung zu stellen. 2.13 Nachforderung von Unterlagen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Bei Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes kann der öffentliche Auftraggeber Bietende auf- fordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Die öffentliche Auftraggeberin muss Bietende, die für den Zuschlag in Betracht kommen, unter Ein- haltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvoll- ständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen - insbesondere Erklärungen, Angaben oder Nachweise - nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvoll- ständige leistungsbezogene Unterlagen - insbesondere Erklärungen, Produkt- und sonstige Anga- ben oder Nachweise - nachzureichen oder zu vervollständigen. • Die Möglichkeit zur Nachforderung von Unterlagen gilt nicht für die Nachforderung von leistungsbe- zogenen Unterlagen (z. B. Preisangaben, Verbräuche, Wartungskosten etc.), welche die Wirtschaft- lichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen und somit die Wertungs- reihenfolge beeinflussen. • Bei Nicht-Vorliegen der verlangten Unterlagen, Nachweise und Angaben können diese innerhalb einer angemessenen Frist nachgefordert werden. Die Frist soll sechs Kalendertage nicht überschreiten. • Die Bietenden, die die verlangten Nachweise nicht eingereicht hat bzw. der Nachforderung nicht nachgekommen ist, ist vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen. • Auf die Nachforderung von Unterlagen, Nachweisen oder Preisangaben kann verzichtet werden, wenn dies in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen vorab so festgelegt wurde. 2.14 Verhandlung über eingereichte Angebote Vergaben und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergabeverfahren und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): • Über Preise und sonstige Angebotsinhalte darf verhandelt werden. • Die Geschäfts- und Betriebsgeheimisse der Anbietenden / Bietenden sind dabei zu wahren. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 17 von 22 Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Im Verhandlungsverfahren darf über Preise und sonstige Angebotsinhalte verhandelt werden. Dabei sind die Geschäfts- und Betriebsgeheimisse der Bietenden zu wahren. Bei anderen Verfahrensarten sind Nachverhandlungen unzulässig. 2.15 Aufhebung des Vergabeverfahrens und von Verhandlungen im Bereich von Direktaufträgen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): • Gehen keine wirtschaftlichen Angebote ein oder bestehen andere schwerwiegende Gründe, darf das Vergabeverfahren aufgehoben werden. • Es besteht keine Verpflichtung, einen Auftrag zu erteilen. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Führt die Prüfung und Wertung der Angebote zum Ergebnis, dass kein wirtschaftliches Angebot vor- liegt oder dass kein Angebot den Bewerbungsbedingungen der Leistungsbeschreibung entspricht, ist das Vergabeverfahren aufzuheben. • Die Entscheidung ist zu dokumentieren. • Über die Aufhebung des Vergabeverfahrens sind die Bietenden unter Angabe der Gründe unverzüg- lich zu informieren. 2.16 Zuschlag Unter Berücksichtigung der festgelegten Wertungskriterien ist das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen. Die unterlegenen Bietenden sind zu informieren (vgl. dazu auch Anlage 2). 2.17 Vergabestatistikmeldung Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Beschaffungen unterhalb des EU-Schwellenwertes sind nicht meldepflichtig (vgl. dazu auch Anlage 2). Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Ab einem Auftragswert von 25.000 € sind innerhalb von 60 Tagen nach der Erteilung des Zuschlags Infor- mationen zu vergebenen Aufträgen und Konzessionen der Vergabestatik zu melden. 2.18 Dokumentation des Vergabeverfahrens Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): • Die Vergabedokumentation hat alle wesentlichen Entscheidungen, insbesondere alle Entscheidun- gen, die Zweifel an der Wahrung der Haushaltsgrundsätze und der Grundsätze der Gleichbehand- lung und Transparenz aufkommen lassen könnten, zu enthalten. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 18 von 22 • Regelmäßig sind zu dokumentieren: • die Auftragswertschätzung, • die Eignung des Auftragnehmenden, • die eingeholten Angebote, • die Korrespondenz mit den Unternehmen. • Darüber hinaus können im Einzelfall beispielsweise folgende Sachverhalte vom Dokumentationsge- bot betroffen sein: • Wahl der Verfahrensart, • Verzicht auf Vergleichsangebote, • produktspezifische Einkäufe, • Auswahl eines nicht preisgünstigsten Angebotes, • Rückgriffe auf allgemeine Leistungskataloge, wie z. B. Kataloge, Internetangebote. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Für jede Vergabe ist ein standardisierter Vergabevermerk anzufertigen. • In diesem Vergabevermerk müssen die einzelnen Schritte des Verfahrens, die Maßnahmen, Fest- stellungen, Begründungen und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sein. • Der Vergabevermerk ist begleitend zur Maßnahme durch die jeweils für den Verfahrensschritt zu- ständige Stelle fortlaufend fortzuschreiben und muss stets den aktuellen Stand des Vergabeverfah- rens widerspiegeln. • Der Vergabevermerk ist bedeutsam für die Kontrolle durch die Nachprüfungsbehörden und bei Auf- forderung diesen zu übermitteln. 2.19 Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung Die Beteiligung zur Prüfung von Vergabeverfahren der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Bornheim richtet sich nach der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bornheim, dieser Dienstanweisung sowie den von der örtlichen Rechnungsprüfung erlassenen Vorlageregelungen. Dem Rechnungsprüfungsamt sind sämtliche geplanten Auftragserteilungen ab 10.000 €, vor Auftragsertei- lung, zur Prüfung vorzulegen. 2.20 Auftragsänderungen und Nachträge Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): Bestehende Verträge dürfen grundsätzlich verlängert oder angepasst werden. Dabei sind die folgenden Hinweise zu beachten. • Dabei ist zu prüfen, ob weiterhin wirtschaftlich und sparsam gehandelt wird. Markterkundungen und neue Wettbewerbe sind möglich. Bestehen Anhaltspunkte, dass andere Unternehmen die Leistung wirtschaftlicher erbringen können, ist ein neuer Wettbewerb erforderlich. • Für die Änderung eines öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrages ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens gilt § 132 Abs. 1, 2 und 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun- gen entsprechend. Darüber hinaus ist die Änderung eines öffentlichen Auftrages ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig, wenn sich der Gesamtcharakter des Auftrages nicht än- dert und der Wert der Änderung nicht mehr als 30 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 19 von 22 beträgt. Bei mehreren aufeinander folgenden Änderungen ist der Gesamtwert der Änderungen maß- geblich. Eine Auftragsänderung, die 30 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes überschreitet ist nur im Einzelfall möglich und muss zuvor mit der Zentralen Vergabestelle und dem Rechnungsprü- fungsamt abgestimmt werden und kann nicht ohne Zustimmung der beiden Stellen erteilt werden (Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim § 11 Abs. 2). • Vertragsänderungen nach der VOB/B erfordern kein neues Vergabeverfahren; ausgenommen davon sind Vertragsänderungen nach § 1 Abs. 4 Satz 2 VOB/B. Soweit eine beabsichtigte Vertragsände- rung nicht unter Satz 1 fällt, sind die Regelungen des Absatzes 2 entsprechend anzuwenden (Verga- berechtssatzung der Stadt Bornheim § 11 Abs. 3). • Wenn ein bestehender Auftrag durch eine Auftragsänderung oder Auftragsverlängerung den EU- Schwellenwert erreicht oder überschreitet und der Auftragswert nach § 3 VgV seriös geschätzt wurde, muss bei einer unvorhergesehenen Vertragsverlängerung oder -änderung kein neuer Auftrag erteilt werden. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Bei Auftragsänderungen und -erweiterungen sowie Nachträgen im Oberschwellenbereich ist grundsätzlich (Ausnahmen siehe nachfolgend) ein neues Vergabeverfahren durchzuführen, wenn: • sich die zusätzliche Leistung vom ursprünglichen Auftrag ohne fachliche oder wirtschaftliche Nach- teile trennen lässt oder • der bestehende Auftrag wesentlich geändert wird. Änderungen können insbesondere dann als unwesentlich bewertet werden, wenn (kumulativ): • der Änderungswert selbst den maßgeblichen EU-Schwellenwert nicht übersteigt, • keine erheblichen inhaltlichen Unterschiede zum ursprünglichen Auftrag bestehen, • der Umfang des Auftrages nicht erheblich ausgeweitet wird, • kein Wechsel des Auftragnehmenden erfolgen soll, • bei Liefer- und Dienstleistungen sowie bei freiberuflichen Leistungen der ursprüngliche Auftragswert nicht um mehr als zehn Prozent; bei Bauleistungen nicht um mehr als 15 Prozent erhöht wird. Wesentliche Änderungen eines öffentlichen Auftrages ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens sind zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 GWB vorliegen: • Erforderliche Änderungen und Ergänzungen sind in Textform zu erteilen und zu dokumentieren. Der Zugang der Änderung oder Ergänzung ist in geeigneter Form zu bestätigen. • Der örtlichen Rechnungsprüfung sind vor Auftragserteilung die Unterlagen und Begründungen zu den Auftragsänderungen und Nachträgen zur Prüfung vorzulegen. • Auftragsänderungen gemäß § 132 Abs. 2 Nummer 2 und 3 GWB sind bekanntzumachen. 2.21 Geheimhaltung und Datenschutz Generell sind alle Beschäftigten der Stadt Bornheim zur Geheimhaltung über Inhalte aus Beschaffungen verpflichtet. Auch verwaltungsintern dürfen Informationen nur insoweit weitergegeben werden, als dies zur Abwicklung der Beschaffungen oder aus Rechtsgründen erforderlich ist. Bei Bauleistungen erhalten nur die bei formalen Verfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes beteiligten Bietenden Auskünfte zum Submissionsergebnis. Ansonsten dürfen bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen keine Ergebnisse mitgeteilt werden, auch nicht an Herstellungs- oder Lieferbetriebe. Dritte erhalten nur Informationen, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Dabei sind Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 20 von 22 Während des gesamten Beschaffungsprozesses sind alle Daten und Informationen der Anbietenden / Bie- tenden und Teilnehmenden vertraulich zu behandeln. Daten und Informationen, insbesondere personenbe- zogene, sind nach Abschluss der Beschaffung zu löschen, soweit diese für die Dokumentationspflichten und Vertragsabwicklung nicht erforderlich sind. 2.22 Arbeitnehmerschutz Die im Rahmen von Vergabeverfahren und Direktaufträgen entstehenden Dokumentationen, Vermerke und Niederschriften sowie die Protokoll- und Nutzungsdaten des Vergabemarktplatzes Rheinland dienen aus- schließlich der vergaberechtlichen Nachvollziehbarkeit und Prüfung. Eine Auswertung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter ist unzulässig; die Beteiligungsrechte des Personalrats nach § 72 Abs. 3 LPVG NRW und zum Datenschutz bleiben unberührt. 2.23 Rechtliche Wirkung Die Bestimmungen dieser Dienstweisung regeln das verwaltungsinterne Verfahren von Beschaffungen. Sie werden nicht Vertragsbestandteil und geben somit weder den Anbietenden / Bietenden noch der Auftrag- gebenden ein einklagbares Recht. 2.24 In Kraft treten Diese Dienstanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren und Erteilung von Direktaufträgen tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Bornheim, den 22.10.2026 (Christian Mandt) Bürgermeister Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 21 von 22 Anlage 1: Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Langtext EU Europäische Union GO NRW Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen KomHVO Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen KorruptionsbG Korruptionsbekämpfungsgesetz MHKBD Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisie- rung des Landes Nordrhein-Westfalen NRW Nordrhein-Westfalen PartGG Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe VgV Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge VOB/A-EU Vergabebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtli- nie 2014/24/EU WRegG Wettbewerbsregistergesetz Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 22 von 22 Anlage 2: Verweise zur FAQ-Liste „Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen“ ab dem 01.01.2026 des MHKBD (Stand 08. Oktober 2025, Version 1.0) Verweis von Seite Ziffer der FAQ-Liste Seite der FAQ-Liste Seite 4 8.2 Seite 10 Seite 7 4 12.1 Seite 7 Seite 13 Seite 7 13.3 Buchstabe F Seite 15 Seite 21 Seite 7 7.2 10 12.4 15 Seite 10 Seite 11 Seite 14 Seite 16 Seite 8 8 Seite 10 Seite 13 9 Seite 11 Seite 14 5 11 Seite 8 Seite 12 Seite 14 5 Seite 8 Seite 15 12.5 Seite 15 Seite 15 12.4 Seite 14 Seite 16 11 13.1 Seite 13 Seite 15 Seite 17 14 Seite 15 Seite 17 4.1 11 Seite 7 Seite 13 Seite 17 17 Seite 17 Seite 17 Seite 16 (oben) Seite 18 11 16 17 Seite 13 Seite 16 Seite 17 1. Vorbemerkungen 2. Vergaberechtliche Regelungen 2.1 Geltungsbereich 2.2 Wahl des anzuwendenden Vergaberechts 2.3 Schwellenwerte 2.4 Rechtliche Grundlagen 2.5 Vergabegrundsätze • Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung • Transparenzgebot • Gleichbehandlungsgrundsatz Bei der Vergabe von Aufträgen darf kein Unternehmen benachteiligt werden. • Stückelungsverbot • Auftragserteilung nur an geeignete Unternehmen Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte • Wettbewerbsgrundsatz • Vorrang offener Vergabeverfahren • Mittelstandsprinzip und Gebot der Losaufteilung • Grundsatz der Produktneutralität • Einbeziehung strategischer Ziele 2.6 Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen 2.7 Binnenmarktrelevanz 2.8 Wettbewerbsregisterabfrage 2.9 Vieraugenprinzip 2.10 Verfahrensarten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergabeverfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.11 Einholung von Angeboten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.12 Öffnung der Angebote Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.13 Nachforderung von Unterlagen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.14 Verhandlung über eingereichte Angebote Vergaben und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.15 Aufhebung des Vergabeverfahrens und von Verhandlungen im Bereich von Direktaufträgen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.16 Zuschlag 2.17 Vergabestatistikmeldung Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.18 Dokumentation des Vergabeverfahrens Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.19 Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung 2.20 Auftragsänderungen und Nachträge Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.21 Geheimhaltung und Datenschutz 2.22 Arbeitnehmerschutz 2.23 Rechtliche Wirkung 2.24 In Kraft treten Anlage 1: Abkürzungsverzeichnis Anlage 2: Verweise zur FAQ-Liste „Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen“ ab dem 01.01.2026 des MHKBD (Stand 08. Oktober 2025, Version 1.0) Abteilung 1.1 - Recht und Vergabe - Mai 2026 Dienstanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren und Erteilung von Direktaufträgen der Stadt Bornheim Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 2 von 22 INHALTSVERZEICHNIS 1. Vorbemerkungen 3 2. Vergaberechtliche Regelungen 4 2.1 Geltungsbereich 4 2.2 Wahl des anzuwendenden Vergaberechts 4 2.3 Schwellenwerte 4 2.4 Rechtliche Grundlagen 5 2.5 Vergabegrundsätze 7 2.6 Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen 9 2.7 Binnenmarktrelevanz 13 2.8 Wettbewerbsregisterabfrage 14 2.9 Vieraugenprinzip 14 2.10 Verfahrensarten 14 2.11 Einholung von Angeboten 15 2.12 Öffnung der Angebote 15 2.13 Nachforderung von Unterlagen 16 2.14 Verhandlung über eingereichte Angebote 16 2.15 Aufhebung des Vergabeverfahrens und von Verhandlungen im Bereich von Direktaufträgen 17 2.16 Zuschlag 17 2.17 Vergabestatistikmeldung 17 2.18 Dokumentation des Vergabeverfahrens 17 2.19 Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung 18 2.20 Auftragsänderungen und Nachträge 18 2.21 Geheimhaltung und Datenschutz 19 2.22 Arbeitnehmerschutz 20 2.23 Rechtliche Wirkung 20 2.24 In Kraft treten 20 Anlage 1: Abkürzungsverzeichnis 21 Anlage 2: Verweise zur FAQ-Liste „Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen“ ab dem 01.01.2026 des MHKBD (Stand 08. Oktober 2025, Version 1.0) 22 Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 3 von 22 1. Vorbemerkungen Die Stadt Bornheim hat als öffentliche Auftraggeberin bei der Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleis- tungen sowie bei der Erteilung von Konzessionen die einschlägigen Vorschriften des Haushalts- und Ver- gabewesens zu beachten. Die damit verbundene Formstrenge soll eine bestmögliche Rechts- und Verfah- renssicherheit für Aufträge und Vergaben gewährleisten. Gemäß § 2 i. V. m. § 4 Landesgleichstellungsgesetz (LGG) haben die Verwaltungen der Gemeinden und Gemeindeverbände die sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern zu beachten. Wir verwen- den daher in dieser Dienstanweisung geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen. Sofern es diese im Einzelfall nicht gibt, verwenden wir die weibliche oder die männliche Sprachform. Diese Dienstanweisung soll sicherstellen, dass alle Vergabeverfahren und Direktaufträge der Stadt Born- heim rechtmäßig und einheitlich, diskriminierungsfrei, transparent und im Sinne einer wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung sowie entsprechend den vergaberechtlichen Grundlagen abgewickelt wer- den. Sie soll Bewerbende, Anbietende und Bietende vor wettbewerbsverfälschenden Manipulationen und die Auftraggebende vor ungerechtfertigten Vorhaltungen der Anbietenden / Bietenden schützen und insbe- sondere auch der Korruptionsbekämpfung dienen. Anhaltspunkte für Verfehlungen bei der Auftragsvergabe und / oder der Ausführung von Leistungen im Sinne des § 3 Abs. 1 KorruptionsbG NRW können der Antikorruptionsbeauftragten, dem Rechnungsprü- fungsamt oder einer Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz gemeldet werden; die Identität der meldenden Person wird vertraulich behandelt, und aus einer Meldung dürfen keine Nachteile entstehen. Diese Dienstanweisung soll keine Wiederholung normierter Vergabe- und Verfahrensregeln sein. Vielmehr sind die organisationsinternen Vorgaben Gegenstand dieser Dienstanweisung. Zudem enthält diese Dienstanweisung Regelungen, die insbesondere zum Vergabeverständnis der an der Vergabe Beteiligten ergänzend zu den gesetzlichen Vorschriften, der Zuständigkeitsordnung und der Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim hilfreich sind. Die in dieser Dienstanweisung genannten Wertgrenzen oder Schwellenwerte verstehen sich als Netto-Be- träge. Sollte es sich im Einzelfall um Brutto-Beträge handeln, wird dies explizit erwähnt. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 4 von 22 2. Vergaberechtliche Regelungen 2.1 Geltungsbereich Die Dienstanweisung ist für alle Organisationseinheiten der Stadt Bornheim eine verbindliche Handlungs- grundlage und gilt für alle Liefer-, Dienst- und Bauleistungen, freiberufliche Leistungen sowie für die Ertei- lung von Konzessionen, die die Stadt Bornheim beschafft. 2.2 Wahl des anzuwendenden Vergaberechts Das anzuwendende Vergaberecht richtet sich nach dem Gegenstand der Beschaffung und der Auftrags- wertschätzung. Bei der Vergabe wird hinsichtlich des anzuwendenden Vergaberechts zwischen • Lieferleistungen, • Dienstleistungen, • sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen, • freiberuflichen Leistungen1 und • Bauleistungen unterschieden. Auf Grundlage der Auftragswertschätzung wird festgelegt, ob es sich um einen Direktauftrag handelt oder eine Ausschreibung national oder EU-weit zu erfolgen hat. Vergaben über dem EU-Schwellenwert - Losaufteilung: Wenn der geschätzte Nettowert eines Loses bei Lie- fer- und Dienstleistungen unter 80.000 € und bei Bauleistungen unter 1.000.000 € liegt und die Summe der Nettowerte dieser Lose 20 Prozent des Gesamtwertes aller Lose nicht übersteigt, können diese Bagatelllose gemäß § 3 Abs. 9 VgV von der Anwendungspflicht des EU-Vergaberechts ausgenommen sein, obwohl der Gesamtauftragswert die EU-Schwellenwerte überschreitet (sog. 80/20-Regel). In diesem Fall ist für die Ba- gatelllose § 75a Abs. 1 GO NRW anwendbar (vgl. dazu auch Anlage 2). 2.3 Schwellenwerte Die folgenden Schwellenwerte gelten für Vergabeverfahren und Direktaufträge der Stadt Bornheim. Die Werte für Vergabeverfahren und Direktaufträge bis zu den EU-Schwellenwerten sind in der Vergaberechts- satzung der Stadt Bornheim festgelegt (§ 5 Abs. 1a, 1b und 1e). Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre von der Europäischen Union angepasst. Die derzeit gelten- den EU-Schwellenwerte (2026) sind der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen. Geänderte Schwellenwerte werden jeweils im Bundesanzeiger veröffentlicht. 1 Freiberufliche Leistungen sind selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende, erzieherische oder sehr ähnlich gelagerte Tätigkeiten (vgl. hierzu § 18 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) und § 1 Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehörender Freier Berufe (PartGG) Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 5 von 22 Leistungsart / Verfahren Bauleistungen Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen Soziale oder besondere Dienstleistungen § 130 Abs. 1 GWB Direktaufträge bis 250.000 € bis 100.000 € bis 100.000 € Förmliche nationale Vergabe- verfahren 250.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert EU-Verfahren2 ab dem EU-Schwellenwert von 5.404.000 € (gilt auch für Bau- und Dienstleistungskon- zessionen) ab dem EU-Schwellenwert von 216.000 € ab dem EU-Schwellenwert von 750.000 € 2.4 Rechtliche Grundlagen Für die Durchführung einer Beschaffungsmaßnahme gelten die normierten Vergabebestimmungen der Euro- päischen Union, des Bundes und des Landes Nordrhein-Westfalen in den jeweils gültigen Fassungen sowie die Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim, die Zuständigkeitsordnung der Stadt Bornheim und die ergän- zenden Regelungen dieser Dienstanweisung. Bei der Vergabe von Lieferungen oder Leistungen, die mit Mitteln der Europäischen Union, des Bundes bzw. des Landes oder sonstigen Fördermitteln gefördert werden, sind vorrangig die Nebenbestimmungen des je- weiligen Bewilligungsbescheides maßgebend.3 Für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte sind im Wesentlichen die nachfolgend aufgeführten Vor- schriften in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden: • Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) • Kommunalhaushaltsverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (KomHVO NRW) • Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim • Zuständigkeitsordnung der Stadt Bornheim Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte sind im Wesentlichen die nachfolgend aufgeführten Vor- schriften in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden: • Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), • Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV), • Vergabebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU (VOB/A-EU), • Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV), • Verordnung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasser- verordnung und der Energieversorgung (SektVO), • Verordnung zur Statistik über die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen (Vergabestatistik- verordnung - VergStatVO). 2 Dies sind die EU-Schwellenwerte für die Jahre 2026-2027. Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre angepasst. 3 Enthalten die Nebenbestimmungen zum Bewilligungsbescheid eine dynamische Verweisung auf die jeweils geltenden Vergabegrundsätze, ist gemäß der „FAQ-Liste zu Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen ab dem 01. Januar 2026“ des MHKBD für damit verbundene Beschaffungen unterhalb des EU-Schwellenwertes die Anwendung des § 75 a GO NRW eröffnet. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 6 von 22 Für Vergaben oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte sind insbesondere folgende weitere Regelun- gen in der jeweils gültigen Fassung zu beachten: • Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW), • Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung (KorruptionsbG), • Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Landes Nordrhein-Westfalen und den Schutz von Verschlusssachen (Sicherheitsüberprüfungsgesetz Nord- rhein-Westfalen - SÜG NRW), • Gesetz zur Förderung des Mittelstandes in Nordrhein-Westfalen (Mittelstandsförderungsgesetz), • Gesetz zur Einrichtung und zum Betrieb eines Registers zum Schutz des Wettbewerbs um öffentli- che Aufträge und Konzessionen (WRegG), • Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung (SchwarzArbG), • Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (AentG), • Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG), • Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge (SaubFahrzeugBeschG), • Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverlet- zungen in Lieferketten (LkSG), • EU-Verordnung über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, deren Änderung und die „Allgemeinen Genehmigung Nr. 31“ zur Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen4, • Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (VerpfG) • Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) • Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB/C) • Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) • Runderlass für Eignungsnachweise durch Präqualifikation bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und bei Freihändigen Vergaben (Präqualifikationsrichtlinie) 4 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, Verordnung (EU) 2022/576 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und Bekanntmachung des Bundesamtes für Wirtschaft und Aus- fuhrkontrolle (BAFA) der Allgemeinen Genehmigung Nr. 31 (Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen) Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 7 von 22 2.5 Vergabegrundsätze • Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung Die Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen muss den Grundsätzen einer wirtschaftlichen, effi- zienten und sparsamen Haushaltsführung gemäß § 75 GO NRW entsprechen und die Interessen der Stadt Bornheim berücksichtigen. Bei der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten (Direktauftrag und Vergabeverfahren) soll zwischen den Unternehmen gewechselt werden. Eine örtliche Beschränkung des Wettbewerbs ist unzulässig (§ 3 Abs. 1 Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim). Für Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt: Die Beschaffung erfolgt bei diesen wirtschaftlich, effizient und sparsam, wenn zu Marktpreisen eingekauft wird. Bei alltäglichen Gegenständen ist ein Vergleich von Qualität und Preisen, beispielsweise mittels Pros- pekten, Katalogen und Internetangeboten, ausreichend. Auch Preisangaben aus früheren Aufträgen (nicht älter als 18 Monate) reichen aus, wenn keine Anhaltspunkte bekannt sind, dass sich die Marktlage geän- dert hat. Leistungen zu Marktpreisen können direkt am Markt abgerufen werden; aufwändige Vergabeunterlagen sind nicht erforderlich. Vergleichsangebote sind erforderlich, wenn keine Marktpreise bestehen oder auch nach einer Marktrecher- che nicht ersichtlich sind. Werden Vergleichsangebote eingeholt, ist zuvor für alle potentiellen Anbietenden in gleicher Weise klar und eindeutig festzulegen, was beschafft werden soll (vgl. dazu auch Anlage 2). • Transparenzgebot Die Vergabeverfahren müssen nachvollziehbar sein. Die Verfahren sind zu dokumentieren und in einer Vergabeakte zusammenzufassen. Für Direktaufträge und Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt : Das Transparenzgebot wird gewahrt, wenn die am Verfahren beteiligten Unternehmen im gleichen Umfang über den Verfahrensverlauf informiert werden. Zudem ergibt sich aus dem Transparenzgrundsatz, dass Akten ordentlich zu führen sind (vgl. dazu auch Anlage 2). • Gleichbehandlungsgrundsatz Bei der Vergabe von Aufträgen darf kein Unternehmen benachteiligt werden. Für Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt : Es dürfen auch Produkte bestimmter Marken oder Leistungen einer bestimmten Herkunft beschafft werden, wenn sachliche Gründe bestehen. Diese sind zu dokumentieren. Wenn produktneutral ausgeschrieben wird, aber ein Leitprodukt genannt wird, sind gleichwertige Produkte zuzulassen. Der Nachweis der Gleich- wertigkeit obliegt den Bietenden. Gemäß dem Grundsatz der Gleichbehandlung sind allen Bietenden identische angemessene Angebots- und Bindefristen zu setzen, gleiche Wertungskriterien anzuwenden und unterschiedslose Informationen mitzuteilen. Es besteht zudem die Verpflichtung, die Grundsätze und Ziele des Mittelstandsförderungsgesetzes NRW bei mittelstandsrelevanten Beschaffungen zu berücksichtigen. Die Interessen kleinerer und mittlerer Unter- nehmen sind angemessen (z. B. durch Teil- bzw. Fachlosbildung) zu berücksichtigen. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen ganz oder teilweise zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche, technische, zeitli- che oder personelle Gründe dies rechtfertigen. Die Entscheidung ist zu dokumentieren (§ 3 Abs. 3 Verga- berechtssatzung der Stadt Bornheim). Vergleiche dazu auch Anlage 2. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 8 von 22 • Stückelungsverbot Der EU-Schwellenwert darf nicht dadurch umgangen werden, dass ein sachlich zusammenhängender Be- darf durch getrennte Aufträge geteilt bzw. gestückelt wird. Auch die Schwellenwerte zwischen Direktaufträ- gen und förmlichen nationalen Vergabeverfahren dürfen nicht durch getrennte Aufträge umgangen werden (vgl. dazu auch Anlage 2). • Auftragserteilung nur an geeignete Unternehmen Die Auftragnehmenden sind nach Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit auszuwählen. Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten zusätzlich (zu den bereits o. g. Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung, des Transparenzgebotes, des Gleichbehandlungsgrundsat- zes, des Stückelungsverbotes und der Auftragserteilung nur an geeignete Unternehmen) folgende Grundsätze: • Wettbewerbsgrundsatz Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sind grundsätzlich im Wettbewerb zwischen mehreren Bietenden zu ver- geben. • Vorrang offener Vergabeverfahren Der Vergabe von Aufträgen im Oberschwellenbereich muss ein offenes Verfahren oder ein nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vorausgehen. Wenn Ausnahmetatbestände vorliegen, kann die Leis- tung im Oberschwellenbereich im Wege eines Verhandlungsverfahrens oder eines wettbewerblichen Dia- logs vergeben werden. Das Vorliegen des jeweiligen Ausnahmetatbestandes im konkreten Einzelfall ist in der Vergabedokumentation festzuhalten. Mögliche Ausnahmetatbestände ergeben sich aus den einschlägi- gen Vergabeverordnungen (VgV und VOB/A-EU). • Mittelstandsprinzip und Gebot der Losaufteilung Bei der Vergabe von Aufträgen sind mittelständische Interessen zu berücksichtigen (§ 5 Abs. 2 VOB/A-EU bzw. § 97 Abs. 4 GWB). Mittelständischen Interessen kann vornehmlich durch Losbildung in Fach- (ge- trennt nach Art oder Fachgebiet) oder Teillose (in der Menge aufgeteilt) entsprochen werden. Von der Losbildung kann abgewichen werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. • Grundsatz der Produktneutralität Die Leistung ist grundsätzlich produktneutral zu beschreiben. Produkt- oder fabrikatspezifische Beschrei- bungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig. • Einbeziehung strategischer Ziele Bei der Beschaffung sind die Qualität der Leistungen, Innovationen sowie Sozial- und Nachhaltigkeitskrite- rien zu berücksichtigen. Die Auftraggebenden können in jeder Phase des Vergabeverfahrens, von der Defi- nition der Leistung über die Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien bis hin zur Vorgabe von Aus- führungsbedingungen, qualitative, soziale, innovative sowie nachhaltige Aspekte einbeziehen. Aspekte der Energieeffizienz sind bei allen Beschaffungsvorgängen, die energieverbrauchsrelevante Leistungen betref- fen, einzubeziehen. Ebenfalls sind die Belange von Menschen mit Behinderungen sowie Waren aus fairem Handel bei der Definition der Leistung zu berücksichtigen. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 9 von 22 2.6 Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen zur Erteilung von Direktaufträgen und zur Durchführung von Vergabeverfahren Leistungsart / Verfahren und Zuständigkeit Bauleistungen Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen Soziale oder besondere Dienstleistungen § 130 Abs. 1 GWB Direktaufträge bis 250.000 € bis 100.000 € bis 100.000 € Direktaufträge Fachamt bis 50.000 € bis 50.000 € bis 50.000 € Direktaufträge Zentrale Vergabestelle 50.000 - 250.000 € 50.000 - 100.000 € 50.000 - 100.000 € Förmliche nationale Vergabe- verfahren Zentrale Vergabestelle 250.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert 100.000 € bis zum EU-Schwellenwert EU-Verfahren5 Zentrale Vergabestelle ab dem EU-Schwellenwert von 5.404.000 € (gilt auch für Bau- und Dienstleistungskon- zessionen) ab dem EU-Schwellenwert von 216.000 € ab dem EU-Schwellenwert von 750.000 € Direktaufträge bis 50.000 € Direktaufträge bis 50.000 € werden von den Fachämtern eigenständig abgewickelt. Eine Abwicklung per E-Mail ist erlaubt. Wenn der Auftragswert 25.000 € überschreitet, informiert das entsprechende Fachamt die Zentrale Vergabestelle über den erteilten Auftrag. Die Zentrale Vergabestelle übernimmt zweimal im Jahr die Informati- onspflicht gegenüber dem Haupt- und Finanzausschuss über alle erteilten Aufträge der Stadt Bornheim über 25.000 €. Die Verpflichtung zur rechtzeitigen Meldung der erteilten Aufträge zwischen 25.000 und 50.0000 € an die Zentrale Vergabestelle obliegt den Fachämtern und hat jeweils unverzüglich nach Auftragserteilung zu erfol- gen. Folgende Schritte sind durchzuführen: 1. Bedarfsermittlung 2. Markterkundung- und Auftragswertschätzung (die Ermittlungsgrundlage ist zu dokumentieren) 3. Überprüfung der Haushaltsmittel 4. Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses (die Festlegung des genauen Leistungsinhalts- und Umfangs darf nicht den potentiellen Anbietenden überlassen werden) 5. Auswahl geeigneter Firmen 6. Einholung der Angebote (gleiche Informationen für alle potentiellen Anbietenden); sofern der Markt- preis sicher bekannt ist, darf auch lediglich ein einziges Angebot eingeholt werden. 7. Prüfung und Auswertung der Angebote 8. Beantragung Mittelbindung (ab 5.000 € brutto) 9. Vorlage des Vorgangs beim Rechnungsprüfungsamt (ab 10.000 €) 10. Abfrage des Wettbewerbsregisters über die Zentrale Vergabestelle, solange der Wert von 30.000 € für diese Abfrage gilt 11. Erteilung des Auftrages 12. Aufbewahrung des Vorgangs gemäß Aufbewahrungsfristen Sollte der tatsächliche Auftragswert den Wert von 50.000 € um mehr als 10 Prozent überschreiten, so kann der Auftrag nicht durch das Fachamt erteilt werden. Der Auftrag muss von der Zentralen Vergabestelle über den Vergabemarktplatz neu aufgesetzt und durch- geführt werden. 5 Dies sind die EU-Schwellenwerte für die Jahre 2026-2027. Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre neu angepasst. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 10 von 22 Direktaufträge ab 50.000 € bis 100.000 € / 250.000 € Direktaufträge ab 50.000 € bis zur jeweiligen Wertgrenze für Direktaufträge für Bau- / Liefer-, Dienstleistungen und freiberufliche Leistungen werden über die Zentrale Vergabestelle abgewickelt. Im Einzelfall kann ausnahmsweise eine Abweichung vorab mit der Zentralen Vergabestelle vereinbart werden. Bedarfsermittlung Fachamt Auftragswertschätzung Fachamt Überprüfung der Haushaltsmittel Fachamt Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses Fachamt Auswahl geeigneter Firmen Fachamt Übergabe der vollständigen Unterlagen an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung der Angebote über den Vergabemarktplatz Rheinland Zentrale Vergabestelle Öffnung der Angebote Zentrale Vergabestelle Übergabe der Angebote an Fachamt zur Prüfung Zentrale Vergabestelle Rechnerische und fachtechnische Prüfung der Angebote Fachamt Rückfragen an Anbietende Zentrale Vergabestelle Verhandlungsgespräche (wenn gewünscht / erforderlich) Zentrale Vergabestelle und Fachamt Auswahl des Angebotes, welches beauftragt werden soll Mitteilung an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung Wettbewerbsregisterabfrage Zentrale Vergabestelle Beantragung Mittelbindung Zentrale Vergabestelle Darstellung des Sachverhaltes zur Erstellung eines Vermerkes zur Auftragsertei- lung und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Erstellung eines Vermerkes zur Auftragserteilung Zentrale Vergabestelle Vorlage des Vorgangs zur Prüfung bei der örtlichen Rechnungsprüfung Zentrale Vergabestelle Erteilung des Auftrages, Absagen an nicht ausgewählte Anbietende Zentrale Vergabestelle Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 11 von 22 Förmliche nationale Vergabeverfahren ab 100.000 € / 250.000 € bis zum EU-Schwellenwert Bedarfsermittlung Fachamt Auftragswertschätzung Fachamt Überprüfung der Haushaltsmittel Fachamt Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses gemäß vergaberechtlicher Vorgaben siehe 2.5 dieser Dienstanweisung Erstellung aller fachtechnisch notwendigen Unterlagen Vorschlag zu Eignungs- und Wertungskriterien im Dialog mit der Zentralen Vergabestelle Fachamt Einholung von Bedarfs- und Baubeschlüssen Fachamt Auswahl geeigneter Firmen (außer für Öffentliche Ausschreibungen) Fachamt Übergabe der vollständigen Unterlagen an Zentrale Vergabestelle Fachamt Prüfung der vom Fachamt erstellten Unterlagen auf vergaberechtliche Zulässigkeit Zentrale Vergabestelle Einholung von Einleitungsbeschlüssen, wenn erforderlich Zentrale Vergabestelle Erstellung der Vergabeunterlagen Zentrale Vergabestelle Veröffentlichung der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland Zentrale Vergabestelle Submission inkl. Niederschrift Zentrale Vergabestelle Formale Prüfung der Angebote Zentrale Vergabestelle Übergabe der Angebote, der formalen Prüfung und vergaberechtlicher Hinweise an Fachamt Zentrale Vergabestelle Rechnerische und fachtechnische Prüfung der Angebote Fachamt Rückfragen an Bietende Zentrale Vergabestelle Verhandlungsgespräche (wenn erforderlich) Zentrale Vergabestelle und Fachamt Auswahl des Angebotes, welches bezuschlagt werden soll Vergabevorschlag an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung Wettbewerbsregisterabfrage Zentrale Vergabestelle Beantragung Mittelbindung Zentrale Vergabestelle Darstellung des Sachverhaltes zur Erstellung eines Vergabevermerkes zur Auftragserteilung und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Erstellung eines Vergabevermerkes Zentrale Vergabestelle Vorlage des Vorgangs zur Prüfung bei der örtlichen Rechnungsprüfung Zentrale Vergabestelle Erteilung des Zuschlags, Absagen an nicht berücksichtigte Bietende Zentrale Vergabestelle Abschluss des Verfahrens und Übergabe der digitalen Akte an das Fachamt zur Aufbewahrung Zentrale Vergabestelle Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 12 von 22 Vergabeverfahren über dem EU-Schwellenwert Bedarfsermittlung Fachamt Auftragswertschätzung Fachamt Überprüfung der Haushaltsmittel Fachamt Erstellung einer Leistungsbeschreibung / eines Leistungsverzeichnisses gemäß vergaberechtlicher Vorgaben siehe 2.5 dieser Dienstanweisung Erstellung aller fachtechnisch notwendigen Unterlagen Vorschlag zu Eignungs- und Wertungskriterien im Dialog mit der Zentralen Vergabestelle Fachamt Einholung von Bedarfs- und Baubeschlüssen Fachamt Übergabe der vollständigen Unterlagen an Zentrale Vergabestelle Fachamt Prüfung der vom Fachamt erstellten Unterlagen auf vergaberechtliche Zulässigkeit Zentrale Vergabestelle Erstellung des fachtechnischen Teils der Beschlussvorlagen (Sachverhalt, klima- relevante Auswirkungen, finanzielle Auswirkungen) und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung von Einleitungsbeschlüssen Zentrale Vergabestelle Erstellung der Vergabeunterlagen Zentrale Vergabestelle Veröffentlichung der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland Zentrale Vergabestelle Submission inkl. Niederschrift Zentrale Vergabestelle Formale Prüfung der Angebote Zentrale Vergabestelle Übergabe der Angebote, der formalen Prüfung und vergaberechtlicher Hinweise an Fachamt Zentrale Vergabestelle Rechnerische und fachtechnische Prüfung der Angebote Fachamt Rückfragen an Bietende Zentrale Vergabestelle Verhandlungsgespräche (nur möglich, wenn Bestandteil der Ausschreibung) Zentrale Vergabestelle und Fachamt Auswahl des Angebotes, welches bezuschlagt werden soll Vergabevorschlag an Zentrale Vergabestelle Fachamt Einholung Wettbewerbsregisterabfrage Zentrale Vergabestelle Beantragung Mittelbindung Zentrale Vergabestelle Erläuterung des fachtechnischen Vergabevorschlages zur Erstellung eines Vergabevermerkes und Übermittlung an die Zentrale Vergabestelle Fachamt Erstellung eines Vergabevermerkes Zentrale Vergabestelle Vorlage des Vorgangs zur Prüfung bei der örtlichen Rechnungsprüfung Zentrale Vergabestelle Absagen an nicht berücksichtigte Bietende und Einhaltung der Wartefrist Erteilung des Zuschlags Zentrale Vergabestelle Meldung Vergabestatistik Zentrale Vergabestelle Abschluss des Verfahrens und Übergabe der digitalen Akte an das Fachamt zur Aufbewahrung Zentrale Vergabestelle Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 13 von 22 Beschlussfassung durch die zuständigen Gremien Bauleistungen erfordern für die folgenden Auftragswerte Beschlussfassungen durch die zuständi- gen Gremien: Einleitungsbeschlüsse sind ab 500.000 € geschätztem Auftragswert im Rat oder dem zuständigen Ausschuss von der Zentralen Vergabestelle einzuholen. Bei Großprojekten ab 4.200.000 € Volumen entscheidet der Rat zusätzlich zu dem zuständigen Ausschuss über einen Einleitungsbeschluss. Dieser ist von der Zentralen Vergabestelle einzuholen. Für Bauprojekte ab 500.000 € Auftragswert ist ein Baubeschluss im zuständigen Ausschuss, vor Vergabe der Bauleistungen, durch das Fachamt einzuholen. Bei Bauprojekten ab 15.000.000 € muss der Baubeschluss zu- sätzlich im Rat vom Fachamt eingeholt werden. Für Hochbaumaßnahmen ab 1.000.000 € Auftragswert ist zusätzlich ein Bedarfsbeschluss vom Fachamt, vor den Vergaben der zugehörigen Planungsleistungen, im zuständigen Ausschuss einzuholen. Bei Auftragserteilung über 15.000.000 € ist vor Zuschlagserteilung die Zustimmung des Rates erforderlich. Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen erfordern für die folgenden Auftrags- werte Beschlussfassungen durch die zuständigen Gremien: Einleitungsbeschlüsse sind ab 150.000 € Auftragswert im zuständigen Ausschuss oder dem Rat durch die Zentrale Vergabestelle einzuholen. Bei Großprojekten ab 4.200.000 € Volumen entscheidet der Rat zusätzlich zu dem zuständigen Ausschuss über einen Einleitungsbeschluss. Dieser ist von der Zentralen Vergabestelle einzuholen. Besonderheit Planungsleistungen: Für Hochbaumaßnahmen ab 1.000.000 € ist ein Bedarfsbeschluss vom Fachamt, vor den Vergaben der zuge- hörigen Planungsleistungen, einzuholen 2.7 Binnenmarktrelevanz Wegen der sogenannten Binnenmarktrelevanz unterscheidet man nicht nur Aufträge oberhalb oder unter- halb der Schwellenwerte, sondern kann sogar von einer Dreiteilung sprechen. Gemeint sind Aufträge, die nicht unter eine der Vergaberichtlinien der EU und damit in Deutschland auch nicht unter den Vierten Teil des GWB fallen, aber wegen Besonderheiten des Einzelfalls nicht nur für inländische Unternehmen von Interesse sind (sog. Grenzüberschreitendes Interesse). Letztlich hat diesbezüglich jeweils eine Einzelfallprüfung stattzufinden, wobei Sachverhalte wie • der Auftragsgegenstand, • der geschätzte Auftragswert, • die Besonderheiten des betreffenden Sektors (z. B. Größe und Struktur des Marktes, wirtschaftliche Gepflogenheiten) sowie • die geografische Lage des Ortes der Leistungserbringung, hier z. B. Nähe zur niederländischen oder belgischen Grenze, zu berücksichtigen sind. Als Beurteilungskriterium können zudem Angebotseingänge aus der Vergangenheit einbezogen werden, sofern diese vergleichbare Sachverhalte betreffen (vgl. dazu auch Anlage 2). Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 14 von 22 Als Faustregeln seien genannt: Eine Entfernung von ca. 80 km zur Grenze stellt nicht mehr einen typischen grenznahen Einzugsbereich dar, so dass sich bei einer Dienstleistung von unter 100.000 € argumentieren lässt, es sei keine Binnen- marktrelevanz mehr zu erwarten (aber auch die weiteren Faktoren des Marktes und des Einzelfalles sind wichtig). Ein Bauprojekt von ca. 900.000 € oder ein Straßenbauprojekt von mehreren 100.000 € kann hingegen mit dem Leistungsort Bornheim durchaus Binnenmarktrelevanz haben. Ist eine Beschaffung unterhalb des EU-Schwellenwertes per Direktauftrag oder in einem nicht offenen Ver- fahren beabsichtigt und liegt zudem Binnenmarktrelevanz vor, ergeben sich Bekanntmachungspflichten. Darüber hinaus hat die Auftraggebende die allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts zu beachten. 2.8 Wettbewerbsregisterabfrage Ab einem Auftragswert von 30.000 €6 ist vor der Erteilung des Zuschlags das Wettbewerbsregister abzufragen. Die Abfrage des Wettbewerbsregisters erfolgt bis zur Erhöhung des Betrages auf 50.000 € zentral über die Vergabe- stelle. Die erforderlichen Daten zur Abfrage müssen vom Fachamt vor Auftragserteilung der Zentrale Vergabestelle mitgeteilt werden. Die folgenden Daten werden zur Abfrage des Wettbewerbsregisters benötigt: • Aktenzeichen / interne Verfahrensnummer (zur Zuordnung) • Kurzbeschreibung des Auftrages • Firmenname inkl. exakter Rechtsform • Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land) • Registerangaben (Registergericht und Registernummer) Unabhängig hiervon kann gem. § 6 Abs. 2 WRegG das Wettbewerbsregister auch auf freiwilliger Basis ab- gefragt werden. 2.9 Vieraugenprinzip Die Entscheidung über die Beschaffung von Leistungen, deren Wert 500 € übersteigt, ist gemäß § 11 Kor- ruptionsbG von mindestens zwei Personen zu treffen. 2.10 Verfahrensarten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes stehen folgende Verfahrensarten zur Verfügung (vgl. dazu auch Anlage 2): • Direktauftrag, • die förmlichen Verfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes (Öffentliche Ausschreibungen, Be- schränkte Ausschreibungen (mit und ohne Teilnahmewettbewerb), Verhandlungsvergabe (mit und ohne Teilnahmewettbewerb) sowie • im Einzelfall zusätzlich die förmlichen Verfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes. 6 Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Vergabebeschleunigung wird die Pflicht zur Abfrage des Wettbewerbsregisters von 30.000 € auf 50.000 € erhöht. Zudem wird Abs. 2 um einen Passus ergänzt, wonach Auftraggebende das Register im Fall eines Direktauftrages abfragen können. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 15 von 22 Der Direktauftrag kann nur innerhalb der unter 2.3 genannten Wertgrenzen gewählt werden. Die Auswahl des Vergabeverfahrens ist bis zum EU-Schwellenwert freigestellt. Als Kriterien für die Wahl der für die Be- schaffung geeigneten Verfahrensart kommen beispielsweise der Auftragswert, die Schnelligkeit und / oder die Wichtigkeit eines größtmöglichen Wettbewerbs in Betracht. Die Wahl der Verfahrensart ist zu dokumen- tieren.(vgl. dazu auch Anlage 2). Vergabeverfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes stehen folgende Verfahrensarten zur Verfügung: • Offenes Verfahren, • Nicht offenes Verfahren, • Verhandlungsverfahren mit und ohne Teilnahmewettbewerb, • Wettbewerblicher Dialog, • Innovationspartnerschaft. 2.11 Einholung von Angeboten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes • Bei Direktaufträgen bis 50.000 € darf die Angebotseinholung auch per E-Mail erfolgen (vgl. dazu Anlage 2). • Für Direktaufträge über 50.000 € und förmliche Vergabeverfahren wird der Vergabemarktplatz Rheinland genutzt. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Das Vergabeverfahren bzw. der Teilnahmewettbewerb ist grundsätzlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland durchzuführen. • Auftragsbekanntmachungen, Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachun- gen über Auftragsänderungen sind dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union mit elektronischen Mitteln zu übermitteln. Der Tag der Absendung ist nachzuweisen. • Elektronisch übermittelte Angebote und Teilnahmeanträge werden grundsätzlich über den Vergabe- marktplatz Rheinland entgegengenommen und bis zum Submissionstermin dort verschlüsselt aufbe- wahrt. 2.12 Öffnung der Angebote Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Direktaufträge unterhalb von 50.000 € ist eine formale Angebotsöffnung nicht erforderlich (vgl. dazu Anlage 2). Angebote für Direktaufträge, die über den Vergabemarktplatz Rheinland abgewickelt werden, werden unter Berücksichtigung des Vieraugenprinzips geöffnet. Ein Termin zur Angebotsabgabe ist erforderlich, eine for- male Angebotsöffnung nicht. Formale Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes bedürfen einer formalen Angebotsöffnung und eines Submissionstermines. Über die Submission ist eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist von den teilnehmenden Beschäftigten zu unterzeichnen. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 16 von 22 Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Die Angebotsöffnung führt die Zentrale Vergabestelle unter Berücksichtigung des Vieraugenprinzips nach Ablauf der Angebotsfrist durch. Bietende sind nicht zugelassen. • Über die Submission ist eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist von den teilnehmenden Beschäftigten zu unterzeichnen. • Bei Bauleistungen ist den Bietenden das Submissionsergebnis gemäß den Vorgaben des § 14 Abs. 6 VOB/A-EU zur Verfügung zu stellen. 2.13 Nachforderung von Unterlagen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Bei Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes kann der öffentliche Auftraggeber Bietende auf- fordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Die öffentliche Auftraggeberin muss Bietende, die für den Zuschlag in Betracht kommen, unter Ein- haltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvoll- ständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen - insbesondere Erklärungen, Angaben oder Nachweise - nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvoll- ständige leistungsbezogene Unterlagen - insbesondere Erklärungen, Produkt- und sonstige Anga- ben oder Nachweise - nachzureichen oder zu vervollständigen. • Die Möglichkeit zur Nachforderung von Unterlagen gilt nicht für die Nachforderung von leistungsbe- zogenen Unterlagen (z. B. Preisangaben, Verbräuche, Wartungskosten etc.), welche die Wirtschaft- lichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen und somit die Wertungs- reihenfolge beeinflussen. • Bei Nicht-Vorliegen der verlangten Unterlagen, Nachweise und Angaben können diese innerhalb einer angemessenen Frist nachgefordert werden. Die Frist soll sechs Kalendertage nicht überschreiten. • Die Bietenden, die die verlangten Nachweise nicht eingereicht hat bzw. der Nachforderung nicht nachgekommen ist, ist vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen. • Auf die Nachforderung von Unterlagen, Nachweisen oder Preisangaben kann verzichtet werden, wenn dies in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen vorab so festgelegt wurde. 2.14 Verhandlung über eingereichte Angebote Vergaben und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergabeverfahren und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): • Über Preise und sonstige Angebotsinhalte darf verhandelt werden. • Die Geschäfts- und Betriebsgeheimisse der Anbietenden / Bietenden sind dabei zu wahren. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 17 von 22 Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Im Verhandlungsverfahren darf über Preise und sonstige Angebotsinhalte verhandelt werden. Dabei sind die Geschäfts- und Betriebsgeheimisse der Bietenden zu wahren. Bei anderen Verfahrensarten sind Nachverhandlungen unzulässig. 2.15 Aufhebung des Vergabeverfahrens und von Verhandlungen im Bereich von Direktaufträgen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): • Gehen keine wirtschaftlichen Angebote ein oder bestehen andere schwerwiegende Gründe, darf das Vergabeverfahren aufgehoben werden. • Es besteht keine Verpflichtung, einen Auftrag zu erteilen. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Führt die Prüfung und Wertung der Angebote zum Ergebnis, dass kein wirtschaftliches Angebot vor- liegt oder dass kein Angebot den Bewerbungsbedingungen der Leistungsbeschreibung entspricht, ist das Vergabeverfahren aufzuheben. • Die Entscheidung ist zu dokumentieren. • Über die Aufhebung des Vergabeverfahrens sind die Bietenden unter Angabe der Gründe unverzüg- lich zu informieren. 2.16 Zuschlag Unter Berücksichtigung der festgelegten Wertungskriterien ist das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen. Die unterlegenen Bietenden sind zu informieren (vgl. dazu auch Anlage 2). 2.17 Vergabestatistikmeldung Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Beschaffungen unterhalb des EU-Schwellenwertes sind nicht meldepflichtig (vgl. dazu auch Anlage 2). Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Ab einem Auftragswert von 25.000 € sind innerhalb von 60 Tagen nach der Erteilung des Zuschlags Infor- mationen zu vergebenen Aufträgen und Konzessionen der Vergabestatik zu melden. 2.18 Dokumentation des Vergabeverfahrens Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): • Die Vergabedokumentation hat alle wesentlichen Entscheidungen, insbesondere alle Entscheidun- gen, die Zweifel an der Wahrung der Haushaltsgrundsätze und der Grundsätze der Gleichbehand- lung und Transparenz aufkommen lassen könnten, zu enthalten. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 18 von 22 • Regelmäßig sind zu dokumentieren: • die Auftragswertschätzung, • die Eignung des Auftragnehmenden, • die eingeholten Angebote, • die Korrespondenz mit den Unternehmen. • Darüber hinaus können im Einzelfall beispielsweise folgende Sachverhalte vom Dokumentationsge- bot betroffen sein: • Wahl der Verfahrensart, • Verzicht auf Vergleichsangebote, • produktspezifische Einkäufe, • Auswahl eines nicht preisgünstigsten Angebotes, • Rückgriffe auf allgemeine Leistungskataloge, wie z. B. Kataloge, Internetangebote. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes gilt: • Für jede Vergabe ist ein standardisierter Vergabevermerk anzufertigen. • In diesem Vergabevermerk müssen die einzelnen Schritte des Verfahrens, die Maßnahmen, Fest- stellungen, Begründungen und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sein. • Der Vergabevermerk ist begleitend zur Maßnahme durch die jeweils für den Verfahrensschritt zu- ständige Stelle fortlaufend fortzuschreiben und muss stets den aktuellen Stand des Vergabeverfah- rens widerspiegeln. • Der Vergabevermerk ist bedeutsam für die Kontrolle durch die Nachprüfungsbehörden und bei Auf- forderung diesen zu übermitteln. 2.19 Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung Die Beteiligung zur Prüfung von Vergabeverfahren der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Bornheim richtet sich nach der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bornheim, dieser Dienstanweisung sowie den von der örtlichen Rechnungsprüfung erlassenen Vorlageregelungen. Dem Rechnungsprüfungsamt sind sämtliche geplanten Auftragserteilungen ab 10.000 €, vor Auftragsertei- lung, zur Prüfung vorzulegen. 2.20 Auftragsänderungen und Nachträge Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Für Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes gilt (vgl. dazu auch Anlage 2): Bestehende Verträge dürfen grundsätzlich verlängert oder angepasst werden. Dabei sind die folgenden Hinweise zu beachten. • Dabei ist zu prüfen, ob weiterhin wirtschaftlich und sparsam gehandelt wird. Markterkundungen und neue Wettbewerbe sind möglich. Bestehen Anhaltspunkte, dass andere Unternehmen die Leistung wirtschaftlicher erbringen können, ist ein neuer Wettbewerb erforderlich. • Für die Änderung eines öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrages ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens gilt § 132 Abs. 1, 2 und 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun- gen entsprechend. Darüber hinaus ist die Änderung eines öffentlichen Auftrages ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig, wenn sich der Gesamtcharakter des Auftrages nicht än- dert und der Wert der Änderung nicht mehr als 30 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 19 von 22 beträgt. Bei mehreren aufeinander folgenden Änderungen ist der Gesamtwert der Änderungen maß- geblich. Eine Auftragsänderung, die 30 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes überschreitet ist nur im Einzelfall möglich und muss zuvor mit der Zentralen Vergabestelle und dem Rechnungsprü- fungsamt abgestimmt werden und kann nicht ohne Zustimmung der beiden Stellen erteilt werden (Vergaberechtssatzung der Stadt Bornheim § 11 Abs. 2). • Vertragsänderungen nach der VOB/B erfordern kein neues Vergabeverfahren; ausgenommen davon sind Vertragsänderungen nach § 1 Abs. 4 Satz 2 VOB/B. Soweit eine beabsichtigte Vertragsände- rung nicht unter Satz 1 fällt, sind die Regelungen des Absatzes 2 entsprechend anzuwenden (Verga- berechtssatzung der Stadt Bornheim § 11 Abs. 3). • Wenn ein bestehender Auftrag durch eine Auftragsänderung oder Auftragsverlängerung den EU- Schwellenwert erreicht oder überschreitet und der Auftragswert nach § 3 VgV seriös geschätzt wurde, muss bei einer unvorhergesehenen Vertragsverlängerung oder -änderung kein neuer Auftrag erteilt werden. Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes Bei Auftragsänderungen und -erweiterungen sowie Nachträgen im Oberschwellenbereich ist grundsätzlich (Ausnahmen siehe nachfolgend) ein neues Vergabeverfahren durchzuführen, wenn: • sich die zusätzliche Leistung vom ursprünglichen Auftrag ohne fachliche oder wirtschaftliche Nach- teile trennen lässt oder • der bestehende Auftrag wesentlich geändert wird. Änderungen können insbesondere dann als unwesentlich bewertet werden, wenn (kumulativ): • der Änderungswert selbst den maßgeblichen EU-Schwellenwert nicht übersteigt, • keine erheblichen inhaltlichen Unterschiede zum ursprünglichen Auftrag bestehen, • der Umfang des Auftrages nicht erheblich ausgeweitet wird, • kein Wechsel des Auftragnehmenden erfolgen soll, • bei Liefer- und Dienstleistungen sowie bei freiberuflichen Leistungen der ursprüngliche Auftragswert nicht um mehr als zehn Prozent; bei Bauleistungen nicht um mehr als 15 Prozent erhöht wird. Wesentliche Änderungen eines öffentlichen Auftrages ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens sind zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 GWB vorliegen: • Erforderliche Änderungen und Ergänzungen sind in Textform zu erteilen und zu dokumentieren. Der Zugang der Änderung oder Ergänzung ist in geeigneter Form zu bestätigen. • Der örtlichen Rechnungsprüfung sind vor Auftragserteilung die Unterlagen und Begründungen zu den Auftragsänderungen und Nachträgen zur Prüfung vorzulegen. • Auftragsänderungen gemäß § 132 Abs. 2 Nummer 2 und 3 GWB sind bekanntzumachen. 2.21 Geheimhaltung und Datenschutz Generell sind alle Beschäftigten der Stadt Bornheim zur Geheimhaltung über Inhalte aus Beschaffungen verpflichtet. Auch verwaltungsintern dürfen Informationen nur insoweit weitergegeben werden, als dies zur Abwicklung der Beschaffungen oder aus Rechtsgründen erforderlich ist. Bei Bauleistungen erhalten nur die bei formalen Verfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes beteiligten Bietenden Auskünfte zum Submissionsergebnis. Ansonsten dürfen bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen keine Ergebnisse mitgeteilt werden, auch nicht an Herstellungs- oder Lieferbetriebe. Dritte erhalten nur Informationen, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Dabei sind Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 20 von 22 Während des gesamten Beschaffungsprozesses sind alle Daten und Informationen der Anbietenden / Bie- tenden und Teilnehmenden vertraulich zu behandeln. Daten und Informationen, insbesondere personenbe- zogene, sind nach Abschluss der Beschaffung zu löschen, soweit diese für die Dokumentationspflichten und Vertragsabwicklung nicht erforderlich sind. 2.22 Arbeitnehmerschutz Die im Rahmen von Vergabeverfahren und Direktaufträgen entstehenden Dokumentationen, Vermerke und Niederschriften sowie die Protokoll- und Nutzungsdaten des Vergabemarktplatzes Rheinland dienen aus- schließlich der vergaberechtlichen Nachvollziehbarkeit und Prüfung. Eine Auswertung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter ist unzulässig; die Beteiligungsrechte des Personalrats nach § 72 Abs. 3 LPVG NRW und zum Datenschutz bleiben unberührt. 2.23 Rechtliche Wirkung Die Bestimmungen dieser Dienstweisung regeln das verwaltungsinterne Verfahren von Beschaffungen. Sie werden nicht Vertragsbestandteil und geben somit weder den Anbietenden / Bietenden noch der Auftrag- gebenden ein einklagbares Recht. 2.24 In Kraft treten Diese Dienstanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren und Erteilung von Direktaufträgen tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Bornheim, den 22.10.2026 (Christian Mandt) Bürgermeister Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 21 von 22 Anlage 1: Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Langtext EU Europäische Union GO NRW Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen KomHVO Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen KorruptionsbG Korruptionsbekämpfungsgesetz MHKBD Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisie- rung des Landes Nordrhein-Westfalen NRW Nordrhein-Westfalen PartGG Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe VgV Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge VOB/A-EU Vergabebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtli- nie 2014/24/EU WRegG Wettbewerbsregistergesetz Dienstanweisung Vergabeverfahren und Direktaufträge Seite 22 von 22 Anlage 2: Verweise zur FAQ-Liste „Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen“ ab dem 01.01.2026 des MHKBD (Stand 08. Oktober 2025, Version 1.0) Verweis von Seite Ziffer der FAQ-Liste Seite der FAQ-Liste Seite 4 8.2 Seite 10 Seite 7 4 12.1 Seite 7 Seite 13 Seite 7 13.3 Buchstabe F Seite 15 Seite 21 Seite 7 7.2 10 12.4 15 Seite 10 Seite 11 Seite 14 Seite 16 Seite 8 8 Seite 10 Seite 13 9 Seite 11 Seite 14 5 11 Seite 8 Seite 12 Seite 14 5 Seite 8 Seite 15 12.5 Seite 15 Seite 15 12.4 Seite 14 Seite 16 11 13.1 Seite 13 Seite 15 Seite 17 14 Seite 15 Seite 17 4.1 11 Seite 7 Seite 13 Seite 17 17 Seite 17 Seite 17 Seite 16 (oben) Seite 18 11 16 17 Seite 13 Seite 16 Seite 17 1. Vorbemerkungen 2. Vergaberechtliche Regelungen 2.1 Geltungsbereich 2.2 Wahl des anzuwendenden Vergaberechts 2.3 Schwellenwerte 2.4 Rechtliche Grundlagen 2.5 Vergabegrundsätze • Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung • Transparenzgebot • Gleichbehandlungsgrundsatz Bei der Vergabe von Aufträgen darf kein Unternehmen benachteiligt werden. • Stückelungsverbot • Auftragserteilung nur an geeignete Unternehmen Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte • Wettbewerbsgrundsatz • Vorrang offener Vergabeverfahren • Mittelstandsprinzip und Gebot der Losaufteilung • Grundsatz der Produktneutralität • Einbeziehung strategischer Ziele 2.6 Zuständigkeiten, Abläufe und Wertgrenzen 2.7 Binnenmarktrelevanz 2.8 Wettbewerbsregisterabfrage 2.9 Vieraugenprinzip 2.10 Verfahrensarten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergabeverfahren oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.11 Einholung von Angeboten Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.12 Öffnung der Angebote Aufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.13 Nachforderung von Unterlagen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.14 Verhandlung über eingereichte Angebote Vergaben und Direktaufträge unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.15 Aufhebung des Vergabeverfahrens und von Verhandlungen im Bereich von Direktaufträgen Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.16 Zuschlag 2.17 Vergabestatistikmeldung Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.18 Dokumentation des Vergabeverfahrens Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.19 Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung 2.20 Auftragsänderungen und Nachträge Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes 2.21 Geheimhaltung und Datenschutz 2.22 Arbeitnehmerschutz 2.23 Rechtliche Wirkung 2.24 In Kraft treten Anlage 1: Abkürzungsverzeichnis Anlage 2: Verweise zur FAQ-Liste „Kommunale Vergaben im Land Nordrhein-Westfalen“ ab dem 01.01.2026 des MHKBD (Stand 08. Oktober 2025, Version 1.0)

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Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite 1 -Inhaltsverzeichnis- Kapitel 1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.7 2.8 2.9 2.10 2.10.1 2.10.2 2.10.3 2.10.4 2.10.5 2.11 2.12 2.13 2.14 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7 3.5.8 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 Kapitel Allgemeine Vorschriften Leitbild und Normenzweck Anwendung und Beachtung Erlass, Änderungen, Ergänzungen Allgemeine Dienstangelegenheiten Allgemeine Grundsätze Verschwiegenheitspflicht / Aussagegenehmigung Verhalten gegenüber Personen Organisation des Arbeitsplatzes Gratulationen und Feiern Belohnungen und Geschenke, Sponsoring Belohnungen und Geschenke Sponsoring Interessenkollision Interessenwahrung Vorgesetzte, Dienstweg Regelungen zur Arbeitszeit Arbeitszeit Urlaub Dienstbefreiung Erkrankungen Dienstgänge, Dienstreisen Nutzung von Verkehrsmitteln im dienstlichen Interesse Dienstausweise Ahndung von Dienstvergehen Strafverfolgung Tragen von Namensschildern Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten Einheit der Verwaltung Organisation der Verwaltung Personeller Verwaltungsaufbau Federführung Verwaltungsgebäude Belegung der Diensträume Sicherung der Dienstgebäude, Diensträume und Einrichtungen Ausstattung von Diensträumen / Inventarverzeichnis Inventarverwaltung Fundsachen Rauchen in Dienstgebäuden und Dienstfahrzeugen Schäden, Plakate, Geldsammlungen, Werbung, Abfälle, Privatbesitz Beflaggung Geschäftsgang Postgang Postverteilung Geld-, Wert- und Einschreibesendungen Verschlusssachen Vertraulichkeit der Personalangelegenheiten Seite 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 7 7 7 8 8 9 9 10 10 11 12 12 12 13 13 13 13 14 14 14 15 15 15 16 16 16 16 17 18 Seite 18 Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite 2 -Inhaltsverzeichnis- 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 4.7.5 4.7.6 4.8 4.9 4.10 4.10.1 4.10.2 4.11 4.11.1 4.11.2 4.11.3 4.11.4 4.12 4.13 5 5.1 5.2 5.3 5.4 6 Beifügung von Unterlagen Weiterleitung Sachbearbeitung Sicht- und Arbeitsvermerke Sofort-, Eilt- und Fristsachen Arbeitsrückstände Urschriftliche Weiterleitung Aktennotizen, Vermerke, Niederschriften, Besprechungs- und Vernehmungsprotokolle Auskünfte, Akteneinsicht (auch gegenüber Ratsmitgliedern) Wiedervorlage Regelung der Entscheidungsbefugnisse Abzeichnung Mitzeichnung Verteiler Vorlage zur Unterschrift Unterzeichnung von Schriftstücken Allgemeines Unterzeichnung Form der Unterzeichnung Beglaubigungen Verwendung von Dienstsiegeln Abgabe verpflichtender Erklärungen, Vollmachten Auftragsvergabe / Unterzeichnung von Aufträgen Benutzung von Fernsprechanlagen Schriftverkehr Äussere Form, Verwendung von Vordrucken und Postkarten Inhalt, Formulierung, Verwendung von Abkürzungen, Arbeitsanweisungen Postversand und Botendienst Allgemeines Postzustellungsaufträge Einschreiben Wertsendungen E-Mail Nutzung Internet-Nutzung Öffentlichkeitsarbeit Verkehr mit Presse, Rundfunk, Fernsehen Veröffentlichungen Bekanntmachungen Besichtigung gemeindlicher Einrichtungen Inkrafttreten 19 18 18 18 19 19 19 20 20 20 21 21 21 21 21 21 21 21 22 23 23 24 25 24 25 26 26 28 28 28 28 28 29 30 30 30 30 30 30 30 Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite3 8. Änderung 1 Allgemeine Vorschriften 1.1 Leitbild und Normenzweck Die Stadtverwaltung Bornheim versteht sich als kundenorientiertes Dienstleistungsunter- nehmen. Ziel ist die möglichst zeitnahe und wirtschaftliche Erstellung der nachgefragten Leistungen unter Beachtung der anzuwendenden Rechtsnormen und der Zielsetzungen seitens des Ra- tes der Stadt Bornheim. Die Allgemeine Geschäftsanweisung (AGA) regelt den allgemeinen Dienstbetrieb und den Geschäftsgang bei der Stadtverwaltung Bornheim und dokumentiert somit die Qualitätsan- sprüche, die mit der Leistungserstellung verbunden sind. 1.2 Anwendung und Beachtung (1) Diese Anweisung hat verbindliche Wirkung für sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbei- ter, deren Dienstvorgesetzte/r die Bürgermeisterin / der Bürgermeister ist. (2) Die Fachbereichsleitungen überwachen die Einhaltung der Bestimmungen dieser Anwei- sung in ihrem Fachbereich und können Verstöße an die Bürgermeisterin / den Bürgermeister melden. (3) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten ein Exemplar der AGA zur Kenntnisnahme und Beachtung. 1.3 Erlass, Änderungen, Ergänzungen (1) Dienstanweisungen werden von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister erlassen, ge- ändert oder ergänzt. Für die Erledigung bestimmter Aufgaben können, auch für einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Organisationseinheiten, besondere Dienstanweisun- gen erlassen werden. (2) Dienstanweisungen mit begrenzter Wirkung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Organisationseinheit können mit Zustimmung der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters von den Dezernenten erlassen werden. (3) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind aufgerufen, Vorschläge zur Verbesserung oder Ergänzung auf dem Dienstweg der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister zur Prüfung zuzu- leiten. 2 Allgemeine Dienstangelegenheiten 2.1 Allgemeine Grundsätze (1) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihre Arbeitskraft der rechtmäßigen, neutralen und wirtschaftlichen Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben zu widmen und dabei die Belange der Stadt Bornheim zu wahren. Bei den ihnen obliegenden Angelegenheiten haben sie die nach dem jeweiligen Stand der Technik möglichen und wirtschaftlich vertretbaren Belange eines wirksamen Umweltschutzes zu berücksichtigen. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite4 8. Änderung (2) Die Verantwortung für die Erfüllung dieser Formalziele obliegt jeweils der Mitarbeiterin/ dem Mitarbeiter. 2.2 Verschwiegenheitspflicht / Aussagegenehmigung (1) Jede Mitarbeiterin/ jeder Mitarbeiter ist - auch nach Ausscheiden aus dem Dienst - ver- pflichtet, über die aus der dienstlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Informationen Ver- schwiegenheit zu bewahren, soweit sie nicht offenkundig sind oder diese ihrer Bedeutung nach nicht der Geheimhaltung bedürfen. (2) Über Vorgänge, die sich auf die Pflicht zur Amtsverschwiegenheit beziehen, darf nur mit Genehmigung der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters Auskunft gegeben werden. Die Genehmigung zur Aussage / Erklärung ist an die Bürgermeisterin / den Bürgermeister zu richten, begründende Unterlagen sind schriftlich beizufügen. 2.3 Verhalten gegenüber Personen (1) Gegenüber Kolleginnen und Kollegen, Besuchern und Telefonpartnern ist stets die gebo- tene Höflichkeit zu wahren. Bei ungebührlichem Verhalten einzelner Personen ist gegebe- nenfalls der / die Vorgesetzte hinzuzuziehen. (2) Insbesondere werden folgende Handlungen unter Ausschöpfung sämtlicher arbeitsrecht- licher Möglichkeiten verfolgt: Mobbing sexuelle Belästigungen Genuss berauschender Mittel Vorteilsannahme Diebstahl Im Falle einer sexuellen Belästigung besteht neben der Möglichkeit, sich vertrauensvoll an die Dienststelle oder den Personalrat zu wenden, die Möglichkeit, sich an die hierfür ge- wählten Vertrauensleute zu wenden. Die Namen der jeweiligen Personen können beim Per- sonalrat erfragt werden. 2.4 Organisation des Arbeitsplatzes (1) Das Arbeitsgebiet ist so übersichtlich zu gestalten, dass Vertreter / innen und Vorgesetz- te ohne Probleme Aufgaben aus dem Arbeitsgebiet bearbeiten oder übernehmen können. Für unerledigte Vorgänge und Wiedervorlagen sind besondere Mappen anzulegen. Bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten ist eine durchschaubare Verzeichnis- struktur der Ordner und Dokumente anzulegen, deren Benennung Rückschlüsse auf den Inhalt schließen lassen. (2) Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister kann eine gesonderte Verfügung über die Grundsätze beim Aufbau der Ordnerstrukturen in der EDV erlassen. 2.5 Gratulationen und Feiern (1) Für Feiern und Zusammenkünfte steht der Gemeinschaftsraum im Rathaus ausserhalb der Kernzeit mit Zustimmung der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters zur Verfügung. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite5 8. Änderung (2) Eine kurze Gratulation während der Dienstzeit ist zu besonderen Anlässen zulässig, so- weit dies der Dienstbetrieb gestattet und insbesondere die zufriedenstellende Bedienung von Publikum gewährleistet bleibt. 2.6 Belohnungen und Geschenke, Sponsoring 2.6.1 Belohnungen und Geschenke (1) Belohnungen und Geschenke sind alle Vorteile, die einer Mitarbeiterin / einem Mitarbeiter ohne rechtlichen Grund unmittelbar oder mittelbar durch einen anderen im Hinblick auf sei- ne Tätigkeit eingeräumt werden. (2) Belohnungen und Geschenke dürfen in Verbindung mit dienstlichen Angelegenheiten von Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern - auch nach Ausscheiden aus dem Dienst - nicht ange- nommen werden. Dies gilt nicht für verkehrsübliche Werbegeschenke mit Werbeeindruck (sogenannte Streuartikel wie Kugelschreiber, Kalender, etc.) mit einem Handelswert von bis zu 5,00 Euro. (3) Sollten dennoch Belohnungen und Geschenke bei den Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern eintreffen, so sind diese unverzüglich an den Fachbereich 1, unter Angabe des Namens und der Adresse des / der Schenkenden, weiterzuleiten. Je nach Wert bzw. Art erfolgt eine Wei- terleitung für soziale Zwecke oder die Rückgabe an den / die Schenkende/n. Sollte eine Weiterleitung für soziale Zwecke erfolgen, so wird der / die Schenkende darüber schriftlich durch den Fachbereich 1 informiert. (4) Bestechungen und Bestechungsversuche sind unverzüglich der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister anzuzeigen. 2.6.2 Sponsoring (1) Sponsoring ist die subsidiäre Unterstützung eines Projektes durch Zuwendung von Geld oder einer geldwerten Leistung zum wechselseitigen Vorteil sowohl des Sponsors (z.B. Imagegewinn, Werbung) als auch der Verwaltung. (2) Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister entscheidet über jegliche Form des Sponsorings im Einzelfall. 2.7 Interessenkollision (1) Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter dürfen keine Amtshandlungen vornehmen, die entweder ihnen selbst oder anderen, denen gegenüber ihnen wegen persönlicher Beziehungen ein Zeugnisverweigerungsrecht zustehen würde (z.B. Ehegatten, nahe Verwandte oder Versch- wägerte), Vorteile verschaffen. Auch die Vornahme von Vertragsverhandlungen mit diesem Personenkreis ist untersagt. (2) Vertragsabschlüsse zwischen der Stadt Bornheim und leitenden Dienstkräften werden durch die Vorschriften der Hauptsatzung geregelt. 2.8 Interessenwahrung (1) Werden Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern Verstöße gegen Rechtsvorschriften bekannt, wel- che den Aufgabenkreis der Stadt betreffen, ist unverzüglich der zuständige Fachbereich zu unterrichten. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite6 8. Änderung (2) Die Kenntnis über strafbare Handlungen (Diebstähle, Dienstvergehen u.ä.) zum Nachteil der Stadt Bornheim ist der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister anzuzeigen. (3) Die überlassenen Arbeitsmittel sind pfleglich zu behandeln und möglichst effektiv einzu- setzen. Bei mangelnder Auslastung, insbesondere der EDV-Geräte, ist der für die Beschaf- fung zuständigen Stelle Nachricht zu erteilen. Die Inanspruchnahme der Arbeitsmittel für private Zwecke ist grundsätzlich unerwünscht. In begründeten Ausnahmefällen sind die Kosten zu erstatten. Das Einspielen privater Datensätze und Programme in die Rechner der Stadtverwaltung ist nur nach Prüfung und Zustimmung durch die für die Anwenderbetreuung zuständigen Mitar- beiter / Mitarbeiterinnen des Geschäftsbereiches EDV zulässig. Bei Zuwiderhandlung kön- nen die entstehenden Kosten für die Beseitigung von Fehlern, für deren Auftreten das Ein- bringen ungeprüfter Datensätze und Programme kausal war, dem Verursacher / der Verur- sacherin in Rechnung gestellt werden. Die Verantwortung für Fragen des Datenschutzes und des Urheberrechtes bleibt im Falle des Importes privater Datensätze und Programme bei der / dem ursprünglichen Eigentümerin / Eigentümer. (4) Während der Dienstzeit ist die Verrichtung privater Tätigkeiten unzulässig. (5) Nebentätigkeiten bedürfen der Genehmigung der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters, soweit nicht anderweitige gesetzliche oder tarifliche Bestimmungen existieren. (6) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind aufgerufen, Verbesserungsvorschläge, die der Qualitätssteigerung oder der Rationalisierung von Arbeitsabläufen dienen, der Bürgermeiste- rin / dem Bürgermeister zur Prüfung zuzuleiten. Dieser kann im Einzelfall die Zahlung einer Prämie veranlassen. 2.9 Vorgesetzte, Dienstweg (1) Vorgesetzte / Vorgesetzter ist, wer für die dienstliche Tätigkeit einer Mitarbeiterin / eines Mitarbeiters weisungsberechtigt ist. (2) Vorgesetzte und Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter haben sich so zu informieren, dass die Aufgabenerfüllung gewährleistet ist. (3) Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter sind zur Ausführung der Anordnungen der Vorgesetzten verpflichtet. Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen sind unverzüg- lich bei der / dem nächsthöheren Vorgesetzten geltend zu machen. Wird die Anordnung aufrecht erhalten, ist die Entscheidung der / des nächsthöheren Vorge- setzten einzuholen, wenn die Bedenken fortbestehen. Wird die Anordnung von dort bestätigt, ist diese auszuführen, sofern diese nicht mit einer strafbaren Handlung verbunden ist oder gegen die Menschenwürde verstößt. Auf Verlangen der / des betroffenen Weisungsempfängerin / -empfängers ist der Sachver- halt schriftlich durch die / den Weisungsgeberin / Weisungsgeber auf dem Dienstweg der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister zuzuleiten. (4) Bei sachlichen Meinungsverschiedenheiten zwischen Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern ent- scheidet die / der nächste gemeinsame Vorgesetzte nach Anhörung der Auffassungen. (5) Sind an der Erstellung einer Leistung mehrere Fachbereiche beteiligt, können hierfür lau- fend erforderliche Informationen direkt zwischen den mit der Leistungserstellung betrauten Personen ausgetauscht werden. Die Vorgesetzten können einzelfallbezogene oder generelle Mitzeichnung verfügen und sich entsprechende Entscheidungsgewalt vorbehalten. In Grundsatzfragen und bei steuerungsrelevanten Informationen ist stets der Dienstweg einzu- halten. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite7 8. Änderung (6) In persönlichen Angelegenheiten können sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unmit- telbar an die Bürgermeisterin / den Bürgermeister wenden. 2.10 Regelungen zur Arbeitszeit 2.10.1 Arbeitszeit (1) Die Arbeitszeit wird für die an der gleitenden Arbeitszeit teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch entsprechende Regelungen über die gleitende Arbeitszeit in der je- weils gültigen Fassung festgesetzt, mit denen sich jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter ver- traut zu machen hat. (2) Für die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden die Dienststunden durch die Bürgermeisterin / den Bürgermeister festgesetzt. Abweichungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung. (3) Die Dienststunden sind gewissenhaft einzuhalten. Die Arbeitszeit beginnt und endet am Arbeitsplatz. Die Überwachung der Pünktlichkeit obliegt der Fachbereichsleitung bzw. der Dezernentin / dem Dezernenten. Grobe oder sich wiederholende Verstöße sind der Bürger- meisterin / dem Bürgermeister mitzuteilen. Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter, die gegen die Regelungen zur gleitenden Arbeitszeit versto- ßen oder durch Manipulationen den Versuch der Vorteilsgewinnung für sich ziehen wollen, können von der gleitenden Arbeitszeit ausgeschlossen werden. (4) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf Anordnung zur Leistung von Überstunden verpflichtet, wenn es dienstlich erforderlich ist. Dabei sind die Bestimmungen der Arbeitszeitordnung zu beachten bzw. einzuhalten. Ausserdem ist das Beteiligungsrecht des Personalrates durch die Dienststelle entsprechend zu berücksichtigen. Die Vergütung / Abgeltung richtet sich nach den besoldungs- und tarifrechtlichen Bestim- mungen. (5) Unerlaubtes Fernbleiben und die Wiederaufnahme des Dienstes sind von der Fachbe- reichsleitung unverzüglich der für die Zeiterfassung zuständigen Stelle zu melden. (6) Bei Verlassen des Arbeitsplatzes aus dienstlichen Gründen ist die / der nächste Vorge- setzte zu unterrichten. Die Fachbereichsleitung kann verfügen, dass sie / er in jedem Falle über die Abwesenheit von Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern aus ihrem / seinem Fachbereich unterrichtet wird. Für überwiegend oder regelmäßig im Außendienst tätige Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter kön- nen die Dezernentinnen / Dezernenten und Fachbereichsleitungen gesonderte Regelungen treffen. 2.10.2 Urlaub (1) Der Anspruch auf Erholungsurlaub richtet sich nach den gesetzlichen und tariflichen Be- stimmungen. Der Erholungsurlaub ist möglichst zusammenhängend zu nehmen. Hierbei sind die Terminwünsche mit den direkten Vertreterinnen / Vertretern und den Fachbereichslei- tungen abzustimmen. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite8 8. Änderung (2) In begründeten Ausnahmefällen können einzelne oder halbe Urlaubstage gewährt wer- den. Pro Jahr dürfen aber grundsätzlich nicht mehr als 6 halbe Urlaubstage gewährt werden. (3) Bei Unstimmigkeiten zwischen Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern und Vertreterinnen / Vertre- tern entscheidet die Fachbereichsleitung nach sachlichen Gesichtspunkten, wessen Vorstel- lungen bei der Genehmigung von Erholungsurlaub berücksichtigt werden sollen und teilen die Gründe schriftlich der für die Genehmigung zuständigen Stelle mit, die auch die eventu- ellen Beteiligungsrechte des Personalrates zu berücksichtigen hat. Insbesondere können die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes, das Vorhandensein schul- pflichtiger Kinder, sonstige wichtige familiäre Gründe und Urlaubsterminierungen der ver- gangenen Jahre als Kriterien für die Entscheidungen der Fachbereichsleitung herangezogen werden. (4) Der Erholungsurlaub ist fünf Tage vor Antritt schriftlich zu beantragen, soweit dies zu- mutbar ist. Zu Beginn eines Jahres teilen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Terminwünsche in Listenform über die Fachbereichsleitung der für die Genehmigung zuständigen Stelle mit. Diese Terminierung hat grundsätzlich verbindlichen Charakter. Über Abweichungen ent- scheidet die Fachbereichsleitung. Die Genehmigung ist zu erteilen, wenn nach der Mitteilung zu Beginn des Jahres unvorhersehbare Gründe dies rechtfertigen und dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. (5) Sonderurlaub unter Fortzahlung der Bezüge kann über den zustehenden Erholungsur- laub hinaus aufgrund Beamten- und tarifrechtlicher Bestimmungen gewährt werden ( z.B. Umzug, Eheschließung, schwere Erkrankung des Ehegatten, Todesfall, Geburt). (6) Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Bezüge kann auf schriftlichen Antrag gewährt wer- den, wenn ein wichtiger Grund vorliegt und dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. (7) Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister entscheidet über die Genehmigung des Erho- lungsurlaubes der Fachbereichsleiterinnen / Fachbereichsleiter und Dezernentinnen / De- zernenten, sowie über die Genehmigung des Sonderurlaubes für alle Bediensteten. Über die Genehmigung des Erholungsurlaubes für alle übrigen Bediensteten entscheidet der für das Personalwesen zuständige Fachbereich. 2.10.3 Dienstbefreiung Die Arbeitszeit darf grundsätzlich nicht aus persönlichen Gründen unterbrochen werden. In begründeten Ausnahmefällen können die Fachbereichsleitungen auf schriftlichen Antrag Dienstbefreiung gewähren. Über Dienstbefreiungsanträge der Fachbereichsleiterinnen / Fachbereichsleiter und Beigeordneten entscheidet die Bürgermeisterin / der Bürgermeister. Bei Ablehnung kann sich die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter an die Dezernentin / den Dezer- nenten wenden. 2.10.4 Erkrankungen (1) Bei Arbeitsunfähigkeit ist unverzüglich die Fachbereichsleitung zu unterrichten. Die Meldung soll bis spätestens 10.00 Uhr des ersten Arbeitstages erfolgt sein. (2) Die Fachbereichsleitungen unterrichten den für das Personalwesen zuständigen Fachbe- reich schriftlich auf dem Dienstweg. (3) Nach spätestens drei Krankheitstagen hat die/ der Erkrankte unaufgefordert ein Attest vorzulegen, aus dem die voraussichtliche Arbeitsunfähigkeit ersichtlich ist. Ist die Dauer der Arbeitsunfähigkeit aus dem Attest nicht ersichtlich, so ist nach Wiedererlangung der Ge- Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite9 8. Änderung sundheit eine Arbeitsfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Andernfalls genügt mündliche o- der fernmündliche Rückmeldung. Abweichungen von dieser Regelung können durch gesetz- liche, tarifrechtliche oder Einzelfallentscheidungen der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters getroffen werden. (4) Bei Dienstunfällen während der Arbeitszeit oder auf dem Weg von oder zu der Arbeit ist unverzüglich der für das Personalwesen zuständige Fachbereich schriftlich zu unterrichten. Hierbei ist der Unfallhergang unter Angabe von Ort, Zeit und Nennung von möglichen Zeu- gen zu schildern. Unabhängig von dieser Meldung sind die Absätze eins bis drei zu beachten. (5) Berufskrankheiten sind Gesundheitsschäden, die nachweislich im ursächlichen Zusam- menhang mit der dienstlichen Tätigkeit stehen. Über das Vorliegen einer Berufskrankheit ist unverzüglich der für das Personalwesen zuständige Fachbereich schriftlich zu unterrichten. (6) Arztbesuche während der Dienstzeit sind nur gestattet, wenn eine Terminvereinbarung ausserhalb der Dienststunden nicht möglich war oder ein Aufschub des Arztbesuches auf- grund akuter Krankheitserscheinungen nicht möglich ist. Hierüber ist eine Bestätigung des Arztes über die mangelnde Möglichkeit einer Terminvereinbarung ausserhalb der Dienst- stunden vorzulegen. Für einen Arztbesuch während der Dienstzeit ist ein Antrag auf Dienstbefreiung zu stellen. Es gelten die Regelungen des Abschnitts 2.10.3. 2.10.5 Dienstgänge, Dienstreisen (1) Gem. der Legaldefinition des § 2 des Landesreisekostengesetzes sind: → Dienstgänge: Gänge oder Fahrten am Dienstort oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften ausserhalb der Dienststelle. → Dienstreisen: Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften ausserhalb des Dienstortes. (2) Dienstgänge und Dienstreisen unterliegen der Genehmigungspflicht. Anträge auf Dienstgänge werden formlos - in der Regel mündlich - bei der Fachbereichslei- tung gestellt und von dieser mündlich genehmigt. Anträge auf Dienstreisen sind schriftlich zu stellen und zu begründen. Anträge mit einer Dauer bis zu einem Tag werden von der Fachbereichsleitung genehmigt. Dienstgänge und Dienstreisen der Fachbereichsleiterinnen / Fachbereichsleiter sowie Dienstreisen der übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von mehr als einem Tag genehmi- gen die Dezernenten. (3) Über die Genehmigung von Dienstgängen und Dienstreisen der Beigeordneten und De- zernenten entscheidet die Bürgermeisterin / der Bürgermeister. Dienstgänge und Dienstrei- sen der Beigeordneten und Dezernenten mit einer Dauer von bis zu einem Tag gelten als genehmigt. 2.11 Nutzung von Verkehrsmitteln im dienstlichen Interesse (1) Bei der Wahl der Verkehrsmittel ist grundsätzlich die wirtschaftlichste Möglichkeit zu wählen. Ausnahmen sind nur unter dem Gesichtspunkt der Zweckmäßigkeit zulässig. Insbesondere sind Dienstfahrten möglichst zusammenzulegen. Für Dienstfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln hält der Geschäftsbereich 1.2 Fahrkarten in begrenzter Stückzahl zur Verfügung. Vor Antritt der Dienstfahrt können dort vorhandene Fahrscheine in Empfang genommen werden. Dienstwagen sind so frühzeitig beim Geschäftsbereich 1.2 zu beantragen, dass dort eine Bereitstellung geprüft werden kann. Als Entscheidungskriterium für die Bereitstellung kön- Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite10 8. Änderung nen die zeitliche Reihenfolge der Anmeldungen und der Grund der notwendigen Dienstfahrt herangezogen werden. (2) Dienstwagen, oder privateigene Kraftfahrzeuge sind nur zur Erledigung von Dienstge- schäften zu benutzen, die auf andere Weise nicht wirtschaftlicher ausgeführt werden kön- nen. (3) Für die Benutzung von Dienstfahrzeugen wird auf die Bestimmungen der Richtlinien für die Haltung und Benutzung von Dienstfahrzeugen verwiesen. (4) Die Dezernenten regeln in ihrem Bereich die Prüfung der sachlichen Richtigkeit der Fahr- tenbücher. (5) Die Kostenerstattung im Zusammenhang mit Dienstfahrten wird durch die gesetzlichen Bestimmungen geregelt. 2.12 Dienstausweise (1) Zur Ausweisung der Befugnisse erhält jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter auf Antrag einen Dienstausweis, soweit dies zur Aufgabenerledigung erforderlich ist. Der Antrag ist mündlich beim Geschäftsbereich 1.2 zu stellen und ist bei Aufforderung schriftlich zu be- gründen. (2) Die Gültigkeit beträgt maximal 3 Jahre. Bei Ablauf der Gültigkeit ist der Ausweis zur Ver- längerung der in Abs. 1 genannten Stelle vorzulegen, wenn das Erfordernis des Besitzes weiterbesteht. Ansonsten ist der Ausweis zurückzugeben, sobald sich das Aufgabengebiet der betroffenen Person ändert und kein Ausweis mehr erforderlich ist bzw. die Besitzerin / der Besitzer aus dem Dienst ausscheidet. (3) Bei Verlust ist umgehend die Bürgermeisterin / der Bürgermeister zu unterrichten. (4) Der Dienstausweis darf nur für dienstliche Zwecke verwendet werden. Missbrauch wird verfolgt. 2.13 Ahndung von Dienstvergehen Strafverfolgung (1) Wer seine Dienstpflichten schuldhaft verletzt, kann nach den jeweiligen beamten- oder tarifrechtlichen Bestimmungen zur Verantwortung gezogen werden. (2) Bei strafbaren Handlungen entscheidet die Bürgermeisterin / der Bürgermeister, ob Strafantrag bzw. Strafanzeige erfolgt. Das Recht der einzelnen Mitarbeiterin / des Mitarbei- ters zur Anzeigenerstattung / Stellung eines Strafantrages bei strafbaren Handlungen gegen sie / ihn im Rahmen der Dienstausübung bleibt hiervon unberührt. Der Antrag ist schriftlich einzureichen. 2.14 Tragen von Namensschildern Während der Dienstzeiten ist von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rathaus, in der Bücherei, in der Volkshochschule, im Baubetriebshof und im Hallenfreizeitbad ein Namens- schild gut sichtbar am Oberkörper (Brustbereich) zu tragen. Die Namensschilder werden vom Geschäftsbereich 1.2 ausgegeben. Namensänderungen sind dem o.a. Geschäftsbe- reich möglichst frühzeitig mitzuteilen. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite11 8. Änderung Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite12 8. Änderung 3 Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten 3.1 Einheit der Verwaltung (1) Die Stadtverwaltung bildet eine Einheit. Bei allen Entscheidungen in den Sachgebieten sind deshalb auch die Interessen der Gesamtverwaltung zu berücksichtigen. (2) Zur Wahrung der Einheit der Verwaltung hält die Bürgermeisterin / der Bürgermeister regelmäßig Besprechungen mit den Dezernenten und Fachbereichsleitungen ab. 3.2 Organisation der Verwaltung (1) Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister untergliedert im Rahmen ihres / seines gesetzli- chen Organisationsrechtes die Verwaltung in Fachbereiche. Fachbereiche werden zu De- zernaten gebündelt. Durch einen Produktzuordnungsplan werden die zu erstellenden Pro- dukte auf die Fachbereiche verteilt. Die Fachbereichsleitungen bilden für ihren Fachbereich unter Beteiligung der Dezernenten Geschäftsbereiche und ordnen diesen die durch den Produktzuordnungsplan zugewiesenen Produkte zur Leistungserstellung zu. Es ergibt sich folgendes Schaubild: (2) Die Geschäftsbereichsbildung ist mit dem Geschäftsbereich 1.2 unter Beteiligung der für das Controlling zuständigen Stelle abzustimmen. (3) Der Aufbau der Verwaltung wird durch folgende Organisationsmittel dokumentiert: Übersicht Fachbereichsbildung ( s. Anlage 1) Produktzuordnungsplan ( Zuordnung der Produkte auf die Fachbereiche) Dezernatsverteilungsplan ( Zuordnung der Fachbereiche auf die Dezernate) Übersicht der Geschäftsbereiche ( s. Anlage 2) 3.3 Personeller Verwaltungsaufbau Sachgebiet Sachgebiet Geschäftsbereich Geschäftsbereich Fachbereich Fachbereich Fachbereich Dezernat Dezernat Bürgermeisterin / Bürgermeister Abbildung 1 Verwaltungsaufbau Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite13 8. Änderung (1) Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister ist Leiterin / Leiter der Verwaltung und Dienst- vorgesetzte / Dienstvorgesetzter aller Beamtinnen / Beamten, Angestellten und Arbeiterin- nen / Arbeiter Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister trägt gegenüber dem Rat die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erledigung der Verwaltungsgeschäfte. Sie / Er bestimmt die Art und Weise der Bearbeitung aller Vorgänge, die von besonderer sachlicher oder politischer Bedeutung sind. Sie /Er kann jederzeit die Bearbeitung einzelner Vorgänge übernehmen. (2) Die Beigeordneten und Dezernenten vertreten die Bürgermeisterin / den Bürgermeister eigenverantwortlich in dem zugewiesenen Aufgabenbereich. Sie beraten und unterstützen sie / ihn bei ihrer / seiner Arbeit und unterrichten sie / ihn in allen wichtigen Angelegenheiten ihres Aufgabenbereiches. Die Beigeordneten und Dezernenten koordinieren die Arbeit der zu ihrem Zuständigkeitsbe- reich zählenden Fachbereiche. Sie können jederzeit die Bearbeitung einzelner Vorgänge übernehmen. (3) Die Fachbereichsleiterinnen und -leiter werden vom der Bürgermeisterin / dem Bürger- meister bestellt. Sie leiten die Geschäfte ihres Fachbereiches und sind dem Dezernenten gegenüber für die Erfüllung der übertragenen Aufgaben verantwortlich. Sie können jederzeit die Bearbeitung einzelner Vorgänge übernehmen, wenn dies zur ge- ordneten Leistungserstellung geboten ist. (4) Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter erstellen die zu einem Sachgebiet zuge- ordneten Produkte und sind gegenüber den Fachbereichsleitungen für die Leistungserstel- lung unter Beachtung der Formalziele der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Bürger- freundlichkeit verantwortlich. (5) Zuarbeiter und Hilfskräfte erfüllen die sonstigen mit der Leistungserstellung verbundenen Aufgaben, welche durch den Personenkreis der Absätze 3 bis 4 auf diese übertragen wer- den. (6) Treffen mehrere Funktionen der Absätze 4 bis 5 in einem Arbeitsfeld zusammen, ist für die Einordnung des Arbeitsplatzes der überwiegende Charakter der Tätigkeiten entschei- dend. 3.4 Federführung (1) Sind an der Leistungserstellung mehrere Fachbereiche beteiligt, übernimmt der Fachbe- reich die Federführung, der den größten Anteil an der Leistungserstellung hat und beteiligt umfassend die übrigen Fachbereiche. Die Beteiligung erfolgt grundsätzlich in Form der Mit- zeichnung. Hierdurch übernimmt der mitzeichnende Fachbereich die Verantwortung für sei- nen Beitrag zur Leistungserstellung. Schriftliche Stellungnahmen sind nur dann erforderlich, wenn dies der Natur der Sache nach oder wegen des Umfanges oder der Bedeutung der Angelegenheit unbedingt erforderlich ist. (2) Bei Unstimmigkeiten über die Federführung entscheidet die Bürgermeisterin / der Bür- germeister. Sie / Er kann ferner die Federführung in Einzelfällen bestimmen. 3.5 Verwaltungsgebäude 3.5.1 Belegung der Diensträume Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite14 8. Änderung (1) Über die Belegung der Diensträume entscheidet die Bürgermeisterin / der Bürgermeister. (2) Änderungswünsche sind dem mit der Verwaltung der Diensträume beauftragten Ge- schäftsbereich Gebäudewirtschaft mitzuteilen. Ohne Zustimmung sind Veränderungen der Raumbelegung unzulässig. 3.5.2 Sicherung der Dienstgebäude, Diensträume und Einrichtungen (1) Ausserhalb der Besuchszeiten sind die Eingangstüren des Rathauses geschlossen zu halten. Der Verschluss der Türen ist über die elektronische Zugangskontrolle geregelt. Er- forderliche allgemeine Öffnungszeiten für Besucher ohne elektronischen Ausweis sind rechtzeitig mit dem Geschäftsbereich 1.2 abzustimmen. (2) Bei Verlassen der Diensträume während der Dienstzeit oder zur Mittagspause ist dafür zu sorgen, dass entweder eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter anwesend ist oder die Dienst- räume verschlossen sind. Bei Dienstende sind die Diensträume wegen der anschließenden Reinigung nicht zu verschließen. (3) Bei Dienstende ist das Büro so zu verlassen, dass eine Entwendung oder ein Missbrauch der Vorgänge und Büromaschinen weitestgehend ausgeschlossen ist. Computer und Dru- cker sind auszuschalten, wenn ein Weiterbetrieb nach Ende der Dienstzeit nicht erforderlich ist. Die Fenster sind zu schließen. Bei Sonneneinstrahlung während der Sommermonate sind die Sonnenblenden zu schließen, damit die Einrichtungsgegenstände geschont werden. Vertreter sind grundsätzlich über die Lagerung von Schlüsseln und zur Dienstausübung be- nötigter Gegenstände zu informieren. (4) Für durch Fahrlässigkeit entstandene Verluste oder Schäden haftet die / der verantwortli- che Mitarbeiterin / Mitarbeiter. (5) Diebstähle und Beschädigungen sind unverzüglich der Bürgermeisterin / dem Bürger- meister anzuzeigen. Der Tatort darf nach Möglichkeit bis zum Eintreffen der Polizei nicht verändert werden. 3.5.3 Ausstattung von Diensträumen / Inventarverzeichnis (1) Die Fachbereiche melden Ihren Einrichtungsbedarf an den Geschäftsbereich 1.7 schrift- lich unter Beifügung eines Anforderungsprofils. (2) Der Geschäftsbereich 1.7 prüft das Anliegen des jeweiligen Fachbereiches, beschafft die benötigten Einrichtungsgegenstände und stellt diese dem anfordernden Fachbereich zur Verfügung. (3) Die Fachbereiche führen über die Einrichtungsgegenstände und Büromaschinen eine Inventarliste entsprechend der Inventarordnung. Veränderungen sind umgehend festzuhal- ten. 3.5.4 Inventarverwaltung (1) Die Fachbereiche verwalten eigenständig die zu ihrem Bereich gehörenden Wirtschafts- güter und entscheiden über deren Nutzbarkeit. (2) Ist die Nutzbarkeit mit Ausnahme von Kraftfahrzeugen nach Feststellung des betroffenen Fachbereiches nicht mehr gegeben oder ist die Nutzung unwirtschaftlich, so teilt der Fach- Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite15 8. Änderung bereich dieses dem Geschäftsbereich 1.7 schriftlich unter Beifügung einer Kurzbeschreibung des Gegenstandes mit, wenn die Wertgrenze von 10,00 Euro überschritten wird. Die Beschaffungsstelle macht öffentlich bekannt, dass eine Abgabe der von den Fachberei- chen genannten Gegenstände gegen Höchstgebot beabsichtigt ist und dass diese in einem festgelegten Zeitraum zu besichtigen sind. Die Beschaffungsstelle bestimmt den Ort der Be- sichtigung. Die Angebotseröffnung erfolgt unter Beteiligung des Fachbereiches 8 (Rechnungsprüfung). Liegt der Wert unter 10,00 Euro, kann eine Veräußerung ohne das o.g. Verfahren erfolgen. (3) Stellt ein Fachbereich fest, dass ein Kraftfahrzeug auszusondern ist, so veranlasst er die Erstellung eines Wertgutachtens und führt das in Absatz 2 dargelegte Verfahren in eigener Verantwortung ( d.h. ohne Beteiligung des Geschäftsbereiches 1.7) durch. (4) Die Einhaltung der Inventarordnung ist zu beachten. 3.5.5 Fundsachen (1) Die in Dienstgebäuden, in städtischen Einrichtungen sowie auf Parkplätzen und Zu- gangswegen gefundenen Sachen sind unter Angabe des Fundortes, der Zeit und des Na- mens des Finders an den zuständigen Geschäftsbereich im Fachbereich 3 abzugeben. (2) Ergänzend wird auf die Bestimmungen der §§ 978 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) verwiesen. 3.5.6 Rauchen in Dienstgebäuden und Dienstfahrzeugen (1) Das Rauchen ist in allen städtischen Gebäuden untersagt. Ausnahmen hiervon sind nur für besondere Veranstaltungen (Schützenball, Weiberfastnacht etc.) in den für die Feierlich- keiten vorgesehenen Räumen zugelassen. Über die Ausnahmen entscheidet der Bürger- meister/die Bürgermeisterin. (2) In Dienstfahrzeugen ist das Rauchen nicht gestattet. 3.5.7 Schäden, Plakate, Geldsammlungen, Werbung, Abfälle, Privatbesitz (1) Schäden an Gebäuden und Einrichtungsgegenständen sind unverzüglich dem zuständi- gen Geschäftsbereich zu melden. (2) Die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter der Gebäudeunterhaltung haben darauf zu achten, dass Frostschäden am Wasser- und Heizungssystem vermieden werden. (3) Plakate dürfen nur an den für den Aushang vorgesehenen Stellen angebracht werden. (4) Geldsammlungen innerhalb der Dienstgebäude sind unzulässig. Dies gilt nicht für Spenden von Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern für Geschenke an Bedienstete aus besonderem Anlass. (5) Die Kunden- oder Mitgliederwerbung für Gewerbetreibende, Versicherungen, Organisati- onen etc. und der Vertrieb von Waren jeglicher Art ist nicht gestattet. Dies gilt auch für den Umlauf von Bestellisten. (6) Über Ausnahmen von den Regelungen der Absätze 3 bis 5 entscheidet die Bürgermeis- terin / der Bürgermeister. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite16 8. Änderung (7) Abfälle dürfen nur in die dafür vorgesehenen Behälter entsorgt werden. Die Abfalltren- nung in Papier (Papiermühle), Glas, Verpackungs- und Verbundstoffe (gelber Sack) und Restmüll ist strikt zu beachten. (8) Das Aufbewahren von Privatbesitz ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Für abhandengekommene Privatsachen wird die Haftung ausgeschlossen. 3.5.8 Beflaggung (1) Die Beflaggung der Dienstgebäude regelt sich nach den allgemeinen Vorschriften oder besonderen Anordnungen. Sie beginnt regelmäßig um 08.00 Uhr und endet mit dem Eintritt der Dunkelheit. (2) Für die Durchführung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Flaggen ist die / der jeweilige Hausmeisterin / Hausmeister zuständig. 4 Geschäftsgang 4.1 Postgang 4.1.1 Postverteilung (1) Die Posteingänge werden von der zentralen Posteingangsstelle in Empfang genommen und nach zu öffnenden und nicht zu öffnenden Sendungen geordnet. Hierbei gelten folgen- de Kriterien: Falsch zugestellte Sendungen sind ungeöffnet an die Post zurückzugeben. An die Bürgermeisterin / den Bürgermeister und Ratsmitglieder gerichtete Post ist diesen ungeöffnet zuzuleiten. Post mit der Anschrift „an die Bürgermeisterin / den Bürgermeister oder Vertreterin / Ver- treter im Amt (o.V.i.A.) ist ungeöffnet der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister oder bei Verhinderung dessen Vertreterin / Vertreter im Amt zuzuleiten. Richtig zugestellte aber nicht die Verwaltung betreffende Eingänge sind mit dem Ein- gangsstempel und dem Hinweis „Irrläufer“ zu versehen und dem richtigen Empfänger zu- zuleiten. Der alte Briefumschlag ist beizufügen. Sendungen, die an eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter der Verwaltung mit dem Zusatz „persönlich“ oder ohne Angabe „Stadt Bornheim“ oder „Stadtverwaltung“ gerichtet sind, werden ungeöffnet der Empfängerin / dem Empfänger zugeleitet. Bei dienstlichem Inhalt hat die Empfängerin / der Empfänger sie als Eingang der Poststelle zuzuleiten, wenn es sich um eine Fristangelegenheit handelt (Eingangsstempel) oder die Mitkenntnis der Vor- gesetzten erforderlich ist (siehe Absatz 4). Betrifft das Schriftstück den laufenden Ge- schäftsverkehr ohne das Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen, so versieht der Mitarbeiter das Schriftstück mit einem handschriftlichen Eingangsvermerk und seiner Pa- raphe und bearbeitet es entsprechend den Erfordernissen. Diese Verfahrensweise gilt auch für direkt beim Bediensteten abgegebene Post. An das Standesamt und die Stadtkasse sowie die Beihilfestelle gerichtete Sendungen sind aufgrund spezialgesetzlicher Vorschriften ungeöffnet zuzuleiten. Post, die an den Personalrat adressiert ist, wird ungeöffnet weitergeleitet. Angebote aufgrund von Ausschreibungen tragen auf dem Umschlag einen entsprechen- den Vermerk und sind dem zuständigen Geschäftsbereich unverzüglich ungeöffnet zuzu- leiten. Der Umschlag ist mit Eingangsstempel und Uhrzeit zu versehen. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite17 8. Änderung (2) Post, die nach Absatz 1 von der Poststelle zu öffnen ist, wird mit dem Eingangsstempel versehen und über den Hausdienst verteilt. Der Briefumschlag ist in folgenden Fällen beizu- fügen: Das Schreiben enthält keine oder mangelhafte Absenderangaben. Das Schreiben enthält kein Datum oder das Datum weicht erheblich vom Eingangsstem- pel ab. Der Zeitpunkt der Einlieferung ist von Bedeutung (z.B. Fristberechnung). Der Umschlag trägt amtliche Vermerke. Es handelt sich um Einschreibe- oder Wertsendungen. (3) Sofortsachen sind vor allen anderen Postsendungen zu öffnen, mit der genauen Uhrzeit zu versehen und unverzüglich nach Unterrichtung der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters über die allgemeine Vertreterin / den allgemeinen Vertreter dem zuständigen Dezernenten / der zuständigen Dezernentin durch Boten zuzuleiten. Bei Abwesenheit der Dezernentin / des Dezernenten erhält die zuständige Fachbereichsleitung die Sendung. Als Sofortsachen gelten Fernschreiben, Telegramme, Eilbotenbriefe, Telefaxe und behördli- che Eingänge mit dem Vermerk „Eilt“ oder „Sofort“. (4) Als wichtige Eingänge, die der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister in jedem Falle vor- zulegen sind, gelten: Schriftstücke der Aufsichtsbehörde, sonstiger Landes- und Bundesbehörden und der kommunalen Spitzenverbände alle amtlichen Verkündungsblätter Schriftstücke ausländischer Dienststellen und deutscher Vertretungen im Ausland Schreiben von allgemeiner oder grundsätzlicher Bedeutung, über wichtige Ereignisse o- der von besonderer Tragweite für die Stadt Bornheim Eingaben, Beschwerden, Widersprüche, Erinnerungen, Mahnungen anonyme Zuschriften Schreiben und Anträge der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters, der Fraktionen, ein- zelner Ratsmitglieder und der Ortsbeauftragten Schreiben politischer Parteien, von Gewerkschaften oder ähnlichen Organisationen Gerichtsentscheidungen von Bedeutung alle an die Stadt gerichteten Einladungen, auch an einzelne Mitarbeiterinnen oder Mitar- beiter Personalsachen 4.1.2 Geld-, Wert- und Einschreibesendungen (1) Den Eingängen beigefügte Postwertzeichen oder Geldbeträge sind von der Postein- gangsstelle auf den Schriftstücken zu vermerken und durch Handzeichen zu bestätigen. Postwertzeichen sind bei Absenden der Antwortschreiben zu verwenden oder, soweit diese als Geldbeträge zur Entrichtung einer Gebühr dienen, bei der Gebührenkasse abzugeben. Freiumschläge sind den Eingängen beizufügen und mit diesen in den Geschäftsgang zu ge- ben. (2) Wertsendungen werden, soweit sie nicht unmittelbar an die Stadtkasse gerichtet sind, in ein Kontrollbuch eingetragen und dem zuständigen Fachbereich gegen Quittung ausgehän- digt. (3) Einschreibe- und Postzustellungssendungen sind wie Wertsendungen (siehe Abs.2) zu behandeln. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite18 8. Änderung (4) Geldbeträge für die Stadt Bornheim dürfen nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anneh- men, die innerhalb Ihres Dienstbetriebes hierzu ermächtigt sind. Im übrigen sind für das Kassenwesen neben den gemeindlichen Haushalts- und Kassenvor- schriften die besonderen Weisungen für die Stadtkasse maßgebend. 4.1.3 Verschlusssachen Verschlusssachen dürfen nur von den hierzu ausdrücklich schriftlich ermächtigten Dienst- kräften nach den Bestimmungen der Verschlusssachenanweisung des Landes Nordrhein- Westfalen angenommen, bearbeitet und geschäftsmäßig behandelt werden. Bei diesen Vor- gängen ist dafür zu sorgen, dass der Inhalt Unbefugten nicht bekannt werden kann. 4.1.4 Vertraulichkeit der Personalangelegenheiten Personalangelegenheiten sind stets vertraulich zu behandeln. 4.1.5 Beifügung von Unterlagen Die Posteingangsstelle prüft Zahl und Art der bezeichneten Anlagen und vermerkt dies auf den Schriftstücken. Auf das Fehlen von Anlagen ist hinzuweisen. Umfangreiche Anlagen sind der Fachbereichsleitung unmittelbar zuzuleiten, wobei der Verbleib auf dem Eingang zu vermerken ist. 4.1.6 Weiterleitung Die Eingangsmappen sind unverzüglich durchzusehen und weiterzuleiten. Die Weitergabe darf nicht durch Abwesenheit und Verhinderung verzögert werden. Die Eingänge sollen möglichst noch am Eingangstage der Fachbereichsleitung zugeleitet werden. Fehlgeleitete Eingänge sind unverzüglich dem zuständigen Fachbereich zu übergeben. Die Weitergabe ist unmittelbar und nicht über die Posteingangsstelle vorzunehmen. 4.2 Sachbearbeitung (1) Eingänge sind zügig zu bearbeiten. Kann ein Eingang in angemessener Zeit( in der Re- gel binnen 2 Wochen) nicht abschließend bearbeitet werden, so ist ein Zwischenbescheid zu erteilen. (2) Eine Abgabenachricht ist zu erteilen, wenn der Eingang zuständigkeitshalber an eine andere Behörde abgegeben wurde. 4.2.1 Sicht- und Arbeitsvermerke (1) Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister, die Dezernenten und die Fachbereichsleitung versehen die vorgelegten Eingänge und sonstigen Vorgänge mit folgenden Sicht- und Ar- beitsvermerken: / oder Namenszeichen = zur Kenntnis genommen + = zur Unterschrift vorlegen v.A. = vor Abgang zur Kenntnis bringen n.A. = nach Abgang zur Kenntnis bringen Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite19 8. Änderung b.R. = persönliche Rücksprache b.f.R. = fernmündliche Rücksprache b.B. = Bericht über Stand der Angelegenheit Eilt = bevorzugte Bearbeitung erforderlich Sofort = Sofortige Bearbeitung erforderlich Neben dem Arbeitsvermerk ist ggf. der Erledigungstermin anzugeben. (2) Die vertretungsberechtigten Beamten verwenden für die Sicht- und Arbeitsvermerke fol- gende Farbstifte: Bürgermeisterin / Bürgermeister orange Erste Beigeordnete / Erster Beige- ordneter braun Beigeordnete / Beigeordneter hellblau Leiterin / Leiter Fachbereich Zentrale Dienste hellviolett (3) Die Verwendung von Grünstiften ist Beschäftigten der Rechnungsprüfung und der Bau- aufsicht vorbehalten. 4.2.2 Sofort-, Eilt- und Fristsachen (1) Sofortsachen sind möglichst noch am Tage des Eingangs, Eiltsachen vor den übrigen Angelegenheiten zu erledigen. (2) Termine und Fristen sind von der Fachbereichsleitung zu überwachen. Sie sind in der gesetzlichen Frist zu erledigen. Können Fristen nicht eingehalten werden, muss rechtzeitig unter Angabe der Gründe um Fristverlängerung nachgesucht werden. Bei fernmündlich ge- nehmigter Fristverlängerung ist ein Aktenvermerk zu fertigen. Die Einhaltung der Fristen in Prozess- und Verwaltungsrechtssachen ist durch ein besonde- res Kontrollbuch sicherzustellen, das von der Leitung des Geschäftsbereichs Juristische Dienste zu führen ist. (3) Für schriftliche Erinnerungen sind grundsätzlich Vordrucke zu verwenden. Wird mündlich oder fernmündlich erinnert, so ist ein Aktenvermerk zu fertigen. 4.2.3 Arbeitsrückstände Über größere Arbeitsrückstände ist die / der Vorgesetzte zu unterrichten. 4.2.4 Urschriftliche Weiterleitung (1) Schriftstücke sind urschriftlich weiterzugeben, wenn sie für die eigenen Akten entbehr- lich sind und eine andere Stelle für die weitere Bearbeitung federführend ist. (2) Die urschriftliche Weiterleitung gegen Rückgabe ist vorzunehmen bei Rückfragen, Kennt- nis- und Stellungnahmen und wenn anzunehmen ist, dass die angeschriebene Stelle keine Ausfertigung für ihre Akten benötigt. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite20 8. Änderung 4.3 Aktennotizen, Vermerke, Niederschriften, Besprechungs- und Vernehmungspro- tokolle (1)Mündliche und fernmündliche Rücksprachen, Anordnungen, Auskünfte und sonstige Hin- weise sind, soweit sie für die weitere Bearbeitung der Angelegenheit bedeutend sein kön- nen, in einem Aktenvermerk festzuhalten. Die Angaben sollen kurz und verständlich sein. (2)Reicht aus wichtigen Gründen die Aufzeichnung des Ergebnisses einer Besprechung o- der Sitzung in Form eines Aktenvermerkes nicht aus, ist eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift muss mindestens Tag, Ort, Beginn und Ende der Besprechung oder Sit- zung, Anwesenheitsliste, Verhandlungspunkte, Ergebnis, sowie die erforderlichen Unter- schriften enthalten. Sie soll das Geschehen sinngemäß wiedergeben, ohne dass eine Identität zur wörtlichen Aussage der Beteiligten hergestellt wird. (3) Besprechungs- und Vernehmungsprotokolle geben den Verhandlungsablauf wieder und zitieren die wörtliche Aussage der Beteiligten. Sie sind zu fertigen, wenn die Dokumentation des Geschehens für ein in der Zukunft liegendes Ereignis von besonderer Bedeutung sein oder es von einem der Verhandlungsparteien ausdrücklich gefordert wird. 4.4 Auskünfte, Akteneinsicht (auch gegenüber Ratsmitgliedern) (1) Bei mündlichen und fernmündlichen Auskünften ist die gebotene Zurückhaltung zu wa- ren; insbesondere, wenn dem Inhalt der Erklärung eine Verpflichtung der Stadt beigemessen werden könnte. Es ist darauf zu achten, dass die Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit nicht verletzt wird und Missverständnisse vermieden werden. In Zweifelsfällen ist schriftliche Anfrage zu empfehlen. Ratsmitglieder, die als solche in städtischen Angelegenheiten eine Auskunft verlangen, sind an die Bürgermeisterin / den Bürgermeister zu verweisen. (2) Auskunftsersuchen ausländischer Behörden und Konsulate sind nach den vom Innenmi- nister des Landes Nordrhein-Westfalen erlassenen Richtlinien zu behandeln. (3) Ein Recht, Akten oder andere dienstliche Unterlagen einzusehen, besteht für Dritte im allgemeinen nicht; das Verfahren zur Einsicht regelt die Aktenordnung der Stadt Bornheim Die Akteneinsicht durch Ratsmitglieder richtet sich nach den Bestimmungen des § 55 GO NW, die durch die Personalvertretung nach dem Landes-Personal-Vertretungsgesetz ( LPVG). 4.5 Wiedervorlage (1) Die Wiedervorlage eines Vorgangs ist dann zu veranlassen, wenn die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist und voraussichtlich erst zu dem in der Wiedervorlage bestimmten Termin fortgesetzt werden kann. (2) Fristen für Wiedervorlagen sind so ausreichend zu bemessen, dass genügend Zeit zur fristgemäßen Erledigung verbleibt und zwecklose Wiedervorlagen vermieden werden. (3) Ergibt sich der Zweck der Wiedervorlage nicht von selbst, ist der Grund stichwortartig anzugeben. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite21 8. Änderung 4.6 Regelung der Entscheidungsbefugnisse 4.6.1 Abzeichnung Vorgänge, die die Bearbeiterin / der Bearbeiter nicht selbst unterzeichnet, sind von ihr / ihm auf der Entwurfsverfügung am Schluss rechts mit seinem Namenszeichen zu versehen (Ab- zeichnung). Damit übernimmt der Sachbearbeiter die Verantwortung für die nach Gesetz oder sonstigen Vorschriften ordnungs- und fachgemäße Bearbeitung des Vorgangs und für die Richtigkeit der tatsächlichen Angaben. Die Fachbereichsleitung zeichnet die Schriftstücke, die sie selbst nicht unterschreibt, im Entwurf mit ab. Hierdurch soll gewährleistet sein, dass gleiche Ange- legenheiten einheitlich bearbeitet, Gesetze und sonstige Bestimmungen gleichmäßig und richtig angewendet werden. Die Entwürfe sind so rechtzeitig vorzulegen, dass ausreichende Zeit für die Durchsicht und Prüfung des Vorgangs bleibt. Bei Schriftstücken, die der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister zur Unterschrift vorzulegen sind, paraphiert zusätzlich die Dezernentin / der Dezernent. 4.6.2 Mitzeichnung Entwürfe, die die Zuständigkeit mehrerer Dezernate, Fachbereiche oder Geschäftsbereiche berühren, sind in jedem Fall von den Beteiligten mitzuzeichnen. Die Mitzeichnung soll si- cherstellen, dass die Belange der beteiligten Stellen berücksichtigt werden. Die Entwürfe sind erst nach der Mitzeichnung zur Schlusszeichnung vorzulegen. 4.6.3 Verteiler Bei Entscheidungen oder Mitteilungen, die mehreren Fachbereichen oder Personen zuge- hen, wird nachrichtlich auf jede Durchschrift der Empfängerkreis gesetzt und der jeweilige Empfänger markiert. Aus Gründen der Arbeitsersparnis kann in besonderen Fällen ein fester „Verteiler“ ange- wandt werden. Vorgänge, Vorlagen, Unterlagen, Rundschreiben, etc., die von grundsätzlicher Bedeutung für die Gesamtverwaltung sind, sind darüber hinaus im DV-Netzwerk zur Verfügung zu stel- len. 4.6.4 Vorlage zur Unterschrift Die bearbeiteten Vorgänge sind in Mappen zu befördern und vorzulegen. Verschlusssachen oder andere Schriftstücke vertraulichen Inhalts sind verschlossen zu befördern. 4.7 Unterzeichnung von Schriftstücken 4.7.1 Allgemeines Bei der Unterzeichnung der Reinschrift sind ausschließlich dokumentenechte Stifte zu ver- wenden; die Datumsangabe ist zu vervollständigen. 4.7.2 Unterzeichnung (1) Die Bürgermeisterin / Der Bürgermeister unterzeichnet: Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite22 8. Änderung Schreiben, die wegen allgemeiner, grundsätzlicher oder politischer Bedeutung von besonderer Wichtigkeit für die Stadt sind, Berichte an die Aufsichtsbehörde und an Behörden höherer Ebene (z.B. Bund) sowie Schreiben an den Landschaftsverband und die kommunalen Spitzenverbände, soweit es sich um Angelegenheiten von besonderer Bedeutung handelt. Schreiben an Fraktionen, politische Parteien oder Wählergemeinschaften sowie an Ratsmitglieder und sachkundige Bürger Vorlagen an Rat und die Ausschüsse Schreiben an ausländische Dienststellen und deutsche Vertretungen im Ausland, Wichtige Urkunden und Verträge, Schriftstücke repräsentativen Inhalts, Glückwünsche u. Beileidsschreiben, Dienstanweisungen, Rundschreiben u.ä. für die keine Delegation vorliegt, Wichtige öffentliche Bekanntmachungen, Außergewöhnliche Dienstsachen, Disziplinarsachen, Strafanträge, Erlass von Ansprüchen gegen Beamtinnen / Beamte, Angestellte, Arbeiterinnen / Ar- beiter, Entscheidungen über Stundung, Erlass oder Niederschlagung von Forderungen der Gemeinde, Schriftstücke, deren Unterschrift sie / er sich allgemein oder im Einzelfall vorbehalten hat. (2) Die Beigeordneten und Dezernenten unterschreiben: Berichte an die Aufsichtsbehörden, Den Schriftverkehr in Angelegenheiten von allgemeiner oder grundsätzlicher Bedeu- tung für ihr Dezernat, Vorlagen für den Rat und seine Ausschüsse, Bekanntmachungen und Veröffentlichungen, Angelegenheiten, deren Unterzeichnung sie sich vorbehalten haben. (3) Die Fachbereichsleitungen unterzeichnen: den laufenden Schriftverkehr ihres Fachbereichs, soweit die Unterzeichnung nicht der Bür- germeisterin / dem Bürgermeister oder den Beigeordneten vorbehalten ist. (4) Den Umfang der Zeichnungsbefugnis der Sachbearbeiter und übrigen Mitarbeiter regelt die zuständige Fachbereichsleitung. Die Befugnis ist soweit wie möglich auf die nachgeord- neten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verlagern, um Arbeits- und Verantwortungsfreude zu fördern. 4.7.3 Form der Unterzeichnung (1) Im Schriftverkehr nach außen unterzeichnen - die Bürgermeisterin / der Bürgermeister mit ihrem / seinem Namen ohne Zusatz - die Beigeordneten „In Vertretung“ unter Hinzusetzung der Dienstbezeichnung - die übrigen Zeichnungsberechtigten „Im Auftrag“ unter Hinzusetzung der Dienst- bezeichnung (2) Der Name der Unterzeichnerin / des Unterzeichners soll grundsätzlich im Maschinen- schrift unter der Unterzeichnung wiederholt werden. Sind zwei Unterschriften erforderlich, zeichnet der in der Dienststellung höhere Verwal- tungsangehörige an erster Stelle links. (3) Im innerdienstlichen Schriftverkehr unterzeichnen - die Fachbereichsleiterinnen / Fachbereichsleiter mit ihrem Namen ohne Zusatz - die sonstigen Zeichnungsberechtigten „Im Auftrag“ ohne Hinzusetzung der Amts- oder Dienstbezeichnung. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite23 8. Änderung 4.7.4 Beglaubigungen (1) Werden Reinschriften nicht mit der Verfügung unterzeichnet, sind sie wie folgt zu be- glaubigen: gez. N a m e Beglaubigt: Unterschrift Dienstbezeichnung (2) Jede Änderung eines unterzeichneten Schriftstückes bedarf der Zustimmung der / des Unterzeichnenden. Richtigkeitsbescheinigungen oder Prüfungsvermerke dürfen nur geän- dert werden, wenn die / der Unterzeichnende die Änderung auf dem Schriftstück beschei- nigt. 4.7.5 Verwendung von Dienstsiegeln (1) Für den urkundlichen Verkehr werden Dienstsiegel verwendet. Sie bekräftigen die Echt- heit der Bescheinigungen, Vollmachten, Beglaubigungen usw. Im internen Schriftverkehr und bei allgemeinen Schreiben sind sie nicht zu verwenden. (2) Das Dienstsiegel enthält das Stadtwappen, die Umschrift „Stadt Bornheim – Rhein-Sieg- Kreis“ und eine arabische Kennzahl. (3) Die Siegelführerinnen / -führer sind verpflichtet, die Dienstsiegel ordnungsgemäß zu füh- ren und unter Verschluss zu halten. Auch während der Dienststunden dürfen Siegel nicht offen auf dem Schreibtisch liegen. Wechselt eine Siegelführerin / ein Siegelführer seine Dienststelle oder scheidet sie / er aus dem Dienst der Stadt Bornheim aus, hat sie / er umgehend das Dienstsiegel zurückzugeben. (4) Dienstsiegel werden nur von dem zuständigen Fachbereich beschafft und ausgegeben. Anderen Fachbereichen ist die selbständige Beschaffung von Dienstsiegeln nicht gestattet. 4.7.6 Abgabe verpflichtender Erklärungen, Vollmachten (1) Alle Rechtsgeschäfte, die auf eine Verpflichtung der Stadt abzielen und nicht zu den Ge- schäften der laufenden Verwaltung gehören, unterliegen den Formvorschriften der Gemein- deordnung. Das heißt, zu ihrer Rechtswirksamkeit bedürfen sie der Schriftform, sind von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister oder seiner Stellvertreterin / seinem Stellvertreter und der / dem jeweiligen Beigeordneten für ihr / sein Dezernat oder notfalls von einer / einem durch Vertretungsauftrag ermächtigten Beamtin / Beamten zu unterzeichnen. Im Regelfall werden sie von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister und der / dem jeweili- gen Beigeordneten unterzeichnet, zu deren / dessen Dezernat die Angelegenheit zählt. (2) Vor Abgabe verpflichtender Erklärungen ist zu prüfen, ob - die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, - evtl. eine erforderliche Zustimmung des Rates oder eines Ausschusses erteilt ist, - eine Vertretungsberechtigung dem Umfange nach gegeben ist. 4.8 Auftragsvergabe / Unterzeichnung von Aufträgen (1) Aufträge mit einer Auftragssumme bis einschließlich 25.000 Euro gelten als „Geschäfte der laufenden Verwaltung“ (§ 64 Abs. 2 GO) und unterliegen damit nicht den Formvorschrif- ten des § 64 Abs. 1 GO (Doppelvertretung / Schriftform). Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite24 8. Änderung (2) Über die Befugnis zur Auftragsvergabe im Rahmen der „Geschäfte der laufenden Ver- waltung“ entscheidet der Bürgermeister durch schriftliche Verfügung im Einzelfall. 4.9 Benutzung von Fernsprechanlagen (1) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gehalten, die Vorteile einer fernmündlichen Bearbeitung von Geschäftsvorfällen zu nutzen. (2) Die Fernsprechanlage der Stadt Bornheim ist grundsätzlich nur für den Dienstgebrauch bestimmt. Private Telefongespräche sind durch Eingabe der jeweiligen Ziffernfolge entspre- chend zu kennzeichnen. Der dienstliche Fernsprechverkehr darf hierdurch nicht beeinträch- tigt werden. 4.10 Schriftverkehr Die Schriftstücke im Behördenverkehr werden je nach Art und Inhalt wie folgt bezeichnet: Begriff Erläuterung Erlass Schreiben oder Anordnung eines Ministers Runderlass wie vor, aber gleichlautend an mehrere Stellen gerichtet Verfügung Schreiben der Aufsichtsbehörde (außer Ministerien) oder Anordnun- gen der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters, einer / eines Beigeord- neten oder einer / eines Fachbereichsleiterin / Fachbereichsleiters Rundverfügung Wie vor, aber gleichlautend an mehrere Stellen gerichtet Bericht Schreiben an eine vorgesetzte Behörde oder Mitteilung eines Fachbe- reichs an die Bürgermeisterin / den Bürgermeister oder an eine / ei- nen Beigeordneten Begriff Erläuterung Rundschreiben Gleichlautende Mitteilungen der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters an die Fachbereiche oder eines Fachbereichs an andere Fachberei- che Bekanntmachung Mitteilung an einen größeren Personenkreis Amtliche Bekannt- machung Bekanntmachung, die zu ihrer Wirksamkeit einer formellen Veröffent- lichung bedarf Vorlage Geschäftsvorfall, der dem Rat oder einem Ausschuss vorgelegt wird; im innerdienstlichen Geschäftsverkehr wird auf das Vorlegen einer schriftlichen Aufzeichnung, durch die eine Entscheidung herbeigeführt werden soll, als „Vorlage“ bezeichnet Antrag Gesuch der Verwaltung an eine übergeordnete Stelle oder Gesuch an die Verwaltung, etwas zu tun, dulden oder zu unterlassen Bescheid Mitteilung der Verwaltung, die mit einer Rechtsmittelbelehrung verse- hen ist, oder Benachrichtigung auf einen Antrag hin Schreiben Schriftverkehr gleichgestellter Behörden oder Fachbereichen unter- einander sowie formlose Mitteilungen auf eine Eingabe oder Anfrage Aktenverfügung Feststellung und Entscheidung zu einem Geschäftsvorgang; in ihr ist die Anordnung über die weitere Bearbeitung des Geschäftsvorfalls enthalten 4.10.1 Äußere Form, Verwendung von Vordrucken und Postkarten (1) Für Briefbögen, Briefumschläge, Postkarten und Vordrucke sind die deutschen Indus- Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite25 8. Änderung trieformate (DIN-Formate) zu verwenden. (2) Der Kopf für die im externen Schriftverkehr zu verwendenden Briefblätter wird von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister einheitlich festgelegt. (3) Das Schriftstück wird auf der linken Seitenhälfte unterzeichnet. Beispiel: Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag (Name) Soweit Bezeichnungen gesetzlich vorgeschrieben sind, z.B. „ Die Standesbeamtin / Der Standesbeamte“, sind diese zu verwenden. Auf Anlagen ist abschließend nach Zahl und Art hinzuweisen. Sie werden außerdem am linken Heftrand durch einen Schrägstrich hervorge- hoben. 4.10.2 Inhalt, Formulierung, Verwendung von Abkürzungen, Arbeitsanweisungen (1) Schriftstücke sollten knapp, klar und vollständig sein. Auf eine leicht verständliche Dar- stellung in ungekünstelter Sprache ist besonderer Wert zu legen. (2) Bei der Formulierung der Schriftstücke ist darauf zu achten, dass - sie sachlich und höflich sind, - keine Schachtelsätze gebildet werden, - für vermeidbare Fremdwörter deutschsprachige Begriffe verwendet werden, - eine logische Gedankenfolge eingehalten wird, - Wiederholungen vermieden werden, - neue Gedanken mit neuen Absätzen begonnen und - nur solche Abkürzungen verwendet werden, die gebräuchlich sind und vom Empfänger verstanden werden. (3) Schreiben sind in persönlicher Form abzufassen, mit einer persönlichen Anrede und ei- ner Schlussformel, wie „Hochachtungsvoll“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Bei Vordrucken kann auf die persönliche Anrede verzichtet werden. (4) Abgekürzte Wörter sind bei ihrem erstmaligen Gebrauch auszuschreiben. Dabei ist die Abkürzung in Klammern zu vermerken. Später ist nur die Abkürzung zu verwenden. Beim internen Schriftverkehr können hiervon abweichend u.a. folgende Wortabkürzungen gebraucht werden: Abgn. Abgabenachricht AGA Allgemeine Geschäftsanweisung Anl. Anlage Az. Aktenzeichen d.d.H. Durch die Hand E. Entwurf Erl. Erlass erl. Erledigt gef. Gefertigt gez. Gezeichnet i.A. Im Auftrag i.V. In Vertretung K.g. Kenntnis genommen Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite26 8. Änderung RdErl. Runderlass RdVfG Rundverfügung U. Urschriftlich U.g.R. Urschriftlich gegen Rückgabe Vfg. Verfügung VO Verordnung wegl. Weglegen Wv. Wiedervorlage z.d.A. Zu den Akten z.K. Zur Kenntnis z.S. Zur Sammlung z.V. Zum Vorgang z.w.V. Zur weiteren Veranlassung (5) In der Aktenverfügung werden die einzelnen Bearbeitungsvorgänge in der Reihenfolge ihrer einzelnen Bearbeitungsvorgänge in der Reihenfolge ihrer Ausführung festgelegt und mit arabischen Ziffern fortlaufend numeriert. Mit der Schlussverfügung wird die sachliche Bearbeitung eines Vorgangs vorläufig oder end- gültig abgeschlossen. Sie hat deshalb eine der nachstehend aufgeführten Arbeitsanweisun- gen zu enthalten: z.d.A zu den Akten, wenn eine Sache abgeschlossen ist Wegl. Weglegen, wenn eine Sache abgeschlossen ist, das Schriftstück aber wegen geringer Bedeutung nicht unbedingt in den Akten aufbewahrt werden muss z.S. zur Sammlung, bei Antworten auf Rundfragen, die nicht im einzelnen zu bear- beiten sind, aber als Unterlagen für eine Entscheidung etc. Aufzubewahren sind Wv. Wiedervorlage, wenn eine endgültige Erledigung nicht möglich ist, weil noch Stellungnahmen anderer Stellen, Auskünfte, Ermittlungen etc. Abzuwarten sind z.V. zum Vorgang, das Schriftstück wird einem noch schwebenden, in der Bearbei- tung stehenden Vorgang beigefügt. Soweit der Schriftverkehr mit der Bezirksregierung durch die Hand der / des Landrätin / Landrates als untere staatliche Verwaltungsbehörde geht, sind die Schriftstücke in doppelter Ausfertigung zu übersenden. Erfolgt ausnahmsweise wegen besonderer Dringlichkeit oder aufgrund eines besonderen Ersuchens eine unmittelbare Berichterstattung an die Bezirksregierung, so ist die Landrätin / der Landrat als untere staatliche Verwaltungsbehörde durch Vorlage einer Berichtsdurch- schrift zu unterrichten. 4.11 Postversand und Botendienst 4.11.1 Allgemeines (1) Der Postausgang ist von den Fachbereichen im Vorgang zu vermerken. (2) Bei allen Postausgängen ist die kostengünstigste Versandart zu wählen. Mehrere Schrift- stücke an einen Empfänger sind zu einer Sendung zu vereinigen. Deshalb sind Postausgänge aus allen Fachbereichen für Ratsmitglieder und Ortsbeauftragte ausschließlich dem Geschäftsbereich 1.1 zuzuleiten. Sie werden dort gesammelt und zu ei- ner Sendung vereinigt und versandfertig gemacht. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite27 8. Änderung 4.11.2 Postzustellungsaufträge Ist die förmliche Zustellung eines Schriftstückes vorgeschrieben oder zweckdienlich, ist es nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung oder des Verwaltungszustellungsgesetzes zuzustellen. 4.11.3 Einschreiben (1) Schriftstücke sind als Einschreiben zu versenden, wenn die Aufgabe des Schriftstückes bei der Post nachzuweisen ist. (2) „Einschreiben mit Rückschein“ ist zu verwenden, wenn auch der Empfang nachgewiesen werden muss. 4.11.4 Wertsendungen Sendungen mit wertvollem Inhalt sind als Wertsendungen aufzugeben. 4.12 E-Mail Nutzung (1) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben für dienstliche Zwecke die Möglichkeit der internen und externen Kommunikation über E-Mail. Die externe Mail-Adresse setzt sich aus Vornamen und Nachnamen, getrennt durch einen Punkt, und den Domänenzusatz @stadt-bornheim.de zusammen: vorname.nachname@stadt-bornheim.de Die Nutzung anderer web-basierter E-Mail-Adressen ist grundsätzlich unzulässig. (2) Für die tägliche Dienstpost soll soweit wie möglich der elektronische Postverkehr genutzt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Postfach kontinuierlich zu überprüfen. Das Postfach soll nach Möglichkeit ständig im Hintergrund aktiv sein, damit der Eingang neuer Nachrichten sofort erkannt wird. Ist dies nicht möglich, ist der Posteingang mindes- tens einmal vormittags und einmal nachmittags pro Arbeitstag auf Neueingänge zu überprü- fen. Bei vorhersehbarer Abwesenheit hat der/die Vertretene zu veranlassen, dass neu ein- gehende Post automatisch an den Vertreter weitergeleitet wird. Informationen hierzu erteilt GB 1.5. Für Fälle nicht vorhersehbarer Abwesenheit ( Krankheit etc.) ist über den Menüpfad "Extras - > Optionen -> Stellvertretung" gegenseitig im Voraus Zugriff auf das betreffende Postfach zu geben. (3) Elektronische Nachrichten sind grundsätzlich nicht rechtsunerheblich. Sie stellen Wil- lenserklärungen dar und können so Rechtsfolgen auslösen. Bis zur Einführung der digitalen Signatur dürfen nur solche Dokumente per E-Mail versandt werden, die keinen besonderen Formvorschriften oder Zugangsvoraussetzungen unterlie- gen. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite28 8. Änderung Die Übermittlung sensibler Daten mittels E-Mail ist unzulässig. Gehen rechtserhebliche Erklärungen, die besonderen Formvorschriften unterliegen, per e- lektronischer Post ein, ist die zuständige Stelle verpflichtet, den Absender unverzüglich auf den Formmangel und die Folgen hinzuweisen. (4) Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung gelten sinngemäß auch für ein- und ausgehende elektronische Dokumente. Werden zu einem Vorgang Papierakten geführt, sind die elektronischen Dokumente auszudrucken und zu den jeweiligen Akten zu nehmen. Sind elektronische Posteingänge den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unmittelbar zugelei- tet worden, ist hierüber die oder der Vorgesetzte in geeigneter Weise zu unterrichten, soweit dies wegen der Bedeutung des Vorgangs geboten ist. Die Regelungen unter 4.1.1. Abs. 4 finden entsprechende Anwendung. Im Übrigen dürfen die elektronischen Posteingänge entsprechend der geltenden Regelung für direkt beim Bediensteten abgegebene Post im Rahmen der Erledigung der Aufgaben der fachlich zuständigen Stelle weiterverarbeitet werden. (5) Die im Rahmen des E-Mail-Systems gespeicherten elektronischen Dokumente sollen gelöscht werden, wenn ihre Speicherung zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist. (6) Die von Geschäftsbereich 1.5 erlassenen Hinweise zur Nutzung der Kommunikation über E-Mail sind in der jeweils aktuellen Fassung zu beachten und können dort eingesehen und erläutert werden. (7) Das Abonnieren von E-Mails über Mailing-Listen darf nur zu dienstlichen Zwecken erfol- gen und muss in jedem Fall auf das notwendige Maß beschränkt werden. (8) E-Mails sind mit einem aussagekräftigen Betreff zu versehen, um dem Empfänger den Überblick über die eingegangenen Nachrichten zu erleichtern. (9) Zur optimalen Nutzung der Funktionalitäten des Programmes Outlook, ist auch die Ka- lenderfunktion zu nutzen bzw. zu pflegen. Besprechungsanfragen können somit über E-Mail erfolgen. (10) Für Schäden durch Vorsatz oder grob fahrlässiges Verhalten kann der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin in Haftung genommen werden. 4.13 Internet-Nutzung Für jeden PC-Arbeitsplatz wird ein Internetzugang eingerichtet. Die Internetrecherche stellt eine wichtige Quelle zur Sicherstellung der rechtssicheren Aus- übung des Dienstes dar. Die Nutzung geeigneter Informationsseiten für den jeweiligen Auf- gabenbereich soll daher regelmäßig von allen Bediensteten mit PC-Arbeitsplatz erfolgen. Werden Informationen im Internet gefunden, die für den Dienstbetrieb erheblich sind, sind diese in geeigneter Weise zu sichern und je nach Bedeutung der Information den mit dem betreffenden Geschäftsprozess betrauten Beschäftigten zugänglich zu machen (z.B. durch Versendung des Internetlinks durch E-Mail). Die Regelungen unter 4.1.1. Abs. 4 finden entsprechende Anwendung. Der Umfang des Zuganges kann im Einzelfall, abhängig von den Anforderungen des Ar- Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite29 8. Änderung beitsplatzes, eingeschränkt werden. Über erforderliche Einschränkungen des Zuganges ent- scheiden die jeweiligen FachbereichsleiterInnen. Das Internet soll grundsätzlich nur für dienstliche Zwecke genutzt werden. Um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich mit den neuen Informations- und Kommunikationstechniken vertraut zu machen, ist außerhalb der Dienstzeiten eine sonstige Nutzung erlaubt, soweit eine ordnungsgemäße Aufgabenerledigung gewährleistet ist und dienstliche Interessen nicht entgegenstehen. Die Einrichtung und Ausgestaltung des Zuganges erfolgt durch GB 1.5. Neben den von Geschäftsbereich 2.12 realisierten technischen Sicherheitsmaßnahmen ob- liegt ein Teil der Verantwortung für einen sicheren Betrieb bei den NutzerInnen. Zur Konkretisierung der zu beachtenden Maßnahmen werden von Geschäftsbereich 1.5. gesonderte Richtlinien zur Nutzung der Internetverbindung veröffentlicht. Die Beschäftigten haben sich vor Nutzung mit den jeweiligen Bestimmungen vertraut zu ma- chen und diese zu beachten. Beschäftigte sind verpflichtet, keine gewaltverherrlichenden, pornographischen oder mit staatsfeindlichem Inhalt versehenen Internet-Seiten aufzurufen. Internet-Seiten mit obigem Inhalt, die zufällig bei der Recherche im Internet aufgefunden werden, sind an GB 1.5 zu melden. Von dort wird der Zugriff auf diese Seiten gesperrt. Über weitere Maßnahmen (Strafanzeigen etc.) entscheidet der Bürgermeister/ die Bürger- meisterin. Die bei der Nutzung des Internet anfallenden Daten (Datum und Uhrzeit der Inhaltsanforde- rung, der angeforderte Inhalt, die Netzadresse des anfordernden Rechners in anonymisierter Form) werden grundsätzlich nur zur Gewährleistung der System- und Anwendungssicher- heit, zur Optimierung des Netzes sowie zur Analyse und Korrektur technischer Fehler ge- nutzt. Jeder Nutzer/ jede Nutzerin hat über die in diesem Zusammenhang gespeicherten Daten ein Auskunftsrecht. Die gespeicherten Daten werden spätestens zum Ende des dritten Monats nach der jeweili- gen Internet-Nutzung gelöscht. Bei Vorliegen hinreichender Anhaltspunkte für eine unzulässige Nutzung darf die system- betreuende Stelle die relevanten Nutzungsmerkmale der Internetverbindungen der vergan- genen drei Monate (aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Aufrufs sowie Umfang der Nutzung einschließlich der übertragenen Datenmengen) in Absprache mit dem Datenschutzbeauf- tragten und dem Personalrat erfassen. Die so gewonnenen Daten dürfen zur Aufklärung des Missbrauchsverdachts ausgewertet werden. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter, die/der unmittelbare Vorgesetzte und der Personal- rat sind unverzüglich über die Durchführung der Kontrolle und ihr Ergebnis zu unterrichten. Das Ausführen von Programmen über das Internet oder das Herunterladen und Abspeichern von Programm-Dateien ist unzulässig. Der GB 1.5 prüft die an das Netz der Stadt Bornheim angeschlossenen Rechner sowie die Netzwerk-Server regelmäßig auf unbefugte Programm-Installationen. Für Schäden durch Vorsatz oder grob fahrlässiges Verhalten kann der Mitarbeiter/die Mitar- beiterin in Haftung genommen werden. Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite30 8. Änderung 5 Öffentlichkeitsarbeit 5.1 Verkehr mit Presse, Rundfunk, Fernsehen Die Unterrichtung der Öffentlichkeit durch Presse, Rundfunk und Fernsehen obliegt der Bür- germeisterin / dem Bürgermeister. Sonstige Auskünfte können in Einzelfällen für das jeweili- ge Dezernat von den Beigeordneten / Dezernenten beantwortet werden, sofern eine Veröf- fentlichung nach der Natur der Sache zulässig und nicht von allgemeiner Bedeutung ist. Ü- ber den Inhalt der erteilten Information ist die Bürgermeisterin / der Bürgermeister zu unter- richten. Die Fachbereiche teilen dem Fachbereich 1 über den zuständigen Dezernenten / die zu- ständige Dezernentin von sich aus oder auf Anforderung durch den Fachbereich 1 Themen für Presseerklärungen oder Pressekonferenzen mit. Der Mitteilung ist die Presseerklärung oder im Falle einer Pressekonferenz ein Redemanuskript beizufügen. Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister entscheidet, wer die Stadt bei anstehenden Presse- terminen vertritt. 5.2 Veröffentlichungen Die Öffentlichkeit ist über alle wichtigen und die Öffentlichkeit interessierenden kommunalpo- litischen Angelegenheiten zu unterrichten. Entsprechende Mitteilungen der Fachbereiche sind mit der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister abzustimmen und dem Fachbereich 1 zur Weiterleitung an die Presse vorzulegen. 5.3 Bekanntmachungen Bei Bekanntmachungen ist nach den Bestimmungen der Hauptsatzung zu verfahren. Die Bekanntmachungstexte sind dem zuständigen Fachbereich so rechtzeitig zuzuleiten, dass bis zum Tage der Veröffentlichung eine angemessene Frist verbleibt. 5.4 Besichtigung gemeindlicher Einrichtungen Eine Besichtigung gemeindlicher Einrichtungen kann die/der jeweilige Dezernentin / Dezer- nent genehmigen, sie / er unterrichtet die Bürgermeisterin / den Bürgermeister. 6 Inkrafttreten Die Allgemeine Geschäftsanweisung für die Stadtverwaltung Bornheim tritt am 01.01.1999 in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt werden alle bisher erlassen Einzelverfügungen, soweit sie den Bestimmungen der AGA entgegenstehen, ungültig. Bornheim, den 17.12.1998 Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim Seite31 8. Änderung Der Bürgermeister

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Seite 1 Anliegerversammlung Feldchenweg Herzlich Willkommen! Seite 2 Agenda Bahnhofstraße Eichholzweg Erfurter Straße Infos zum Ablauf der Versammlung Hintergrundinformationen zur Neubaumaßnahme Beschlüsse Ratsgremien Vorstellung der Planung durch Büro Kocks Anliegerbeiträge Zeitplanung / Weiteres Vorgehen Seite 3 1. Infos zum Ablauf der Versammlung Bahnhofstraße Eichholzweg Erfurter Straße Vorstellung Vertreter der Stadtverwaltung, Stadtbetrieb Bornheim und Planer „Kocks Consult“ Die heutige Versammlung ist als Informationsveranstaltung konzipiert Daher werden in erster Linie die Planung, Kosten und allgemeine Informationen zum Thema Anliegerbeiträge kommuniziert Als Zeitrahmen sind rund 1,5 Stunden angesetzt Diese Präsentation wird vsl. morgen ins Internet auf die Homepage gestellt Seite 4 2. Hintergrundinformationen Bahnhofstraße Eichholzweg Erfurter Straße Seit 2001 besteht die Absicht, den Feldchenweg erstmalig herzustellen. Aufgrund von Grunderwerbsgeschäften und deren Bewertung durch den Rhein-Sieg-Kreis musste Maßnahme zunächst bis in das Jahr 2009 zurückgestellt werden. Im Zuge von Haushaltsberatungen wurde die Maßnahme zeitlich in die Jahre 2012-2017 verschoben. In 2021 konnte das Projekt schließlich fortgesetzt und ein Beschluss zur erneuten Anliegerversammlung herbeigeführt werden. Eine Anliegerversammlung war während der Corona-Pandemie nicht möglich. Aus personellen Gründen konnte die Maßnahme erst 2025 wieder aufgegriffen werden. 3. Beschlüsse Ratsgremien Der Ausschuss für Mobilitäts- und Verkehrsentwicklung des Rates der Stadt Bornheim hat zuletzt am 05.05.2021 beschlossen, die Planung vor dem Ausbau in einer Anliegerversammlung vorzustellen und mit den betroffenen Anliegern zu erörtern (vgl. Vorlage 044/2021-9). Seite 5 Gewerbestraße, Ausbaulänge ca. 350 m 2 Abschnitte mit unterschiedlicher Querschnittsaufteilung Übersicht der Baumaßnahme Seite 6 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene 6 4. Vorstellung der Planung durch Büro Kocks Auftraggeber: Ausbau Feldchenweg in Bornheim-Waldorf Seite 7 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Straßenbau Planungsgrundlagen Abschnitt Wendeanlage – Donnerbachweg Abschnitt Donnerbachweg – Dahlienstraße Baukosten Straßenbau Kanalbau Planungsgrundlagen Abschnitt Wendeanlage – Donnerbachweg Abschnitt Wendeanlage Donnerbachweg – Dahlienstraße Baukosten Kanalbau Gesamtausbaukosten Gliederung Seite 8 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Südstraße Planungsgrundlagen und Zwangspunkte: Trennungsprinzip durch Einfahrtschwellen und Bordsteine Berücksichtigung vorhandener und geplanter Versorgungsleitungen Berücksichtigung vorhandener Grundstückszufahrten Taktile Elemente für sichere Fußgängerquerungen Erneuerung der Wasserleitung durch den Stadt Betrieb Bornheim Erneuerung der Abwasserkanäle durch den Stadt Betrieb Bornheim Planungsgrundsätze Seite 9 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Südstraße Abschnitt Wendeanlage - Donnerbachweg Durchgehend gewerbliche Nutzung Straßenabschnittslänge ca. 200 m Wendeanlage für Lastzüge, R=12,50 m Beidseitiges Parken für PKW Begrünung durch Bäume (Es besteht die Möglichkeit für die Baumbeete eine Patenschaft zu über nehmen. Fragen hierzu an: umwelt@stadt-bornheim.de) Seite 10 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Südstraße Abschnitt Wendeanlage - Donnerbachweg Seite 11 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Südstraße Abschnitt Donnerbachweg - Dahlienstraße Wohn- und Gewerbeflächen Straßenlänge ca. 150 m Einseitiger Gehweg mit max. möglicher Breite von ca. 2,15 m Schrammbord 10 private Mitarbeiterstellplätze für ansässigen Supermarkt Seite 12 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Südstraße Abschnitt Donnerbachweg - Dahlienstraße Seite 13 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Baukosten Straßenbau Planung 112.000,00 € Straßenbau 1.329.000,00 € Straßenbeleuchtung 53.000,00 € Straßenbegrünung 31.000,00 € Grunderwerbskosten 200.000,00 € Baunebenkosten 76.000,00 € wie Vermessung, Gutachten, Grenzanzeige, Notarkosten Private Stellplätze (10 Stück) 41.000,00 € nicht in Baukosten enthalten Summe: 1.801.000,00 € Seite 14 Kanalbau Planungsgrundlagen und Zwangspunkte: Synergieeffekte durch den Straßenausbau des Feldchenweg Überprüfung der Kanalhydraulik aufgrund der Überlastung des vorhandenen Kanals Erneuerung der Kanäle Ei 600/900 und 900/1.350 mit größerer Dimensionierung Ergebnis: Planung eines Rohres DN 1.400 mit Drachenprofil für bessere Fließgeschwindigkeiten Sanierung von schadhaften Anschlussleitungen Seite 15 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Südstraße Abschnitt Wendeanlage - Donnerbachweg Durchgehend gewerbliche Nutzung Straßenabschnittslänge ca. 200 m Vorhandener Kanal Ei 600/900 Geplanter Kanal DN 1.400 mit Drachenprofil Anzahl der Kanalanschlüsse: 14 Stück Rohr DN 1400 Drachenprofil Seite 16 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Südstraße Abschnitt Donnerbachweg - Dahlienstraße Wohn- und Gewerbeflächen Straßenlänge ca. 160 m Vorhandener Kanal Ei 900/1.350 Geplanter Kanal DN 1.400 mit Drachenprofil Anzahl der Kanalanschlüsse: 10 Stück Rohr DN 1400 Drachenprofil Seite 17 Textmasterformat bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Baukosten Kanalbau Planungskosten 203.000,00 € Kanalbau 1.930.000,00 € Summe Kanalbau 2.133.000,00 € Seite 18 Seite 18 Gesamtbaukosten Straßenbau: 1.801.000,00 € Kanalbau: 2.133.000,00 € Gesamtsumme: 3.934.000,00 € Seite 19 Seite 20 5. Anliegerbeiträge Bahnhofstraße Eichholzweg Erfurter Straße Der Ausbau Feldchenweg stellt die „erstmalige endgültige Herstellung“ nach Baugesetzbuch (BauGB) dar. Nach BauGB und Erschließungsbeitragssatzung der Stadt Bornheim sind 90 % der tatsächlichen Kosten auf die Anlieger umzulegen. Es wurde vom Land NRW die Abschaffung der Straßenausbaubeiträge nach Kommunalabgabengesetz und nicht der Beiträge nach BauGB beschlossen. Beitragspflichtig sind die Eigentümer der anliegenden erschlossenen Grundstücke am Feldchenweg. Verteilungsmaßstab für die Berechnung der Beiträge ist die unterschiedliche Nutzung nach Art und Maß (z.B. Gewerbe, Geschosszahl) der einzelnen Grundstücke. Seite 21 5. Anliegerbeiträge Bahnhofstraße Eichholzweg Erfurter Straße Es findet eine Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten nach Abschluss aller Maßnahmen des Straßenausbaus (u. a. Widmung, Abrechnung der Baufirmen, Vermessung, Grunderwerbabschluss) statt (jetzt liegen nur berechnete Kosten vor). Eine Verteilung des Anteils der Beitragspflichtigen in Höhe von etwa 1.650.000 € ergibt eine Beitragsbelastung je Quadratmeter Maßstabsfläche von rund 12 €. Hinweis: Die Beitragsbelastung multipliziert mit der Grundstücksfläche ergibt ein falsches Ergebnis des Beitrages, da die unterschiedliche Nutzung nicht berücksichtigt ist. Es ist eine Ratenzahlung oder Stundung der Beiträge unter Berücksichtigung von Zinsen möglich. Fragen allgemeiner Art können jetzt, spezielle Fragen zum eigenen Grundstück können gerne telefonisch oder persönlich mit Herrn Orth 02222 945254 geklärt werden. Seite 22 5. Weiteres Vorgehen Bahnhofstraße Eichholzweg Erfurter Straße Im Anschluss an die Anliegerversammlung werden geäußerte Anregungen gesammelt und bewertet, und ggf. in die Ausführungsplanung übernommen. Im nächsten Schritt werden die Ergebnisse der Anliegerversammlung und die Ausführungsplanung dem Mobilitäts- und Verkehrsausschuss zum Baubeschluss vorgelegt. Nach erfolgtem Baubeschluss wird dann die Ausarbeitung der Ausschreibungsunterlagen für Kanal- und Straßenbau in Auftrag gegeben. Danach werden die Bauleistungen durch die Vergabestelle öffentlich ausgeschrieben und anschließend beauftragt. Die Baufirma stellt dann einen Bauzeitenplan für die einzelnen Gewerke auf, aus der sich dann die Bauzeit und der Bauablauf ablesen lässt. Rechtzeitig vor Baubeginn erhalten die betroffenen Anlieger und Anwohner ein Infoschreiben über den Baubeginn und die Ansprechpartner. Ansprechpartner: Planung: Herr Mörs 02222 945 170 Beiträge: Herr Orth 02222 945 254 Seite 23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 24 image2.png image3.png image4.emf image5.png image6.png image7.png image8.png image9.png image10.jpeg image11.png image1.jpeg

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TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 1 von 10 Rahmenrichtlinie zum Tax Compliance Management System (TCMS-Rahmenrichtlinie) Stand: 03.11.2020 Verfasser: Amt für Finanzen TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 2 von 10 Inhaltsverzeichnis 1 Steuerrechtliche Risiken für kommunale Verwaltungen ....................................... 3 2 Begriffsdefinitionen ................................................................................................. 3 3 Notwendigkeit eines internen steuerlichen Kontrollsystems ............................... 4 4 Steuerliches Leitbild ................................................................................................ 5 5 Steuerliche Zieldefinition ......................................................................................... 5 6 Kommunikation ........................................................................................................ 6 7 TCMS- Beauftragte(r) ............................................................................................... 7 8 Zuständigkeiten und Steuerverantwortung in den Fachämtern ........................... 8 9 Weiterbildung ........................................................................................................... 9 10 Dokumentation und Aufbewahrung ........................................................................ 9 11 Schlussbestimmungen .......................................................................................... 10 12 Inkrafttreten ............................................................................................................ 10 TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 3 von 10 1 Steuerrechtliche Risiken für kommunale Verwaltungen Grundsätzlich bedeutet die verspätete, fehlerhafte oder unvollständige Einreichung von Steu- ererklärungen für eine steuerpflichtige Kommune eine Verletzung ihrer steuerlichen Pflichten. Sie birgt erhebliche steuerrechtliche Risiken sowie damit einhergehende Finanz- und Reputa- tionsschäden für die Kommune und kann darüber hinaus zu strafrechtlichen Konsequenzen für Verwaltungsleitung sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen. Die nachträgliche Berichtigung von fehlerhaften oder unterlassenen Steuererklärungen der Stadt als Steuerschuldner nach § 153 Abgabenordnung (AO) bei den Finanzbehörden kann zum Vorwurf der leichtfertigen oder vorsätzlichen Steuerverkürzung bzw. zum Vorwurf der Steuerhinterziehung führen mit Steuerstraf- bzw. Bußgeldverfahren als Folge. Eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 AO anstelle einer Berichtigung nach § 153 AO erfordert hingegen die uneingeschränkte Vollständigkeit der Nacherklärung für die letzten 10 Jahre. Auf Grund der dezentralen Struktur des Verwaltungsaufbaus sowie der zahlreichen Abgrenzungserfordernisse zwischen steuer- und nichtsteuerbaren Sachverhalten wird eine solche Erklärung jedoch nicht mit hinreichender Sicherheit abgegeben werden können. Ausreichende Rechtssicherheit bei Fehlerkorrekturen kann für die kommunalen Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter also weder im Wege einer Fehlerberichtigung (§ 153 AO) noch über eine strafbefreiende Selbstanzeige (§ 371 AO) gewährleistet werden. Die vorgenannten Risiken erstrecken sich auf alle steuerrechtlichen Tatbestände einer Kom- mune als Steuerschuldner. Hierzu zählen insbesondere die Körperschaftsteuer, Gewerbe- steuer und Kapitalertragsteuer sowie die Umsatzsteuer. Das steuerrechtliche Risiko verschärft sich für juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) zudem durch die Einführung des § 2b Umsatzsteuergesetz (UStG), der spätestens nach Ablauf der vom Rat am 03.09.2020 beschlossenen Anwendung einer Übergangsfrist zum 01.01.2023 wirksam wird und die Neuordnung der umsatzsteuerlichen Unternehmerei- genschaft der öffentlichen Hand beinhaltet. Danach können dann auch städtische nicht- hoheitliche Lieferungen und Leistungen, die nicht im Rahmen eines Betriebs gewerblicher Art erbracht werden, umsatzsteuerbar sein, sobald größere Wettbewerbsverzerrungen vorliegen. Diese sehr komplexe Umsatzsteuerneuregelung betrifft nahezu alle Fachämter und hat die Notwendigkeit umsatzsteuerrechtlicher Leistungsbewertungen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Folge. 2 Begriffsdefinitionen Der Begriff Tax Compliance (TC) umfasst die Bereitschaft eines Steuerpflichtigen zur Befol- gung steuerlicher Pflichten, also sowohl der zu beachtenden Steuergesetze als auch der un- tergesetzlichen Regelungen und Aufforderungen der Finanzverwaltung. Unter einem kommunalen Tax Compliance Management System (TCMS) sind die auf Grundlage der von den gesetzlichen Vertretern festgelegten Ziele eingeführten Grundsätze und Maßnahmen einer Kommune zu verstehen, die auf die Sicherstellung eines regelkonfor- men Verhaltens der gesetzlichen Vertreter und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kom- mune sowie ggf. von Dritten abzielen, d.h. auf die Einhaltung der Regeln und damit auf die Verhinderung von Regelverstößen. Das kommunale Tax Compliance Management (TCM) umfasst die Implementierung und Pflege eines solchen innerbetrieblichen Systems zur Sicherstellung der steuerlichen Rechts- befolgung im Interesse der jeweiligen Kommune und seiner Mitarbeitenden. Es beinhaltet demzufolge nicht nur die bloße Befolgung von Gesetzen, Richtlinien oder Regeln, sondern umfasst insbesondere Maßnahmen und organisatorische Vorkehrungen, die die Einhaltung dieser Regelungen innerhalb einer Organisation absichern und deren Überprüfung zulassen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 4 von 10 3 Notwendigkeit eines internen steuerlichen Kontrollsystems Diese grundsätzliche Steuerproblematik für steuerpflichtige Organisationen hat inzwischen auch die Finanzverwaltung erkannt und für Unternehmen wie für öffentliche Einrichtungen die Möglichkeit geschaffen, rechtliche Risiken bei Fehlerkorrekturen nach § 153 AO signifikant zu reduzieren. Im Anwendungserlass zum § 153 AO ist dazu unter Randnummer 2.6 geregelt worden: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies gegebenenfalls ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ Hat also die Kommune nachweislich konzeptionell überzeugende organisatorische Vorkeh- rungen getroffen, so kann zumindest nach Auffassung der Finanzverwaltung ein Organisati- onsversagen im Regelfall ausgeschlossen werden. Ein TCMS dokumentiert die Regeln und Maßnahmen, die zur Einhaltung und Befolgung der vom Steuerpflichtigen zu beachtenden Pflichten gesetzt wurden. Damit trägt es dazu bei, we- sentliche Regelverstöße zu verhindern sowie Haftungsrisiken und steuerstrafrechtliche Risiken für die Stadt und ihre Organe zu vermeiden bzw. zu reduzieren. Die Einrichtung eines Tax CMS wird als klares Signal der Finanzverwaltung an die öffentlichen Unternehmen und Kommunen verstanden, um die gesetzlichen Vertreter und leitenden Mitar- beiterinnen und Mitarbeiter vor der Strafverfolgung (z.B. aufgrund von Steuerverkürzung oder - hinterziehung) und zugleich die jPdöR selbst vor Steuernachforderungen, Haftungsansprü- chen oder Reputationsschäden zu schützen. Zur Risikovermeidung ist es daher explizit notwendig, Delegationsketten, eingerichtete Pro- zesse und Kontrollinstrumente zu beschreiben, anhand derer dargestellt werden kann, dass ein zu korrigierender Fehler auch bei bester Aufsicht nicht zu vermeiden gewesen wäre. Die nachfolgende Grafik zeigt die einzelnen Stufen der Haftung innerhalb der Verwaltung auf: Ziel der Pflichtendelegation ist die Haftungsminimierung durch Sicherstellung einer gezielten Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachämtern zur steuerlichen Risi- kovermeidung auf allen Ebenen. Dabei handelt es sich nicht um die Verlagerung der Steuer- verantwortung auf nachgeordnete Verwaltungsstufen, da die Delegierenden weiterhin ihrer Vorgesetztenpflicht (Auswahl-, Instruktions-, Überwachungspflicht) nachkommen müssen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 5 von 10 Das anzuwendende System der Pflichtendelegation ist vielmehr so hinreichend zu regeln und zu dokumentieren, dass an keiner Stelle Haftungsrisiken oder Organverschulden entstehen. Um also zukünftig die Risiken von steuerrechtlichen Straf- und Bußgeldverfahren ge- gen die Verantwortlichen der Bornheimer Verwaltung zu minimieren, ist die Einführung und Umsetzung eines Tax Compliance Management Systems in Bornheim unerlässlich. 4 Steuerliches Leitbild Zur Schaffung einer Tax Compliance Kultur, die durch Sorgfalt und Rechtstreue geprägt ist, hat der Rat der Stadt Bornheim in seiner Sitzung am 04.04.2019 das nachstehende Tax Com- pliance Leitbild für die Verwaltung der Stadt Bornheim beschlossen: 1.) Als Teil der öffentlichen Hand und in unserer Funktion als Steuerschuldner handeln wir im Sinne einer vorbildlichen steuerlichen Pflichterfüllung konform zu dem steuergesetzlichen Regelungsrahmen. 2.) Der/die Bürgermeister/in sowie die Stadtverwaltung sind sich ihrer Verantwortung zur Ein- haltung der steuerlichen Pflichten bewusst. 3.) Die vorbildliche steuerliche Pflichterfüllung beinhaltet insbesondere die bewusste Feststel- lung aller steuerlich relevanten Sachverhalte sowie die fristgerechte Erfüllung aller steuer- lichen Erklärungs- und Mitwirkungspflichten. 4.) In unseren steuerlichen Angelegenheiten handeln wir sowohl untereinander als auch ge- genüber der Finanzverwaltung transparent. 5.) Zur Sicherstellung der Einhaltung der steuerlichen Pflichten führt die Stadt Bornheim ein Tax Compliance Management System (TCMS) ein. Dieses stellt Maßnahmen bereit, die zur optimalen Gewährleistung der steuerlichen Pflichterfüllung dienen. 6.) Verbindliche Dienstanweisungen, Richtlinien, kommentierte Arbeitshilfen und Fortbildun- gen fördern alle Beteiligten im Hinblick auf die ordnungsgemäße Erfüllung der steuerli- chen Pflichten. 7.) Verstöße gegen steuerliche Pflichten werden nicht toleriert und verwaltungs-intern sankti- oniert. 5 Steuerliche Zieldefinition Als Grundlage für die Beurteilung von Tax Compliance Risiken hat der Rat der Stadt Bornheim in seiner Sitzung am 04.04.2019 ebenfalls die nachstehenden Tax Compliance Ziele für die Verwaltung der Stadt Bornheim beschlossen: 1. Vermeidung von außerplanmäßigen Haushaltsbelastungen: - Vermeidung von Steuernachzahlungen und Zinszahlungen auf Nachforderungen. - Vermeidung von Zahlungen für Verspätungs-, Säumnis- oder Strafzahlungszuschläge. - Vermeidung des Verfalls von (ggf. anrechenbaren) Steuererstattungsansprüchen. - Zeitnahe Information an die Kämmerei über neu entdeckte steuerliche Haushaltsrisi- ken. 2. Vermeidung von Reputations- und Imageschäden gegenüber Öffentlichkeit, Finanzverwal- tung sowie stadtintern: - Fristgerechte Einhaltung aller Erklärungspflichten. - Ausreichende Personal- und Sachmittelausstattung für ein Tax Compliance Manage- ment System (TCMS), das den geforderten Ansprüchen umfassend gerecht wird. - Vermeidung der Notwendigkeit für Berichtigungen von Steuererklärungen nach §§ 153, 371 AO. - Vermeidung von Beanstandungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 6 von 10 3. Verankerung der Tax Compliance als Führungsthema: - Regelmäßige Berichterstattung an den Verwaltungsvorstand und an die Ratsgremien zum Stand der Umsetzung des TCMS-Projektes. - Verankerung einer kontinuierlichen Befassung des Verwaltungsvorstands und der Ratsgremien mit Steuerthemen im Rahmen des TCMS. 4. Vermeidung von Organisationsversagen: - Einrichtung und Fortentwicklung eines angemessenen TCMS, das sich perspektivisch an den Praxishinweisen des Instituts der Wirtschaftsprüfer zur Ausgestaltung und Prü- fung eines Tax CMS gem. PS 980 anlehnt. - Perspektivisch: Testierung des eingerichteten TCMS. 5. Vermeidung von Haftungsrisiken für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: - Vermeidung der Notwendigkeit für Berichtigungen von Steuererklärungen nach §§ 153, 371 AO. - Vermeidung von Beanstandungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. - Anerkennung des TCMS durch die Finanzverwaltung als ein Internes Kontrollsystem i.S.d. AEAO zu § 153, Rnr. 2.6 (*siehe Anm.) 6. Mitarbeitersensibilisierung für Tax Compliance: - Erstellung von Risikoanalysen für die Fachämter und betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Entsprechende Analysen werden zentral in einer Risikomatrix ggf. für jedes Fachamt festgehalten. - Bedarfsanalyse zur Bereitstellung passgenauer Informationen und Bildungsangeboten für die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. - Regelmäßige Erinnerungen an die zu beachtenden Hinweise bzw. Einrichtung von Prüfverfahren, ob die Hinweise bekannt sind. - Sicherstellung der Weitergabe aller steuerrechtlich notwendigen Informationen an die jeweilig verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Vorgesetzten. 7. Risikovermeidung bzw. Reputationsgewinn durch Schaffung interner und externer Trans- parenz sowie effektiver Organisationsstrukturen: - Einrichtung und Fortentwicklung eines TCMS, das sich perspektivisch an die Prüfkrite- rien der IDW-Hinweise PS 980 anlehnt. - Perspektivisch: Nutzung des Vertragsmanagements der Bornheimer Verwaltung als Grundlage für eine Erfüllung der Steuerpflichten insbesondere im Bereich der Umsatz- steuer. - Verbreitung und Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips bei steuerlichen Beurteilungs- vorgängen, die anfällig für die Gefahr von Fehlbeurteilungen erscheinen, ggf. unter In- anspruchnahme eines externen Steuerberaters. * Anmerkung Im Anwendungserlass zu § 153 AO ist unter Randnummer 2.6. u. a. geregelt worden: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem (für Steuern) eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies gegebenenfalls ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung im Einzelfall.“ 6 Kommunikation Kommunikation ist eines der fundamentalen Elemente des TCMS, um den angestrebten Kul- turwandel hin zu einer vorbildlichen steuerlichen Pflichterfüllung innerhalb der Stadtverwaltung zu erreichen. Mittels einer effektiven internen Kommunikation ist zu gewährleisten, dass die jeweils betroffe- nen Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erforderlichenfalls Dritte, die in die Erfüllung steuerlicher Pflichten eingebunden sind, mit den neuen Regel- und Organisations- TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 7 von 10 strukturen vertraut gemacht und über ihre festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten infor- miert werden. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Basis der zur Verfügung gestellten Instruktionen und Informationen sowie Schulungen ihre zugewiesenen Aufgaben verstehen und sachgerecht erfüllen können. Zu diesen Aufgaben gehört auch das Erkennen und Melden von Tax Compliance-Risiken sowie möglichen und festgestellten Re- gelverstößen. Im Rahmen des TCMS gelten folgende Grundsätze für die Kommunikation: - Der Dialog auf Augenhöhe und Feedback machen den Kern von Kommunikation aus, sie ermöglichen Mitwirkung und tragen zur Akzeptanz von Entscheidungen und Veränderun- gen bei. Deshalb kommt der persönlichen, direkten Kommunikation besondere Bedeutung zu. - Nur eine einfache, klare und verständliche Ausdrucksweise kann den Anspruch einer of- fenen und ehrlichen Information einlösen. Sie sichert die beabsichtigte Wahrnehmung von Informationen und Botschaften. - Die fachliche Komplexität und die häufigen Änderungen des Steuerrechts bedingen die Notwendigkeit kontinuierlicher Kommunikationsprozesse sowie - sprachlich wie organisa- torisch - niedrigschwellig zugänglicher Handlungsanweisungen. - Vor dem Hintergrund, die Informationsflut einzudämmen, müssen Informationen auf das Wesentliche konzentriert und empfängergerecht aufbereitet werden. Grundsätzlich sollten nur diejenigen angesprochen werden, die betroffen sind bzw. von denen eine Reaktion erwartet wird. - In dem Maße, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verantwortung für die Zielerrei- chung ihrer Organisation tragen, haben sie auch Verantwortung für ihre Kommunikation. Jeder hat sowohl eine Bring- als auch eine Holschuld. Das heißt, jeder ist dafür verantwortlich, die Informationen weiterzugeben, die andere be- nötigen, um ihren Beitrag für die Ziele der Einrichtung leisten zu können. Dies trifft insbe- sondere auf Führungskräfte zu, die eine wichtige Mittlerfunktion bei der Informationswei- tergabe innehaben. - Jeder ist auch verpflichtet, sich die Informationen zu besorgen oder nachzufragen, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Eine Voraussetzung dafür ist die Transparenz der Kommunikationsstrukturen und Prozesse sowie der Informationsquellen und - bestände. 7 TCMS- Beauftragte(r) Verantwortung / Aufgaben Der/Die TCMS-Beauftragte ist zuständig für alle Belange der Tax Compliance innerhalb der Stadt Bornheim. Er/Sie: - verantwortet den Aufbau, den Betrieb und die Weiterentwicklung des Tax Compliance Management Systems innerhalb der Stadt Bornheim. - erstellt die Entwürfe der Richtlinien und Dienstanweisungen zum Tax Compliance Ma- nagement System und stimmt diese mit dem Verwaltungsvorstand ab. - stellt sicher, dass abgestimmte Richtlinien und Dienstanweisungen zum Tax Compliance Management System allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Bornheim an zent- raler Stelle (Intranet) bekannt gegeben werden und somit leicht zugänglich sind. - berät den Verwaltungsvorstand in allen Fragen zum Tax Compliance. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 8 von 10 - initiiert und kontrolliert die Umsetzung von Maßnahmen zur Umsetzung des Tax Compli- ance Management Systems. - veranlasst bzw. führt zielgruppenorientierte Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen zum Thema Tax Compliance durch. - nimmt regelmäßig an Fortbildungen zum Themengebiet Tax Compliance und Stadt als Steuerschuldner teil. Befugnisse / Kompetenzen Der/Die TCMS-Beauftragte: - ist als zentraler Ansprechpartner in allen für Tax Compliance relevanten Themen sowohl auf Nachfrage als auch unaufgefordert zu informieren. Vorhaben und Änderungen, welche Tax Compliance berühren (z.B. Änderungen von Prozessen durch Einführung neuer Software, Einführung neuer „Produkte“, Vertragsabschlüsse mit Bezug zur Stadt als Steu- erschuldner etc.), müssen frühzeitig mit dem/der TCMS-Beauftragten abgestimmt werden. - hat ein direktes Vortragsrecht gegenüber dem Verwaltungsvorstand und dem Bürger- meister. - agiert im Rahmen seiner/ihrer im TCMS festgeschriebenen Kontroll- und Überwachungs- aufgaben unabhängig und frei von Weisungen. - unterliegt bei Aufdeckung schwerwiegender Verstöße gegen steuerliche Vorschriften ei- ner Berichtspflicht gegenüber dem Verwaltungsvorstand und dem Bürgermeister. - hat bei der Entdeckung von drohenden Rechtsverstößen im Kontext des Tax Compliance Management Systems das Recht, Handlungen mit Außenwirkung bis zur Klärung auf dem Dienstweg nicht freizugeben. - hat im Rahmen seiner/ihrer Aufgaben Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle Unterlagen, Aufzeichnungen oder Korrespondenz hinsichtlich Tax Compliance-relevanter Vorgänge und kann die Aufbereitung dieser Informationen einfordern. Je nach Art der Daten muss er/sie sich vorab mit dem/der Datenschutzbeauftragten abstimmen. - führt - soweit geboten oder sinnvoll in Abstimmung mit dem/der Risikomanager/-in der Stadt Bornheim - Revisionen im Themenbereich der Tax Compliance durch und überprüft so die Wirksamkeit des Tax Compliance Management Systems. Berichtspflichten des/der TCMS-Beauftragten Der/Die TCMS-Beauftragte berichtet: - dem Verwaltungsvorstand und den städtischen Gremien regelmäßig über den aktuellen Stand des Tax Compliance Management Systems in der Stadtverwaltung und dessen Entwicklung. - berichtet relevante, das Tax Compliance Management System betreffende, Vorkommnis- se und Regelverstöße an den Verwaltungsvorstand. - dem Personalamt über schwerwiegende Verstöße gegen steuerliche Vorschriften oder das TCMS, wenn einzelnen Beteiligten schuldhaftes Verhalten vorwerfbar ist. Sie können gegebenenfalls zu Schadensersatzansprüchen führen und personalrechtliche Konse- quenzen haben. 8 Zuständigkeiten und Steuerverantwortung in den Fachämtern Verantwortung/Aufgaben Die Fachämter sind zuständig und verantwortlich für alle steuerrechtlichen Belange ihres Auf- gabengebietes. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 9 von 10 - üben ihre Aufgaben unter Beachtung des steuerlichen Leitbildes und der steuerlichen Ziele der Stadt Bornheim aus. - beachten die Richtlinien, Dienstanweisungen und sonstigen Regelungen zum TCMS. - informieren den/die TCMS-Beauftragte(n) über neue bzw. geänderte Sachverhalte mit Bezug zur Stadt als Steuerschuldner in ihrem Aufgabengebiet und nehmen in Abstim- mung mit dem/der TCMS-Beauftragte(n) die steuerrechtlichen Bewertungen vor. - beteiligen frühzeitig vor Vertragsabschlüssen zu noch nicht abgestimmten oder neuen Sachverhalten mit Bezug zur Stadt als Steuerschuldner den/die TCMS-Beauftrage(n) zur Klärung steuerrechtlicher Fragen der Vertragsgestaltung, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer zu entgeltlichen und unentgeltlichen Leistungsaustauschen der Stadt mit Dritten. - nehmen regelmäßig an Fortbildungen zu Steuerthemen, die ihren Aufgabenbereich be- treffen, teil. Befugnisse/Kompetenzen Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich jederzeit in steuerlichen Angelegen- heiten, welche die Stadt als Steuerschuldner betreffen, ohne Einhaltung des Dienstwe- ges an die/den TCMS-Beauftragte(n) wenden. Berichtspflichten der Fachämter Die Fachämter unterrichten: - unabhängig von den übrigen im Rahmen des TCMS und sonstiger Vorschriften bestehen- den Berichtspflichten und Mitzeichnungsregelungen über Vorhaben und Änderungen, welche das Tax Compliance berühren. Notwendige Abstimmungen haben frühzeitig durch das federführende Amt mit dem/der TCMS-Beauftragten zu erfolgen. - die/den TCMS-Beauftragten und wenn möglich die/den unmittelbaren Vorgesetzten um- gehend, sofern eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen geltendes Steuerrecht oder gegen verbindliche Regelungen des TCMS erkannt hat. Die Hinweise sollen von einer möglichst detaillierten und vollständigen Schilderung der beobachteten Tatsachen und Dokumente begleitet sein. 9 Weiterbildung Zur Sicherstellung und Aufrechterhaltung einer gelebten Tax Compliance Kultur und dem da- mit verbundenen sensiblen und aufmerksamen Umgang mit Steuerthemen sind neben indivi- duell-bedarfsorientierten Schulungen in regelmäßigen Abständen zielgruppenorientierte Sen- sibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen durchzuführen bzw. zu veranlassen. 10 Dokumentation und Aufbewahrung Der/die TCMS-Beauftragte hat alle im Zusammenhang mit dem TCMS stehenden Erhebungs- und Weisungsunterlagen sowie aus dem TCMS heraus resultierende Maßnahmen und Ände- rungen zu dokumentieren und zehn Jahre aufzubewahren. Bezüglich der Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD) wird auf die Ausführungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF), aktuell mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019 verwiesen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 10 von 10 11 Schlussbestimmungen Diese Rahmenrichtlinie dient als Orientierungshilfe für alle Führungskräfte und Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter der Stadt Bornheim. Sie beschreibt die Grundlagen des TCMS, soll die Rahmenbedingungen für steuerlich korrektes Verhalten und Handeln schaffen und zugleich die Basis für die Entwicklung eines sensiblen Umgangs mit steuerlich relevanten Sachverhal- ten auf allen Verwaltungsebenen bilden. Sie dient als Grundlage für eine TCMS-Richtlinie, die zur Sicherstellung eines gesetzeskon- formen Verhaltens sukzessive ergänzt wird, um verbindliche Regelungen wie Dienstanwei- sungen, Handlungs- und Prozessbeschreibungen sowie einem Bewertungskatalog zunächst aller umsatzsteuerlichen Sachverhalte, die den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbei- tern in den Fachämtern der Stadt Bornheim zur Verfügung gestellt werden. Bei der Implementierung und Pflege eines effektiven TCMS handelt es sich um einen dauer- haften Prozess, den es kontinuierlich und auf allen Ebenen zu aktualisieren, fortzuentwickeln und zu verbessern gilt. Oberstes Ziel ist es dabei, die notwendige Akzeptanz und ein hinrei- chendes Bewusstsein zu schaffen, dass die Zuständigkeit für die Befolgung steuerrechtlicher Verpflichtungen bei jedem einzelnen Beschäftigten innerhalb seiner Fachverantwortung liegt. Nur durch das Zusammenwirken aller Verwaltungseinheiten kann letztlich sichergestellt wer- den, dass die Tax Compliance-Aufgaben tatsächlich erfüllt werden. 12 Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

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TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 1 von 10 Rahmenrichtlinie zum Tax Compliance Management System (TCMS-Rahmenrichtlinie) Stand: 03.11.2020 Verfasser: Amt für Finanzen TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 2 von 10 Inhaltsverzeichnis 1 Steuerrechtliche Risiken für kommunale Verwaltungen ....................................... 3 2 Begriffsdefinitionen ................................................................................................. 3 3 Notwendigkeit eines internen steuerlichen Kontrollsystems ............................... 4 4 Steuerliches Leitbild ................................................................................................ 5 5 Steuerliche Zieldefinition ......................................................................................... 5 6 Kommunikation ........................................................................................................ 6 7 TCMS- Beauftragte(r) ............................................................................................... 7 8 Zuständigkeiten und Steuerverantwortung in den Fachämtern ........................... 8 9 Weiterbildung ........................................................................................................... 9 10 Dokumentation und Aufbewahrung ........................................................................ 9 11 Schlussbestimmungen .......................................................................................... 10 12 Inkrafttreten ............................................................................................................ 10 TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 3 von 10 1 Steuerrechtliche Risiken für kommunale Verwaltungen Grundsätzlich bedeutet die verspätete, fehlerhafte oder unvollständige Einreichung von Steu- ererklärungen für eine steuerpflichtige Kommune eine Verletzung ihrer steuerlichen Pflichten. Sie birgt erhebliche steuerrechtliche Risiken sowie damit einhergehende Finanz- und Reputa- tionsschäden für die Kommune und kann darüber hinaus zu strafrechtlichen Konsequenzen für Verwaltungsleitung sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen. Die nachträgliche Berichtigung von fehlerhaften oder unterlassenen Steuererklärungen der Stadt als Steuerschuldner nach § 153 Abgabenordnung (AO) bei den Finanzbehörden kann zum Vorwurf der leichtfertigen oder vorsätzlichen Steuerverkürzung bzw. zum Vorwurf der Steuerhinterziehung führen mit Steuerstraf- bzw. Bußgeldverfahren als Folge. Eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 AO anstelle einer Berichtigung nach § 153 AO erfordert hingegen die uneingeschränkte Vollständigkeit der Nacherklärung für die letzten 10 Jahre. Auf Grund der dezentralen Struktur des Verwaltungsaufbaus sowie der zahlreichen Abgrenzungserfordernisse zwischen steuer- und nichtsteuerbaren Sachverhalten wird eine solche Erklärung jedoch nicht mit hinreichender Sicherheit abgegeben werden können. Ausreichende Rechtssicherheit bei Fehlerkorrekturen kann für die kommunalen Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter also weder im Wege einer Fehlerberichtigung (§ 153 AO) noch über eine strafbefreiende Selbstanzeige (§ 371 AO) gewährleistet werden. Die vorgenannten Risiken erstrecken sich auf alle steuerrechtlichen Tatbestände einer Kom- mune als Steuerschuldner. Hierzu zählen insbesondere die Körperschaftsteuer, Gewerbe- steuer und Kapitalertragsteuer sowie die Umsatzsteuer. Das steuerrechtliche Risiko verschärft sich für juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) zudem durch die Einführung des § 2b Umsatzsteuergesetz (UStG), der spätestens nach Ablauf der vom Rat am 03.09.2020 beschlossenen Anwendung einer Übergangsfrist zum 01.01.2023 wirksam wird und die Neuordnung der umsatzsteuerlichen Unternehmerei- genschaft der öffentlichen Hand beinhaltet. Danach können dann auch städtische nicht- hoheitliche Lieferungen und Leistungen, die nicht im Rahmen eines Betriebs gewerblicher Art erbracht werden, umsatzsteuerbar sein, sobald größere Wettbewerbsverzerrungen vorliegen. Diese sehr komplexe Umsatzsteuerneuregelung betrifft nahezu alle Fachämter und hat die Notwendigkeit umsatzsteuerrechtlicher Leistungsbewertungen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Folge. 2 Begriffsdefinitionen Der Begriff Tax Compliance (TC) umfasst die Bereitschaft eines Steuerpflichtigen zur Befol- gung steuerlicher Pflichten, also sowohl der zu beachtenden Steuergesetze als auch der un- tergesetzlichen Regelungen und Aufforderungen der Finanzverwaltung. Unter einem kommunalen Tax Compliance Management System (TCMS) sind die auf Grundlage der von den gesetzlichen Vertretern festgelegten Ziele eingeführten Grundsätze und Maßnahmen einer Kommune zu verstehen, die auf die Sicherstellung eines regelkonfor- men Verhaltens der gesetzlichen Vertreter und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kom- mune sowie ggf. von Dritten abzielen, d.h. auf die Einhaltung der Regeln und damit auf die Verhinderung von Regelverstößen. Das kommunale Tax Compliance Management (TCM) umfasst die Implementierung und Pflege eines solchen innerbetrieblichen Systems zur Sicherstellung der steuerlichen Rechts- befolgung im Interesse der jeweiligen Kommune und seiner Mitarbeitenden. Es beinhaltet demzufolge nicht nur die bloße Befolgung von Gesetzen, Richtlinien oder Regeln, sondern umfasst insbesondere Maßnahmen und organisatorische Vorkehrungen, die die Einhaltung dieser Regelungen innerhalb einer Organisation absichern und deren Überprüfung zulassen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 4 von 10 3 Notwendigkeit eines internen steuerlichen Kontrollsystems Diese grundsätzliche Steuerproblematik für steuerpflichtige Organisationen hat inzwischen auch die Finanzverwaltung erkannt und für Unternehmen wie für öffentliche Einrichtungen die Möglichkeit geschaffen, rechtliche Risiken bei Fehlerkorrekturen nach § 153 AO signifikant zu reduzieren. Im Anwendungserlass zum § 153 AO ist dazu unter Randnummer 2.6 geregelt worden: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies gegebenenfalls ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ Hat also die Kommune nachweislich konzeptionell überzeugende organisatorische Vorkeh- rungen getroffen, so kann zumindest nach Auffassung der Finanzverwaltung ein Organisati- onsversagen im Regelfall ausgeschlossen werden. Ein TCMS dokumentiert die Regeln und Maßnahmen, die zur Einhaltung und Befolgung der vom Steuerpflichtigen zu beachtenden Pflichten gesetzt wurden. Damit trägt es dazu bei, we- sentliche Regelverstöße zu verhindern sowie Haftungsrisiken und steuerstrafrechtliche Risiken für die Stadt und ihre Organe zu vermeiden bzw. zu reduzieren. Die Einrichtung eines Tax CMS wird als klares Signal der Finanzverwaltung an die öffentlichen Unternehmen und Kommunen verstanden, um die gesetzlichen Vertreter und leitenden Mitar- beiterinnen und Mitarbeiter vor der Strafverfolgung (z.B. aufgrund von Steuerverkürzung oder - hinterziehung) und zugleich die jPdöR selbst vor Steuernachforderungen, Haftungsansprü- chen oder Reputationsschäden zu schützen. Zur Risikovermeidung ist es daher explizit notwendig, Delegationsketten, eingerichtete Pro- zesse und Kontrollinstrumente zu beschreiben, anhand derer dargestellt werden kann, dass ein zu korrigierender Fehler auch bei bester Aufsicht nicht zu vermeiden gewesen wäre. Die nachfolgende Grafik zeigt die einzelnen Stufen der Haftung innerhalb der Verwaltung auf: Ziel der Pflichtendelegation ist die Haftungsminimierung durch Sicherstellung einer gezielten Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachämtern zur steuerlichen Risi- kovermeidung auf allen Ebenen. Dabei handelt es sich nicht um die Verlagerung der Steuer- verantwortung auf nachgeordnete Verwaltungsstufen, da die Delegierenden weiterhin ihrer Vorgesetztenpflicht (Auswahl-, Instruktions-, Überwachungspflicht) nachkommen müssen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 5 von 10 Das anzuwendende System der Pflichtendelegation ist vielmehr so hinreichend zu regeln und zu dokumentieren, dass an keiner Stelle Haftungsrisiken oder Organverschulden entstehen. Um also zukünftig die Risiken von steuerrechtlichen Straf- und Bußgeldverfahren ge- gen die Verantwortlichen der Bornheimer Verwaltung zu minimieren, ist die Einführung und Umsetzung eines Tax Compliance Management Systems in Bornheim unerlässlich. 4 Steuerliches Leitbild Zur Schaffung einer Tax Compliance Kultur, die durch Sorgfalt und Rechtstreue geprägt ist, hat der Rat der Stadt Bornheim in seiner Sitzung am 04.04.2019 das nachstehende Tax Com- pliance Leitbild für die Verwaltung der Stadt Bornheim beschlossen: 1.) Als Teil der öffentlichen Hand und in unserer Funktion als Steuerschuldner handeln wir im Sinne einer vorbildlichen steuerlichen Pflichterfüllung konform zu dem steuergesetzlichen Regelungsrahmen. 2.) Der/die Bürgermeister/in sowie die Stadtverwaltung sind sich ihrer Verantwortung zur Ein- haltung der steuerlichen Pflichten bewusst. 3.) Die vorbildliche steuerliche Pflichterfüllung beinhaltet insbesondere die bewusste Feststel- lung aller steuerlich relevanten Sachverhalte sowie die fristgerechte Erfüllung aller steuer- lichen Erklärungs- und Mitwirkungspflichten. 4.) In unseren steuerlichen Angelegenheiten handeln wir sowohl untereinander als auch ge- genüber der Finanzverwaltung transparent. 5.) Zur Sicherstellung der Einhaltung der steuerlichen Pflichten führt die Stadt Bornheim ein Tax Compliance Management System (TCMS) ein. Dieses stellt Maßnahmen bereit, die zur optimalen Gewährleistung der steuerlichen Pflichterfüllung dienen. 6.) Verbindliche Dienstanweisungen, Richtlinien, kommentierte Arbeitshilfen und Fortbildun- gen fördern alle Beteiligten im Hinblick auf die ordnungsgemäße Erfüllung der steuerli- chen Pflichten. 7.) Verstöße gegen steuerliche Pflichten werden nicht toleriert und verwaltungs-intern sankti- oniert. 5 Steuerliche Zieldefinition Als Grundlage für die Beurteilung von Tax Compliance Risiken hat der Rat der Stadt Bornheim in seiner Sitzung am 04.04.2019 ebenfalls die nachstehenden Tax Compliance Ziele für die Verwaltung der Stadt Bornheim beschlossen: 1. Vermeidung von außerplanmäßigen Haushaltsbelastungen: - Vermeidung von Steuernachzahlungen und Zinszahlungen auf Nachforderungen. - Vermeidung von Zahlungen für Verspätungs-, Säumnis- oder Strafzahlungszuschläge. - Vermeidung des Verfalls von (ggf. anrechenbaren) Steuererstattungsansprüchen. - Zeitnahe Information an die Kämmerei über neu entdeckte steuerliche Haushaltsrisi- ken. 2. Vermeidung von Reputations- und Imageschäden gegenüber Öffentlichkeit, Finanzverwal- tung sowie stadtintern: - Fristgerechte Einhaltung aller Erklärungspflichten. - Ausreichende Personal- und Sachmittelausstattung für ein Tax Compliance Manage- ment System (TCMS), das den geforderten Ansprüchen umfassend gerecht wird. - Vermeidung der Notwendigkeit für Berichtigungen von Steuererklärungen nach §§ 153, 371 AO. - Vermeidung von Beanstandungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 6 von 10 3. Verankerung der Tax Compliance als Führungsthema: - Regelmäßige Berichterstattung an den Verwaltungsvorstand und an die Ratsgremien zum Stand der Umsetzung des TCMS-Projektes. - Verankerung einer kontinuierlichen Befassung des Verwaltungsvorstands und der Ratsgremien mit Steuerthemen im Rahmen des TCMS. 4. Vermeidung von Organisationsversagen: - Einrichtung und Fortentwicklung eines angemessenen TCMS, das sich perspektivisch an den Praxishinweisen des Instituts der Wirtschaftsprüfer zur Ausgestaltung und Prü- fung eines Tax CMS gem. PS 980 anlehnt. - Perspektivisch: Testierung des eingerichteten TCMS. 5. Vermeidung von Haftungsrisiken für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: - Vermeidung der Notwendigkeit für Berichtigungen von Steuererklärungen nach §§ 153, 371 AO. - Vermeidung von Beanstandungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. - Anerkennung des TCMS durch die Finanzverwaltung als ein Internes Kontrollsystem i.S.d. AEAO zu § 153, Rnr. 2.6 (*siehe Anm.) 6. Mitarbeitersensibilisierung für Tax Compliance: - Erstellung von Risikoanalysen für die Fachämter und betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Entsprechende Analysen werden zentral in einer Risikomatrix ggf. für jedes Fachamt festgehalten. - Bedarfsanalyse zur Bereitstellung passgenauer Informationen und Bildungsangeboten für die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. - Regelmäßige Erinnerungen an die zu beachtenden Hinweise bzw. Einrichtung von Prüfverfahren, ob die Hinweise bekannt sind. - Sicherstellung der Weitergabe aller steuerrechtlich notwendigen Informationen an die jeweilig verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Vorgesetzten. 7. Risikovermeidung bzw. Reputationsgewinn durch Schaffung interner und externer Trans- parenz sowie effektiver Organisationsstrukturen: - Einrichtung und Fortentwicklung eines TCMS, das sich perspektivisch an die Prüfkrite- rien der IDW-Hinweise PS 980 anlehnt. - Perspektivisch: Nutzung des Vertragsmanagements der Bornheimer Verwaltung als Grundlage für eine Erfüllung der Steuerpflichten insbesondere im Bereich der Umsatz- steuer. - Verbreitung und Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips bei steuerlichen Beurteilungs- vorgängen, die anfällig für die Gefahr von Fehlbeurteilungen erscheinen, ggf. unter In- anspruchnahme eines externen Steuerberaters. * Anmerkung Im Anwendungserlass zu § 153 AO ist unter Randnummer 2.6. u. a. geregelt worden: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem (für Steuern) eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies gegebenenfalls ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung im Einzelfall.“ 6 Kommunikation Kommunikation ist eines der fundamentalen Elemente des TCMS, um den angestrebten Kul- turwandel hin zu einer vorbildlichen steuerlichen Pflichterfüllung innerhalb der Stadtverwaltung zu erreichen. Mittels einer effektiven internen Kommunikation ist zu gewährleisten, dass die jeweils betroffe- nen Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erforderlichenfalls Dritte, die in die Erfüllung steuerlicher Pflichten eingebunden sind, mit den neuen Regel- und Organisations- TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 7 von 10 strukturen vertraut gemacht und über ihre festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten infor- miert werden. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Basis der zur Verfügung gestellten Instruktionen und Informationen sowie Schulungen ihre zugewiesenen Aufgaben verstehen und sachgerecht erfüllen können. Zu diesen Aufgaben gehört auch das Erkennen und Melden von Tax Compliance-Risiken sowie möglichen und festgestellten Re- gelverstößen. Im Rahmen des TCMS gelten folgende Grundsätze für die Kommunikation: - Der Dialog auf Augenhöhe und Feedback machen den Kern von Kommunikation aus, sie ermöglichen Mitwirkung und tragen zur Akzeptanz von Entscheidungen und Veränderun- gen bei. Deshalb kommt der persönlichen, direkten Kommunikation besondere Bedeutung zu. - Nur eine einfache, klare und verständliche Ausdrucksweise kann den Anspruch einer of- fenen und ehrlichen Information einlösen. Sie sichert die beabsichtigte Wahrnehmung von Informationen und Botschaften. - Die fachliche Komplexität und die häufigen Änderungen des Steuerrechts bedingen die Notwendigkeit kontinuierlicher Kommunikationsprozesse sowie - sprachlich wie organisa- torisch - niedrigschwellig zugänglicher Handlungsanweisungen. - Vor dem Hintergrund, die Informationsflut einzudämmen, müssen Informationen auf das Wesentliche konzentriert und empfängergerecht aufbereitet werden. Grundsätzlich sollten nur diejenigen angesprochen werden, die betroffen sind bzw. von denen eine Reaktion erwartet wird. - In dem Maße, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verantwortung für die Zielerrei- chung ihrer Organisation tragen, haben sie auch Verantwortung für ihre Kommunikation. Jeder hat sowohl eine Bring- als auch eine Holschuld. Das heißt, jeder ist dafür verantwortlich, die Informationen weiterzugeben, die andere be- nötigen, um ihren Beitrag für die Ziele der Einrichtung leisten zu können. Dies trifft insbe- sondere auf Führungskräfte zu, die eine wichtige Mittlerfunktion bei der Informationswei- tergabe innehaben. - Jeder ist auch verpflichtet, sich die Informationen zu besorgen oder nachzufragen, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Eine Voraussetzung dafür ist die Transparenz der Kommunikationsstrukturen und Prozesse sowie der Informationsquellen und - bestände. 7 TCMS- Beauftragte(r) Verantwortung / Aufgaben Der/Die TCMS-Beauftragte ist zuständig für alle Belange der Tax Compliance innerhalb der Stadt Bornheim. Er/Sie: - verantwortet den Aufbau, den Betrieb und die Weiterentwicklung des Tax Compliance Management Systems innerhalb der Stadt Bornheim. - erstellt die Entwürfe der Richtlinien und Dienstanweisungen zum Tax Compliance Ma- nagement System und stimmt diese mit dem Verwaltungsvorstand ab. - stellt sicher, dass abgestimmte Richtlinien und Dienstanweisungen zum Tax Compliance Management System allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Bornheim an zent- raler Stelle (Intranet) bekannt gegeben werden und somit leicht zugänglich sind. - berät den Verwaltungsvorstand in allen Fragen zum Tax Compliance. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 8 von 10 - initiiert und kontrolliert die Umsetzung von Maßnahmen zur Umsetzung des Tax Compli- ance Management Systems. - veranlasst bzw. führt zielgruppenorientierte Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen zum Thema Tax Compliance durch. - nimmt regelmäßig an Fortbildungen zum Themengebiet Tax Compliance und Stadt als Steuerschuldner teil. Befugnisse / Kompetenzen Der/Die TCMS-Beauftragte: - ist als zentraler Ansprechpartner in allen für Tax Compliance relevanten Themen sowohl auf Nachfrage als auch unaufgefordert zu informieren. Vorhaben und Änderungen, welche Tax Compliance berühren (z.B. Änderungen von Prozessen durch Einführung neuer Software, Einführung neuer „Produkte“, Vertragsabschlüsse mit Bezug zur Stadt als Steu- erschuldner etc.), müssen frühzeitig mit dem/der TCMS-Beauftragten abgestimmt werden. - hat ein direktes Vortragsrecht gegenüber dem Verwaltungsvorstand und dem Bürger- meister. - agiert im Rahmen seiner/ihrer im TCMS festgeschriebenen Kontroll- und Überwachungs- aufgaben unabhängig und frei von Weisungen. - unterliegt bei Aufdeckung schwerwiegender Verstöße gegen steuerliche Vorschriften ei- ner Berichtspflicht gegenüber dem Verwaltungsvorstand und dem Bürgermeister. - hat bei der Entdeckung von drohenden Rechtsverstößen im Kontext des Tax Compliance Management Systems das Recht, Handlungen mit Außenwirkung bis zur Klärung auf dem Dienstweg nicht freizugeben. - hat im Rahmen seiner/ihrer Aufgaben Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle Unterlagen, Aufzeichnungen oder Korrespondenz hinsichtlich Tax Compliance-relevanter Vorgänge und kann die Aufbereitung dieser Informationen einfordern. Je nach Art der Daten muss er/sie sich vorab mit dem/der Datenschutzbeauftragten abstimmen. - führt - soweit geboten oder sinnvoll in Abstimmung mit dem/der Risikomanager/-in der Stadt Bornheim - Revisionen im Themenbereich der Tax Compliance durch und überprüft so die Wirksamkeit des Tax Compliance Management Systems. Berichtspflichten des/der TCMS-Beauftragten Der/Die TCMS-Beauftragte berichtet: - dem Verwaltungsvorstand und den städtischen Gremien regelmäßig über den aktuellen Stand des Tax Compliance Management Systems in der Stadtverwaltung und dessen Entwicklung. - berichtet relevante, das Tax Compliance Management System betreffende, Vorkommnis- se und Regelverstöße an den Verwaltungsvorstand. - dem Personalamt über schwerwiegende Verstöße gegen steuerliche Vorschriften oder das TCMS, wenn einzelnen Beteiligten schuldhaftes Verhalten vorwerfbar ist. Sie können gegebenenfalls zu Schadensersatzansprüchen führen und personalrechtliche Konse- quenzen haben. 8 Zuständigkeiten und Steuerverantwortung in den Fachämtern Verantwortung/Aufgaben Die Fachämter sind zuständig und verantwortlich für alle steuerrechtlichen Belange ihres Auf- gabengebietes. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 9 von 10 - üben ihre Aufgaben unter Beachtung des steuerlichen Leitbildes und der steuerlichen Ziele der Stadt Bornheim aus. - beachten die Richtlinien, Dienstanweisungen und sonstigen Regelungen zum TCMS. - informieren den/die TCMS-Beauftragte(n) über neue bzw. geänderte Sachverhalte mit Bezug zur Stadt als Steuerschuldner in ihrem Aufgabengebiet und nehmen in Abstim- mung mit dem/der TCMS-Beauftragte(n) die steuerrechtlichen Bewertungen vor. - beteiligen frühzeitig vor Vertragsabschlüssen zu noch nicht abgestimmten oder neuen Sachverhalten mit Bezug zur Stadt als Steuerschuldner den/die TCMS-Beauftrage(n) zur Klärung steuerrechtlicher Fragen der Vertragsgestaltung, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer zu entgeltlichen und unentgeltlichen Leistungsaustauschen der Stadt mit Dritten. - nehmen regelmäßig an Fortbildungen zu Steuerthemen, die ihren Aufgabenbereich be- treffen, teil. Befugnisse/Kompetenzen Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich jederzeit in steuerlichen Angelegen- heiten, welche die Stadt als Steuerschuldner betreffen, ohne Einhaltung des Dienstwe- ges an die/den TCMS-Beauftragte(n) wenden. Berichtspflichten der Fachämter Die Fachämter unterrichten: - unabhängig von den übrigen im Rahmen des TCMS und sonstiger Vorschriften bestehen- den Berichtspflichten und Mitzeichnungsregelungen über Vorhaben und Änderungen, welche das Tax Compliance berühren. Notwendige Abstimmungen haben frühzeitig durch das federführende Amt mit dem/der TCMS-Beauftragten zu erfolgen. - die/den TCMS-Beauftragten und wenn möglich die/den unmittelbaren Vorgesetzten um- gehend, sofern eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen geltendes Steuerrecht oder gegen verbindliche Regelungen des TCMS erkannt hat. Die Hinweise sollen von einer möglichst detaillierten und vollständigen Schilderung der beobachteten Tatsachen und Dokumente begleitet sein. 9 Weiterbildung Zur Sicherstellung und Aufrechterhaltung einer gelebten Tax Compliance Kultur und dem da- mit verbundenen sensiblen und aufmerksamen Umgang mit Steuerthemen sind neben indivi- duell-bedarfsorientierten Schulungen in regelmäßigen Abständen zielgruppenorientierte Sen- sibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen durchzuführen bzw. zu veranlassen. 10 Dokumentation und Aufbewahrung Der/die TCMS-Beauftragte hat alle im Zusammenhang mit dem TCMS stehenden Erhebungs- und Weisungsunterlagen sowie aus dem TCMS heraus resultierende Maßnahmen und Ände- rungen zu dokumentieren und zehn Jahre aufzubewahren. Bezüglich der Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD) wird auf die Ausführungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF), aktuell mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019 verwiesen. TCMS-Rahmenrichtlinie Seite 10 von 10 11 Schlussbestimmungen Diese Rahmenrichtlinie dient als Orientierungshilfe für alle Führungskräfte und Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter der Stadt Bornheim. Sie beschreibt die Grundlagen des TCMS, soll die Rahmenbedingungen für steuerlich korrektes Verhalten und Handeln schaffen und zugleich die Basis für die Entwicklung eines sensiblen Umgangs mit steuerlich relevanten Sachverhal- ten auf allen Verwaltungsebenen bilden. Sie dient als Grundlage für eine TCMS-Richtlinie, die zur Sicherstellung eines gesetzeskon- formen Verhaltens sukzessive ergänzt wird, um verbindliche Regelungen wie Dienstanwei- sungen, Handlungs- und Prozessbeschreibungen sowie einem Bewertungskatalog zunächst aller umsatzsteuerlichen Sachverhalte, die den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbei- tern in den Fachämtern der Stadt Bornheim zur Verfügung gestellt werden. Bei der Implementierung und Pflege eines effektiven TCMS handelt es sich um einen dauer- haften Prozess, den es kontinuierlich und auf allen Ebenen zu aktualisieren, fortzuentwickeln und zu verbessern gilt. Oberstes Ziel ist es dabei, die notwendige Akzeptanz und ein hinrei- chendes Bewusstsein zu schaffen, dass die Zuständigkeit für die Befolgung steuerrechtlicher Verpflichtungen bei jedem einzelnen Beschäftigten innerhalb seiner Fachverantwortung liegt. Nur durch das Zusammenwirken aller Verwaltungseinheiten kann letztlich sichergestellt wer- den, dass die Tax Compliance-Aufgaben tatsächlich erfüllt werden. 12 Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

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11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 1 von 9 Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit (GLAZ) bei der Stadt Born- heim Zwischen der Stadt Bornheim – vertreten durch den Bürgermeister – und dem Perso- nalrat bei der Stadt Bornheim – vertreten durch den Vorsitzenden – wird gemäß § 70 des Landespersonalvertretungsgesetzes für das Land NRW (LPVG NRW) vom 03.12.1974 in der zurzeit gültigen Fassung folgende Dienstvereinbarung geschlossen: Präambel Der kontinuierliche Wandel der Gesellschaft und des Arbeitsmarkts, insbesondere der demografische Wandel, die Globalisierung und der technologische Fortschritt, haben zu einer Veränderung der Anforderungen an ein modernes Personalmanagement ge- führt. In diesem Zusammenhang gewinnt die flexible Gestaltung der Arbeitszeit zuneh- mend an Bedeutung. Daher ist das gemeinsame Ziel der Stadtverwaltung Bornheim und des Personalrats, ihren Beschäftigten eine eigenverantwortliche und flexible Gestaltung der Arbeitszeit zur Förderung der ergebnisorientierten Arbeit zu ermöglichen. Die damit eingeräumte Dispositionsfreiheit erfordert ein hohes Maß an Verantwor- tungsbewusstsein, da bei der Festlegung der individuellen Arbeitszeiten die Funktions- fähigkeit der Verwaltung, insbesondere der Bürgerservice, sicherzustellen ist. Auf der Basis dieser Zielsetzung treffen Dienststelle und Personalrat gemeinsam eine Vereinbarung über die Gestaltung der gleitenden Arbeitszeit. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 2 von 9 § 1 Gegenstand und Grundsätze (1) Gegenstand der Dienstvereinbarung ist die gleitende Arbeitszeit (GLAZ). (2) Die GLAZ ermöglicht den Beschäftigten, den Beginn und das Ende des Dienstes sowie die Pausenzeiten unter Beachtung der Serviceorientierung frei zu gestalten. Dadurch sollen Eigenverantwortung, die Vereinbarkeit von privaten und beruflichen Interessen sowie die individuelle Leistungsfähigkeit gefördert werden. (3) Gesetzlich vorgeschriebene oder tarifvertraglich vereinbarte Regelungen der Arbeits- zeit bleiben von dieser Dienstvereinbarung unberührt. (4) Ein Missbrauch der GLAZ stellt eine Pflichtverletzung dar, die entsprechend geahndet werden kann. Ferner ist bei Missbrauch der Ausschluss von der GLAZ durch den Bür- germeister mit Zustimmung des Personalrates möglich. (5) Der Bürgermeister kann die GLAZ im Einvernehmen mit dem Personalrat aus zwingen- den Gründen im Einzelfall einschränken. § 2 Geltungsbereich (1) An der GLAZ nehmen alle Beschäftigten der Stadt Bornheim teil, die nicht nach Abs. 2 ausgenommen sind. (2) Aus arbeitsorganisatorischen Gründen sind Beschäftigte folgender Bereiche von der GLAZ ausgenommen: • Haustechnik in Schulen, Übergangsheimen und städtischen Einrichtungen sowie Verwaltungspersonal an Schulen • Organisationshilfe in der VHS • Mobile Jugendarbeit • Ordnungsaußendienst • Jugendförderung • Kindertagesstätten • Jugendliche unter 18 Jahren (3) Für folgenden Personenkreis sind die Regelungen der GLAZ nur in eingeschränktem Maße anwendbar: • Standesamt • Kinder- und Jugendhilfe und Vormünder • Stadtbücherei Die entsprechenden Abweichungen von den Regelungen dieser Vereinbarung sind der Anlage I zu entnehmen. (4) Eine Erweiterung oder Einschränkung der in Abs. 2 und 3 genannten Personen- kreise kann vom Bürgermeister im Einvernehmen mit dem Personalrat vorgenom- men werden. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 3 von 9 § 3 Steuerung der wöchentlichen Arbeitszeit (1) Die GLAZ darf nicht zur Beeinträchtigung dienstlicher Belange führen, d.h. insbeson- dere, dass die Funktionsfähigkeit der Ämter und Stabstellen gewährleistet sein muss. Dienstliche Belange haben Vorrang vor den individuellen Wünschen der eigenen Gleit- zeitgestaltung. (2) Die Beschäftigten und die Führungskräfte haben sich bei der Ausübung ihres Gleitzeit- rechtes miteinander abzustimmen. Sie sind für den ordnungsgemäßen Arbeitsablauf gleichermaßen verantwortlich. Sollte es hierbei zu Unstimmigkeiten kommen, so ist das Personalamt zur gemeinsamen Lösungsfindung einzubinden. Darüber hinaus kann der Bürgermeister bei fehlender Einigkeit das Direktionsrecht ausüben oder auf die Füh- rungskräfte übertragen. Die Möglichkeit der Einbindung des Personalrates bleibt hier- von unberührt. (3) Führungskräfte tragen die Verantwortung für einen wirtschaftlichen Einsatz der Ar- beitszeit der ihnen zugeordneten Beschäftigten und die Gewährleistung der Er- reichbarkeit im erforderlichen Maße. (4) Die Individualität ist immer in Anlehnung an die Frequenz der Publikumsströme so- wie der jeweiligen Personalbesetzung des jeweiligen Amtes zu betrachten. (5) Zum Zwecke der Personalplanung und Steuerung der Arbeitszeit, erhalten die je- weiligen Amtsleitungen für Ihre Beschäftigten Einsicht in die Mitarbeiterjournale (vgl. § 9 dieser Vereinbarung). § 4 Arbeitszeitrahmen (1) Innerhalb des folgenden Arbeitszeitrahmens können die Beschäftigten ihre Arbeitszeit unter Beachtung der arbeitsrechtlichen Regelungen erbringen: Montag bis Donnerstag: von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr Freitag: von 6:00 Uhr bis 16:00 Uhr (2) Arbeitszeiten außerhalb dieser Rahmenzeit bleiben bei der Zeiterfassung grundsätzlich unberücksichtigt. (3) Abweichungen sind nur in Absprache mit den Führungskräften zulässig. Hierzu findet § 9 dieser Dienstvereinbarung Anwendung. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 4 von 9 § 5 Regelarbeitszeit (1) Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit richtet sich nach dem TVÖD und LBG NRW und wird wie folgt verteilt: Gesamt Montag bis Donnerstag Freitag Tariflich Beschäf- tigte 39 Stunden je 8 Stunden und 36 Minu- ten 4 Stunden und 36 Minu- ten Beamte 41 Stunden je 9 Stunden 5 Stunden Beamte ab Vollen- dung des 55. Le- bensjahres 40 Stunden je 8 Stunden und 48 Minu- ten 4 Stunden und 48 Minu- ten Beamte ab Vollen- dung des 60. Le- bensjahres 39 Stunden je 8 Stunden und 36 Minu- ten 4 Stunden und 36 Minu- ten (2) Für Teilzeitbeschäftigte wird die Regelarbeitszeit individuell unter Mitbestimmung des Personalrates festgesetzt. § 6 Anwesenheitszeiten (1) Während der Öffnungszeiten ist ein am Bedarf orientierter durchgängiger Publi- kumsservice zu leisten. Hierzu stimmen sich die Beschäftigten im Sinne der Dienststelle untereinander verantwortlich ab. Die Funktionalität der Ämter und Stabstellen ist jederzeit sicherzustellen. (2) Sollte keine Einigung zustande kommen, entscheidet die jeweilige Führungskraft. Jede Führungskraft im Hause trägt für ihren Bereich die Verantwortung, dass die Umsetzung dieser Regelungen sichergestellt ist. § 7 Pausen und Abwesenheit (1) Gemäß § 4 ArbZG haben die Bediensteten nach einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden bis zu neun Stunden eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten und bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden eine Ruhepause von mindes- tens 45 Minuten zu nehmen. Diese Mindestzeiten werden auch bei einer tatsächli- chen kürzeren Inanspruchnahme in Abzug gebracht. (2) Beginn und Ende der Pause können die Beschäftigten in Abstimmung mit der Ver- tretung und unter der Voraussetzung, dass der Dienstbetrieb sichergestellt ist, selbst festlegen. Somit sind auch längere Unterbrechungen der Arbeit möglich. (3) Die Pause kann nicht an den Anfang oder das Ende der Arbeitszeit gelegt werden, da sie als Erholungszeit gemäß § 8 Absatz 1 ArbZG, dient. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 5 von 9 (4) Abwesenheiten aus persönlichen Gründen sind als Unterbrechung der Arbeitszeit im Zeiterfassungssystem entsprechend zu verbuchen. Diese gelten nicht als Ar- beitszeit. Dazu zählen auch Pausen, die für das Rauchen genutzt werden. § 8 Zeiterfassung (1) Die Zeiterfassung erfolgt grundsätzlich automatisiert. Zur automatisierten Erfassung der Arbeitszeit sind Zeiterfassungsterminals aufgestellt. (2) Neben der Nutzung der Zeiterfassungsterminals besteht auch die Möglichkeit, Bu- chungen in Echtzeit über eine Web-Funktion am Arbeitsplatz durchzuführen. (3) Folgende Zeiten sind zu erfassen: • Arbeitsbeginn (Betreten der Dienststelle) • Arbeitsende (Verlassen der Dienststelle) • Beginn und Ende der Mittagspause • Beginn und Ende eines Dienstganges • Beginn und Ende einer Dienstreise • sonstige Pausen und Abwesenheiten (4) Buchungen, die nicht über das Zeiterfassungsterminal erfasst werden können, sind von den Beschäftigten über das Zeiterfassungssystem am Arbeitsplatz zu erfassen (z.B. Telearbeitstage, Schultage, Seminare, ganztägige Dienstreisen). Das gilt auch für Korrekturbuchungen und Stornierungen. (5) Bei ganztägiger Abwesenheit aufgrund von Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Krank- heit, Schulbesuch oder dienstlich veranlassten Abwesenheitszeiten wird die Sollar- beitszeit gutgeschrieben. § 9 Mehrarbeit (Überstunden und Zeiteinheiten) (1) Überstunden sind die Arbeitsstunden, die außerhalb des in § 4 dieser Vereinba- rung festgelegten Arbeitszeitrahmens angeordnet worden sind. (2) Überstunden sind im Vorhinein anzuordnen und grundsätzlich durch Freizeit aus- zugleichen. Nur in Ausnahmefällen ist eine nachträgliche Genehmigung zulässig oder ein finanzieller Ausgleich möglich. (3) Die Anordnung hat durch den Bürgermeister, die Dezernatsleitung oder die Amts- leitung zu erfolgen. Sie dürfen nur angeordnet werden, wenn ein außerordentli- ches, dringendes Bedürfnis besteht. (4) Für bestimmte Veranstaltungen und Anlässe ist keine Anordnung von Überstunden erforderlich. Diese werden unter Mitbestimmung des Personalrates festgelegt und in der Anlage II zu dieser Vereinbarung geregelt. Das formale entsprechende Ge- nehmigungsverfahren entfällt. (5) Wird die tägliche Arbeitszeit innerhalb des in § 4 dieser Vereinbarung festgelegten Arbeitszeitrahmens überschritten, erfolgt eine Gutschrift von Zeiteinheiten. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 6 von 9 (6) Die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes sowie der Arbeitszeitverordnung, insbe- sondere die Höchstarbeitszeiten nach § 3 ArbZG bzw. § 2 AZVO sowie die Ruhe- zeiten nach § 5 ArbZG bzw. § 5 AZVO, sind einzuhalten. Die Vorgesetzten haben für die Kontrolle und Einhaltung dieser Regelungen Sorge zu tragen. § 10 Zeitguthaben / -schuld (1) Für alle Beschäftigten werden Arbeitszeitkonten im Zeiterfassungssystem geführt. (2) Die Zeitabrechnung ist für alle Beschäftigten über das Zeiterfassungssystem jeder- zeit aktuell ersichtlich. Die Verantwortung der Disposition und Einhaltung der Vor- gaben des Zeitsaldos liegt in der Verantwortung des Beschäftigten. Die Führungs- kraft ist zusätzlich in der Verantwortung, die Einhaltung der Zeitkontingente und der Arbeitsprozesse der ihr zugeordneten Beschäftigten zu steuern und damit auch Ih- rer Fürsorgepflicht gerecht zu werden. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe erhalten die Amtsleitungen für alle Beschäftigten in ihrem unmittelbaren Verantwortungsbe- reich Einsicht in die jeweiligen Mitarbeiterjournale. (3) Sollte aus einer Einsichtnahme eine Angelegenheit entstehen, der weitergehende Maßnahmen (z.B. Ansprache eines Mitarbeitenden) oder Entscheidungen erforder- lich macht, erfolgt vorab die Einbindung des Personalrats unter Berücksichtigung der Beteiligungsrechte nach dem LPVG NRW. (4) Die Höchstgrenze für Fehlzeiten, die im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit ent- standen sind, beträgt 20 Stunden. Die Höchstgrenze für entsprechende Zeitgutha- ben beträgt 40 Stunden, die durch Umwandlung dieser Mehrarbeitsstunden in Frei- zeit nach entsprechender Abstimmung mit der jeweiligen Führungskraft abzubauen sind. (5) Die über die Höchstgrenze hinausgehenden Zeitguthaben verfallen automatisch am Quartalsende. Ist der Ausgleich im laufenden Quartal aus dringenden dienstli- chen Gründen nicht möglich, so kann im Einzelfall ein Antrag zur Übertragung der Mehrarbeitsstunden in den Folgemonat eingereicht werden. Der Antrag erfolgt über die Führungskraft an das Personalamt und ist nur in Ausnahmefällen möglich. § 11 Ausgleichszeiten (1) Nach vorheriger Abstimmung mit der jeweiligen Führungskraft kann der Zeitsaldo stundenweise, eintägig oder mehrtägig abgebaut werden, wenn zwingende dienst- liche Gründe nicht entgegenstehen. Im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme von Urlaubstagen, können Zeiteinheiten ausschließlich am Anfang oder Ende des Urlaubs eingesetzt werden. (2) Der Ausgleich von Zeitguthaben ist, mit Zustimmung der Führungskraft, so vorzu- nehmen, dass die Funktionsfähigkeit der Ämter und Stabstellen nicht beeinträchtigt wird. (3) Beim Ausscheiden aus dem Dienst, Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder beim Antritt eines unbezahlten oder bezahlten Urlaubs von mehr als einem Jahr muss das Zeitkonto ausgeglichen sein. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 7 von 9 § 12 Dienstreisen, Dienstgänge, Fortbildungen (1) Bei Dienstreisen, Dienstgängen, eintägigen Fortbildungen und An- und Abreiseta- gen von mehrtägigen Fortbildungen werden Zeiten der Erledigung des Dienstge- schäftes innerhalb des am jeweiligen Tag geltenden Arbeitszeitrahmens gem. § 4 der Dienstvereinbarung wie Arbeitszeit gewertet und mit ihrer tatsächlichen Dauer berücksichtigt. (2) Überschreiten Zeiten der Erledigung des Dienstgeschäftes den geltenden Arbeits- zeitrahmen, so werden auch diese mit ihrer tatsächlichen Dauer als Arbeitszeit be- rücksichtigt. (3) Dienstreisen können grundsätzlich von der Dienststelle oder von der Heimatad- resse aus beginnen und enden. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage des Reise- kostengesetzes. (4) Grundsätzlich sind Dienstgänge von der Dienststelle aus zu beginnen und dort zu beenden. Diese sind am Buchungsterminal entsprechend zu erfassen. (5) Wird der Dienstgang von der Wohnung aus begonnen, so ist beim Eintreffen im Hause die Buchung „Dienstgang Kommen“ am Buchungsterminal vorzunehmen. Die Buchungen „Kommen“ (Dienstbeginn) und „Dienstgang Gehen“ sind von den Beschäftigten jeweils eigenständig über das Zeiterfassungssystem am Arbeitsplatz mit der entsprechenden Buchungsart zu erfassen. (6) Wird der Dienstgang nach Verlassen der Dienststelle auf dem Weg zum Wohnsitz erledigt, so ist beim Verlassen der Dienststelle die Buchung „Dienstgang Gehen“ vorzunehmen. Die Buchungen „Dienstgang Kommen“ und „Gehen“ (Dienstende) sind von den Beschäftigten jeweils eigenständig über das Zeiterfassungssystem am Arbeitsplatz mit der entsprechenden Buchungsart zu erfassen. § 13 Arztgänge (1) Arztbesuche, Massagen, Krankengymnastik und andere der Wiederherstellung oder Erhaltung der Gesundheit dienende Maßnahmen gelten grundsätzlich nicht als Arbeitszeit. (2) Dienstlich angeordnete Untersuchungen gelten als Dienstgänge (§ 12). (3) Soweit Arztbesuche auf einen Dienstunfall zurückzuführen sind, werden diese der Arbeitszeit angerechnet. Werden in diesem Zusammenhang Folgemaßnahmen verordnet, können diese im Rahmen des Abs. 4 gutgeschrieben werden. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 8 von 9 (4) Arztbesuchszeiten einschließlich Wegezeiten, die innerhalb einer Kalenderwoche ins- gesamt über drei Stunden hinausgehen, können im Rahmen der Sollarbeitszeit auf Antrag im Umfang von 50% (der über die drei Stunden hinausgehenden Zeit) gutge- schrieben werden. Zeiten an Tagen ganztägiger Abwesenheit (vgl. § 8 Abs. 5), an de- nen die Sollarbeitszeit bereits gutgeschrieben wird, werden nicht berücksichtigt. Für die Anerkennung der entsprechenden Zeiten ist eine Bescheinigung der Arztpraxis oder des Instituts über die Dauer der Anwesenheit in der Praxis erforderlich. § 14 Sonderregelungen Soweit es die dienstlichen Belange erfordern, können die Regelungen der flexiblen Ar- beitszeit eingeschränkt werden. Die Rechte der Beschäftigten, den täglichen Dienstbe- ginn und das Dienstende im Rahmen der flexiblen Arbeitszeit in Abstimmung mit der Ver- tretungskraft selbst zu bestimmen, können aus zwingenden betrieblichen Gründen in Ein- zelfällen vorübergehend eingeschränkt werden. § 15 Evaluation (1) Die Dienstvereinbarung wird erstmals nach spätestens sechs Monaten ab ihrem In- krafttreten gemeinsam durch die Dienststelle und den Personalrat evaluiert. (2) Im Rahmen der Evaluation wird erörtert, ob die Amtsleitungen den Zugriff auf die Mit- arbeiterjournale im Sinne dieser Dienstvereinbarung ordnungsgemäß und leitlinien- konform ausüben. §16 Schlussbestimmungen Die Dienstvereinbarung tritt am 01.07.2026 in Kraft und ersetzt die Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit vom 01.07.2023. Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung ungültig sein, so beein- trächtigt dies die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung und der übrigen Bestimmungen nicht. Die Vereinbarung kann aus wichtigem Grund mit einer Frist von drei Monaten von beiden Vertragsparteien zum Schluss eines Kalendervierteljahres gekündigt werden. Nach Beendigung der Dienstvereinbarung wirken deren Rechtsnormen so lange weiter, bis sie durch neue Regelungen, denen der Personalrat zugestimmt hat, ersetzt werden. 11.1 - Organisation und Personal 26.02.2026 9 von 9 Anlagen I und II 11.1 - Organisation und Personal 16.03.2023 Anlage I: Ergänzende Abweichungen § 2 Abs. 3 (Geltungsbereich) der Dienstvereinbarung GLAZ Standesamt Standesbeamte*innen sind uneingeschränkte Teilnehmer*innen der gleitenden Arbeitszeit. Für Wochenendtrauungen findet die Dienstvereinbarung über die Dienstverrichtung von Trauungen an Samstagen und Sonn- und Feiertagen mit besonderen Daten bei der Stadt Bornheim Anwendung. Kinder- und Jugendhilfe und Vormünder Die Beschäftigten in der Abteilung Kinder- und Jugendhilfe sowie die Vormünder erhalten eine generelle Dienstreiseerlaubnis. Stadtbücherei § 1 Arbeitszeitenplan Für die Beschäftigten der Stadtbücherei gilt angelehnt an die für sie gültigen Öffnungszeiten (abweichend vom Rathaus) ein separater Arbeitszeitenplan, bei dem andere Arbeitszeiten und Gleitzeitrahmen festgelegt werden. Bei Änderungen im Ausnahmefall erfolgt dies unter Mitwirkung des Personalrates. § 2 Samstagsdienst Der Samstagsdienst erfolgt nach einem festgelegtem Einsatz- und Zeitplan für das jeweils laufende Jahr. Dieser wird mit allen Beschäftigten zu Beginn des 1. Quartals unter Mitwirkung des Personalrates erstellt. Der konkrete Zeitpunkt der Erstellung des Einsatz- und Zeitplans obliegt der jeweiligen Abteilungsleitung. Sie ist für die jederzeitige Sicherstellung des Dienstbetriebes der Bücherei verantwortlich. Die Zeiterfassung zu § 1 und § 2 erfolgt über das aktuelle Zeiterfassungssystem. http://intranet.intern.stadt-bornheim.de/fileadmin/daten/fachbereiche/fb1/Infokiosk/Vorschriftensammlung_neue_Dateien/DV_Standesamt.pdf http://intranet.intern.stadt-bornheim.de/fileadmin/daten/fachbereiche/fb1/Infokiosk/Vorschriftensammlung_neue_Dateien/DV_Standesamt.pdf http://intranet.intern.stadt-bornheim.de/fileadmin/daten/fachbereiche/fb1/Infokiosk/Vorschriftensammlung_neue_Dateien/DV_Standesamt.pdf 11.1 - Organisation und Personal 16.03.2023 Anlage II: Ausnahmeregelung – Genehmigung von Überstunden der Dienstvereinbarung GLAZ Für folgende Veranstaltungen und Anlässe ist keine Anordnung von Überstunden erforderlich: • Rats- und Ausschusssitzungen • Teilnahme am Gesundheitstag • Samstagstrauungen • Spargelfest • Wahlen • Karnevalskontrollen • Termine der Beschäftigten in der Abteilung Kinder- und Jugendhilfe sowie der Vormünder bis 21:00 Uhr Die Teilnahme an o.a. Veranstaltungen und Anlässen erfolgt in Absprache mit den Vorgesetzten. Das formale entsprechende Genehmigungsverfahren entfällt. Die Zeiten sind – je nach Möglichkeit – über das Zeiterfassungsterminal oder nachträglich über das Zeiterfassungssystem am Arbeitsplatz zu buchen.

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Dienstanweisung zur Regelung der allgemeinen Rufbereitschaft der Stadt Bornheim 1. Gegenstand der Dienstanweisung Gegenstand dieser Dienstanweisung ist die Organisation einer Rufbereitschaft zur Sicher- stellung der Gefahrenabwehr außerhalb der allgemeinen Dienstzeiten der Stadtverwaltung Bornheim. 2. Aufgabenumfang im Rahmen der Rufbereitschaft Im Rahmen der Gefahrenabwehr umfasst die Zuständigkeit der allgemeinen Rufbereitschaft insbesondere Maßnahmen wie 2.1 Sofortige Zwangsunterbringung nach PsychKG 2.2 Sofortige Unterbringung von Obdachlosen 2.3 Unaufschiebbare Verkehrsicherungsmaßnahmen 2.4 Sofortige Unterbringung von Fundtieren 2.5 Sicherung städtischen Eigentums 2.6 sonstige Aufgaben nach § 14 OBG 3. Organisation der Rufbereitschaft 3.1 Die zuständigen Beschäftigten (mindestens 8) werden vom GB 1.2 bestimmt, wobei vor- rangig freiwillige Meldungen zu berücksichtigen sind. Für die Bestimmung ist eine ange- messene Qualifikation der für die Rufbereitschaft eingeplanten Personen Vorausset- zung. 3.2 Die Anzahl der Rufbereitschaftswochen soll zu gleichen Teilen unter den an der Rufbe- reitschaft teilnehmenden Beschäftigten verteilt werden. 3.3 GB 1.2 hat einen Rufbereitschaftsplan zu erstellen. Dieser Plan soll möglichst im De- zember jeden Jahres für das folgende Kalenderjahr aufgestellt und den an der Rufbe- reitschaft Beteiligten zur Kenntnis gegeben werden. 3.4 Die Teilnehmer der Rufbereitschaft teilen dem GB 1.2 im Rahmen der Jahresplanung frühzeitig mit, in welchen Wochen sie keinen Rufbereitschaftsdienst verrichten können. Nachträgliche Änderungen regeln die an der Rufbereitschaft teilnehmenden Beschäftig- ten unter sich. Der planmäßig Diensthabende teilt die Änderung dem GB 2.1 unverzüg- lich mit. Soweit ein planmäßig Diensthabender erkrankt oder verhindert ist, ist GB 2.1 unverzüglich zu benachrichtigen. Von dort wird dann eine Ersatzkraft bestimmt. Bei Ver- hinderung ohne ausreichenden Grund kann die Stellung einer Ersatzkraft versagt wer- den. In diesem Fall ist der Dienst entsprechend dem Rufbereitschaftsplan zu verrichten. 3.5 Die Bereitschaftszeiten sind wie folgt geregelt: Mo.-Do. : 0:00-08:00 und 16:00-24:00 Uhr Fr. : 0:00-08:00 und 12:30-24:00 Uhr Sa.+So. : 0:00-24:00 Uhr 4. Einsatzfähigkeit Zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung innerhalb der Rufbereitschaft hat die jeweilige Dienstkraft für die gesamte Dauer der Bereitschaft ihre Einsatzfähigkeit sicherzustellen. Ferner hat die jeweilige Dienstkraft ihre Erreichbarkeit sicherzustellen und zu gewährleisten, dass sie sich spätestens innerhalb von 60 Minuten nach einer Anforderung am Einsatzort befinden kann. Die Mitglieder der Rufbereitschaft müssen während des Dienstes einen gültigen Dienstaus- weis mitführen, dieser muss den Inhaber auch zur Durchführung ordnungsbehördlicher Zwangsmaßnahmen berechtigen. 5. Sachausstattung und technische Einsatzmittel 5.1 Der jeweiligen Rufbereitschaft leistenden Dienstkraft steht ein Mobilfunktelefon sowie ein Bereitschaftskoffer mit den erforderlichen Unterlagen und Schlüsseln zur Verfügung. 5.2 Der Inhalt des Bereitschaftskoffers ist regelmäßig durch FB 3 zu überprüfen und zu er- gänzen. 5.3 Für dienstliche Einsatzfahrten ist im Regelfall das privateigene Kraftfahrzeug zu benut- zen. Im Ausnahmefall (z.B. bei Werkstattaufenthalt) ist es zulässig, in Absprache mit GB 1.2 in der Rufbereitschaftszeit ein Dienstfahrzeug mit nach Hause zu nehmen und dort für Einsätze vorzuhalten. Für Transportfahrten (z.B. bei erforderlichen Absperrungen) steht der Dienstkraft auf dem Bauhof der Stadt Bornheim ein Kleintransporter zur Verfü- gung, für die Betriebsbereitschaft dieses Fahrzeugs ist der SBB verantwortlich. 5.4 Die zur Benachrichtigung und Einsatzdurchführung notwendigen technischen Hilfsmittel und die Sachausstattung sind während der Rufbereitschaft vorzuhalten. 6. Einsatzabwicklung 6.1 Für die Einsatzabwicklung gilt das Subsidiaritätsprinzip gegenüber im Dienst befindli- chen SachbearbeiterInnen. 6.2 Alle Vorfälle während der Bereitschaftszeit (auch solche, die keinen persönlichen Einsatz erfordern wie z.B. die Benachrichtigung anderer zuständiger Stellen) sind im Berichtsheft „Bereitschaftsdienst“ zu protokollieren. 6.3 Während eines Einsatzes hat die Dienstkraft alle erforderlichen Maßnahmen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu treffen. Die in der „Notfallakte“ des Bereitschaftskof- fers enthaltenen Arbeitshilfen für die verschiedenen Gefahrensituationen sind dabei zu beachten. 6.4 Handelt es sich um Fälle von besonderer Bedeutung, die den Zuständigkeitsbereich ei- nes Fachbereiches tangieren, soll ein befähigter Mitarbeiter dieses Fachbereiches hin- zugezogen werden. Soweit erforderlich, ist die Hilfestellung anderer Behörden oder Ein- richtungen anzufordern. Hierbei sind die in der „Notfallakte“ des Bereitschaftskoffers ent- haltenen Notfall- und Alarmierungspläne sowie das Telefonnummernverzeichnis zu be- rücksichtigen. 6.5 Dienstkräfte sind für die Dauer ihrer Tätigkeit in Rufbereitschaft gegegenüber Beschäftig- ten anderer städtischer Dienststellen anweisungsbefugt. Diese Anweisungsbefugnis en- det, sobald ein leitender Mitarbeiter der beteiligten anderen Dienststelle die Aufgabe im Rahmen seiner Zuständigkeit übernimmt. 6.6 In Fällen von besonderer Bedeutung sind zusätzlich folgende Vorgesetzte in nachste- hender Reihenfolge (der nächste nur dann, wenn der Vorhergehende nicht erreicht wer- den kann) zu verständigen: FBL 3 stellv. FBL 3 Dezernent Bürgermeister Nach einem Einsatz ist zu Beginn des darauffolgenden Tages der zuständige Fachbe- reichsleiter zu unterrichten. 7. Abgeltung, Kostenersatz 7.1 Die Abgeltung der Rufbereitschaft richtet sich nach den für Angestellte und Beamte je- weils geltenden Bestimmungen. 7.2 Die zur Rufbereitschaft verpflichteten Dienstkräfte können für Zeiten der Rufbereitschaft Fahrtkosten für Einsatzfahrten nach Landesreisekostenrecht geltend machen. 7.3 Die Bereitschafts- und Einsatzzeiten sind mittels der im Bereitschaftskoffer enthaltenen Vordrucke, die Fahrtstrecken mittels des ebenfalls dort enthaltenen Fahrtenbuches über GB 1.2 abzurechnen. Abzurechnen sind nur die Zeiten, die außerhalb der tatsächlichen Büroanwesenheit verrichtet werden. 8. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am 06.12.2004 in Kraft . Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung vom 01.02.1997 außer Kraft Bornheim, den 30.11.04 Der Bürgermeister

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Tax Compliance Richtlinie 10.06.22

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