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Konzept zur Personalentwicklung der Stadtverwaltung Bornheim 5 / ( 0 1 /2 0 0 8 ) 2 Herausgeber: Stadt Bornheim Der Bürgermeister Rathausstraße 2 53332 Bornheim Stand Mai 2015 3 Inhaltsverzeichnis: I. Präambel ............................................................................................................ 4 II. Einleitung ........................................................................................................... 5 Ausgangssituation und Prognose ........................................................................... 5 III. Rahmenbedingungen und Grundsätze der Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim ...................................................................................... 7 1. Ziele der Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim ................... 7 2. Träger der Personalentwicklung ....................................................................... 9 3. Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim .................................. 9 4. Aufbau des Personalentwicklungskonzeptes der Stadtverwaltung Bornheim ..11 5. Personalstruktur bei der Stadtverwaltung Bornheim ........................................12 IV. Handlungsfelder und Instrumente der Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim .....................................................................................15 1. Personalplanung .......................................................................................16 2. Personalauswahlverfahren ........................................................................18 3. Personalentwicklungspläne .......................................................................20 4. Kompetenz-Anforderungen und Anforderungsprofile ................................22 5. Ausbildung ................................................................................................24 6. Fort- und Weiterbildung .............................................................................26 7. Strategische Führungskräfteentwicklung- und Qualifizierung ....................29 a. Qualifizierung neuer Führungskräfte und Führungsnachwuchskräfte ..........29 b. Qualifizierung erfahrener Führungskräfte ..................................................30 8. Gleichstellung und Frauenförderung .........................................................31 9. Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen .......35 10. Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ...............................36 11. Mentoring für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte .37 12. Wissensmanagement ................................................................................38 13. Betriebliches Gesundheitsmanagement ....................................................40 14. Berufsrückkehrer nach Urlaub oder Krankheit ..........................................42 a. Wiedereinstieg nach Elternzeiten, Beurlaubung oder längerfristiger Abordnung……………… ……………………………………………………………42 b. Wiedereinstieg nach Erkrankungen mit Arbeitsunfähigkeit .......................42 4 I. Präambel Folgende Eckpunkte werden für das Personalentwicklungskonzept bei der Stadtverwal- tung Bornheim zu Grunde gelegt: Das Personalentwicklungskonzept der Stadtverwaltung Bornheim ist nicht abge- schlossen. Aufgrund einer regelmäßigen Bedarfsabfrage und tatsächlichen Er- fordernissen werden gegebenenfalls weitere Handlungsfelder hinzugefügt. Eine laufende Fortschreibung des Personalentwicklungskonzeptes ist erforder- lich, um sich den notwendigen Erfordernissen und Entwicklungen anpassen zu können. Das Personalentwicklungskonzept ist als Rahmenkonzept zu verstehen. Spezifi- sche Einzelkonzepte zu den jeweiligen Kapiteln sind notwendig und werden zu- sätzlich erstellt. Unberührt der gesetzlichen Beteiligungsrechte werden alle Konzepte mit dem Personalrat abgestimmt und nach Möglichkeit gemeinsam mit ihm entwickelt. Dieses gilt auch für Fortschreibung, Ergänzung, Änderung, etc. sowohl des Rahmenkonzeptes als auch der Einzelkonzepte. Bei der praktischen Umsetzung des Rahmen- und der Einzelkonzepte ist der Personalrat in Form von Dienstvereinbarungen einzubinden. Dies soll die Partizi- pation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherstellen, die Akzeptanz erhöhen und die Personalentwicklung beleben. Die Kompetenzentwicklung und Organisationsentwicklung bilden unterstützende Eckpfeiler des Personalentwicklungskonzeptes. 5 II. Einleitung Ausgangssituation und Prognose Für die Stadtverwaltung Bornheim ist es im Rahmen der Qualitätssicherung, einer sys- tematischen Organisationsentwicklung und auf der Grundlage der Gedanken des von der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) entwickelten „Neuen Steuerungsmodells“ bereits seit vielen Jahren selbstverständlich, Arbeitsabläufe zu optimieren, Standards festzulegen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Füh- rungskräfte gezielt zu schulen. Das Leitbild der Stadtverwaltung Bornheim und die dadurch abgeleiteten Ziele, ein qualifiziertes Personalauswahlverfahren und ein zentra- les Fortbildungsmanagement erweiterten diese Maßnahmen bereits als Bausteine der Personalentwicklung. Die Arbeitsinhalte und Organisationsabläufe bei der Stadtverwaltung Bornheim sind zu- dem von kontinuierlicher Veränderung durch den Einsatz neuer Technologien geprägt. Diese Entwicklung fordert eine ständige Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter. Von - Handarbeit - Routine - Überschaubarkeit der Tätigkeit - Beständiges Fachwissen - Konstante Arbeitsinhalte - Standardisierte Arbeitsorganisation Zu - Abstrakter Kopfarbeit - Komplexe Zusammenhänge - Schneller Alterung von Wissen (Halbwertzeit des Wissens sinkt) - Schneller Wandel von Inhalten - Flexibilisierung, Individualisierung Das Personalentwicklungskonzept legt eine systematische Konzeption zu Grunde und dient als Basis für weitere Instrumente und Maßnahmen, die dazu beitragen, die Poten- tiale der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte der Stadtverwaltung Bornheim optimal auszuschöpfen und beständig weiterzuentwickeln. Dabei wird die vorhandene Personalstruktur analysiert und bedarfsgerecht angepasst. In Zeiten des demografischen Wandels1 ist die langfristige Bindung qualifizierter Mitar- beiterinnen und Mitarbeiter und das lebenslange Lernen am Arbeitsplatz notwendig. Die zielgerichtete Förderung der in der Verwaltung tätigen Menschen gewinnt angesichts der heutigen Anforderungen an die Verwaltung zunehmend an Bedeutung. Um durch effiziente Personalentwicklung optimale Synergieeffekte zu gewinnen, bedarf es einer Reihe sorgfältig geplanter, individueller und aufeinander abgestimmter Instrumente und Maßnahmen. 1 Änderung der Altersstruktur, Geburtenraten niedriger als Sterberaten; höhere Lebenserwartung, durch Geburtenrückgang mehr ältere als jüngere Menschen; fallende Migrationsrate 6 7 III. Rahmenbedingungen und Grundsätze der Personal- entwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim 1. Ziele der Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Born- heim Die KGSt2 bezeichnet Personalentwicklung als einen Prozess, der darauf abzielt, das Leistungs- und Lernpotenzial von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erkennen, zu er- halten und in Abstimmung mit dem Verwaltungsbedarf verwendungs- und entwick- lungsbezogen zu fördern. Die strategische Ausrichtung der Personalentwicklung und ihre Arbeitsinhalte orientieren sich an den strategischen Zielen der Verwaltung. Personalentwicklungs-Arbeit muss immer der Umsetzung von strategischen Zielen die- nen. Im Rahmen des Personalentwicklungskonzepts wird davon ausgegangen, dass die Ziele (Kundenzufriedenheit, Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterzufrie- denheit, zeitnahe Bearbeitung), die sich aus dem Leitbild der Stadtverwaltung ableiten lassen, nach wie vor Gültigkeit besitzen. Leitbild der Stadtverwaltung Bornheim (Auszug aus der „Allgemeinen Geschäftsanwei- sung der Stadt Bornheim“) „Die Stadtverwaltung Bornheim versteht sich als kundenorientiertes Dienstleistungsun- ternehmen. Ziel ist die möglichst zeitnahe und wirtschaftliche Erstellung der nachgefrag- ten Leistungen unter Beachtung der anzuwendenden Rechtsnormen und der Zielset- zungen seitens des Rates der Stadt Bornheim“.3 Eine erfolgreiche und langfristige Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Born- heim ist von folgenden Leitsätzen geprägt: Personalentwicklung ist eine strategische Aufgabe, die langfristig geplant und re- gelmäßig evaluiert werden muss. Personalentwicklung ist ein sich stets wandelnder Prozess, der sich auf die jewei- ligen Bedürfnisse innerhalb der bestehenden Organisationsstruktur einstellen muss. Dabei ist eine zukunftsorientierte Planung angezeigt. Veränderungen der Organisationsprozesse und Personalentwicklung stehen in en- gem Zusammenhang zueinander und müssen aufeinander abgestimmt werden. 2 vgl. KGSt-Bericht 13/1994 3 Leitbild der Stadtverwaltung Bornheim (Vgl.: Allgemeine Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim) 8 Dennoch sind Organisationsentwicklung und Personalentwicklung zwei ver- schiedene Bausteine einer erfolgreichen Stadtverwaltung. Die Arbeit der Personalentwicklung orientiert sich an den strategischen Zielen der Stadtverwaltung Bornheim. Die optimale Aufgabenerfüllung kann nur durch die Bereitstellung der dafür not- wendigen Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und der Aneignung der erforderlichen Qualifikationen erzielt werden. Die systematische Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Führungskräfte ist Bestandteil für den beruflichen Aufstieg und die individuelle Wei- terentwicklung der Beschäftigten. Führungskräfte müssen für die Erfüllung ihrer Rolle umfassend qualifiziert werden. Personalentwicklung und deren Maßnahmen betreffen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte der Stadtverwaltung Bornheim. Die Förderung der Gleichstellung und größtmögliche Chancengleichheit von Mann und Frau ist integrativer Bestandteil der Personalentwicklung. Die Ausbildung von Nachwuchskräften ist zur Sicherstellung zukünftiger Beschäf- tigtenstrukturen notwendig. Leitbilder und Kennzahlen verleihen der Personalentwicklung die eigentliche Substanz. Kennzahlen ermöglichen es, den Stand der eigenen Leistungsentwicklung anhand von Zielerreichungsbeurteilungen aufzuzeigen und Steuerungsentscheidungen begründen 9 zu können. Sie spielen eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit Qualitätssicherung, z.B. Kennzahlenvergleich im Benchmarking, und stellen Zielpräzisierungen dar. 2. Träger der Personalentwicklung Personalentwicklung ist eine Aufgabe die dezentral realisiert werden muss, jedoch der zentralen Steuerung und Koordination bedarf. Innerhalb der Stadtverwaltung Bornheim lassen sich die Träger der Personalentwicklung wie folgt darstellen: 3. Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim Die KGSt hat bezüglich der Standortbestimmung der Personalentwicklung in den ver- schiedenen Kommunen eine Abfrage gestartet und in einem anschließenden Aus- tausch4 ein „Vier-Phasen-Raster“ zur Standortbestimmung genutzt, welches von dem idealtypischen Verlauf der Auseinandersetzung mit Personalentwicklung ausgeht5. 4 Werkstattgespräch im April 1999 in Bremen/ KGSt 5 Vgl.: Personalentwicklung im Veränderungsprozess/ KGSt-Bericht 3/2000 10 Aus der folgenden Grafik gehen die Ergebnisse dieser KGSt-Abfrage hervor: Abb.: 4-Phasen-Raster KGSt Werkstattgespräch Bremen Diese Standortbestimmung stellt sich wie folgt dar: Phase 1: Personalentwicklung kann mit Fortbildung gleichgesetzt werden Phase 2: Vorschläge und Konzepte zur PE werden in Arbeitsgruppen (AG) und Projekt- gruppen (PG) diskutiert Phase 3: Personalentwicklung wird durch die Einrichtung einer Stelle/Stellenanteile dauerhaft installiert Phase 4: Neben der zentralen Aktivität der Stelle zusätzlich Dezentralisierung und stra- tegische Vernetzung der Personalentwicklung mit der Gesamtorganisation Bei der Stadtverwaltung Bornheim wurde in den letzten Jahren auf die systematische Anleitung und Schulung von Führungskräften Wert gelegt. Ein zentrales Fortbildungs- management gibt es bei der Stadtverwaltung Bornheim bereits seit einigen Jahren. Im Jahr 2011 wurde ein grundlegendes Konzept zur Personalentwicklung entworfen, wel- ches mit diesem Konzept ergänzend überarbeitet wird. Dieses Personalentwicklungs- konzept ist zur mittel- und langfristigen Ausrichtung der Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim erforderlich. Die Stadtverwaltung Bornheim befindet sich nach dem KGSt-Raster in der Phase 2. Im Rahmen einer qualifizierten und nachhalti- gen Personalentwicklung sind die Bildung von Arbeitskreisen oder Projekten sowie die dauerhafte Einrichtung von Stellen/ Stellenanteilen und die Bereitstellung ausreichender Finanzmittel zum Thema Personalentwicklung vorgesehen. Eine dauerhafte Installation von Personalentwicklungsanteilen in der Organisationslandschaft der Stadtverwaltung Bornheim ist ein essentieller Schritt, um Personalentwicklung effektiv durchführen zu können. Personalentwicklung ist ein dauerhafter Prozess mit dem Fokus auf Verknüp- fung von Kompetenzentwicklung und Organisationsentwicklung6. 6 Vgl. Doppelte Leitfrage/ Prof. Dr. Arnold – Personalentwicklung - Eine Grundlegung 11 Doppelte Leitfrage: Wie können die Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtver- waltung Bornheim einerseits so gefördert und gestärkt werden, dass diese den Organisationsrahmen nutzen, ausgestalten und weiterentwickeln? Und Wie können die Arbeitsplätze, Kooperationsformen, Strukturen und Abläufe in- nerhalb der Stadt Bornheim andererseits so organisiert werden, dass Arbeit ein kontinuierliches Lernen „erlaubt“ und auch die Organisation selbst lernen, d.h. sich wandeln und verändern kann? 4. Aufbau des Personalentwicklungskonzeptes der Stadtverwal- tung Bornheim Aufbauend auf den v.g. Leitsätzen und den in der Präämbel benannten Grundsätzen werden unter III. die konkreten Handlungsfelder und Instrumente der Personalentwick- lung bei der Stadtverwaltung Bornheim dargestellt. Geplant ist ebenfalls die Erhebung einer Ist-Analyse der einzelnen Bausteine, um aus den erfassten Daten einen weiteren Handlungsbedarf erkennen und definieren zu können. Bei der Fortschreibung dieses Personalentwicklungskonzeptes sollen die konkreten Einzelschritte ebenfalls mit zeitli- chen Vorgaben versehen werden. 12 5. Personalstruktur bei der Stadtverwaltung Bornheim Der aktuelle Altersaufbau innerhalb der Personalstruktur der Stadtverwaltung Bornheim stellt sich wie folgt dar: Die Personalstruktur der Stadtverwaltung Bornheim weist eine erhöhte Beschäftigten- anzahl mit den Geburtsjahren 1959-1961, 1965, 1967, 1970-1972 aus. Geht man vom Renteneintrittsalter von 65 Jahren aus, dann scheiden bei Beibehaltung des derzeitigen Personalbestandes in den Jahren 2024-2026 46 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus, im Jahr 2030 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, im Jahr 2032 19 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und in den Jahren 2035-2037 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Durchschnittsalter der städtischen Mitarbeiter liegt bei 45 Jahren7. 7 Vgl. Anlage : „Durchschnittsalter der Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim (Stand 04/2014)“ 13 Auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterfluktuation der Stadtverwaltung Bornheim wird nachfolgend eingegangen. Statistische Entwicklungsprognose der Altersstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbei- ter der Stadtverwaltung Bornheim: Die Darstellung simuliert lediglich eine mögliche Variante der Entwicklungen in der Per- sonalstruktur der Stadtverwaltung Bornheim und stellt dabei die Wichtigkeit des Themas Personalentwicklung in den Vordergrund. Mit einer aktiven und vorausschauenden Per- sonalentwicklung können jegliche Entwicklungen frühzeitig gesteuert werden. 14 Der Durchschnittswert der ausgeschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Jahre 2003 bis 2013 ergibt sich aus dem Ausscheiden wegen dem Erreichen der gesetzlichen Altersgrenze sowie den sonstigen Ausscheidungsgründen wie Kündigung, Dienstunfä- higkeit oder Tod. Durchschnittlich sind in den letzten Jahren 18 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jährlich aus sonstigen Gründen ausgeschieden. Dem Durchschnittswert von 18 Personen werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzugerechnet, die aufgrund vom Eintritt in die Rente/ Pensionierung ausscheiden. Der Durchschnittswert der Neueinstellungen von 2003 bis 2013 bei der gesamten Stadtverwaltung Bornheim beläuft sich auf 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter/ Jahr und bildet die Berechnungsgrundlage der Prognose. Die Differenz der Neueinstellungen zu den altersbedingt ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird voraussicht- lich bis zum Jahr 2020 nicht mehr als 4 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter/ Jahr betreffen, d.h. pro Jahr scheiden 4 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr aus als eingestellt wer- den. Ab dem Jahr 2020 steigt die jährliche Differenz der Fluktuation auf ca. 8 Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter an. Um diese Differenz abzudecken, ist eine frühzeitige Perso- naleinsatz- und Entwicklungsplanung besonders wichtig. Weitere Aspekte, die die Per- sonalstruktur der Stadtverwaltung Bornheim beeinflussen, sind die Aufstockung der Re- gelarbeitszeiten bis zum 67. Lebensjahr aufgrund gesetzlicher Neuregelungen, perso- nelle Engpässe durch Mutterschutz und Elternzeiten sowie das in Kraft treten von Al- tersteilzeitregelungen. Die dargestellten Hochrechnungen auf Basis der jetzigen Personalstruktur machen deutlich, dass eine strategische Personalentwicklungsplanung zur langfristigen Siche- rung einer fachgerechten, effizienten und bürgerorientierten Aufgabenwahrnehmung unabdingbar ist. Der Beitrag des Personalmanagements unter Einbeziehung der demo- grafischen Entwicklung besteht vor allem darin, eine ausgewogene Altersstruktur zu er- halten. Die ausgewogene Altersstruktur soll einen kontinuierlichen und im Idealfall gleichbleibenden Personalersatz je Jahr ermöglichen, um personelle Engpässe und ei- nen möglichen Wissensverlust zu vermeiden bzw. zu minimieren. 15 IV. Handlungsfelder und Instrumente der Personalentwick- lung bei der Stadtverwaltung Bornheim Das Personalentwicklungskonzept der Stadtverwaltung Bornheim stellt verschiedene Instrumente und Maßnahmen vor, die miteinander verzahnt sind. Diese Bausteine sind entweder bereits in die vorhandene Organisationslandschaft implementiert oder sollen zukünftig integriert werden. Weitere Bausteine können mit der Fortschreibung dieses Personalentwicklungskonzepts hinzugefügt werden. Ergänzend zu den klassischen Handlungsfeldern werden Maßnahmen im Bereich der Frauenförderung, des Wissens- managements und der betrieblichen Gesundheitsförderung vorgestellt. Zukünftig wird eine ergänzende optische Darstellung der verschiedenen Bausteine nach ihrem Bearbeitungsstand angestrebt. Diese Darstellung soll die unterschiedlichen Sta- dien der Bearbeitung aufweisen, z.B. „geplante Maßnahme; wird bearbeitet; Maßnahme ist umgesetzt“. Abb.: Die 18 Funktionen und Berufsrollen der Personalentwicklung (Prof. Arnold) 16 1. Personalplanung Für die Stadtverwaltung Bornheim ist eine vorausschauende Personalplanung ein unverzichtbarer Baustein der Personalentwicklung. Eine mittelfristige Personalplanung zielt auf die Berufsgruppen ab, in denen die Stadtverwaltung Bornheim Personal vor allem durch das Ausbilden von Nachwuchskräften gewinnt. Prognosen für einen längeren Zeitraum erfordern eine langfristige Personalentwicklungsplanung. Personalwirtschaftlichen Fehlentwicklungen kann mit Hilfe dieser Personalplanung entgegengewirkt werden. Insbesondere müsen dort die Auswirkungen des demografischen Wandels auf die Personalstruktur sichtbar gemacht werden. 1. Zielsetzung Mit Hilfe einer mittelfristigen Personalbedarfsberechnung soll die kontinuierliche Verfüg- barkeit von Personalkapazitäten entsprechend dem Stellenplan der Stadtverwaltung Bornheim sichergestellt werden. Im Rahmen der langfristigen Personalent- wicklungsplanung sollen perspektivische Veränderungen in der Aufgaben- und Per- sonalstruktur dargestellt werden. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei auch der demogra- fische Wandel. Die erkennbaren Veränderungen können so bei der Personalbeschaf- fung- und Entwicklung berücksichtigt werden und Defiziten kann durch entsprechende Planung gezielt entgegengewirkt werden. 2. Bisherige Aktivitäten Seit einigen Jahren erfolgt bei der Stadtverwaltung Bornheim eine mittelfristige Per- sonalplanung und Personalbedarfsberechnung insbesondere im mittleren und geho- benen allgemeinen Verwaltungsdienst. Diese zielt darauf ab, eigene Nachwuchskräfte bedarfsorientiert auszubilden. Ziel dabei ist die spätere Übernahme in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis bei der Stadtverwaltung Bornheim. In den Personal- bedarfsberechnungen werden Daten zu Altersabgängen, Personalfluktuation, Beur- laubungen und Arbeitszeitänderungen berücksichtigt. 3. Handlungsbedarf Die Intensivierung der Personalplanung hin zu einer langfristigen Personalentwick- lungsplanung erhält insbesondere mit der Finanzsituation der Stadtverwaltung Born- heim mit einem genehmigten Haushaltssicherungskonzept für die Jahre 2014 bis 2022 erhöhte Bedeutung. Ebenso muss den Entwicklungen des demografischen Wandels entgegengewirkt werden und die Personalplanung angepasst werden. Ein besonderer Augenmerk im Rahmen dieses Personalentwicklungskonzeptes liegt zukünftig auf dem Aufbau einer langfristigen Personalentwicklungsplanung. Für eine derartige Entwicklungsplanung sind zusätzliche Personal-/Stellenkapazitäten erforderlich. 17 4. Maßnahmen Die Personalentwicklungsplanung erfolgt langfristig. Ein zusätzlicher Personalbedarf von einer Stelle für die Personalentwick- lung wird bereit gestellt. Eine Schwerpunktsetzung der Analyse erfolgt nach Berufsgruppen. Eine strategische Personalplanung für Führungspositionen des gehobenen und höheren Dienstes wird jährlich fortgeschrieben. 18 2. Personalauswahlverfahren Durch die Personalauswahl wird die dauerhafte Sicherstellung der Verfügbarkeit des erforderlichen Personals bei der Stadtverwaltung Bornheim hinsichtlich der Qualifikation und der Menge realisiert. Dabei steht eine interne und externe Personalbeschaffung zur Verfügung. Die Aufgabe der Personalentwicklung ist die Qualifizierung der mit der Aus- wahl von Bewerbern betrauten Personen hinsichtlich der Auswertung der Bewerbungsunterlagen, der professionellen Durchführung von Vorstellungsgesprächen und der Nutzung weiterer Verfahren (z.B. Assessment Center) und Instrumente. Diese Schritte erfordern eine enge Abstimmung mit der Personalentwicklung der Stadtverwaltung Bornheim. Zudem muss die Person, die eingestellt werden soll, zur Stadtverwaltung Bornheim passen. 1. Zielsetzung Im Hinblick auf die demografische Entwicklung, die Schwierigkeiten bei der Personal- gewinnung erwarten lässt, werden zunehmend verfeinerte Strategien und größere Anstrengungen bei der Personalgewinnung erforderlich werden. Zeitgemäße Personalgewinnungsstrategien und Instrumente der Auswahlverfahren sollen bei der Bewerberauswahl zum Einsatz kommen. 2. Bisherige Aktivitäten Die Personalgewinnung erfolgt bei der Stadtverwaltung Bornheim durch gezielte Stel- lenausschreibungen nach Bedarf und Berücksichtigung von Initiativbewerbungen. Die Stadtverwaltung Bornheim ist regelmäßig auf Ausbildungsbörsen im Bornheimer Stadtgebiet präsent. Zum Verfahrensablauf von Stellenbesetzungen in den städtischen Kindertageseinrichtungen hat die Stadtverwaltung Bornheim im Februar 2013 „Grunds- ätze zur Personalauswahl in KITAS“ veröffentlicht (siehe Anlage). Die Stadtverwaltung Bornheim verfügte nicht über eine geeignete Software zum Verwalten der Stellenbewerber. Alle Bewerbungsunterlagen wurden bis zu diesem Zeitpunkt mittels Standardsoftware erfasst und alle Anschreiben in einem manuellen Verfahren erstellt. Diese Vorgehensweise war zeitintensiv und aufwändig. Hinsichtlich der Beschaffung einer Software zur Vereinfachung des Tagesgeschäftes im internen Arbeitsablauf des Bewerbermanagements wurde der Zweckverband Civitec in Siegburg beteiligt, über den bereits die Lohnabrechnung der Stadtverwaltung Bornheim abgewickelt wird. Als erweiterter Baustein wurde im Jahr 2014 bei dem Anbieter ein Modul zum Bewerberverfahren beschafft. 19 3. Handlungsbedarf Neben der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf der Homepage der Stadtverwaltung Bornheim und in der lokalen Tagespresse sind weitere Möglichkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitergewinnung zu prüfen. Aktuelle Instrumente der Per- sonalauswahl, wie die Durchführung eines zielgerichteten und individuellen Assess- ment-Centers oder anderer Personalauswahlmethoden sind im Bereich der allgemeinen Bewerberrekrutierung möglich. Die Beteiligung externer Anbieter wird derzeit erprobt. 4. Maßnahmen Das zusätzliche Bewerbermodul für die vorhandenen LOGA-Software wurde im Jahr 2014 angeschafft. Entsprechend der „Grundsätze zur Personalauswahl in KITAS“ werden Ver- fahrensgrundsätze für weitere Stellenschwerpunkte erstellt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Auswahl von Personal betreut sind, werden regelmäßig geschult. Die Präsenz auf Ausbildungsbörsen im Köln/Bonner-Raum ermöglicht das Erreichen einer größeren Bewerbergruppe zur Nachwuchsgewinnung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter-Rekrutierung wird optimiert. Internetportale werden zukünftig bei der Suche nach potentiellen Bewerbern genutzt. Externe Anbieter werden insbesondere bei der Gewinnung von Führungskräften im technischen Bereich eingesetzt. 20 3. Personalentwicklungspläne Der konkrete Weiterbildungsbedarf jedes Mitarbeiterinnen und Mitarbeiters ist die Grundlage für den Personalentwicklungsplan der Stadtverwaltung Bornheim, wobei auch die Wünsche und Vorschläge des Mitarbeiterinnen und Mitarbeiters berücksichtigt werden können. Auf diese Weise wird der Lernerfolg beträchtlich gesteigert. Im Ergeb- nis haben sowohl die Stadtverwaltung als auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Klarheit darüber, welche Qualifizierungsmaßnahmen künftig anstehen, welchem Zweck sie dienen und wie sie miteinander verbunden sind. 1. Zielsetzung Entwicklungspläne jedes einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiters der Stadtver- waltung Bornheim sind wichtige Funktionen einer Personalentwicklung. Es soll mög- lichst wenig dem Zufall überlassen werden und dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Zuständigkeit („Ownership“) für die Gestaltung seines eigenen beruflichen Bildungs- weges zurückgegeben werden. Die Personalentwicklung initiiert und begleitet Prozesse der individuellen Entwicklungsklärung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Stadtverwaltung Bornheim. Bei der Erstellung von Personalentwicklungsplänen spielen vorher erstellte Anforderungs- und Kompetenzprofile für Stellen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine wichtige Rolle und helfen bei der Umsetzung. 2. Bisherige Aktivitäten Die Einführung von Personalentwicklungsplänen für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Stadtverwaltung Bornheim befindet sich in Vorbereitung. 3. Handlungsbedarf Mindestens drei Arbeitsschritte sind für die Erstellung eines individuellen Entwicklungs- planes bei der Stadtverwaltung Bornheim notwendig. In einem ersten Schritt müssen geeignete Potenzialträger identifiziert werden. Darauffolgend ist eine Potenzialeinschät- zung erforderlich und letztlich muss der konkrete Plan für eine Mitarbeiterinnen oder ei- nen Mitarbeiter gemeinsam mit diesen erarbeitet werden. Der individuelle Entwick- lungsplan für Potenzialträger kann sich aus allen denkbaren Weiterbildungsmaßnah- men zusammensetzen. Folgende Maßnahmen werden häufig genutzt: Übernahme zusätzlicher Aufgaben Training-on-the-Job-Maßnahmen und Job Rotation Externe Seminare und Trainings Unternehmensinterne Förderprogramme Selbstorganisiertes Lernen 21 4. Maßnahmen Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim werden individuelle Personalentwicklungspläne erstellt und in der Fort- schreibung des Personalentwicklungskonzeptes dokumentiert. 22 4. Kompetenz-Anforderungen und Anforderungsprofile 1. Zielsetzung Bei der Stadtverwaltung Bornheim sollen ausgehend von Arbeitsplatzbeschreibungen sukzessive für alle Stellen systematisch erweiterte Anforderungsprofile erarbeitet werden. Dabei werden die für die Wahrnehmung der jeweiligen Stelle notwendigen Kompetenzfelder (Fachkompetenz, Methodenkompetenz und Sozialkompetenz) definiert. Der Abgleich von Anforderungsprofil und Kompetenzprofil ist wichtig. Teilkompetenzen Definition Beispiele Persönlichkeitskompetenz (Selbstkompetenz) Umgang mit dem Ich Eigeninitiative/ Lernbereit- schaft/ Verantwortungsbereit- schaft/ Belastbarkeit/ Selbstre- flexion/ Loyalität Sozialkompetenz Umgang mit dem Du Kontaktfähigkeit/ Teamfähig- keit/ Rhetorik/ Präsentations- fähigkeit/ Integrationsfähigkeit/ Konfliktlösungsfähigkeit/ Um- gangsformen Methodenkompetenz Kenntnis und Anwendung von Techniken und Verfahren zur Aufgabenbewältigung Zielorientierung/ Organisati- onsfähigkeit/ Analysefähigkeit/ Verkaufstechnik Fachliche Kompetenz Zusammensetzung von Fachwissen, fachlichen Fä- higkeiten und Fertigkeitsbe- herrschung Betriebswirtschaftliche, bank- wirtschaftliche, volkswirtschaft- liche Kenntnisse, Branchen- kenntnisse Definition der verschiedenen Kompetenzen 2. Bisherige Aktivitäten Grundlage einer systematischen Personalentwicklung bilden Anforderungsprofile. In den Anforderungsprofilen sollen auch die Kompetenzanforderungen an die Mitarbei- terinnen und Mitarbeiter qualitativ definiert werden. Die Erweiterung der Stellenbe- schreibungen/Arbeitsplatzbeschreibungen für alle vorhandenen Stellen der Stadtver- waltung Bornheim erfolgt sukzessive. Auf der Grundlage von Arbeitsplatzbeschreibun- gen werden derzeit bei Stellenausschreibungen die von dem künftigen Stelleninhaber zu erfüllenden Anforderungen in Abstimmung mit dem Fachbereich individuell definiert und beschrieben. Auf Basis der systematisch zu erfassenden Stellenbeschreibungen der Stadtverwaltung Bornheim werden im darauf folgenden Schritt die Anforderungsprofile für die jeweiligen Stellen erstellt. 23 3. Handlungsbedarf Die Erstellung von erweiterten Anforderungsprofilen für alle Stellen der Stadtverwaltung Bornheim wird umgesetzt. Die Formulierung von Anforderungsprofilen ist eng mit der Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen zu verbinden, um den zusätzlichen zeitlichen Aufwand möglichst gering zu halten. Zu beachten ist auch der Abgleich der Anforderungsprofile mit den Kompetenzprofilen und Kriterien der dienstlichen Beurteilung, die auf alle Berufsgruppen auszuweiten ist. 4. Maßnahmen Die Vervollständigung aller Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile der Stellen der Stadtverwaltung Bornheim erfolgt sukzessive. 24 5. Ausbildung 1. Zielsetzung Durch die fachlich fundierte Ausbildung von Nachwuchskräften für die verschiedenen bei der Stadtverwaltung Bornheim vertretenen Berufsfelder wird sichergestellt, dass kontinuierlich qualifiziertes Fachpersonal in erforderlichem Umfang vorhanden ist, um die von der Stadtverwaltung für ihre Bürger wahrzunehmenden Aufgaben fachlich kompetent, wirtschaftlich und zeitnah erfüllen zu können. Die Auszubildenden der Stadtverwaltung Bornheim sollen nach Bestehen ihrer Abschlussprüfung und persön- licher Eignung grundsätzlich in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übernommen werden. Als Entscheidungsgrundlage kommen die jeweilige Prüfungsnote und die Leistungs- bewertungen während des ggf. befristeten Arbeitsverhältnisses hinzu. 2. Bisherige Aktivitäten Die Stadtverwaltung Bornheim bietet derzeit die Ausbildungsgänge „Verwaltungsfach- wirt“ und „LL.B. – Bachelor of Laws“ an. Der Stadtbetrieb der Stadt Bornheim bildet zusätzlich den Ausbildungsberuf „Fachangestellter für Bäderbetriebe“ aus. Die Ausbildungszahlen der letzten drei Jahre sind der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen: Auszubildende 2010 - 2013 Einstellungsjahr Männlich Weiblich Summe 2010 0 2 2 2011 1 0 1 2012 1 2 3 2013 1 1 2 Summe 3 5 8 Aktuelle Anzahl Auszubildende 3 3 6 Aktuelle Anzahl Anwärter 0 1 1 Gesamtzahl Nachwuchskräfte 3 4 7 Ausbildungsabbrüche sind bei der Stadtverwaltung Bornheim sehr selten. Dies spricht für eine sorgfältige Auswahl der Kandidatinnen und Kandidaten. Die Auszubildenden bestehen in der Regel mit guten Ergebnissen die Abschluss-prüfung. Den Auszu- bildenden, die den Ausbildungsberuf „Verwaltungsfachangestellter“ mit einem guten Ergebnis abgeschlossen haben, bietet die Stadtverwaltung Bornheim die Möglichkeit, den Angestelltenlehrgang II des gehobenen Dienstes während der Dienstzeit unter Übernahme der Kosten wahrzunehmen. Die Anzahl der Genehmigungen pro Jahr ist aus Kostengründen limitiert. Die Jugendauszubildenen-Vertretung der Stadtverwaltung 25 Bornheim übernimmt jährlich die Einführung und Begrüßung neuer Auszubildenden. Da die Stadtverwaltung Bornheim zum 01.09.2013 erstmalig den „LL.B. – Bachelor of Laws“ ausbildet, müssen entsprechend der Ausbildungsverordnung mindestens ein Prüfer und ein Beisitzer und jeweils ein Vertreter für Abwesenheiten dieser Personen pro Fachbereich/Ausbildungsbereich benannt und geschult werden. Die für die Tätigkeit als Prüfer oder Beisitzer notwendige zweitägige Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim erfolgt beim Rheinischen Studieninstitut. Es ist abzusehen, dass die Betreuung der Auszubildenen des gehobenen nichttechnischen Beamtendienstes einen hohen zeitlichen und inhaltlichen Aufwand mit sich bringen wird. Die Prüfer, die von der Stadtverwaltung Bornheim benannt werden, müssen vor der Prüfungsdurchführung zusätzliche fachliche Kompetenzen erwerben. Erfahrungswerte müssen ab 2014 evaluiert werden. 3. Handlungsbedarf Betriebliche Ausbilder müssen nach den Bestimmungen der Berufsbildungsgesetze ihre fachliche und arbeitspädagogische Eignung nachweisen. Der Grundgedanke des Ausbildereignungsnachweises, wenn auch oft in der Notwendigkeit diskutiert, ist so aktuell wie nie: Eine ausschließlich fachliche Ausbildung allein befähigt noch nicht zur Wahrnehmung einer Ausbildungsfunktion. Betriebliches Ausbildungspersonal muss vielmehr um die Besonderheiten der zumeist noch jugendlichen Lerner und deren konkreten Entwicklungsstufe wissen, um die notwendigen Kompetenzentwicklungs- schritte angemessen planen, gestalten und begleiten zu können. Diese Fähigkeiten müssen systematisch entwickelt werden. Wichtig wird zunehmend der Fokus auf das Selbstlernen der Auszubildenden, was wiederum neue Ausbildungsformen mit sich bringt, die die Ausbilder meist selbst noch nicht kennengelernt haben. Ausbildertraining beeinhaltet daher auch stets eine kritische Auswertung der eigenen lernkulturellen Vergangenheit. Die Ausbildung nach Ausbildereignungsverordnung wird von mehreren Institutionen angeboten und kann auch in einem zusammenhängenden Kompaktkurs absolviert werden. Die Kosten belaufen sich dabei auf circa 800 Euro pro Kurs. Es ist von einem dauerhaften Bedarf von mindestens 12 Ausbildern bei der Stadtverwaltung Bornheim auszugehen. 4. Maßnahmen Die Ziele für die Ausbildung bei der Stadtverwaltung Bornheim sind hinsichtlich des notwendigen Handlungsbedarf in Bezug auf die Zielsetzung der Ausbildung regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim, die mit der Ausbildungsbetreuung beauftragt sind, werden regelmäßig geschult. Ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim legen die Ausbildereignungsprüfung ab. Die Bereitstellung von Prüfern und Beisitzern für den Ausbildungsberuf „Bachelor of Laws“ wird dauerhaft sichergestellt. 26 6. Fort- und Weiterbildung Die Qualifizierung der Beschäftigten steht mit den heutigen Anforderungen des Arbeits- nhaltes und den technischen Möglichkeiten neuen Herausforderungen gegenüber. Im TVöD wird zudem ausdrücklich festgeschrieben, dass ein hohes Qualifizierungsniveau und lebenslanges Lernen im gemeinsamen Interesse von Beschäftigten und Arbeitgeber liegen. Fortbildung ist nicht nur ein Mittel zur Behebung aktueller Leistungsdefizite, sie ist vielmehr insbesondere zur Vorbereitung auf einen bevorstehenden Verwendungswechsel ein Wegbereiter für die Übernahme neuer Fachaufgaben. Fortbildungsbedarf besteht grundsätzlich in allen Aufgabenbereichen für alle Beschäftigten, unabhängig von Laufbahn, Dienst- und Lebensalter. Die Fort- und Weiterbildung dient ebenso der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitermotivation und der Wertschätzung des Mitarbeiterinnen und Mitarbeiters. 1. Zielsetzung Trotz der Unverzichtbarkeit am Arbeitsplatz muss allen Mitarbeiterinnen und Mit- arbeitern der Stadtverwaltung Bornheim permanentes Lernen ermöglicht werden. Erforderlich ist die Bereitstellung eines zielgenauen Schulungsangebots auf der Grundlage einer zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskraft abgestimmten Bedarfsplanung unter Berücksichtigung der fachlichen Aufgabenwahr- nehmung. Bei einer erfolgreiche Personalentwicklung müssen die Beschäftigten durch flankierende Fortbildungsmaßnahmen in die Lage versetzt werden, den künftigen Anforderungen zu entsprechen. Die arbeitsplatzbezogenen und organisatorischen Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen abgeglichen und zu einem individuellen Qualifizierungsprogramm zusammengeführt werden Die Durchführung einer umfassenden Bildungsbedarfsanalyse bildet den Grundstein für weitere langfristige Personalentwicklungspläne. Daher ist die Erstellung und Durchführung einer umfassenden Bildungsbedarfsanalyse mit einer hohen und langfristigen Priorität zu versehen. Voraussetzung für eine systematische Bildungsbedarfsanalyse ist das Vorhandensein von Anforderungsprofilen. Im Rahmen einer IST-Analyse wird ein Anforderungs- und Eignungsprofil für jede Stelle bei der Stadtverwaltung Bornheim erstellt und dieses mit dem Profil der Qualifikationen des Stelleninhabers verglichen. Dieser Abgleich informiert über Stärken und einen möglichen Qualifizierungsbedarf der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 2. Bisherige Aktivitäten Derzeit erfolgen Fortbildungsmaßnahmen überwiegend unter dem Gesichtspunkt der fachlichen Qualifizierung für den derzeitigen Arbeitsplatz. Die Angebote der Fortbildungsinstitute werden regelmäßig hausintern veröffentlicht. Ebenso erfolgt bei Fachthemen die direkte Ansprache und Information der Fachbe- reichsleitungen durch Fortbildungsträger. Fortbildungswünsche der Mitarbeiterinnen 27 und Mitarbeiter bzw. Anregungen der Vorgesetzten werden im Rahmen des Mitar- beiterinnen und Mitarbeitergesprächs erfasst. Die Anmeldung erfolgt zentral. Die Planung der Fortbildungsbudgets erfolgt in jedem Fachbereich eigenverantwortlich. Nachfolgend sind die durchschnittlichen Fortbildungskosten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim seit dem Jahr 2007 dargestellt: * Ist-Zahlen 2013 (Januar bis August) / Der anteilige Wert des Jahres 2013 wird fortgeschrieben. Dabei fluktuiert die Gesamtanzahl der durchgeführten Fortbildungsmaßnahmen zwischen 390 und 450 durchgeführten Fortbildungen pro Jahr. * Ist-Zahlen 2013 (Januar bis August) / Der anteilige Wert des Jahres 2013 wird fortgeschrieben. Die Gesamtkosten für Fortbildungen sind der nachfolgenden Grafik zu entnehmen: 28 * Ist-Zahlen 2013 (Januar bis August) / Der anteilige Wert des Jahres 2013 wird fortgeschrieben. 3. Handlungsbedarf Die bereits vorhandenen Ansätze zur Feststellung des Fort- und Weiterbildungsbedarfs sind weiter auszubauen. Derzeit erfolgen Fort- und Weiterbildungen überwiegend im Hinblick auf die fachliche Qualifizierung. 4. Maßnahmen Der Bedarf an fachübergreifenden Qualifikationen wird im Hinblick auf die Erstellung eines Fortbildungsangebotes kontinuierlich zentral für die gesamte Verwaltung erfasst. Fortbildungsmaßnahmen werden im dienstlich notwendigen Umfang wahrgenommen. Eine Bildungsbedarfsanalyse wird auf Basis der Anforderungsprofile der vorhandenen Stellen der Stadtverwaltung Borheim erstellt. Es sind auch alternative Fortbildungsmöglichkeiten (wie e-Learning) in die Fortbildung einzubeziehen. 29 7. Strategische Führungskräfteentwicklung- und Qualifizierung 1. Zielsetzung Die Führungskräfte der Stadtverwaltung Bornheim gehören zu den Zielgruppen mit Schlüsselfunktion, die als Mentoren und Multiplikatoren Ansätze für Veränderungs- prozesse in die einzelnen Fachbereiche hineintragen müssen. Von ihrer Verände- rungsbereitschaft und Einstellung sowie ihren Kompetenzen solche Veränderungen zu steuern hängt es oft ab, wie und ob neue Prozesse in den einzelnen Fachbereichen umsetzbar sind. Führung ist stets ein kreativer Umgang mit Unwägbarkeiten, Visionsarbeit sowie sichtbares Engagement für die Umsetzung von Leitbildern. Die Stadtverwaltung Bornheim strebt zukünftig die Einführung eines Führungsleitbildes an. Die langfristige Personalentwicklungsplanung soll zukünftig bei der besseren Vorausschaubarkeit der Besetzung von vakanten Führungspositionen helfen. Motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen sollen gefördert und hinreichend fortgebildet werden, damit Führungspositionen weitestgehend durch diese besetzt werden. 2. Bisherige Aktivitäten Vakante Führungspositionen bei der Stadtverwaltung Bornheim werden weitestgehend intern besetzt. Dieser Grundsatz erfordert eine frühzeitige Potenzialanalyse und zielgerichtete Kompetenzentwicklungen geeigneter Personen. Die Besetzung der Stellen auf Fachbereichsleiterebene erfolgt gem. Hauptsatzung der Stadt Bornheim durch die Beteiligung der Ratsgremien. 3. Handlungsbedarf a. Qualifizierung neuer Führungskräfte und Führungsnachwuchskräfte Durch eine umfassende Führungskräfteentwicklung soll ein Zuwachs in der persön- lichen Kompetenz der Führungskräfte, die eine Führungsposition erstmalig überneh- men, erzielt werden. Bei verschiedenen Seminaranbietern gibt es entsprechende Seminarmodule für Führungskräfte, die zum Teil schon heute von neuen Führungs- kräften der Stadtverwaltung Bornheim, die aus der eigenen Personalbelegschaft kommen, besucht werden. Die Teilnahme an einer solchen Fortbildung sollte standar- disiert und verbindlich erfolgen, da hier auch die notwendigen sozialen Kompetenzen vermittelt werden um mit der neuen und ungewohnten Situation umzugehen. Bei den Führungskräften, die bereits an an der Qualifizierung teilgenommen haben, findet dies eine sehr positive Resonanz. Mentoring ist ebenfalls eine sehr hilfreiche Methode, um neue Führungskräfte mit den neuen zusätzlichen Inhalten ihrer Position vertraut zu 30 machen. Auf Mentoring als Handlungsfeld der Personalentwicklung bei der Stadtverwaltung Bornheim wird explizit unter der lfd. Ziffer 11 eingegangen. b. Qualifizierung erfahrener Führungskräfte Angesichts der vielfältigen Aufgaben und deren Komplexität ist es notwendig, dass auch erfahrene Führungskräfte in den Lern- und Entwicklungsprozess involviert sind und einmal erworbenes Führungswissen regelmäßig aktualisieren. Zudem muss der kollegiale Austausch zu Führungsfragen und übergreifenden Fragestellungen ermög- licht werden. Da eine entsprechende Seminarreihe nicht angeboten wird, ist es sinnvoll für die erfahrenen Führungskräfte ein eigenes Fortbildungskonzept zu entwickeln und dieses nach Schwerpunkten und dem gewünschten Kompetenzbedarf zu gestalten. 4. Maßnahmen Neue Führungskräfte besuchen spezielle Führungskräfte-Schulungen. Ein Mentoringkonzept (Vgl. Ziffer 11) wird eingeführt, um neue Führungskräften bei der erstmaligen Übernahme einer Führungsrolle zu unterstützen. Für erfahrene Führungskräfte wird ein gesondertes Fortbildungkonzept erstellt. 31 8. Gleichstellung und Frauenförderung 1. Zielsetzung Die Förderung der Gleichstellung von Männern und Frauen ist ein integraler Bestandteil der Personalentwicklung und nimmt bei allen personalwirtschaftlichen Maßnahmen ei- nen hohen Stellenwert ein. Die Gleichstellungsbeauftragte wirkt daher aktiv an der Per- sonalentwicklung mit. 2. Bisherige Aktivitäten Das Landesgleichstellungsgesetz NW und der Frauenförderplan der Stadtverwaltung Bornheim (gültig seit dem 30.06.2005) enthalten Regelungen, wonach Frauen bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt einzustellen sind, wenn sie im entsprechenden Bereich unterrepräsentiert sind. Dies wird bei allen Per- sonalausschreibungen und Einstellungen auch berücksichtigt. Die Vorgaben des Frauenförderplanes beziehen sich nicht nur auf Unterrepräsentationen von Frauen in den jeweiligen Besoldungs-, Vergütungs- oder Lohngruppen, sondern auch auf die Funktionen. Durch die bei der Stadtverwaltung Bornheim eingesetzte alternierende Telearbeit und vielfältige, individuelle Teilzeitregelungen wird das Thema „Vereinbarkeit von Familie und Beruf“ nach Möglichkeit berücksichtigt. 3. Handlungsbedarf Anhand der beigefügten Grafiken ist zu erkennen, dass kein akuter Handlungsbedarf bei der Eingruppierung/Besoldung von Frauen und Männern besteht. In Führungs- positionen sind Frauen jedoch nach wie vor unterrepräsentiert. Unabhängig von der Frauenförderung ist es offensichtlich, dass Männer im Bereich der Eingangsämter, der Ausbildungsplätze und der Beschäftigten im Sozial- und Erziehungsdienst unter- repräsentiert sind. Abb.: Übersicht „Tarifbeschäftigte“ 32 Abb.: Übersicht „Beamte“ Abb.: Übersicht „Tarifbeschäftigte des Sozial- und Erziehungsdienstes“ Abb.: Übersicht „Geschäftsbereichsleitungen“ 33 Abb.: Übersicht„Stellvertretende Geschäftsbereichsleitungen“ Abb.: Übersicht „Fachbereichsleitungen“ Abb.: Übersicht „Stellvertretende Fachbereichsleitungen“ 34 4. Maßnahmen Der Frauenförderplan der Stadtverwaltung Bornheim wird fortgeschrieben und benennt ergänzend Maßnahmen zur Förderung von Frauen in Führungspositionen. Frauen sind im Bereich der Qualifizierung neuer Führungskräfte und Führungsnachwuchskräften besonders zu berücksichtigen. In Bereichen und Funktionen, in denen Männer unterrepräsentiert sind, ist in der Ausschreibung der Stelle darauf hinzuweisen, dass Bewerbungen von Männern ausdrücklich erwünscht sind. 35 9. Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarun- gen 1. Zielsetzung Das Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräch hat für die aktive Beteiligung der Beschäftigten an der Personalentwicklung eine zentrale Bedeutung. Es dient als In- strument eines umfassenden und regelmäßigen Dialogs mit den Vorgesetzten über alle Rahmenbedingungen, die sich auf die tägliche Zusammenarbeit auswirken. Das Ge- spräch soll den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Gelegenheit geben, im Abstand zum Tagesgeschehen Zielvorstellungen zum Aufgabengebiet zu äußern, mögliche und nöti- ge Verbesserungen des Arbeitsablaufs zu thematisieren, Erwartungen zur weiteren be- ruflichen Entwicklung zur Sprache zu bringen und Verwendungswünsche zu äußern. Die Führungskraft soll das Gespräch dazu nutzen, die Auffassungen, Probleme und In- teressen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser kennenzulernen und Hinweise zu Entwicklungspotenzialen zu geben. 2. Bisherige Aktivitäten Das jährlich mindestens einmal zu führende Gespräch wird mit zeitlichem Vorlauf termi- niert und von beiden Gesprächspartnern vorbereitet. Der Gesprächsinhalt ist, soweit die Gesprächspartner nicht einvernehmlich etwas anderes festlegen, vertraulich und nur ihnen bekannt. Lediglich der Gesprächstermin ist zu dokumentieren. 3. Handlungsbedarf Das Gespräch verlangt eine Auseinandersetzung mit der Arbeitssituation des Verant- wortungsbereichs und den Stärken und Schwächen im Hinblick auf gegenwärtige und künftige Aufgabenanforderungen. Die Beteiligten diskutieren nicht nur rückblickend die Aufgabenerledigung in qualitativer und quantitativer Hinsicht unter dem Blickwinkel der Zielerreichung, sondern vereinbaren für die Zukunft Arbeitsziele und Aufgabenschwer- punkte und verständigen sich auf Zeithorizonte hierfür. Dazu gehört die Verständigung über Maßnahmen zur fachlichen und beruflichen Weiterentwicklung, d. h., es bietet für die konkrete Fortbildungs- und Verwendungsplanung eine Ausgangsbasis. 4. Maßnahmen Die Durchführung der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche mindes- tens einmal jährlich ist weiterhin zu gewährleisten und sicherzustellen. Führungskräfte sind für die Durchführung der Gespräche kontinuierlich zu schulen. 36 10. Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 1. Zielsetzung Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim bei Neueinstellung und internen Umsetzungen soll intensiv begleitet und unterstützt werden, um eine schnellere Integration in den neuen Arbeitsbereich zu gewährleisten. Dies führt zu höherer Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 2. Bisherige Aktivitäten Die Fachbereichsleitungen der Stadtverwaltung Bornheim sind für die Sicherstellung der Einarbeitung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verantwortlich. 3. Handlungsbedarf Es empfiehlt sich, eine Checkliste/ Leitfaden zur Einarbeitung neuer Kollegen zu ent- wickeln. Diese soll von allen beteiligten Fachbereichen angewendet werden. Anhand einer Feedback-Abfrage an bereits eingearbeitete Mitarbeiterinnen und Mit- arbeiter, die noch nicht länger als drei Monate bei der Stadtverwaltung Bornheim be- schäftigt sind, lässt sich die Qualität der Einarbeitung beurteilen. Zusätzlich sollten die mit der Einarbeitung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betrauten Personen befragt werden, um deren Aspekte mit einzubeziehen und vorhandene Defizite trans- parent zu machen. Durch die Auswertung können ggf. weitere Maßnahmen zur Qualitätssteigerung eingeleitet werden. Unterstützend kann neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den ersten drei Monaten auf der neuen Stelle ein Mentor (siehe Ziffer 11.) zur Seite gestellt werden. 4. Maßnahmen Ein einheitliches Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Stadtverwaltung Bornheim wird entwickelt. Ergänzende Checklisten, die auf die Besonderheiten der zu besetzenen Stelle eingehen, werden erstellt. Ein Mentoringkonzept (Vgl. Ziffer 11) unterstützt neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Einarbeitung in der Stadtverwaltung Bornheim. 37 11. Mentoring für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Füh- rungskräfte 1. Zielsetzung Mentoring als ein Personalentwicklungsinstrument, insbesondere in Unternehmen, aber auch beim Wissenstransfer bezeichnet die Tätigkeit einer erfahrenen Person (Mentor). Sie gibt ihr fachliches Wissen oder ihr Erfahrungswissen an eine diesbezüglich noch unerfahrenere Person (Mentee) weiter. Ein Ziel ist es dabei, den oder die Mentee bei persönlichen oder beruflichen Entwicklungen zu unterstützen8. Mentor und Mentee be- finden sich im direkten Erfahrungsaustausch. Hierbei lernt der Mentee vom erfahrene- ren Mentor bewährte Vorgehensweisen kennen, er teilt mit ihm Hinweise für den Ar- beitsalltag und er gibt an ihn sein eigenes Wissen weiter. Personengebundenes implizi- tes Wissen wird auf diese Weise in explizites, von Personen unabhängiges Wissen um- gewandelt. 2. Bisherige Aktivitäten Mentoring als Instrument der Personalentwicklung wird bei der Stadtverwaltung Bornheim bisher noch nicht angewandt. 3. Handlungsbedarf Im Zusammenhang mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte kann Mentoring als hilfreiches und wirksames Instrument eingesetzt werden. Mentoring ist ein „On-the-Job-Training“. Der Mentee profitiert dabei von der Be- rufs- und Lebenserfahrung des Mentors, indem er zum Beispiel lernt, welches Verhalten in Besprechungen angemessen und erfolgversprechend ist oder welche persönlichen Fähigkeiten zur Erreichung bestimmter Ziele noch weiterentwickelt werden können. Auch der Mentor profitiert von dieser Beziehung: Durch die Auseinandersetzung mit dem Mentee entstehen neue Perspektiven, die Reflexion des eigenen Werdegangs wird angeregt und Führungs- sowie Kommunikationskompetenzen werden gestärkt. 4. Maßnahmen Ein Mentoringkonzept wird bei der Stadtverwaltung Bornheim eingeführt. . 8 Quelle: www.wikipedia.de http://de.wikipedia.org/wiki/Wissenstransfer http://de.wikipedia.org/wiki/Wissen http://de.wikipedia.org/wiki/Erfahrungswissen 38 12. Wissensmanagement 1. Zielsetzung Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. „Der gezielte Umgang mit der Res- source Wissen wird immer mehr zu einem Erfolgsfaktor für Unternehmen und öffentli- che Verwaltungen. Dies setzt einen Wandel in den Denk- und Arbeitsweisen sowie der "Kultur" im Unternehmen voraus. Entsprechende Methoden und Werkzeuge für das Wissensmanagement sind mittlerweile in vielfältiger Weise verfügbar, allerdings vielfach noch als unmittelbare Forschungsergebnisse und damit in einer Form, die für einen Einsatz in der täglichen Praxis gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen wie auch in öffentlichen Verwaltungen nicht oder nur bedingt geeignet ist9.“ Das angesammelte Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim ist kostbar und soll dauerhaft erhalten bleiben, leicht zugängig gemacht werden und jederzeit abrufbar sein. Die Sicherung von vorhandenem Wissen und der Wissenstransfer spielen im Wissensmanagement eine wichtige Rolle. „Wissen ist in ei- nem dienstleistungsorientierten Sektor wie der Kommunalverwaltung ein zentraler Pro- duktionsfaktor und zählt damit zu den wertvollsten Ressourcen. Aus einer gezielten Nutzung gespeicherter Informationen resultiert eine zunehmende Verbesserung von Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit der Kommunen“10. 2. Bisherige Aktivitäten Die Einführung eines strukturierten Wissensmanagements bei der Stadtverwaltung Bornheim wird derzeit geprüft. 3. Handlungsbedarf Die Personalentwicklung lebt vom Gedanken des „Ownerships“, das heißt eine wirklich nachhaltige Kompetenzentwicklung kann ohne das Anknüpfen an die Wissens- und Erfahrungsstände und die Erwartungen der Betroffenen kaum gelingen. Die Einführung eines Wissensmanagements sichert kostbares Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterwissen. Instrumente des Wissensmanagements zur Bewahrung von vorhandenem Wissen können beispielsweise die Nutzung von Netzwerken, der Ausbau des Intranets, Projekt- oder Wissensdatenbanken sein. Wissensmanagement ist ebenfalls ein Teilbereich der Organisation und des Prozessmanagements und mit der Personalentwicklung eng verzahnt. 9 Zitat aus der Broschüre „Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen und öffentlicher Verwaltung – Ein Leitfaden“ bmwi (Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie) 10 Zitat KGSt-Homepage zum Projekt "Wissen optimal managen!" 39 4. Maßnahmen Methoden und Instrumente, die bei der Wissensbewahrung und Wissensverteilung innerhalb der Stadtverwaltung Bornheim helfen können, werden geprüft. 40 13. Betriebliches Gesundheitsmanagement 1. Zielsetzung Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim sind die wichtigste Ressource der Stadtverwaltung. Diese Ressource gilt es zu fördern und zu schützen. Als Folgen des immer schneller fortschreitenden Wandels können bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zunehmend Motivationsverlust oder arbeitsbedingte Erkrankungen auf- treten. Durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement kann dem entgegengewirkt werden. 2. Bisherige Aktivitäten Ein betriebliches Gesundheitsmanagement bei der Stadtverwaltung Bornheim ist eingebracht. Bei der Stadtverwaltung Bornheim erfolgen regelmäßig Untersuchungen des amtsärztlichen Dienstes. In Zusammenarbeit mit dem Personalrat der Stadt- verwaltung Bornheim, mit Unterstützung der ortsansässigen Krankenkassen sowie weiterer Fachreferenten und Organisationen wurde im September 2010 der erste Gesundheitstag für alle Beschäftigten der Stadtverwaltung Bornheim durchgeführt. Die Veranstaltung wurde von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sehr gut angenommen. Daher ist der Gesundheitstag für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim als fester Bestandteil der betrieblichen Gesundheitsförderung etabliert und wird seitdem im zweijährigen Rhythmus angeboten. Arbeitsschutzrechtlich erforderliche Maßnahmen, wie Gefährdungsabschätzungen an Arbeitsplätzen, werden sukzessive durchgeführt. Die Stadt Bornheim hat hier einen hohen Qualitätsstand erreicht. 2014 beteiligte sich die Stadtverwaltung Bornheim am EU-geförderten Xenos-Projekt „Interkulturelles betriebliches Age- und Gesundheitsmanagement“. Durchgeführt wur- den mehrere Seminare zu den Themen „Gesundheitsgerechte Gestaltung von Bild- schirmarbeitsplätzen“ und „Umgang mit Stress im Arbeitsalltag“. Ausgehend von den Erkenntnissen der gesetzlichen Krankenkassen, dass sich seit ca. 10 Jahren die Krank- schreibungen wegen psychischer Belastungen dramatisch erhöhen und das inzwischen jeder zweite Arbeitnehmer „Rücken“ hat, also über Beschwerden des Haltungs- und Bewegungsapparates klagt, sind beide Themen auch für die Stadtverwaltung von hoher Bedeutung. In diesen Seminaren wurde die Bandbreite der persönlichen Möglichkeiten für gesündere Verhaltensweisen aufgezeigt (durch Haltung und Bewegung bzw. Stress- reduzierung und Entspannung). Auch diese Veranstaltungen wurden von den Mitarbei- terinnen und Mitarbeitern sehr gut angenommen. 3. Handlungsbedarf Die Sicherung der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt- verwaltung Bornheim als wichtiger Faktor der Produktivität der Kommunalverwaltung erfordert ein umfangreiches innerbetriebliches Angebot für den Erhalt und die Stärkung der Leistungskraft und der Gesundheit. Dieser Aspekt hat eine besondere Bedeutung 41 im Rahmen des demografischen Wandels. Das Angebot der präventiven Maßnahmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim soll weiterhin ausgebaut werden. Derzeit werden weitere Maßnahmen geprüft. Dem Thema „Stressbewältigung“ kommt in Bezug auf die Produktivität der Kommunal- verwaltung sehr große Bedeutung zu. Ein Übermaß an Stress geht mit erheblichen Problemen einher, wie einer Häufung von Fehlern, einer geringeren Produktivität und letztlich einem erheblichen Anstieg der Fehlzeiten, vor allem wegen des steigenden Durchschnittsalters. Vor diesem Hintergrund kommt dem Thema „Gesundheitsmanagement“ im Rahmen der Personalführung eine besondere Bedeutung zu. Letztlich kann nur über die Führungs- kräfte eine Weichenstellung hin zu einer gesundheitsbewussten (und damit leistungsfä- higen) Organisation erfolgen. 4. Maßnahmen Regelmäßig werden Maßnahmen zur Gesundheitsprävention und Gesundheitsförderung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim durchgeführt. Darüber hinaus wird die Führungsebene der Stadtverwaltung einbezogen, um das Thema „Gesundheit“ im Bereich der Managementaufgaben zu etablieren. 42 14. Berufsrückkehrer nach Urlaub oder Krankheit 1. Zielsetzung Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung Bornheim, die nach längerem Urlaub (z.B. Elternzeit) oder längerer Erkrankung, wieder ihren Dienst aufnehmen, soll der Wiedereinstieg in den beruflichen Alltag vereinfacht werden. 2. Bisherige Aktivitäten a. Wiedereinstieg nach Elternzeiten, Beurlaubung oder längerfristiger Abordnung Während ihrer Abwesenheit werden beurlaubte, abgeordnete oder in Elternzeit befindli- che Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim möglichst in aktuel- le Informationen eingebunden und zu Veranstaltungen eingeladen. Gerade die elektro- nischen Möglichkeiten bieten hier neue Chancen. Gleichzeitig wird ihnen die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen zum Wissenserhalt ermöglicht. Stellenausschreibungen werden auch an die abwesenden Beschäftigten kommuniziert. Rechtzeitig vor absehba- rer Rückkehr erörtert die Personalabteilung als Maßnahme der individuellen Betreuung mit den Betroffenen die künftigen Verwendungsmöglichkeiten und die entsprechenden Maßnahmen zur Einarbeitung. b. Wiedereinstieg nach Erkrankungen mit Arbeitsunfähigkeit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim, die aufgrund einer län- ger andauernden Erkrankung arbeitsunfähig geworden sind, werden bei der Rückkehr in den Arbeitsprozess aktiv begleitet und unterstützt. Ziel ist ein möglichst vollständiger Wiedereinstieg in das Berufsleben. Zur Vorbereitung dieses speziellen Verfahrens so- wie allgemein im Rahmen der Gesundheitsförderung sieht das Sozialgesetzbuch (§ 84 Abs.2 SGB IX) ein Eingliederungsmanagement vor. Die Betroffenen entscheiden dabei selbst, ob und mit wem (Personalabteilung, Vorgesetzter, Interessenvertretung oder ei- ner anderen Person des Vertrauens) sie ein Gespräch führen wollen. 3. Handlungsbedarf Abwesenheiten vom Arbeitsplatz können schnell zu beruflichen Problemen führen. Ar- beitsinhalte und Arbeitsabläufe verändern sich sehr schnell. Dies erschwert die Rück- kehr in den Beruf. Betroffen sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise in der Elternzeit oder in einer Beurlaubung zur Kindererziehung, aber auch Langzeiterkrankte, 43 die nach einer längeren Zeit wieder den Einstieg in den Beruf finden müssen. Erfahrun- gen in vielen Bereichen des öffentlichen Dienstes zeigen, dass gezielte Wiedereinglie- derungshilfen die Rückkehr wesentlich erleichtern können. Enttäuschungen, Misserfol- ge und vor allem Benachteiligungen werden so vermieden. 4. Maßnahmen Erstellung eines Konzeptes zur Wiedereingliederung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nach längerer Abwesenheit in den Beruf zurückkehren. Berufsrückkehrer nehmen kontinuierlich an Fortbildungsmaßnahmen teil. Beurlaubte oder über einen längeren Zeitraum erkrankte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden regelmäßig betreut und mit aktuellen Informationen der Stadtverwaltung Bornheim versorgt. 44 Anlagen: - Schaubild „ Träger der Personalentwicklung“ - Leitbild der Stadtverwaltung Bornheim (Auszug aus der allgemeinen Geschäfts- anweisung der Stadt Bornheim) - Schaubild „Altersaufbau der Stadtverwaltung Bornheim“ - Durchschnittsalter der Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim (Stand 04/2014) - Schaubild „Rentenfluktuation Stadtverwaltung Bornheim“ - Schaubild „Rentenfluktuation Kindertageseinrichtungen“ - Schaubild „Fluktuation Stadtverwaltung Bornheim 2013- 2033 Simulation“ - Schaubild „Die 18 Funktionen der Personalentwicklung“ nach Arnold - Schaubilder „Fortbildungskosten pro Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, „Teilnah- me an Fortbildung“, „Gesamtkosten für Fortbildung“ - Krankenstatistik 2011 - Krankenstatistik 2012 - Schaubild Gleichstellung „Tarifbeschäftigte geschlechterspezifisch“ - Schaubild Gleichstellung „Beamte geschlechterspezifisch“ - Schaubild Gleichstellung „Tarifbeschäftigte Sozial- und Erziehungsdienst ge- schlechterspezifisch“ - Schaubild Gleichstellung „Geschäftsbereichsleitungen geschlechter-spezifisch“ - Schaubild Gleichstellung „Stellvertretende Geschäftsbereichsleitungen ge- schlechterspezifisch“ - Schaubild Gleichstellung „Fachbereichsleitungen geschlechterspezifisch“ - Schaubild Gleichstellung „Stellvertretende Fachbereichsleitungen geschlechter- spezifisch“ - Grundsätze zur Personalauswahl in KITAS 45 46 Auszug aus der Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim 1.1 Leitbild und Normenzweck „Die Stadtverwaltung Bornheim versteht sich als kundenorientiertes Dienstleistungsun- ternehmen. Ziel ist die möglichst zeitnahe und wirtschaftliche Erstellung der nachgefragten Leistun- gen unter Beachtung der anzuwendenden Rechtsnormen und der Zielsetzungen sei- tens des Rates der Stadt Bornheim. Die Allgemeine Geschäftsanweisung (AGA) regelt den allgemeinen Dienstbetrieb und den Geschäftsgang bei der Stadtverwaltung Bornheim und dokumentiert somit die Qua- litätsansprüche, die mit der Leistungserstellung verbunden sind.“ Leitbild der Stadtverwaltung Bornheim (Auszug aus der „Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Bornheim“) 47 48 Durchschnittsalter der Mitarbeiter der Stadtverwaltung Bornheim (Stand 04/2014) Durchschnittsalter Gesamt 45,25 FB 1 43,81 FB 2 45,17 FB 3 46,36 FB 4 43,14 FB 5 57,17 FB 6 46,81 FB 7 47,38 FB 8 60,67 FB 9 48,44 FB 10 49,60 Azubi 20,33 KITA 44,73 49 50 51 52 Abb.: Die 18 Funktionen und Berufsrollen der Personalentwicklung (Prof. Arnold) 53 * Der anteilige Wert des Jahres 2013 wird fortgeschrieben. * Der anteilige Wert des Jahres 2013 wird fortgeschrieben. * Der anteilige Wert des Jahres 2013 wird fortgeschrieben. 54 55 Schaubild Gleichstellung „Tarifbeschäftigte geschlechterspezifisch“ 56 Schaubild Gleichstellung „Tarifbeschäftigte geschlechterspezifisch“ Schaubild Gleichstellung „Beamte geschlechterspezifisch“ 57 Schaubild Gleichstellung „Tarifbeschäftigte des Sozial- und Erziehungsdienstes“ Abb.: Übersicht „Geschäftsbereichsleitungen“ 58 Abb.: Übersicht„Stellvertretende Geschäftsbereichsleitungen“ Abb.: Übersicht „Fachbereichsleitungen“ 59 Abb.: Übersicht „Stellvertretende Fachbereichsleitungen“ 60 6 / ( 0 1 /2 0 0 8 ) Grundsätze zur Personalauswahl in KITAS Stand 22.02.2013 61 1 Steuerungsunterstützung und zentrale Dienste Verfahrensablauf von Stellenbesetzungen in den städtischen Kindertageseinrichtungen 62 Präambel: Ziel dieser Dienstregelung ist die verfahrenssichernde Festlegung von Grundsätzen für die Auswahl fachlich und persönlich geeigneter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens in den Kindertageseinrichtungen. Fachliche Standards im Rahmen Vorstellungsgespräche (VG) Kindertagesein- richtungen ƒ Die Fachberatung schickt die jeweils aktuelle Fassung des „Gesprächsleitfadens“ im Vorfeld der Vorstellungsgespräche an alle Beteiligten (spätestens zwei Tage vorher). ƒ Die beteiligten Leitungen haben sich im Vorfeld mit dem jeweiligen Gesprächsleit- faden vertraut zu machen (flüssiger Gesprächsverlauf). ƒ Vortreffen des Gremiums spät.15 Min. vor Beginn der Vorstellungsgespräche für: - Vorbereitung - Letzte Absprachen, Besonderheiten - Bewerbungseinsicht - Moderations- und Protokollabsprachen etc. ƒ Fachlicher Teil der VG wird funktionsbezogen (Leitung Einrichtung =L, Ge- schäftsbereichsleiter = GL/ Fachkraft = FK, Ergänzungskraft = EK) und anhand aktueller Leitfragen durchgeführt. ƒ Fachliche Moderation sowie Protokollführung wird von der Fachberatung durch- geführt. ƒ Die Leitung der Vorstellungsgespräche obliegt FB 1. ƒ Im Anschluss an das oder die Bewerbergespräche trifft das Gremium eine ab- schließende Grundsatzentscheidung über die Geeignetheit jedes Bewerbers (ge- eignet/nicht geeignet). Dieses Ergebnis muss vom Protokollführer im Protokoll do- kumentiert werden. Die Gründe der Nichteignung müssen im Protokoll in Stich- punkten objektiv, nachvollziehbar dargestellt sein (AGG, Allgemeines Gleichbe- handlungsgesetz). ƒ Ein Kontakt mit der KITA vor Ort ist nur zulässig, wenn Bewerber dieses aus- drücklich wünschen. Die grundsätzliche Personalentscheidung und –auswahl muss jedoch im Vorfeld bereits getroffen worden sein. ƒ Im Falle des in Frage Kommens mehrerer Stellenzuordnungen für einen Bewer- ber sind bei der einrichtungsspezifischen Zuordnung sowohl fachliche Kriterien und Wünsche der Bewerber zu berücksichtigen, als auch Kriterien nach folgender Priorität ausschlaggebend: Verfahrensablauf von Stellenbesetzungen in den städtischen Kindertageseinrichtungen 63 1. Anzahl der unbesetzten Stellen in einer Einrichtung/einer Gruppe (höchste Anzahl unbesetzter Stellen ist vorrangig zu versorgen!) 2. „Wichtigkeit“ der Funktion (Gruppenleitung vorrangig) 3. Zeitraum der Nichtbesetzung einer Stelle (je länger desto dringlicher) 4. Stundenumfang der Stellen (höherer Umfang vorrangig) 5. individuelle Dringlichkeit/ Situation einer Einrichtung ƒ Zusätzliche, neue Stellen im Rahmen der KiBiz-Revision sind zunächst nachran- gig zu besetzen, wenn parallel offene Stellen für erforderliche Mindestbesetzun- gen bestehen. ƒ Kommt das Gremium bzgl. der Zuordnung eines Bewerbers für mehrere offene Stellen nicht zu einem einstimmigen Beschluss, dann entscheidet FB 1 im Be- nehmen mit FB 4 in einem kurzfristig anzusetzenden Termin. ƒ Geringe Teilzeitbeschäftigungen (unter 15 Wochenstunden) sollten wenn möglich grundsätzlich vermieden werden, da eine Bindungsqualität zwischen ErzieherIn und Kind sonst kaum erreicht werden kann sowie eine Teamintegration erschwert wird (Fachempfehlung des Landesjugendamtes = LJA). ƒ Nach den Empfehlungen des LVR ist bei der Stellenbesetzung ebenso darauf hinzuwirken, dass mind. eine der päd. Fachkräfte einer Gruppe in Vollzeit be- schäftigt ist. Insbesondere in den U3-Gruppen II und I wird dies als fachlich erfor- derlich angesehen. ƒ Die jeweils aktuelle Fassung der Personalvereinbarung (PV) zum KiBiz und ent- sprechende Ausführungsbestimmungen sind Grundlage der fachlichen Entschei- dung. Die Inhalte der PV sowie die entsprechende Ergänzungsvereinbarung sind als Anlagen dem Leitfaden zu entnehmen und werden in den Gesprächen als be- kannt vorausgesetzt. ƒ Abweichungenvon der PV sowie Entscheidungen, die in der PV nicht geregelt sind, müssen im Rahmen der Betriebserlaubnis zunächst durch den GB 4.2 mit dem LJA abgeklärt werden (Bsp. mögliche Einstellung einer Sozialassistentin, Kinderkrankenschwester in Gruppenform III etc.). ƒ Einsatz/Zuordnung von Kinderkrankenschwestern ist bei Stellenbesetzungen grundsätzlich nur in U3-Gruppen (mit erhöhtem Pflegebedarf) und hier in folgen- der Rangfolge vorzusehen: vorrangig Gruppe II, nachrangig Gruppe I. Nur in Ausnahmefällen ist der Einsatz in Gruppenform III möglich, ebenso die An- rechnung als Fachkraft (vorbehaltlich Zustimmung des LVR im Einzelfall). Ein Ausnahmefall tritt dann ein, wenn keine fachlich adäquate Besetzung erfolgen kann oder nicht absehbar ist. Verfahrensablauf von Stellenbesetzungen in den städtischen Kindertageseinrichtungen 64 ƒ Die Neueinstellung von Ergänzungskräften ist grundsätzlich nur für Stellen in Ü3- Gruppenform III möglich, in U3-Gruppen nur: - im Rahmen der zusätzlichen KiBiz-Revisionsstunden - mit nachgewiesener U3-Zusatzqualifizierung von mind. 160 Std. (aber hier nur bis max. zur Hälfte der im KiBiz-Rechner ausgewiesenen FK- Stunden möglich ). Die o.g. Standards basieren auf: - AGG, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz - Personalvereinbarung sowie Ergänzungsvereinbarung zum KiBiz (im Leitfaden unter „allgemeine Anlagen“) - Fachempfehlungen LVR Protokollnotiz aus Erörterungsgespräch: "Bürgermeister und Personalrat sind sich einig, dass grundsätzlich geeigne- te Bewerberinnen/ Bewerber eingestellt werden sollen." Ablauf (chronologisch) To Do (konkreter Arbeitsschritt) wann? Von wem? 65 • Freie Stellen durch: A) Nachbesetzung B) Neubesetzung (KiBiz) • ggf. Klärung der Modalitäten für Stel- lenausschreibung (Stellennummer, Stundenumfang, Befristung, ggf. Ver- änderungen etc.) im Vorfeld der Aus- schreibung • Im Vorfeld KiBiz- Berechnung inkl. Entwicklung möglicher Perspektiven/ Personalmaßnahmen in Zusammenarbeit mit Leitung und GBL • Entscheidung über Personalmaßnahmen in monatlichen Runden GB 4.2/FB1 • Mitteilung an Kindertageseinrichtung monatliche Run- den FB1/FB4 (i.d.R. 1. Montag im Monat) nach JHA Be- schluss bis 31.03. nach KiBiz- Be- rechnung in nächster monatl. Abstimmungs- runde monatliche Run- den 4.2/FB1 (GBL, Fachbera- tung, SB ) SB 4.2 monatliche Runden GB 4.2/FB1 (GBL, Fachberatung, SB) • Ggf. Begründung der Teilbar- keit/Nichtteilbarkeit bei Teil- zeitstellen • Begründung erstellen unter fachlichen Ge- sichtspunkten und bei Abweichung vom Grundsatzkatalog; im Anschluss Weiterlei- tung zur fachlichen Vorprüfung an Frau Fachberatung unmittelbar nach bekannt werden von freien/neuen Stellen (vor Stel- lenausschrei bung) KITA-Leitung • Fachliche Vorprüfung der Be- gründung u. Weiterleitung an FB1 zur Vorlage über BM an PR • Fachliche Vorprüfung, ggf. Rückfragen klären und/oder Formulierungshilfen; Nach Prüfung Weiterleitung mit fachlichem o.k. an FB 1 Kurzfristig nach Eingang Be- gründung, spät. innerhalb einer Woche nach Eingang Fachberatung an FB 1; FB 1 über BM an PR Ablauf (chronologisch) To Do (konkreter Arbeitsschritt) wann? Von wem? 2 • Stellenausschreibung • Stellenausschreibung intern • Stellenausschreibung extern: - städtische Internetseite - Presse - Internetportale Ausschreibungsfrist: 2 Wochen Unmittelbar nach bekannt werden und Abstimmung FB 1 • Terminierung Vorstellungsgespräche • Terminierung Vorstellungsgespräche spätestens 2 Wochen nach Ende der Be- werbungsfrist FB 1 • Eingang Bewerbungen nach Ausschreibung und/oder parallel fortlaufend Bewerberpool (Initiativbewerbungen) • Erfassung, Eingangsbestätigung durch FB 1 und Weiterleitung an GB 4.2/ Fachberatung zur Vorbewertung Sofort nach Eingang, spätes- tens 1 Tag nach Ablauf der Be- werbungsfrist FB1 • Sichtung und fachliche Vorbewertung/Auswahl im GB 4.2 • Sichtung Bewerbung und fachliche Vorbewer- tung und –auswahl mittels Erfassungsbogen Fachberatung (Originalbewerbung mit Bewer- tungsblatt im Original zurück an FB 1, Kopie Bewertungsblatt verbleibt im GB 4.2/Fachberatung) spätestens 1 Woche nach Ab- lauf Bewer- bungsfrist Fachberatung • Weiterer Verlauf der Bewerbung • Bewerbung wird im FB 1 nach Maßgabe GB 4.2 „einsortiert“ bzw. zur Einsicht bereitgehalten FB 1 • Entscheidung über Anzahl Bewerber für Vorstel- lungsgespräche • Entscheidung über Anzahl einzuladender Bewerber für die Vorstellungsgespräche inkl. nachrückender Alternativen (richtet sich u. a. nach Anzahl der Stellen) FB1, Fachbe- ratung 3 Ablauf (chronologisch) To Do (konkreter Arbeitsschritt) wann? Von wem? Vorstellungsgespräche: • Vorschlag für konkrete Auswahl externer Bewerber • Vorauswahl von Externen anhand der von Frau Fachberatung vorausgewählten Bewer- bern (Bewertungsbogen zunächst „gut“ bis „Durchschnitt“ zu berücksichtigen) • Meldung der Vorauswahl an FB 1 Gemeinsamer Termin Leitungen im FB1 spät. 1 Woche nach Ende Bewer- bungsfrist sofort KITA-Leitungen • Entscheidung über Personenkreis • Konkrete Auswahl Unmittelbar nach Vorauswahl FB 1 mit Fachberatung • Kontaktaufnahme mit Bewerbern (ggf. auch schon zu einem frühe- ren Zeitpunkt) • Telefon. Kontaktaufnahme mit Bewerbern im Vorfeld (insbes. bei nicht mehr ganz aktuellen Bewerbungen): - Aktualität, Interesse u. Erscheinen VG erfragen - ggf. Rahmenbedingungen abklären - Termin Vorstellungsgespräch mündlich ankündigen unmittelbar nach Auswahl der Bewerber bzw. im Vorfeld der Bewerberaus- wahl FB 1 • Koordination und Planung Vorstellungsgespräche • Anschreiben Bewerber, Zeitplan, ggf. Raumorganisation, Einladung an alle Beteiligten Unmittelbar nach Auswahl und Te- lefonkontakt FB 1 • Inhaltlicher Ablauf • Weiterleitung des Gesprächsleitfadens an alle Beteiligten Rechtzeitig im Vorfeld der VG Fachberatung • Durchführung der Vorstel- lungsgespräche anhand Gesprächsleitfaden und nach den Standards in der ergänzenden Anlage 1 • Teilnahme Personenkreis (s. rechts) • Gesprächs- u. Protokollführung fachlicher Teil durch Fachberatung FB1, PR, Gleichstellung, KITA-Leitung(en), Fachberatung (i.V. GBL), bei Leitung: GBL 4 Ablauf (chronologisch) To Do (konkreter Arbeitsschritt) wann? Von wem? Auswahl: • Beratung und Entscheidung im Gremium Im Anschluss an Gespräche Gremium • Mitteilung an PR • Schriftliche Vorlage für nächste PR-Sitzung Unmittelbar nach Entscheidung FB 1 über BM • Stellenzusage an Bewerber • Zunächst telefonische Rückmeldung an zukünftige neue Mitarbeiter unmittelbar nach Zustimmung PR FB1 • ggf. persönlicher Kontakt zur Einrichtung (nur auf Wunsch der Bewerber) • Im Anschluss in entsprechender Kita innerhalb einer Woche nach Zustimmung PR KITA-Leitung • Mitteilung über Neueinstellung oder Personalveränderung durch FB1 • Mitteilung über Neueinstellung, Personal- veränderung für Erstellung Personalbogen und/oder Mitteilung an LVR, Eingabe in Lis- ten etc. Unmittelbar nach Zustimmung PR FB 1 an SB GB 4.2 • Verwaltungstätigkeiten i.V. mit Neueinstellung oder Personal- veränderung • Erstellung Personalbogen, Mitteilung an LVR, Eingabe in Listen etc. kurzfristig SB GB 4.2 5 Ablauf (chronologisch) To Do (konkreter Arbeitsschritt) wann? Von wem? Folgemaßnahmen: • Bewerbungen, die grundsätzlich geeignet sind (Ergebnis der VG), aber für konkrete Stelle nicht ein- gestellt werden (können) • Bewerbungen werden bei FB1 zentral vorgehalten FB 1 • Folge-Ausschreibung/en • Erneute Ausschreibung infolge nicht/ vollständig besetzter Stellen 4 – 6 Wochen FB 1 Regelmäßig : • fachliche Ausgestaltung der VG • Erstellung u. regelmäßige Überarbeitung eines Gesprächsleitfadens (bzw. –konzeptes) zur Si- cherstellung der Gleichbehandlung, Überprü- fung der fachlichen Eignung u. gleichzeitig Vor- druck zur Protokollanfertigung regelmäßig Fachberatung ggf. in fachlicher Kooperation mit Leitungen 1 Steuerungsunterstützung und zentrale Dienste Verfahrensablauf bei Stellennachbesetzungen in städt. Kindertageseinrichtungen Übersicht zum zeitlichen Ablauf Mitteilung KITA-Leitung oder KiBiz-Ergebnis (einschließlich Anfertigung Begründung Stel- lenteilung) bis Anforderung Personal durch GB 4.2 bei FB 1 (Stellenausschreibung) 1 Woche Vorlage FB 1 Stellenausschreibung über BM an PR 1 Woche Ausschreibungsfrist 2 Wochen Auswahl Bewerber nach Ablauf der Bewerbungsfrist bis Vorstellungsgespräch 2 Wochen Mitwirkung PR bei Einstellung max. 2 Wochen Einstellung des Bewerbers nach Verfügbarkeit Mindestdauer Auswahl-/ Einstellungsverfahren ca. 8 bis 9 Wochen

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Dienstliche Beurteilung Name Akademischer Grad Amtsbezeichnung Geboren am Geboren in Wohnung Familienstand Zahl und Geburtsjahr der Kinder Bisherige Dienstlaufbahn (Ernennungen und Versetzungen) Datum Art der Maßnahme Bisherige Arbeitsgebiete Von Bis Art der Beschäftigung In der Behörde seit Anlass der Beurteilung Beurteilungszeitraum Lehrgänge und Prüfungen in der Berichtszeit A. körperliches Leistungsvermögen (gleichbleibend, schwankend, leicht ermüdbar, normales Durchalte-vermögen, stark belastbar, Beeinträch-tigung der Leistungsfähigkeit durch Krankheiten und Körperschäden) B. Geistige Fähigkeiten 1. Geistige Regsamkeit (aufgeschlossen, interessiert, lern-begierig, denkt selbständig, schwer-fällig, träge, umständlich, Wirrkopf) 2. Auffassungsgabe (begreift schnell, Blick für das Wesent-liche, erfasst schwierige Zusammen-hänge, begreift nur langsam) 3. Urteilsfähigkeit (sicher und klar im Urteil, bestimmt, logisch, unselbständig, hat Anleitung nötig, wankelmütig) 4. Entschlusskraft (entschlussfreudig, stark gehemmt, schwankend) 5. Ausdrucksfähigkeit -mündlicher Vortrag (klar, gewandt, erschöpfend, überlegt, sicher, präzise) -schriftliche Ausdrucksweise (sicher in der Formulierung und im Ausdruck, unsicher, Rechtschreib-fehler) 6. Organisatorische Befähigung (entwickelt eigene Gedanken, klare Planung, geschickte Durchführung, keine oder unbrauchbare Vorschläge, wenig praktisch, planlose oder ungeschickte Durchführung von Auf- Gaben) C. Charakterliche Veranlagung (gewissenhaft, pünktlich, ordnungs-liebend, tolerant, ehrlich, offen, selbst-kritisch, gründlich, diszipliniert, taktvoll, uneigennützig, empfindlich, launisch, oberflächlich, unzuverlässig, lässt sich gehen) D. Fachkenntnisse und Leistungen 1. Fachkenntnisse auf übertragenem Aufgaben-gebiet (beherrschen der gesetzlichen Bestimmungen, Umfang der Fach-kenntnisse, z.B. umfangreich, lücken-haft) 2. Arbeitsbereitschaft und Pflichtgefühl (interessiert, eifrig, pflichtbewusst, gewissenhaft, volle Hingabe an die Sache, besonders belastbar, gleich-gültig, bequem, unzuverlässig, braucht Anstoß, wenig Initiative, Belastungen nicht gewachsen) 3. Arbeitsergebnis (ausreichend, sorgfältig, fehlerfrei, schafft viel, wenig sorgfältig, fehlerhaft, häufig Rückstände, schafft wenig) E. Umgang mit Menschen 1. mit der Bevölkerung (höflich, geschickt, wendig, sicher im Auftreten, unsicher, unbeholfen, abweisend, findet nicht immer den richtigen Ton) 2. mit Mitarbeitern (umgänglich, hilfsbereit, verträglich, unbeliebt, findet schwer Kontakt, reizbar, verschlossen) 3. mit Vorgesetzten (frei, offen, korrekt, selbstbewusst, herausfordernd, anmaßend, eigen-willig, wenig belehrbar, leicht gekränkt, streberhaft, eigensinnig) 4. Eignung zum Vorgesetzten (kann sich behaupten, überzeugend, energisch und bestimmt, setzt sich durch, korrekt, verantwortungsfreudig, wenig überzeugend, leicht beeinfluss-bar, nachgiebig, oft schwankend, weich, lehnt Verantwortung ab, neigt zur Willkür) Besondere Bemerkungen Besondere Fähigkeiten (Lehrfähigkeit, Verwendung als Ausbilder, Sprachkenntnisse) Besonders schwierige persönliche oder wirtschaftliche Verhältnisse (z.B. Krankheiten in der Familie) Sonstiges (z.B. Versetzbarkeit, Gründe gegen eine Versetzung, Versetzungs-wünsche) Vorschlag für die weitere dienstliche Verwendung: Gesamturteil: (Mit dem Gesamturteil schließt die Beurteilung ab. Das Gesamturteil hat in sachlich abwägender Form ein umfassendes Bild von der Persönlichkeit und den Leistungen des Beamten zu vermitteln. Daneben muss aus der Gesamtbeurteilung hervorgehen, ob die Leistungen des Beamten „erheblich über dem Durchschnitt“, „über dem Durchschnitt“, „Durchschnitt“, „unter dem Durchschnitt“ oder „erheblich unter dem Durchschnitt“ sind.) Ort, Datum Unterschrift des Beurteilers Unterschrift des Beurteilten Unterschrift des Behördenleiters 1 1 Dienstliche Beurteilung Name Akademischer Grad Amtsbezeichnung Geboren am Geboren in Wohnung Familienstand Zahl und Geburtsjahr der Kinder Bisherige Dienstlaufbahn (Ernennungen und Versetzungen) Datum Art der Maßnahme Bisherige Arbeitsgebiete Von Bis Art der Beschäftigung In der Behörde seit Anlass der Beurteilung Beurteilungszeitraum Lehrgänge und Prüfungen in der Berichtszeit A. körperliches Leistungsvermögen (gleichbleibend, schwankend, leicht ermüdbar, normales Durchalte - vermögen, stark belastbar, Beeinträch - tigung der Leistungsfähigkeit durch Krankheiten und Körperschäden) B. Geistige Fähigkeiten 1. Geistige Regsamkeit (aufgeschlossen, interessiert, lern - begierig, denkt selbständig, schwer - fällig, träge, umständlich, Wirrkopf) 2. Auffassungsgabe (begreift schnell, Blick für das Wesent - liche, erfasst schwierige Zusammen - hänge, begreift nur langsam) 3. Urteilsfähigkeit 1 Dienstliche Beurteilung Name Akademischer Grad Amtsbezeichnung Geboren am Geboren in Wohnung Familienstand Zahl und Geburtsjahr der Kinder Bisherige Dienstlaufbahn (Ernennungen und Versetzungen) Datum Art der Maßnahme Bisherige Arbeitsgebiete Von Bis Art der Beschäftigung In der Behörde seit Anlass der Beurteilung Beurteilungszeitraum Lehrgänge und Prüfungen in der Berichtszeit A. körperliches Leistungsvermögen (gleichbleibend, schwankend, leicht ermüdbar, normales Durchalte - vermögen, stark belastbar, Beeinträch - tigung der Leistungsfähigkeit durch Krankheiten und Körperschäden) B. Geistige Fähigkeiten 1. Geistige Regsamkeit (aufgeschlossen, interessiert, lern - begierig, denkt selbständig, schwer - fällig, träge, umständlich, Wirrkopf) 2. Auffassungsgabe (begreift schnell, Blick für das Wesent - liche, erfasst schwierige Zusammen - hänge, begreift nur langsam) 3. Urteilsfähigkeit

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1 Stadt Bornheim · Postfach 1140 · 53308 Bornheim Ihr Zeichen / Ihr Schreiben vom Mein Zeichen / Mein Schreiben vom Datum . Herr/ Frau XY ./. Stadt Bornheim (bei Anwaltsschreiben) sonst (Ihr) Widerspruch vom ….. gegen Bescheid vom …… Sehr geehrte/r Herr/ Frau ….., auf Ihren Widerspruch vom ….. gegen meinen Bescheid vom/ auf den Widerspruch Ihres Mandan- ten/Ihrer Mandantin gegen meinen Bescheid vom …. ergeht folgender Widerspruchsbescheid: Zunächst der Tenor: 1. Der Widerspruch wird zurückgewiesen. 2. Die ihm im Widerspruchverfahren entstandenen Kosten trägt der Widerspruchsführer. (Ge- gebenenfalls: Die Zuziehung eines Bevollmächtigten im Widerspruchsverfahren wird als notwendig erachtet.) 3. Verwaltungsgebühren und Auslagen werden nicht erhoben. Zu 1. Es wird nicht unterschieden, ob der Widerspruch als unzulässig oder unbegründet zurückgewiesen wird. Besuchszeiten: Montag – Freitag 08.30 - 12.30 Uhr Mittwoch geschlossen Donnerstag 15.00 – 18.00 Uhr Telefonsprechzeiten: Mo, Di, Mi: 8.30 – 16,00 Uhr Do: 8.30 - 18.00 Uhr Fr.: 8.30 - 12.30 Uhr Rathausstraße 2 53332 Bornheim Internet: www.stadt-bornheim.de Wichtig: Nach § 73 Abs. 3 VwGO i.V. m. dem Verwal- tungszustellungsgesetz ist der Widerspruchsbescheid förmlich zuzustellen, also: Gegen Empfangsbekenntnis An die vertretungsberechtigte Kanzlei Frau Rechtsanwältin Adresse oder Mit Postzustellungsurkunde Herrn/ Frau XY Adresse 2 Achtung: Ist der Widerspruch begründet, ergeht kein Widerspruchsbescheid, sondern ein Abhilfebe- scheid. Zu 2. Nach § 73 Abs. 3 Satz 3 VwGO bestimmt der Widerspruchsbescheid auch, wer die Kosten trägt. (Bei teilweisem Erfolg des Widerspruchs anteilige Kostenentscheidung treffen) Zu 3. 15 Abs. 3 GebG NRW bzw. § 64 SGB X ist zu beachten! Entweder: Verwaltungsgebühren und Auslagen werden nicht erhoben (so bei gebührenfreien Aus- gangsbescheiden). Oder: Falls gebührenpflichtige Ausgangsbescheide angegriffen sind, sind Gebühren und Auslagen auch für den Widerspruchsbescheid zu erheben. Begründung: Innerhalb der Begründung ist strikt zu trennen zwischen Sachverhaltsdarstellung und recht- lichen Ausführungen. Der Sachverhalt sollte chronologisch aufgebaut werden und alle ent- scheidungserheblichen Angaben enthalten. Die rechtlichen Ausführungen müssen unterscheiden zwischen einem unzulässigen Wider- spruch und einem zulässigen, aber unbegründeten Widerspruch. Zu beginnen ist mit einem Satz dazu, warum die Stadt die für die Entscheidung über den Widerspruch zuständige Behörde ist. Wer zuständige Widerspruchsbehörde ist, ergibt sich aus § 73 Abs. 1 VwGO bzw. aus § 62 SGB X i.V.m. § 73 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3.Sodann muss die Frage beantwortet werden, ob der Widerspruch zulässig ist. Ist er form- und fristgerecht erhoben, folgen Ausführungen dazu, warum er unbegründet ist. Hier muss sich der/die Verfasser/in des Bescheides mit den Argumenten des Widerspruchs- führers in dessen Widerspruchsbegründung auseinandersetzen und darstellen, warum die- se nicht durchgreifen. Beispiel für einen unbegründeten Widerspruch 1. Am 15.10.2016 haben Sie durch persönliche Vorsprache im Bürgerbüro des Rathauses den Bezug einer Nebenwohnung in der X-Straße in Bornheim angemeldet. Ausweislich der mir vorgelegten Nachweise studieren Sie in Köln und beziehen Leistungen nach dem Berufsausbildungsförderungsgesetz (BaföG) in Höhe von 853 € monatlich (Höchstsatz). Die Nebenwohnung in Bornheim bewohnen Sie, laut Mietvertrag, in Wohngemeinschaft. Als Hauptwohnsitz haben Sie Ihr Kinderzimmer im elterlichen Haus in Bielefeld angegeben. Mit Bescheid vom 11.01.2017 wurden Sie zur Zweitwohnungssteuer veranlagt. Für den Zeitraum 01.11.2016 – 31.12.2016 wurden 36,00 € und für den Zeitraum 01.01.2017 – bis 31.12.2017 216,00 €, also insgesamt 252,00 € festgesetzt. 3 Gegen diesen Festsetzungsbescheid haben Sie mit Schreiben vom 25.01.2017 fristgerecht Wider- spruch eingelegt diesen im Wesentlichen und damit begründet, dass nach der gerichtlichen Ent- scheidung des VG Lüneburg – 5 A 118/2004 – von Studenten, die, wie Sie, keine Einkünfte haben und Leistungen nach dem Berufsausbildungsförderungsgesetz (BaföG) beziehen, keine Zweitwoh- nungssteuer verlangt werden könne, da dies im Widerspruch zum Grundgedanken der Leistungen nach dem BaföG stehe und die Steuer nur von denjenigen erhoben werden könne, die es sich leis- ten können, zwei Wohnsitze zu unterhalten. Ihr Zweitwohnsitz sei im Übrigen aber schon kein Zweitwohnsitz, weil ihr „Kinderzimmer im elterli- chen Haus keinen Erstwohnsitz, sondern nur einen Hauptwohnsitz darstellte. Außerdem halten Sie die Erhebung der Zweitwohnungssteuer Ihnen gegenüber für unbillig, jeden- falls könnten sie sie nicht zahlen. 2. Gemäß § 1 Abs. 1 KAG NRW i.V. m. § 73 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 der Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) bin ich für die Entscheidung über Ihren Widerspruch zuständig. Der form- und fristgerecht erhobene Widerspruch ist zulässig, aber unbegründet. Rechtsgrundlage für den Zweitwohnungssteuerbescheid vom 11.01.2017 ist die Satzung über die Erhebung einer Zweitwohnungssteuer in der Stadt Bornheim vom 15.11.2012 (im Folgenden „Sat- zung“ genannt). a. Nach § 1 der Satzung ist Gegenstand der Steuer das Innehaben einer Zweitwohnung im Stadtge- biet Bornheim. Zweitwohnung ist nach § 2 Abs. 1 jede Wohnung im Sinne des Absatzes 3, die entweder dem Ei- gentümer/der Eigentümerin, Hauptmieter/Hauptmieterin oder sonstigen Berechtigten als Neben- wohnung im Sinne des Meldegesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen dient, oder die der Eigentümer/die Eigentümerin, Hauptmieter/Hauptmieterin oder sonstige Berechtigte unmittelbar oder mittelbar ganz oder teilweise einem Dritten/einer Dritten entgeltlich oder unentgelt- lich überlässt und die diesem/dieser als Nebenwohnung im vorgenannten Sinne dient. Wohnung im Sinne der Satzung ist jeder umschlossene Raum, der zum Wohnen oder Schlafen be- nutzt wird (vgl. § 2 Abs. 3). Auch bei dem von Ihnen im elterlichen Haus bewohnten Kinderzimmer handelt es sich – entgegen Ihrer Auffassung - nach der vorgenannten Definition um eine Wohnung im Sinne der Satzung. Soweit Sie in Ihrem Widerspruch eine Entscheidung des VG Lüneburg zitieren, ist der dieser Ent- scheidung zugrunde liegende Sachverhalt nicht mit dem hier zu entscheidenden vergleichbar. Denn im vom VG Lüneburg zu entscheidenden Fall war in der kommunalen Satzung eine „Woh- nung“ definiert als „jede baulich abgeschlossene Gesamtheit von Räumen, die zum Wohnen oder Schlafen bestimmt ist, zu der eine Küche oder Kochgelegenheit sowie ein Bad oder eine Dusche gehören.“ Im entschiedenen Fall scheiterte die Erhebung der Zweitwohnungssteuer daher schon daran, dass das VG Lüneburg das Kinderzimmer, das die dortige Klägerin im Haus ihrer Mutter als Erstwohnsitz hatte, nicht als Hauptwohnung ansah. Anders liegt der Fall hier. „Wohnung“ im Sinne der Satzung der Stadt Bornheim ist jeder umschlos- sene Raum, der zum Wohnen oder Schlafen benutzt wird. Damit fällt nicht nur Ihr Kinderzimmer im Haus Ihrer Eltern in Bielefeld unter den Wohnungsbegriff i.S.d. § 2 Abs. 3 der Bornheimer Satzung, sondern Ihre in Bornheim mit mehreren gemeinsam be- wohnte Wohnung ist auch Zweitwohnung i. S. d. § 2 Abs. 1 Nr. 2 der Bornheimer Satzung. 4 b. Soweit Sie weiter geltend machen, dass Sie von der Zweitwohnungssteuerpflicht auszunehmen seien, weil Sie als Studentin Leistungen nach dem BAföG beziehen und die Erhebung der Steuer Ihnen gegenüber unbillig sei, greift auch dieses Argument nicht durch. Zwar ist es richtig, dass es in der Vergangenheit unterschiedlich lautende Urteile zu diesem Thema gab, in höchstrichterlicher Rechtsprechung hat das Bundesverwaltungsgericht in seinem Urteil vom 17.09.2008 – 9 C 14/07 – dann aber Folgendes ausgeführt: „Leistungsfähigkeit ist indiziert durch das Innehaben der Zweitwohnung. Bundesrecht, namentlich das Sozialstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 1 GG), gebietet es nicht, Studierende, die Leistungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) erhalten, generell von der Zahlung von Zweit- wohnungssteuer auszunehmen. (….)“ Das Bundesverwaltungsgericht hat weiter darauf hingewiesen, dass Gegenstand der Zweitwoh- nungssteuerpflicht der besondere Aufwand ist, der in Gestalt des Innehabens einer weiteren Woh- nung neben der Erstwohnung (Hauptwohnung) betrieben wird, und nicht das Einkommen, das hier- für eingesetzt wird. Am Vorliegen eines besonderen Aufwandes in diesem Sinne ändere nichts, wenn der Steuerpflichti- ge mit der Innehabung einer Zweitwohnung „über seine Verhältnisse lebt“, die Mittel hierfür von an- deren erhält oder ihm die Wohnung etwa von Verwandten unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird (vgl. BVerfG, Beschluss vom 6. Dezember 1983 a.a.O. S. 347 ff.). Auch könne keine Rede davon sein, dass eine an den besonderen Aufwand der Innehabung einer Zweitwohnung anknüpfende Besteuerung gegen den Gleichheitssatz oder das Sozialstaatsprinzip verstoßen könnte. Aus dieser Grundsatzentscheidung des Bundesverwaltungsgerichts ist sehr deutlich zu entnehmen, dass Studenten, die BaföG beziehen, nicht generell von der (Zweitwohnungs-)Steuerverpflichtung auszunehmen sind. c. Vor dem Hintergrund, dass Sie den Höchstsatz an Leistungen nach dem BAföG erhalten, sehe ich auch keine Möglichkeit, in Anwendung des § 13 der Satzung in Verbindung mit §§ 163, 227 Abga- benordnung (AO) wegen Vorliegens eines Billigkeitsgrundes von der Erhebung der Zweitwohnungs- steuer abzusehen. Ob die Voraussetzungen für eine Stundung der Steuerschuld vorliegen, müsste gesondert geprüft werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an die o.g. Sachbearbeiterin des Amtes für Finanzen. Die Kostenentscheidung nach § 73 Abs. 3 Satz 2 VwGO beruht auf § 80 Abs. 1 VwVfG NRW. Rechtsbehelfsbelehrung: Gegen diesen Bescheid können Sie innerhalb eines Monats nach seiner Zustellung Klage bei dem Verwaltungsgericht Köln, Appellhofplatz, 50667 Köln erheben Mit freundlichem Gruß Im Auftrag 1 Stadt Bornheim · Postfach 1140 · 53308 Bornheim Ihr Zeichen / Ihr Schreiben vom Mein Zeichen / Mein Schreiben vom Datum . Herr/ Frau XY ./. Stadt Bornheim (bei Anwaltsschreiben) sonst (Ihr) Widerspruch vom ….. gegen Bescheid vom …… Sehr geehrte/r Herr/ Frau ….., auf Ihren Widerspruch vom ….. gegen meinen Bescheid vom/ auf den Widerspruch Ihres Mandan- ten/Ihrer Mandantin gegen meinen Bescheid vom …. ergeht folgender Widerspruchsbescheid: Zunächst der Tenor: 1. Der Widerspruch wird zurückgewiesen. 2. Die ihm im Widerspruchverfahren entstandenen Kosten trägt der Widerspruchsführer. (Ge- gebenenfalls: Die Zuziehung eines Bevollmächtigten im Widerspruchsverfahren wird als notwendig erachtet.) 3. Verwaltungsgebühren und Auslagen werden nicht erhoben. Zu 1. Es wird nicht unterschieden, ob der Widerspruch als unzulässig oder unbegründet zurückgewiesen wird. Besuchszeiten: Montag – Freitag 08.30 - 12.30 Uhr Mittwoch geschlossen Donnerstag 15.00 – 18.00 Uhr Telefonsprechzeiten: Mo, Di, Mi: 8.30 – 16,00 Uhr Do: 8.30 - 18.00 Uhr Fr.: 8.30 - 12.30 Uhr Rathausstraße 2 53332 Bornheim Internet: www.stadt-bornheim.de Wichtig: Nach § 73 Abs. 3 VwGO i.V. m. dem Verwal- tungszustellungsgesetz ist der Widerspruchsbescheid förmlich zuzustellen, also: Gegen Empfangsbekenntnis An die vertretungsberechtigte Kanzlei Frau Rechtsanwältin Adresse oder Mit Postzustellungsurkunde Herrn/ Frau XY Adresse 2 Achtung: Ist der Widerspruch begründet, ergeht kein Widerspruchsbescheid, sondern ein Abhilfebe- scheid. Zu 2. Nach § 73 Abs. 3 Satz 3 VwGO bestimmt der Widerspruchsbescheid auch, wer die Kosten trägt. (Bei teilweisem Erfolg des Widerspruchs anteilige Kostenentscheidung treffen) Zu 3. 15 Abs. 3 GebG NRW bzw. § 64 SGB X ist zu beachten! Entweder: Verwaltungsgebühren und Auslagen werden nicht erhoben (so bei gebührenfreien Aus- gangsbescheiden). Oder: Falls gebührenpflichtige Ausgangsbescheide angegriffen sind, sind Gebühren und Auslagen auch für den Widerspruchsbescheid zu erheben. Begründung: Innerhalb der Begründung ist strikt zu trennen zwischen Sachverhaltsdarstellung und recht- lichen Ausführungen. Der Sachverhalt sollte chronologisch aufgebaut werden und alle ent- scheidungserheblichen Angaben enthalten. Die rechtlichen Ausführungen müssen unterscheiden zwischen einem unzulässigen Wider- spruch und einem zulässigen, aber unbegründeten Widerspruch. Zu beginnen ist mit einem Satz dazu, warum die Stadt die für die Entscheidung über den Widerspruch zuständige Behörde ist. Wer zuständige Widerspruchsbehörde ist, ergibt sich aus § 73 Abs. 1 VwGO bzw. aus § 62 SGB X i.V.m. § 73 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3.Sodann muss die Frage beantwortet werden, ob der Widerspruch zulässig ist. Ist er form- und fristgerecht erhoben, folgen Ausführungen dazu, warum er unbegründet ist. Hier muss sich der/die Verfasser/in des Bescheides mit den Argumenten des Widerspruchs- führers in dessen Widerspruchsbegründung auseinandersetzen und darstellen, warum die- se nicht durchgreifen. Beispiel für einen unbegründeten Widerspruch 1. Am 15.10.2016 haben Sie durch persönliche Vorsprache im Bürgerbüro des Rathauses den Bezug einer Nebenwohnung in der X-Straße in Bornheim angemeldet. Ausweislich der mir vorgelegten Nachweise studieren Sie in Köln und beziehen Leistungen nach dem Berufsausbildungsförderungsgesetz (BaföG) in Höhe von 853 € monatlich (Höchstsatz). Die Nebenwohnung in Bornheim bewohnen Sie, laut Mietvertrag, in Wohngemeinschaft. Als Hauptwohnsitz haben Sie Ihr Kinderzimmer im elterlichen Haus in Bielefeld angegeben. Mit Bescheid vom 11.01.2017 wurden Sie zur Zweitwohnungssteuer veranlagt. Für den Zeitraum 01.11.2016 – 31.12.2016 wurden 36,00 € und für den Zeitraum 01.01.2017 – bis 31.12.2017 216,00 €, also insgesamt 252,00 € festgesetzt. 3 Gegen diesen Festsetzungsbescheid haben Sie mit Schreiben vom 25.01.2017 fristgerecht Wider- spruch eingelegt diesen im Wesentlichen und damit begründet, dass nach der gerichtlichen Ent- scheidung des VG Lüneburg – 5 A 118/2004 – von Studenten, die, wie Sie, keine Einkünfte haben und Leistungen nach dem Berufsausbildungsförderungsgesetz (BaföG) beziehen, keine Zweitwoh- nungssteuer verlangt werden könne, da dies im Widerspruch zum Grundgedanken der Leistungen nach dem BaföG stehe und die Steuer nur von denjenigen erhoben werden könne, die es sich leis- ten können, zwei Wohnsitze zu unterhalten. Ihr Zweitwohnsitz sei im Übrigen aber schon kein Zweitwohnsitz, weil ihr „Kinderzimmer im elterli- chen Haus keinen Erstwohnsitz, sondern nur einen Hauptwohnsitz darstellte. Außerdem halten Sie die Erhebung der Zweitwohnungssteuer Ihnen gegenüber für unbillig, jeden- falls könnten sie sie nicht zahlen. 2. Gemäß § 1 Abs. 1 KAG NRW i.V. m. § 73 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 der Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) bin ich für die Entscheidung über Ihren Widerspruch zuständig. Der form- und fristgerecht erhobene Widerspruch ist zulässig, aber unbegründet. Rechtsgrundlage für den Zweitwohnungssteuerbescheid vom 11.01.2017 ist die Satzung über die Erhebung einer Zweitwohnungssteuer in der Stadt Bornheim vom 15.11.2012 (im Folgenden „Sat- zung“ genannt). a. Nach § 1 der Satzung ist Gegenstand der Steuer das Innehaben einer Zweitwohnung im Stadtge- biet Bornheim. Zweitwohnung ist nach § 2 Abs. 1 jede Wohnung im Sinne des Absatzes 3, die entweder dem Ei- gentümer/der Eigentümerin, Hauptmieter/Hauptmieterin oder sonstigen Berechtigten als Neben- wohnung im Sinne des Meldegesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen dient, oder die der Eigentümer/die Eigentümerin, Hauptmieter/Hauptmieterin oder sonstige Berechtigte unmittelbar oder mittelbar ganz oder teilweise einem Dritten/einer Dritten entgeltlich oder unentgelt- lich überlässt und die diesem/dieser als Nebenwohnung im vorgenannten Sinne dient. Wohnung im Sinne der Satzung ist jeder umschlossene Raum, der zum Wohnen oder Schlafen be- nutzt wird (vgl. § 2 Abs. 3). Auch bei dem von Ihnen im elterlichen Haus bewohnten Kinderzimmer handelt es sich – entgegen Ihrer Auffassung - nach der vorgenannten Definition um eine Wohnung im Sinne der Satzung. Soweit Sie in Ihrem Widerspruch eine Entscheidung des VG Lüneburg zitieren, ist der dieser Ent- scheidung zugrunde liegende Sachverhalt nicht mit dem hier zu entscheidenden vergleichbar. Denn im vom VG Lüneburg zu entscheidenden Fall war in der kommunalen Satzung eine „Woh- nung“ definiert als „jede baulich abgeschlossene Gesamtheit von Räumen, die zum Wohnen oder Schlafen bestimmt ist, zu der eine Küche oder Kochgelegenheit sowie ein Bad oder eine Dusche gehören.“ Im entschiedenen Fall scheiterte die Erhebung der Zweitwohnungssteuer daher schon daran, dass das VG Lüneburg das Kinderzimmer, das die dortige Klägerin im Haus ihrer Mutter als Erstwohnsitz hatte, nicht als Hauptwohnung ansah. Anders liegt der Fall hier. „Wohnung“ im Sinne der Satzung der Stadt Bornheim ist jeder umschlos- sene Raum, der zum Wohnen oder Schlafen benutzt wird. Damit fällt nicht nur Ihr Kinderzimmer im Haus Ihrer Eltern in Bielefeld unter den Wohnungsbegriff i.S.d. § 2 Abs. 3 der Bornheimer Satzung, sondern Ihre in Bornheim mit mehreren gemeinsam be- wohnte Wohnung ist auch Zweitwohnung i. S. d. § 2 Abs. 1 Nr. 2 der Bornheimer Satzung. 4 b. Soweit Sie weiter geltend machen, dass Sie von der Zweitwohnungssteuerpflicht auszunehmen seien, weil Sie als Studentin Leistungen nach dem BAföG beziehen und die Erhebung der Steuer Ihnen gegenüber unbillig sei, greift auch dieses Argument nicht durch. Zwar ist es richtig, dass es in der Vergangenheit unterschiedlich lautende Urteile zu diesem Thema gab, in höchstrichterlicher Rechtsprechung hat das Bundesverwaltungsgericht in seinem Urteil vom 17.09.2008 – 9 C 14/07 – dann aber Folgendes ausgeführt: „Leistungsfähigkeit ist indiziert durch das Innehaben der Zweitwohnung. Bundesrecht, namentlich das Sozialstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 1 GG), gebietet es nicht, Studierende, die Leistungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) erhalten, generell von der Zahlung von Zweit- wohnungssteuer auszunehmen. (….)“ Das Bundesverwaltungsgericht hat weiter darauf hingewiesen, dass Gegenstand der Zweitwoh- nungssteuerpflicht der besondere Aufwand ist, der in Gestalt des Innehabens einer weiteren Woh- nung neben der Erstwohnung (Hauptwohnung) betrieben wird, und nicht das Einkommen, das hier- für eingesetzt wird. Am Vorliegen eines besonderen Aufwandes in diesem Sinne ändere nichts, wenn der Steuerpflichti- ge mit der Innehabung einer Zweitwohnung „über seine Verhältnisse lebt“, die Mittel hierfür von an- deren erhält oder ihm die Wohnung etwa von Verwandten unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird (vgl. BVerfG, Beschluss vom 6. Dezember 1983 a.a.O. S. 347 ff.). Auch könne keine Rede davon sein, dass eine an den besonderen Aufwand der Innehabung einer Zweitwohnung anknüpfende Besteuerung gegen den Gleichheitssatz oder das Sozialstaatsprinzip verstoßen könnte. Aus dieser Grundsatzentscheidung des Bundesverwaltungsgerichts ist sehr deutlich zu entnehmen, dass Studenten, die BaföG beziehen, nicht generell von der (Zweitwohnungs-)Steuerverpflichtung auszunehmen sind. c. Vor dem Hintergrund, dass Sie den Höchstsatz an Leistungen nach dem BAföG erhalten, sehe ich auch keine Möglichkeit, in Anwendung des § 13 der Satzung in Verbindung mit §§ 163, 227 Abga- benordnung (AO) wegen Vorliegens eines Billigkeitsgrundes von der Erhebung der Zweitwohnungs- steuer abzusehen. Ob die Voraussetzungen für eine Stundung der Steuerschuld vorliegen, müsste gesondert geprüft werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an die o.g. Sachbearbeiterin des Amtes für Finanzen. Die Kostenentscheidung nach § 73 Abs. 3 Satz 2 VwGO beruht auf § 80 Abs. 1 VwVfG NRW. Rechtsbehelfsbelehrung: Gegen diesen Bescheid können Sie innerhalb eines Monats nach seiner Zustellung Klage bei dem Verwaltungsgericht Köln, Appellhofplatz, 50667 Köln erheben Mit freundlichem Gruß Im Auftrag

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Handhabung Zuständigkeit Vergaben Liefer- und Dienstleistungen einschl. freiberufliche Leistungen Umsetzung u. Anmerkungen zur Verfahrensweise Mitwirkung ≥ 5.000.000 € brutto Einleitungsbeschluss im Rat Ausnahmen s. § 3 der Zuständigkeitsordnung: a) Konkreter Bedarf und Ausgestaltung ergibt sich aus rechtlichen Vorgaben b) es handelt sich um laufenden oder wiederkehrenden Bedarf, der in der Vergangenheit durch Beschluss anerkannt wurde, und von dem nicht wesentlich abgewichen wird Vergabestelle und Fachamt Die Zuständigkeitsordnung greift Großprojekte auf und führt in Klammern gesetzt Bauvolumen ab 5 Mio. € auf, nach Auffassung AL 1 müsste dieser Wert wegen der Bedeutung solcher Großprojekte aber auch für sonstige Vergaben gelten, auch wenn die in dieser Höhe selten sind. Vergabestelle erstellt Vorlage; Fachamt liefert Informationen und stimmt sich mit Vergabestelle über rechtlich zulässige und sinnvolle Eignungs- u. Zuschlagskriterien ab; Ratsmitglieder entscheiden über Ausschluss-/ Eignungs- und Wertungskriterien; ein späterer Beschluss vor Zuschlagserteilung wie zuvor ist nicht mehr notwendig ≥ 150.000 € Einleitungsbeschluss in den Fachausschüssen Ausnahmen: a) Konkreter Bedarf und Ausgestaltung ergibt sich aus rechtlichen Vorgaben b) es handelt sich um laufenden oder wiederkehrenden Bedarf, der in der Vergangenheit durch Beschluss anerkannt wurde, und von dem nicht wesentlich abgewichen wird; wenn Ausnahme (+), erfolgt eine Mitteilung an den zuständigen Ausschuss oder den Rat Vergabestelle und Fachamt Vergabestelle erstellt Vorlage; Fachamt liefert Informationen und stimmt sich mit Vergabestelle über rechtlich zulässige und sinnvolle Eignungs- und Zuschlagskriterien ab; Ausschussmitglieder entscheiden über Ausschluss-/ Eignungs- und Wertungskriterien; ein späterer Beschluss vor Zuschlagserteilung ist nicht notwendig ≤ 50.000 € Direktauftrag: Es sind die Vorgaben aus der Vergabedienstanweisung zu beachten Fachamt Entscheidend ist die sorgfältige Auftragswertschätzung. Weichen die Angebote um 10 % oder mehr nach oben ab, ist das Verfahren von der Vergabestelle durchzuführen Amt 1 trägt für die Durchführung von Direktaufträgen in den Fachämtern oder durch beauftragte Dritte keine Verantwortung. Die AL der Fachämter treffen geeignete Vorkehrungen bzgl. Korruption, insbesondere ist § 20 Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW (Vieraugenprinzip bei Beschaffung von Leistungen ab 500 € netto) zu beachten ≥ 25.000 € RPA zu beteiligen Bei Ablehnung RPA Entscheidung über den Vergabevorschlag im zust. Gremium. Liegt eine Zuschlagswert über 40 % über der Kostenschätzung, entscheidet in jedem Fall der zust. Fachausschuss oder der Rat vor Auftragserteilung. RPA, Gremien > 25.000 € 2 x im Jahr wird HFA von Vergabestelle über die erteilten Aufträge oberhalb von 25.000 € informiert, soweit der Vergabestelle diese Infos vorliegen. Fachamt ist verpflichtet, die Informationen an die Vergabestelle zu liefern. Fachämter, Vergabestelle Bauleistungen Umsetzung u. Anmerkungen zur Verfahrensweise Mitwirkung > 1.000.000 € Bedarfsbeschluss vor Vergabe der zugehörigen Planungsleistungen im Fachamt Wiederkehrende Bedarfe, anerkannte Bedarfe (anschl. Mitteilung im Ausschuss erforderlich) s. Ausnahmen Zust.-Ord. § 3 Abs. 2 > 500.000 € Baubeschluss für Bauprojekte im Fachausschuss Fachamt Vorbereitung vor Vergabe vor Einleitungsbeschluss > 15.000.000 € Baubeschluss für Bauprojekte zusätzlich im Rat Fachamt Vorbereitung vor Vergabe vor Einleitungsbeschluss > 150.000 € Einleitungsbeschluss für Planerleistungen (die Planungsleistungen an sich sind jedoch freiberufl. Leistungen) Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) > 500.000 € Einleitungsbeschluss für die Vergabe Fachausschuss Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) Ausnahmen Einleitungsbeschluss > 5.000.000 € (brutto) Einleitungsbeschluss für die Vergabe zusätzlich im Rat Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) Zwingende rechtliche Vorgaben > 15.000.000 € Auftragserteilung eines Gewerkes im Rat (diese Regelung der Zust.-Ord. Ist nach Auffassung AL 1 noch änderungsbedürftig, da diese Summe für einzelne Gewerke fast nie erreicht werden dürften; gemeint ist wohl eher der Begriff Auftrag Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) Zustimmung des Rates Beschlüsse zu den Einzelvergaben sind im Weiteren nicht mehr erforderlich! Vergaben von Aufträgen im Fachamt (Auftragssumme (netto) bei Kostenschätzung bis 50.000 €, solange die später eingehenden Angebote diese Summe um nicht mehr als 10 % überschreiten) < 25.000 € Beauftragung Planer über Fachamt LPH 6: Vorbereitung der Vergabe, einschließlich Ermitteln der Mengen und Aufstellen der Leistungsverzeichnisse (Kostenvoranschlag, LV) LPH 7: Die „Mitwirkung bei der Vergabe“ beinhaltet die Koordination des Vergabeverfahrens und den Vergleich des Kostenanschlags (der eingeholten Angebote) mit den vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung Mitzeichnung. Amtsleitung: SB - MB + RPA - AbtL. Unterzeichnung AL (brutto) DIREKTAUFTRAG Beauftragung Planer: dieser muss den Firmen ausreichende Fristen einräumen, grds. keine Abweichungen zu den Vertragsbedingungen der Stadt Bornheim zulassen! Differenzierung der Aufgaben ist im Fachamt zu organisieren § 75 a GO beachten: wirtschaftlich, effizient und sparsam unter der Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz beschaffen Keine Mitzeichnung durch Amt 1 bei Auftragserteilungen, in deren Verfahren es nicht eingebunden war, da deshalb keine Verantwortung übernommen werden kann. Fachamt u. externer Planer prüft in all diesen Verfahren auch die Eignung der Bietenden 25.000 - 50.000 € Beauftragung Planer über Fachamt LPH 6: Vorbereitung der Vergabe, einschließlich Ermitteln der Mengen und Aufstellen von Leistungsverzeichnissen (Kostenvoranschlag, LV) LPH 7: Die „Mitwirkung bei der Vergabe“ beinhaltet die Koordination des Vergabeverfahrens und den Vergleich des Kostenanschlags (der eingeholten Angebote) mit den vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung DIREKTAUFTRAG Beauftragung Planer: dieser muss den Firmen ausreichende Fristen einräumen, grds. keine Abweichungen zu den Vertragsbedingungen der Stadt Bornheim zulassen! Differenzierung der Aufgaben ist im Fachamt zu organisieren § 75 a GO beachten: wirtschaftlich, effizient und sparsam unter der Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz beschaffen Keine Mitzeichnung durch Amt 1 bei Auftragserteilungen, in deren Verfahren es nicht eingebunden war, da deshalb keine Verantwortung Mitzeichnung: Amtsleitung SB - MB + RPA - AbtL. - AL Unterzeichnung TB (brutto) übernommen werden kann. Fachamt u. externer Planer prüft in all diesen Verfahren auch die Eignung der Bieter. Die AL der Fachämter haben die Korruptionsgefahr und einschlägige Regelungen wie den § 11 Satz 1 KorruptionsbG NRW (4-Augen-Prinzip bei Aufträgen ab 500 €) zu beachten RPA wünscht eine Beteiligung schon ab 10.000 €! > 50.000 € Vergaben und Direktaufträge über das Vergabeamt Fachamt -> LPH 6: Vorbereitung der Vergabe, einschl. Ermitteln der Mengen Mitzeichnung: SB - MB+RPA - AbtL. - AL - AL 1 - BG/TB Unterzeichnung BM + 1.BG Vergabestelle führt das Verfahren Sonstiges: Rechnungsprüfung prüft unabhängig die ordnungsgemäße Vergabe und beanstandet ggf. RPA bekommt den unterschriebenen Auftrag zugeschickt. Aufträge oberhalb 25.000 € sowie Rahmenvereinbarungen meldet Vergabestelle 2 x jährlich an HFA, soweit Infos vorliegen. Die Mitzeichnungen und Auftragsbefugnisse richtet sich nach den jeweiligen Dezernatsregelungen Handhabung Zuständigkeit Vergaben Liefer- und Dienstleistungen einschl. freiberufliche Leistungen Umsetzung u. Anmerkungen zur Verfahrensweise Mitwirkung ≥ 5.000.000 € brutto Einleitungsbeschluss im Rat Ausnahmen s. § 3 der Zuständigkeitsordnung: a) Konkreter Bedarf und Ausgestaltung ergibt sich aus rechtlichen Vorgaben b) es handelt sich um laufenden oder wiederkehrenden Bedarf, der in der Vergangenheit durch Beschluss anerkannt wurde, und von dem nicht wesentlich abgewichen wird Vergabestelle und Fachamt Die Zuständigkeitsordnung greift Großprojekte auf und führt in Klammern gesetzt Bauvolumen ab 5 Mio. € auf, nach Auffassung AL 1 müsste dieser Wert wegen der Bedeutung solcher Großprojekte aber auch für sonstige Vergaben gelten, auch wenn die in dieser Höhe selten sind. Vergabestelle erstellt Vorlage; Fachamt liefert Informationen und stimmt sich mit Vergabestelle über rechtlich zulässige und sinnvolle Eignungs- u. Zuschlagskriterien ab; Ratsmitglieder entscheiden über Ausschluss-/ Eignungs- und Wertungskriterien; ein späterer Beschluss vor Zuschlagserteilung wie zuvor ist nicht mehr notwendig ≥ 150.000 € Einleitungsbeschluss in den Fachausschüssen Ausnahmen: a) Konkreter Bedarf und Ausgestaltung ergibt sich aus rechtlichen Vorgaben b) es handelt sich um laufenden oder wiederkehrenden Bedarf, der in der Vergangenheit durch Beschluss anerkannt wurde, und von dem nicht wesentlich abgewichen wird; wenn Ausnahme (+), erfolgt eine Mitteilung an den zuständigen Ausschuss oder den Rat Vergabestelle und Fachamt Vergabestelle erstellt Vorlage; Fachamt liefert Informationen und stimmt sich mit Vergabestelle über rechtlich zulässige und sinnvolle Eignungs- und Zuschlagskriterien ab; Ausschussmitglieder entscheiden über Ausschluss-/ Eignungs- und Wertungskriterien; ein späterer Beschluss vor Zuschlagserteilung ist nicht notwendig ≤ 50.000 € Direktauftrag: Es sind die Vorgaben aus der Vergabedienstanweisung zu beachten Fachamt Entscheidend ist die sorgfältige Auftragswertschätzung. Weichen die Angebote um 10 % oder mehr nach oben ab, ist das Verfahren von der Vergabestelle durchzuführen Amt 1 trägt für die Durchführung von Direktaufträgen in den Fachämtern oder durch beauftragte Dritte keine Verantwortung. Die AL der Fachämter treffen geeignete Vorkehrungen bzgl. Korruption, insbesondere ist § 20 Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW (Vieraugenprinzip bei Beschaffung von Leistungen ab 500 € netto) zu beachten ≥ 25.000 € RPA zu beteiligen Bei Ablehnung RPA Entscheidung über den Vergabevorschlag im zust. Gremium. Liegt eine Zuschlagswert über 40 % über der Kostenschätzung, entscheidet in jedem Fall der zust. Fachausschuss oder der Rat vor Auftragserteilung. RPA, Gremien > 25.000 € 2 x im Jahr wird HFA von Vergabestelle über die erteilten Aufträge oberhalb von 25.000 € informiert, soweit der Vergabestelle diese Infos vorliegen. Fachamt ist verpflichtet, die Informationen an die Vergabestelle zu liefern. Fachämter, Vergabestelle Bauleistungen Umsetzung u. Anmerkungen zur Verfahrensweise Mitwirkung > 1.000.000 € Bedarfsbeschluss vor Vergabe der zugehörigen Planungsleistungen im Fachamt Wiederkehrende Bedarfe, anerkannte Bedarfe (anschl. Mitteilung im Ausschuss erforderlich) s. Ausnahmen Zust.-Ord. § 3 Abs. 2 > 500.000 € Baubeschluss für Bauprojekte im Fachausschuss Fachamt Vorbereitung vor Vergabe vor Einleitungsbeschluss > 15.000.000 € Baubeschluss für Bauprojekte zusätzlich im Rat Fachamt Vorbereitung vor Vergabe vor Einleitungsbeschluss > 150.000 € Einleitungsbeschluss für Planerleistungen (die Planungsleistungen an sich sind jedoch freiberufl. Leistungen) Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) > 500.000 € Einleitungsbeschluss für die Vergabe Fachausschuss Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) Ausnahmen Einleitungsbeschluss > 5.000.000 € (brutto) Einleitungsbeschluss für die Vergabe zusätzlich im Rat Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) Zwingende rechtliche Vorgaben > 15.000.000 € Auftragserteilung eines Gewerkes im Rat (diese Regelung der Zust.-Ord. Ist nach Auffassung AL 1 noch änderungsbedürftig, da diese Summe für einzelne Gewerke fast nie erreicht werden dürften; gemeint ist wohl eher der Begriff Auftrag Vergabestelle, Fachamt (letzteres muss fachliche Inhalte sowie den Sachverhalt liefern) Zustimmung des Rates Beschlüsse zu den Einzelvergaben sind im Weiteren nicht mehr erforderlich! Vergaben von Aufträgen im Fachamt (Auftragssumme (netto) bei Kostenschätzung bis 50.000 €, solange die später eingehenden Angebote diese Summe um nicht mehr als 10 % überschreiten) < 25.000 € Beauftragung Planer über Fachamt LPH 6: Vorbereitung der Vergabe, einschließlich Ermitteln der Mengen und Aufstellen der Leistungsverzeichnisse (Kostenvoranschlag, LV) LPH 7: Die „Mitwirkung bei der Vergabe“ beinhaltet die Koordination des Vergabeverfahrens und den Vergleich des Kostenanschlags (der eingeholten Angebote) mit den vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung Mitzeichnung. Amtsleitung: SB - MB + RPA - AbtL. Unterzeichnung AL (brutto) DIREKTAUFTRAG Beauftragung Planer: dieser muss den Firmen ausreichende Fristen einräumen, grds. keine Abweichungen zu den Vertragsbedingungen der Stadt Bornheim zulassen! Differenzierung der Aufgaben ist im Fachamt zu organisieren § 75 a GO beachten: wirtschaftlich, effizient und sparsam unter der Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz beschaffen Keine Mitzeichnung durch Amt 1 bei Auftragserteilungen, in deren Verfahren es nicht eingebunden war, da deshalb keine Verantwortung übernommen werden kann. Fachamt u. externer Planer prüft in all diesen Verfahren auch die Eignung der Bietenden 25.000 - 50.000 € Beauftragung Planer über Fachamt LPH 6: Vorbereitung der Vergabe, einschließlich Ermitteln der Mengen und Aufstellen von Leistungsverzeichnissen (Kostenvoranschlag, LV) LPH 7: Die „Mitwirkung bei der Vergabe“ beinhaltet die Koordination des Vergabeverfahrens und den Vergleich des Kostenanschlags (der eingeholten Angebote) mit den vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung DIREKTAUFTRAG Beauftragung Planer: dieser muss den Firmen ausreichende Fristen einräumen, grds. keine Abweichungen zu den Vertragsbedingungen der Stadt Bornheim zulassen! Differenzierung der Aufgaben ist im Fachamt zu organisieren § 75 a GO beachten: wirtschaftlich, effizient und sparsam unter der Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz beschaffen Keine Mitzeichnung durch Amt 1 bei Auftragserteilungen, in deren Verfahren es nicht eingebunden war, da deshalb keine Verantwortung Mitzeichnung: Amtsleitung SB - MB + RPA - AbtL. - AL Unterzeichnung TB (brutto) übernommen werden kann. Fachamt u. externer Planer prüft in all diesen Verfahren auch die Eignung der Bieter. Die AL der Fachämter haben die Korruptionsgefahr und einschlägige Regelungen wie den § 11 Satz 1 KorruptionsbG NRW (4-Augen-Prinzip bei Aufträgen ab 500 €) zu beachten RPA wünscht eine Beteiligung schon ab 10.000 €! > 50.000 € Vergaben und Direktaufträge über das Vergabeamt Fachamt -> LPH 6: Vorbereitung der Vergabe, einschl. Ermitteln der Mengen Mitzeichnung: SB - MB+RPA - AbtL. - AL - AL 1 - BG/TB Unterzeichnung BM + 1.BG Vergabestelle führt das Verfahren Sonstiges: Rechnungsprüfung prüft unabhängig die ordnungsgemäße Vergabe und beanstandet ggf. RPA bekommt den unterschriebenen Auftrag zugeschickt. Aufträge oberhalb 25.000 € sowie Rahmenvereinbarungen meldet Vergabestelle 2 x jährlich an HFA, soweit Infos vorliegen. Die Mitzeichnungen und Auftragsbefugnisse richtet sich nach den jeweiligen Dezernatsregelungen

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